楊翠娟
(大慶市大同區就業和人才服務中心,黑龍江 大慶 163515)
人事檔案是針對個人的綜合記錄,具有參考、憑證等作用。在當前人事管理制度改革不斷深入的新形勢下,人才競爭越發激烈,在這種新形勢下對人事檔案管理工作提出了全新的要求。通過做好人事檔案開發利用工作,可以強化對人才的培養開發,提高人才的質量,促進人力資源的高效配置,為人事管理工作整體水平的提升打下堅實的基礎。
人事檔案是人事管理工作的基礎,由于人事檔案中綜合和全面地記錄了個人的具體情況,針對這些檔案信息進行開發利用,能夠使用人單位更好地了解個人的具體情況,并對個人開展科學的評價,這樣在人事任命時,能夠為其匹配適宜的工作崗位。目前我國處于快速發展的階段,對于人才具有較高的要求,通過做好人事檔案開發利用工作,可以為人事工作決策提供可靠的信息支持,為單位人事管理工作質量和水平的提升打下堅實的基礎。
在當前大數據時代背景下,信息數據對于各行業的發展都具有極為重要的作用。在人事檔案開發利用工作中,通過對人事檔案信息數據進行深入挖掘,可以發現更多有價值的人才信息,以此為依據選拔出高素質和專業性的人才,并針對這些人才進行優化配置和針對性培養,為其發展提供空間和平臺,更好地發揮出人才資源的重要價值。
隨著社會信息化進程的加快,人事檔案在人力資源管理工作中的地位不斷凸顯出來。在人事檔案管理工作中,人事檔案的開發利用是較為重要的一項內容,通過做好人事檔案開發利用工作,才能夠將人事檔案的價值更好的發揮出來,使其服務于用人單位和國家經濟的發展建設。借助于信息技術來實現人事檔案的信息化管理,不僅能夠保證人事檔案信息的全面性和安全性,同時對人事檔案工作的有序發展也具有積極的促進作用。
在當前人事檔案管理工作中,人事檔案管理部門需要對人事檔案開發利用工作有一個深入地認識,并加大宣傳力度,促使檔案管理人員積極轉變管理理念,認識到人事檔案管理工作的重要性,利用全新的開發利用理念,不斷創新人事檔案開發利用的方式方法,全面提高人事檔案開發利用水平,促進人才培養工作的有序開展,使人事檔案更好的服務于社會的發展和建設。
人事檔案開發利用需要以齊全、完整和高質量的人事檔案資料作為基礎和前提,這也是發揮人事檔案價值的重要保障。在實際工作中,需要建立完善的人事檔案收集和歸檔制度,確保檔案信息和資料的及時歸檔。針對歸檔材料還需要加強審核鑒定,提高歸檔材料的質量。在人事檔案材料移交過程中,要求根據要求鑒定材料的質量,加強細節審核,以此來保證檔案的質量。另外,還要建立人事檔案收集歸檔考核制度,將考核結果與檔案管理人員自身利益掛鉤,有效的運用考核結果,全面提高人事檔案收集歸檔工作的質量,為人事檔案開發利用打下堅實的基礎。
人事檔案管理工作的最終目的是檔案的開發利用,因此在實際工作中,需要適當增加人事檔案的透明度,并放寬服務對象,積極對人事檔案利用方式進行優化,實現人事檔案信息的合理利用。在人事檔案開發利用工作中,可以針對數據庫中一些非保密信息向個人開放,充分發揮人事檔案證據價值的作用。人事檔案數字化建設工作完成后,個人可以了解自己檔案的目錄內容,并在政策允許下,可以將人事檔案中部分內容向個人開放。這不僅提高了公民的知情權,而且對人事檔案信息利用率的提高也起到積極的促進作用。但在新的檔案利用方式下,也要求檔案管理人員要提高人事檔案信息動態采集的實效性,不斷豐富檔案信息見容,從而在利用過程中能夠為檔案利用者提供更準確和可靠的信息。
目前大部分機構和單位人事檔案信息化建設都取得了一定的成效,但綜合性管理方面仍存在許多不完善的地方。因此還需要強化基礎設施建設,使人事檔案信息管理系統能夠與綜合辦公系統進行連接,并采用內部局域網的形式,以加密形式來保證人事檔案信息處理和傳輸的安全,確保檔案管理人員對人事檔案信息的可控性。在人事檔案利用過程中,利用者可以在網上提出申請,檔案管理人員接到申請后檢索出具體的檔案目錄,系統確認后并由檔案管理人員進行電子簽名,并經由領導批示,由加密的局域網系統中調節個人檔案信息并發送給申請人,設定具體的查閱密碼和時間,查閱者在規定時間內對個人電子檔案信息進行查閱,查閱過程中不能復制、下載、修改。整個過程中都在計算機上完成,使人事檔案利用更具便捷性。
人事檔案信息的開發利用,宜通過打造信息化平臺,并運用信息技術來來完善人事檔案開發利用體系,整合資源,提高人事檔案的利用價值。同時還可以借助于媒體平臺加大宣傳力度,提高人們對人事檔案開發利用的認識,營造出良好的環境氛圍。在實際人事檔案開始利用過程中,信息被盜取和篡改情況時有發生,這給檔案使用者帶來較大的隱患,因此在人事檔案開發利用過程中還需要強化信息的監管,利用現代信息技術對人事檔案信息進行加密處理,進一步提高檔案信息的安全性。并積極促進相關法律法規的建設,為人事檔案的開發利用提供重要的保障。
人事檔案開發利用是一項系統性和復雜性的工作,特別是在信息化時代背景下,人事檔案信息呈現出較強的動態性特點,因此要保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性,以此為基礎來充分地發揮出人事檔案信息的價值和作用。在實際人事檔案開發利用過程中,要求檔案管理人員要積極轉變思想觀念,與時俱進,在實際工作中積極對檔案開發利用的方式方法進行創新。并整合資源,打造檔案開發利用的信息化平臺,更好地發揮出人事檔案信息化的優勢,實現人事檔案信息的高效開發利用,發揮出人事檔案的價值和作用,使人事檔案能夠為社會和經濟發展提供優質的服務。