現代企業檔案管理創新與服務模式分析

蘇 婉 陳 明 蔣 敏

（中車資陽機車有限公司，四川 資陽 641300）

隨著現代企業發展，檔案管理發揮著越來越大的作用，收集、整理了大量信息資源，通過分析展望未來發展趨勢，并制定有效戰略?，F代企業業務范圍日益廣泛，工作職能日益復雜，對檔案管理工作水平提出了更高要求，在這種情況下，開展檔案管理創新與服務模式研究是必然的。

1 檔案管理對于企業發展的重要意義

目前人類已經進入到信息時代，在現代企業發展中，信息資源是非常重要的，檔案記載且準確反映了企業發展的實際情況。將其作為發展策略的參考依據，分析掌握目前生產經營狀況，并展望未來發展趨勢，以制定合理策略。例如，經營中出現問題后，可以通過分析檔案來查找原因，從而實現有效完善，確保企業始終處于健康發展的狀態，信息的重要性不言而喻。

企業要將檔案管理擺在重要位置上，及時轉變發展理念，發揮出檔案的作用，對信息資源進行挖掘，提高信息資源利用率，為企業發展提供有力支持，保證發展策略制定的科學合理性。進入到經濟發展新時期，很多新技術被應用到企業工作中來，檔案管理也要順應發展要求，加強和新技術融合，形成全新管理模式，在企業發展中發揮出更大的作用，增強在市場中競爭力，創造出更多經濟價值[1]。

2 企業檔案管理基本現狀

從目前情況來看，現有的企業檔案管理模式逐漸暴露出弊端，在很多方面存在缺陷，無法滿足實際發展需求。

首先管理方式落后。工作開展多采用人工方式，要花費大量時間對資料、文件等進行整理，效率比較低。而且工作流程復雜，可能會出現人為失誤，無法保證最終檔案的質量。企業發展中檔案工作量在持續增加，但人工管理方式由于效率低、準確性差等問題，與實際需求不相適應。

其次檔案資源利用率低。檔案收集了企業發展中產生的信息，但部分企業為了獲得更多經濟效益，企業將重點放在擴大生產規模、開發新業務等方面，忽視了檔案管理重要性，工作水平很難有所提升，檔案沒有得到充分利用，限制了檔案作用的發揮，影響到企業發展 速度。

最后管理人員能力較差。多數檔案管理人員為兼職，沒有經過專業培訓，自身水平較低，依然保持傳統管理理念，加之在企業工作多年，年齡普遍較大，對于新技術、新理念接受速度慢，既便是引入了新理念，也不會接受，成為發展的限制性因素。

現階段企業檔案管理存在較多問題，對企業自身發展會造成阻礙，所以要強化創新意識，朝著現代化方向前進[2]。

3 現代企業檔案管理創新

3.1 創新管理理念

檔案管理創新的第一步是轉變理念，對工作有新的認識，才能更好開展實際工作，體現出檔案管理的現代化特征。提高對檔案管理的重視程度，將現代化管理理念融入進去，創新具體工作方式。一方面要明確檔案管理工作價值，創新的根本目的是為企業發展提供更好的服務，加強生產經營和檔案管理之間的聯系。對檔案資源進行深度挖掘，通過分析制定發展戰略，實現預期目標。另一方面要摒棄傳統思想，意識到檔案管理對于企業發展的重要性，提升信息資源利用率，從而優化發展模式。檔案管理不是單個部門的事情，需要企業內部多個部門共同參與，通過協調配合完成信息的收集、整理，有效保證信息的準確性、完整性。將檔案管理放在企業發展的重要位置上，為實際工作開展提供指導，確保處于健康發展狀態中。對于企業檔案管理而言，只有思想認識發生轉變，才能實現工作方式的創新，所以理念創新是至關重要的，是檔案管理方式改革的關鍵一步[3]。

3.2 建立健全制度

任何管理工作的開展都離不開制度支持，企業檔案管理也是同樣的道理。檔案管理制度不完善是大多數企業都有的問題，嚴重影響到工作質量，導致出現管理不規范的情況。例如有的企業在制定管理制度時只是簡單照搬其他企業，沒有結合自身情況，缺乏針對性，使得作用大打折扣。通過建立健全制度，為檔案管理創新提供保障，根據企業發展對制度內容進行完善，保證具有全面性、先進性。同時增強制度執行力，企業內部工作人員要自覺遵守，開展檔案管理時必須要按照制度要求執行，有利于提升工作規范性、科學性。在管理制度的約束下，可以創建出穩定環境，保證各項工作順利開展，實現企業制定的發展目標。由于檔案管理會涉及很多細節，所以制度方面要盡可能細化，有效解決實際中遇到問題，消除不利因素影響。企業要加強制度建設，保證檔案管理工作的有序開展，避免過程中出現問題。

3.3 提高管理人員綜合素養

工作人員在檔案管理中發揮著主導作用，要求具備專業水平，為最終質量提供保障。檔案管理模式正在加快改革，工作人員也要增強自身創新意識，通過不斷學習來提高自己，才能更好投入到工作中去。企業要建立起一套完善的培訓機制，定期組織人員學習新技術、新理念，從而保證自身先進性。通過調查發現，人員操作失誤是檔案管理中出現失誤的重要原因之一。為了改變這種情況，要注重職業素質培養，在實際工作中要樹立起認真負責的態度，嚴格按照規定要求執行，即使再小的問題都不能忽視，否則會造成嚴重后果。隨著檔案管理信息化水平的不斷提升，要求工作人員要積極提高自身信息技術應用水平。建立起一支高素質人才管理隊伍，發揮出人員主觀能動性，不斷提升管理水平。另外管理人員要加強和其他部門人員之間交流，保證信息傳遞、共享，對于檔案資料收集有一定促進作用[4]。

4 現代企業檔案服務模式創新

4.1 加快檔案管理信息化建設

信息化是檔案管理發展的必然趨勢，要加強建設并在實際工作中發揮出信息技術優勢。

首先企業要加大資金投入。結合自身情況制定合理方案，明確檔案管理信息化建設所需資金，并撥出?？?，合理購置先進技術設備，為實際工作開展提供支持。

其次對檔案資源進行數學化處理，積極開展電子檔案建設工作，創新管理方式。將信息技術、計算機技術等作為支撐，直接在網絡平臺上搜索需要查找的信息，可節省大量時間，使效率得到明顯提升。

最后做好信息管理系統安全工作。檔案資源是企業非常重要的信息資源，包括生產經營信息、科技研發信息、人員信息等，一旦泄露將會造成不可挽回的損失。信息技術在給人們帶來便利的同時，也面臨著安全問題。目前在網絡環境中充斥著各種病毒、惡意軟件等，稍不注意就會造成信息泄露。加強檔案管理系統安全管理，可以采用設置防火墻、查殺病毒、文件加密、內外網隔離等方式來凈化網絡環境，消除可能存在的安全隱患，保證信息系統穩定、安全的運行。

4.2 提升檔案服務能力

要對檔案信息進行深入挖掘，提取出其中有價值的內容，準確展望企業未來發展方向，朝著預期目標前進。目前企業檔案信息服務模式中存在著很多不足之處，嚴重影響到服務效果。為了改變這種狀況，要積極創新服務模式，對現有模式缺陷進行修正，不斷提升服務能力。以往企業各部門之間處于相對孤立狀態，相互之間缺乏交流，導致出現信息接受不及時的情況?，F在要加強部門之間的溝通與聯系，提高在工作上的配合度，決策制定也會更加科學合理，取得更多的經濟效益。另外企業要積極開展遠程服務模式，讓人員不受時間和空間局限，隨時隨地都可以開展檔案管理工作。管理人員要增強自身服務意識，有效利用信息資源，從而保證發展策略的科學合理性，推動企業的穩定發展[5]。

4.3 深化檔案資料編研

檔案資料編研是現代企業檔案管理中的一項重要工作，直接關系到最終檔案利用服務的效果。在生產經營活動中，企業每天都會產生大量數據信息，不同類型數據信息對于企業的價值是不一樣的，要進行實時動態的采集和分類處理，對于重要的數據信息要優先處理，有效利用檔案管理信息系統，保證檔案信息的真實性和完整性，便于更好的運用。檔案資料種類多、內容雜，為了保證工作順利開展，企業可以聘請專家協同進行，提升檔案資料編研的質量。企業檔案信息會不斷產生，對企業發布的相關文件要定期整理、匯總，對資料庫要及時更新和補充，有效指導實際工作開展。

4.4 創建大數據檔案服務模式

大數據時代已經悄然到來，這對檔案管理既是挑戰，也是機遇，要合理運用大數據技術，確保發揮出有效作用。應用大數據技術可以提供多種數據分析服務，挖掘出更多有用的數據信息，提高數字化檔案檢索能力，確保其具有智能化特征，自動化水平更高。利用可視化分析技術，將信息以視頻、圖片等多種形式展現出來，并通過配套云存儲相應的軟件和設備，將其等存儲到云平臺系統中，不僅更加的直觀、生動，還可以保證檔案存儲的完整性及安全性，為服務提供有力支撐。建立起數據分析預測模型，提供數據挖掘模型，全面提升檔案管理效率和精準性。大數據時代到來對企業發展會產生深刻影響，所以要提升技術應用水平，創新服務模式。在大數據技術支持下，檔案資料會發揮出更大作用，提升發展戰略的科學性，與企業發展需求相適應。加強對檔案資料分析，可以找到深層存在的隱患，消除后減少不利因素影響，保證檔案管理質量[6]。

5 結語

綜上所述，檔案管理對于現代企業發展是非常重要的，要積極融入各項新技術，創新管理與服務模式，適應實際發展需求。檔案管理工作要堅持與時俱進理念，從方式、理念等方面創新，形成全新工作機制，支持企業的發展。根據企業發展中面臨的新情況，對檔案管理模式作出轉變，確保發揮出有效作用，創造出巨大經濟效益。