淺析新時期機關檔案管理的創新思路

徐素依

（河南省豫北水利工程管理局，河南 新鄉 453000）

在機關單位的管理工作中，檔案管理作為一項基本性工作，對機關單位其他工作起到參考性作用，其不僅能夠有效的提供參考資料，而且在積極規范單位的各項工作中能提供重要的憑證。因此，強化和創新機關單位檔案工作的實質性管理，一方面可以提高工作效率，另一方面也可以對檔案資源進行科學合理的開發。

1 機關事業單位檔案管理的重要意義分析

進一步加強機關事業單位的檔案管理成為目前機關事業單位內部事務管理的重要內容之一，實現機關事業單位檔案管理的創新有以下幾個方面的作用：

1）能夠使得機關事業單位信息存放更加規范。在機關事業單位的日常工作當中都會產生許多新的信息，而這些信息對于指導今后的工作有著非常重要的作用，所以就必須要對這些日常所產生的檔案，包括人力資源檔案、工作事件記錄等等進行妥善的保管。所以這就需要對機關事業檔案的管理進行進一步的規范和完善，如果這些檔案一旦丟失和損壞不僅會對機關事業單位造成巨大的損失，而且還會導致機關事業單位今后工作的開展受阻。所以實現機關事業單位的檔案管理創新是新時代背景下對機關事業單位檔案管理提出的更高要求。

2）更有利于實現檔案信息的利用率。規范、有序、科學、合理的檔案管理能夠使得機關事業單位的各類信息存放井井有條，這就為機關事業單位在調取檔案和需要信息的時候提供了便利。所以加強對機關事業單位檔案管理的創新能夠進一步提高機關事業單位檔案的利用率。比如在日常管理過程當中，針對各種各樣的信息進行分門別類，做好細致的信息檢索系統，那么在需要相關信息的時候，就可以通過相應的檢索系統及時查找到相應的信息，且調取方便，從而大大提高了信息的利用率。

2 當前機關事業單位檔案管理發展的現狀分析

檔案管理的重要性對于機關事業單位而言是顯而易見的。機關事業單位檔案管理工作并不只是存檔、歸檔類的簡單性工作，而是要全面反映單位發展歷程，檔案管理與其他工作相輔相成，其工作質量對機關事業單位未來的發展建設有重要影響，是管理內容中不可忽視的工作環節。

1）對檔案管理工作不夠重視。結合機關事業單位檔案管理工作的具體情況以及實際發展，對檔案管理重要性的認識程度不夠是當前部分機關事業單位普遍存在的弊端，無論是檔案管理部門還是具體管理人員都沒有充分認識到檔案管理工作對單位整體業務工作的重要意義，在管理職責和年度考核上也沒有將檔案管理列入考核指標，使得檔案管理工作流于形式，沒有實質性的工作內容，更成了單位工作的管理漏洞。同時，就當前機關單位的現狀來看，部分檔案管理工作人員的工作意識不夠，應付心態嚴重，使得這項工作失去了本來的意義，嚴重影響了機關單位的工作效率以及檔案管理工作的提升。

2）對于檔案管理工作的管理手段相對較為落后。當前部分單位只注重檔案收集、整理以及保管等基礎片面性工作，普遍以為只要做到保證檔案不丟失、不破損就是盡到了責任義務，從根本上忽視了對檔案資源的再次開發與利用。不同行業、不同部門的檔案均是記錄發展歷程的重要寶貴財富，通過對這些檔案資源的合理開發利用，可以提高單位的發展進程，促使單位不斷進步。但由于檔案管理手段的落后致使寶貴的檔案資源充當了擺設，使得檔案管理工作缺乏連貫性，更使檔案管理工作長期滯后，得不到快速進步與發展。

3）對檔案管理人員隊伍建設力度不夠。對于機關單位的檔案管理工作而言，檔案管理人員的業務素質高低與檔案管理工作的質量是相輔相成的，縱觀當前現狀，檔案管理人員普遍不是專職人員，對檔案管理工作不能做到堅守崗位，缺乏專業性以及綜合素質能力，并且單位在管理經費方面投入力度不夠，不能切實保障檔案管理人員的專業性培訓力度，致使檔案管理人員素質良莠不齊，檔案管理工作效率較為低下。

3 機關單位檔案管理的創新思路與方法

檔案管理在機關單位中起著較為重要的作用，在新時期科技飛速發展的大背景下，傳統的檔案管理模式不能適應新時期的發展，存在許多弊端，甚至阻礙了檔案管理工作的全面科學發展。因此如何對機關單位的檔案管理進行創新與發展，是當前需要重視的問題。

1）完善檔案管理的規章制度，提升檔案管理人員的專業素質。一方面，完善檔案管理的規章制度是提高機關單位檔案管理工作最直接的方法，從工作實際出發，對癥下藥，建立相應的管理制度。從制度上改進，不僅可以促進檔案管理工作規范高效地運作，而且對于促進檔案管理工作科學合理的發展提供了理論支撐。另一方面，提升檔案管理人員的專業性與素質修養是健全檔案管理機制最有效的途徑，從崗位職責和工作能力兩方面加強隊伍建設，增強責任感，樹立正確的職業道德，增強檔案管理工作的理論與實踐性認識，實現檔案管理信息化、數字化的發展。

2）提高思想重視程度。近年來黨和國家出臺了一系列機關事業單位發展的方針和政策，對于機關事業單位的工作方向、工作內容也提出了更高的要求，機關單位的工作量在逐年增加，再加上科學技術的發展和電腦網絡的普及，也導致了在辦公過程中無紙化辦公的特征越來越明顯，這一系列的變化都對檔案管理工作提出了更高的要求。因此，機關事業單位在進行檔案管理的時候，必須要緊跟時代步伐和工作的需要，提高對檔案管理信息化工作的重視程度。

3）在檔案管理工作中充分運用現代信息技術?，F代信息技術的迅猛發展，特別是網絡技術的廣泛應用對于目前檔案管理工作提出了新的挑戰、新的要求。因此，如何將現代信息技術運用到檔案管理工作當中是一項迫切需要解決的問題。為了提高檔案資料的整理力度，將運用檔案管理軟件落實到工作實處顯得尤為重要。建立數字化管理，將原本傳統紙質化的檔案資料實現信息化，并結合網絡應用快速篩選檔案資料中重要的決策信息。借助于先進的檔案管理手段，機關單位檔案管理水平將實現質的飛躍。

4）創新檔案管理運作模式，實現機關單位對檔案的現代化管理。首先要做到檔案資料有固定存放空間并對其實施現代化管理，大力應用網絡技術，在進行網絡監控的同時還應對檔案的存放環境進行設置，從而解決檔案存放環境的安全性問題。其次，建立數字化檔案管理模式，快速檢索檔案目錄與內容，利用專門的檔案管理軟件對檔案資源提供篩選系統，進行統一規整。第三，實現檔案上網功能，建立檔案局域網絡，發揮網絡便捷性與快速性的優勢，使檔案的現代化管理不再只是空談。

4 結語

綜上所述，現代社會的高速發展，各行各業都在適應社會發展，調整各自的發展方向。機關單位作為具有公共服務性質職能的單位，更需要走在變革創新的前列，適應現代社會的發展需求，跟上快節奏的現代社會步伐。當前機關單位檔案管理工作還存在許多問題，制約了單位內部的協調發展，因此為了適應新形勢的發展，更應加強對機關單位的檔案管理工作，創新檔案管理方法，做到與時俱進，以此來提高我國在新時期機關單位檔案管理的內容與層次。