試論新形勢下檔案管理工作創新

張志鷹

（山東省煙臺市蓬萊區教育和體育局，山東 煙臺 265600）

近年來，伴隨著網絡科學技術的飛速發展，我國逐步進入了大數據時代。大數據時代的到來促使了人們的生活、工作、思維方式等發生改變，與此同時，網絡科學技術的進步也給我國的檔案管理工作帶來了新的發展機遇和挑戰。傳統的檔案管理模式已經不能適應新時期社會對檔案數據管理的新要求，只有經過改革和創新，充分利用大數據的優勢，提高檔案管理工作的效率，才能適應不斷增長的社會信息化需求。

1 檔案管理工作創新的重要意義

1.1 檔案管理的重要性

檔案可以說是事業單位健康發展的基礎，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業單位各環節管理就形同一盤散沙，發展也會落后?；诖?，事業單位在新發展形勢下應重視檔案的創新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細記錄員工信息，檔案需要設置一個專業的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創新的管理載體是推動檔案管理有效性的關鍵環節。有了員工的對應信息，單位管理人員才可以對不同表現的員工進行獎懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關信息科學調整和分配人力資源，使員工各盡所能，發揮自己的作用和價值。最為重要的是創新檔案管理模式，可以使事業單位查缺補漏，找到影響自身發展的問題，進而創建行之有效的方式，實現檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業單位發展提供服務和幫助。

1.2 大數據時代檔案管理的新特點

首先，擁有海量的數據資源。我國的檔案資源豐富，種類繁多，主要來源于兩個方面：一是各業務部門通過業務系統產生的業務數據轉為檔案數據，具有及時、廣泛、內容繁雜的特點；二是檔案部門通過人工填寫錄入、搜集歸類后轉為檔案數據，最為常見的是將館藏的實體檔案通過數字化技術轉為檔案數據，如拍照修圖、掃描識別等。隨著檔案數據資源“存量數字化”“增量電子化”發展模式的全面展開，檔案數據資源的數量快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數據”。然而，傳統的檔案管理模式已不能滿足現代檔案用戶的使用需求，檔案的處理需要采取建立跨平臺、跨數據庫的新方式，這就促進了檔案管理方式的變革。其次，有完整的數據管理體系。在大數據環境下，我國的檔案管理方式發生了很大的轉變，形成了一套以計算機為載體的智能化管理體系。檔案管理可以在計算機系統實現各種信息結構的自動化處理，實現廣泛搜集、存儲信息的目標，還可以快速、準確地實現數據信息的自動歸檔，有效地提高了檔案管理的效率。另外，檔案管理還可以借助云服務平臺運行，通過計算機對檔案信息資源進行動態化存儲與管理，實現智能化管理海量數據信息的目的。另外，海量數據資源有實際的應用價值。在傳統的檔案管理工作中，我國大多數檔案館一直存在“重藏輕用”“重資源輕管理”的現象，大量的檔案數據資源得不到有效的利用，人們在需要檔案信息資源時不能快速、準確地檢索出來，導致檔案的價值不能有效地體現出來。而在大數據時代，不僅追求數據資源的廣泛搜索和存儲，更重要的是追求檔案管理的全智能化服務。利用大數據時代的優勢，主動建立和完善數據模型，更新數據信息，對各類數據進行甄別和分類、挖掘和分析，降低檔案數據的模糊性，實現檔案管理的個性化服務，滿足用戶需求，發揮檔案在各種事務決策、各大科學研究和工程建設等活動中的作用。

2 檔案管理工作面臨的突出問題

2.1 制度長期不完善且內容流于形式

事業單位的檔案管理制度，大多數照搬了上級機構的政策和內容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導致部分管理制度發生混亂，缺乏統一的優化機制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關注、支出和設施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導致事業單位檔案管理工作與實際工作產生了錯位和脫節，檔案的留存與機構運行之間沒有形成應有的閉環，一些管理制度執行不力，影響了事業單位的整體發展。

2.2 檔案管理的安全問題不容忽視

在檔案管理新模式發展的初級階段，有很多單位對檔案管理的基礎設施建設投入不夠，存儲設備老舊，更新不及時，系統配置不足，導致檔案資料損壞或丟失情況頻發。另外，在大數據環境下，新技術的使用，增加了虛擬環境下檔案信息資源管理的風險性，容易導致檔案信息丟失或泄露。正如我們所知，檔案具有很強的客觀性和保密性，往往涉及各種隱私和數據的安全。由于國家的法律法規在保護檔案安全性方面還不完善，再加上大數據時代檔案信息在互聯網環境下還缺乏強有力的保護墻，使得目前大數據環境下的檔案管理缺乏安全保障，存在一定的安全隱患。由此可見，我國檔案管理的安全問題也應當引起足夠的重視。

2.3 檔案管理人員專業水平較低

在事業單位檔案管理工作中，大部分檔案管理人員對檔案管理工作的認識不夠全面，缺乏專業管理水平，只能進行簡單的收集與保管工作。另外，事業單位檔案管理人員的專業能力較差，在工作開展之前，沒有對其進行科學培訓與教育，工作人員對檔案工作一問三不知的現象時常發生，進而導致事業單位檔案管理難以發揮出自身內在 價值。

3 新形勢下創新檔案管理工作的對策

3.1 提高檔案管理工作的信息化水平

隨著社會的不斷進步和經濟的快速發展，信息技術得到了突飛猛進的進步，新型的檔案管理軟件在事業單位檔案管理的信息化過程中發揮出了巨大的作用。我國事業單位的檔案信息化管理水平在現代網絡軟件快速發展的基礎之上得到了很大程度上的提高，并且當下檔案管理工作開展信息化的優勢已經凸顯出來。傳統的檔案管理工作一般都是采用紙質檔案的方式對相關的材料內容進行保存，但是紙質檔案進行保存具有一定的缺點比如說會受到周圍環境的影響，如果紙質檔案周圍的環境濕度過高的話會導致出現變質發霉的問題，如果發生這種情況那么很多重要的信息都會得不到應有的保存，而檔案管理信息化就可以很好地彌補這一問題，檔案管理信息化借助計算機將檔案備份在電子磁盤之內，這樣不僅僅可以在很大程度上大量節省檔案存儲的空間并且可以保證一些比較重要的信息不被丟失，通過建立更加科學合理的措施來對事業單位的檔案和文件進行合理的分類，以此來提高檔案管理工作開展的信息化水平。

3.2 創建良好的安全管理機制

網絡技術的使用，能夠更好地幫助我們進行檔案管理，提升檔案管理工作的效率，與此同時，不能忽略檔案的安全問題。首先，培養工作人員的安全意識，時刻將檔案信息的安全放在首位；其次，優化檔案信息系統，配置信息安全裝置，安裝信息保護系統，為檔案信息資源設密加鎖；再次，制定檔案管理條例，明確資料發送方和檔案管理方的權利和義務，加強各部門、各環節的相互監督，為保護檔案信息的安全提供有利的環境；最后，國家要完善《檔案法》及相關的法律法規，完善獎懲機制，多管齊下，實現檔案管理工作的安全性、高效性。

3.3 創新人才培育機制，加強檔案管理專業培訓

要實現事業單位檔案管理工作的有效優化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓。事業單位要加強對檔案管理專業人才的培養，通過開展定期或者不定期的培訓，來提高他們的檔案管理技能和專業性，使其能夠熟練掌握和運用傳統與現代兩種檔案管理方式。與此同時，還要注重檔案管理人員素質的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責，以此促進檔案管理工作科學、順利地開展。

3.4 細化檔案管理措施，提高管理效益

是嚴格把好檔案收集關。在檔案管理中檔案收集是關鍵，倘若檔案管理人員檔案收集材料不齊全、質量低，自然無法做好后續的檔案管理工作。對此，檔案管理人員需嚴格根據我國的法律法規，定期收集檔案，針對部分不符合相關要求或是標準的檔案，一定要嚴格根據相關標準或要求來處理。一般來說，基層檔案主要包含了音頻、視頻、業務等諸多類型的檔案，所以我們必須要明確每一個環節檔案管理人員的工作職責，將責任落到實處。二是基層單位需嚴把檔案整理關，將一些雜亂無章的檔案進行整理，檔案管理人員在這個過程中需要將收集來的檔案進行分類、排列、組合、存儲、編號，形成卷宗。上述這個過程是檔案形成的關鍵環節，所以檔案管理人員要正確把握檔案特征，根據特征進行分類整理。與此同時，還必須要了解不同檔案之間的區別和聯系，此外還要了解檔案的價值，存儲方式，以便為后期的檔案利用或是保管奠定良好基礎。三是基層單位立足于實際構建檔案整理具體標準，在這過程中，檔案管理人員一定要認真整理檔案，注意檔案的完整性和“去偽”性，通過這樣的舉措，最大限度確保檔案的完整性，便于在之后的利用中最大限度地發揮檔案的價值意義。四是嚴把檔案存放關，儲存檔案主要是基于前期檔案收集、整理上分類存儲檔案，通常情況下，基層單位檔案都存放在檔案庫房中，為了防止或是規避檔案損壞，基層檔案要根據相關規定或標準使用指定檔案盒，同時制定好目錄、做好標簽。

3.5 加大資金投入的力度

事業單位檔案管理工作未來的發展趨勢和走向一定是不斷提高事業單位檔案管理的信息化水平，因此在這種情況下事業單位在檔案管理工作開展的實際過程中就需要不斷改變自身檔案管理的理念和工作方式，不斷加大對檔案管理信息化建設資金的投入力度，通過購買一些開展工作所需要的現代化設備，不斷推動檔案信息的管理水平。

總而言之，在檔案管理信息化工作建設過程中存在許多的問題，在對現代化信息技術借助的基礎上這些問題正在逐漸得到解決，針對這種情況就需要對傳統的工作理念和工作方式進行轉變，不斷加大資金投入的力度，提高檔案管理工作的信息化水平。建立和完善事業單位的檔案管理服務制度，然后不斷提高檔案信息化的管理水平，通過科學方法提高檔案管理的有效性，推動事業單位繁榮發展。