企業辦公室做好公文處理的方法探討

董 婧

（中國聯合網絡通信有限公司湖北省分公司，湖北 武漢 430040）

1 引言

辦公室是公司與外部聯系發展的重要橋梁，是企業內部高層領導進行決策及制定相關計劃項目的重要參考，而公文是能夠保證辦公室發揮其職能的最關鍵的載體，是進一步傳達黨和國家相關政策、制定有關規章制度細則、進行行政管理工作以及企業交流經驗至關重要的工具。因此，要全面做好企業內辦公室公文的各項處理工作，這對企業的運營與整體發展有一定的影響作用。而公文處理環節是指公文辦理環節、管理環節、整理環節、文件保存等息息相關的工作。有不少人對公文處理環節的各項工作有著一定的誤解，認為這些步驟的處理沒有技術含量，只是需要按照既定的程序處理既可。但只有親身實踐過方能體會到公文處理工作需要一定的技巧、處理方式追求藝術、對秘書個人綜合素質也有較高的標準。因此辦公秘書在處理公文時要做到不斷思考學習，遇到問題靈活變通。在遵循相關規定的同時做到不逾矩；同時要具備敢于不斷創新的勇氣。對于工作要做到腳踏實地、細致細心、還要具備工作技巧。

2 公文處理環節工作的關鍵

2.1 掌握書寫公文的各類技巧

首先要做到準確把握領導的意圖，領導意圖指的是領導在分配工作、及下達指示時的初衷或期望最終達到的效果?？梢酝ㄟ^主動詢問、從領導的指示中自行領悟、從平常的言行舉止中總結、分析總結講話材料、以及總結整合等各種途徑準確把握企業領導的意圖。準確把握企業領導意圖除了要做到精準、全面、精煉，不斷接近的同時，還要常常換位思考：從現實出發即目前企業發展運營過程中的關鍵，從全局出發即有益于企業發展的各類觀點，從實踐出發即如何立竿見影地解決問題、從上下級出發即如何貼合企業領導的要求、從理論與政策出發即不斷改進視野與處理模式。

其次要嚴格遵循公文寫作的流程要求，公文的主題要鮮明。一旦理解把握了領導的意圖和意愿，快速確定公文的類型，在做到心中有數后再提筆寫作。要根據公文的主題和文體收集真實科學、典型可行的材料，能夠準確反映出該事物最本質的特征。書寫公文提綱，確定文章的構成結構以及表達內容的次序。組織公文起止和過渡的內容時要確保文章邏輯清晰、層次分明、內容銜接嚴密，整體協調。在正式起草公文和撰寫時，要注意實際可行性，要格外注意文字書寫規范、字號、文章排版等各項要求。在材料的闡述上，不能作摻雜個人主觀的臆想或空穴來風的說明。要確保公文內所有的材料、觀點、意見以及思想都有所依靠和事實支撐，在資料里可尋到出處。常說的文以載道，是指文章說明闡述的不是辦公秘書個人的觀點思想，而是企業領導的集體智慧。在書寫公文的過程中，達到忘我無私的意境才能更好地理解把握上層領導的意圖，理解上層領導的想法。在修改修正階段，對文本內容的進一步調整修改時，要有勇氣斷腕的勇氣，對內容進行調整修改，要不斷挑戰極限。因為秘書服務于上層領導，而公文反映呈現的是一個企業的管理理念與態度。

2.2 嚴格把控公文的審核環節

但凡是以企業部門或辦公室的名義下發的公文，要由辦公室審核之后再上報領導進行審批。辦公室的工作人員在審核公文稿件前，應核實簽名、正文以及附件是否齊全，需要時還應與參考資料進行比對。按照官方文件處理辦法的有關規定，要尊重先提交再審查的原則、對所有類型的公文稿件都要進行審查、要確保書寫和審查環節相分離、審核緊急文件時也要認真細致、修訂和發布前再次審查等各項原則。第一、先排版再審核。起草好公文后，必須先按文件格式和書寫體式等相關要求進行排版，排版通過后再提交審核，避免出現審核文件與排版文件有出入的現象出現。第二、所有的文章都要審查。在審查公文及和文稿時，不能因為文章篇幅和字數的差異而忽視對各類公文及文稿的審查。第三、審核時要查證所有字句，堅持審核公文和文稿中的字句表達是否準確、通順、簡潔，出現的人名、地名、時間、數字等是否準確、規范、嚴謹都要做到逐字查證。第四、是審核環節與書寫相分離，公文在闡述過程中起草人會有個人固有的思維方式和寫作模式，因此需要專職人員進行二次審核，避免遺漏。第五，若文件審查著急，在審查的過程中也要以冷靜理智的心態對每一份公文進行審查。第六，在發文前停止審核環節工作。在正式發文前，必須進行再一次的審查，若存在失誤或錯誤，必須及時改正調整，避免在企業實際工作過程中出現歧義和誤導。

2.3 區分輕重緩急，確保工作落實

辦公室在收到公文之后，辦公室秘書首先要做一系列的基礎工作，比如核實、登記、下載和發送等環節的工作，要嚴格遵守“急件優先”的原則，根據公文或文稿性質和內容，區分公文審核的先后順序，要確保急件和重要公文能夠在第一時間得到妥善處理、正確操作和審核執行環節的工作。在公文處理過程中，辦公室秘書還必須采取科學有效的傳閱方式，盡可能的簡化公文處理的程序，減少不重要的重復性流程，在集中分發時力求完善，在分散分發時力求快速，做到所有的環節可以環環相扣，有序承接。與此同時，規定閱辦人的處理時長與處理截止時間，達到縮短公文運行周期的目的，保證可以及時、高效地完成所有公文的處理工作。企業辦公室秘書收到公文后，要及時將公文發送給辦公室主任，然后由責任人或責任領導下達進一步指令，再按照領導的指令發送至企業相關部門處理。在上交文件給領導閱讀審核時，如果領導離開，辦公室秘書應根據公文的重要程度通過電話通知負責或分管文件的領導，再提前將文件轉發給企業內相關部門，提前得到下一步工作指令從而避免耽誤工作；若領導忙于其他事務而忘記閱讀審批公文時，辦公室秘書應及時通過委婉的方式提醒領導，同時督促企業負責部門按時完成工作，確保各項工作的落實與進展。

2.4 重視時效性，提升督查督辦力度

公文處理環節的各項工作具有一定的時效性，每個正式文件都有處理使用時間限制，且公文只有在一定的時間段內方能發揮其最大的作用。古人云：“言當其時，一字千金，言背其時，一文不值?！彼?，“及時”是保證公文能否得到及時處理的基本前提。公文在傳閱環節，必須一到即辦，沒有延遲、推脫、延誤、紕漏等情況發生，與此同時，這也是公文處理環節時效性的基本要求。從某個角度而言，時效性的發揮程度會對企業的工作效率產生直接影響。因此辦公室秘書必須有強烈的時間意識，盡量簡化各種不必要的處理環節，使文件處理流程簡單化、管理科學化、操作程序簡單化，對于需要發運的文件，辦公室秘書應根據文件的執行情況，采取靈活多樣的形式與對方取得聯系。而不是把領導批準的文件交給某個部門后，對于該公文的后續處理環節不聞不問。反過來，辦公室秘書必須定期核查文件，監督文件的執行與具體落實程度，杜絕出現任何錯誤或遺漏，確保企業內相關負責部門在規定時間內落實處理工作。緊急情況可采取發送提醒或電話詢問的形式，對于緊急重要的文件，可安排專人跟蹤督促，確保手里所有工作有結果、事事有回音。文件處理結束后，要及時標注清楚執行單位、執行時間以及執行結果，并將處理情況解決后傳遞審批領導和責任領導，重要文件應根據輕重程度隨時報備。辦公室秘書必須強化個人時間觀念、效率觀念、工作態度以及工作程序觀念，一旦出現超過期限的情況，就可能錯失良機，從而耽誤工作，給企業造成不必要的損失。

2.5 建立健全嚴格的企業公文處理制度

企業內辦公室的秘書應當按照國家有關要求，積極建立健全科學可行的公文處理制度，積極探索發現文件處理工作的規律。無論是來自國家部委、集團公司，還是其他一些要求或報告、政府信函等公文，必須由固定的一個辦公室負責到底，對公文的發放工作進行統一管理。處理任何不遵守相關規定擅自寄送文件的情況，必須第一時間退回。對辦公室收到的文件必須認真閱讀，進行分類，分別管理，要注意防備遺漏重要文件的情況發生。與此同時，也要及時防止出現文件倒流情況的出現，一旦發生及時采取相應的糾正措施，對于文件倒流會產生的各種危害及原因要有充分的了解和學習，堅決杜絕文件倒流，堅決拒絕簽收任何倒流文件。

2.6 提升辦公室公文處理環節的創新力度

公文處理創新主要體現在兩個方面：其一是工作創新，即管理方式的創新；其二是具體公文處理方式環節的創新。這兩方面的創新對于提高公文處理的效率和質量具有重要的意義和價值。管道公司辦公室必須建立完善、科學的文件記錄制度、核查制度和簽字制度，各類公文處理銜接后，落實責任。由于文件辦理環節必須分解到具體崗位，實行分工明確、責任到人的原則，在方法創新的框架內實行限時監管責任制。在文件接收和辦理過程中，應盡量在文件報批當天簽字。需要移交的文件，須經領導批準當日移交；需要傳閱的，應當傳閱；經理指示主管部門管理項目，有期限要求的，應當在規定的期限內完成。

2.7 努力提升公文處理工作人員的個人素質

影響公文處理或者效率的最首要最重要的因素是人為因素。進行公文處理環節工作的人員的個人素質將對公文處理的最終效果和質量產生直接的決定影響。所以，提升公文處理人員的整體素質至關重要，要著力提高公文處理人員的個人政治素質、職業素養以及職業道德素養。在提高個人政治素質方面，要積極加強個人理論學習，努力提升理論能力與水平，積極發揚奉獻精神和無私奉獻精神；在提高個人業務素質方面，不僅要提高企業公文處理工作人員的專業理論水平，而且要保證知識全面提升，專業素質過硬，充分了解各行業規范，提高個人文字表達能力、研究咨詢能力、綜合協調能力、以及組織管理能力，提高企業辦公室工作人員的工作質量與業務服務水平。公文處理工作人員與領導的接觸很多，這就要求公文處理人員具有良好的思想素質與道德素養，在待人接物方面，要努力做到熱情洋溢、謙虛謹慎、腳踏實地、開拓創新、積極進取，不流于表面形式，不驕不躁，努力工作。

3 總結

總而言之，若想做好企業辦公室公文處理環節的工作，就需要在實踐中不斷探索，分析總結，提升鍛煉個人水平。要具備強烈的工作責任感和個人奉獻精神。因為，任何一點大意粗心，任何一種疏漏都可能造成嚴重的失誤，甚至給公司造成一定程度的經濟損失和名譽損害，公文處理水平的高低不僅是對辦公室秘書個人素質和工作能力的要求和標準，更是公文處理這項工作精益求精的體現，所以，只有不斷提升個人公文處理的水平和能力，才能以最大程度的發揮“以文輔政”對企業發展和運營的作用。