加強黨校檔案管理工作的信息化建設策略分析

杜宇龍

（中共清豐縣委黨校，河南 濮陽 457325）

從很大程度上來講，信息化檔案管理方式極大地改善了傳統檔案管理方式的不足，減少了傳統檔案管理工作中的誤差，有效地提高了黨校檔案管理工作的效率和速度。在確保黨校決策的科學和準確方面有重要意義，為黨校的發展提供可借鑒的經驗。當前，要更好地進行黨校檔案管理信息化工作，務必要分析管理工作中存在的問題，并提出相應的解決措施，逐漸促進黨校管理工作的順利進行。

1 黨校檔案管理工作中存在的問題

1）檔案管理工作不被重視。對于學校來說，檔案管理工作發揮著重要的作用，它就像一面鏡子，真實、客觀地記錄著學校教學過程中的各個環節，能夠反映出學校發展的過程，為學校的各項工作提供可靠的支持。檔案和其他的文獻不同，由于它是自然形成的，所以檔案更具有客觀性。但就目前的情況而言，存在部分學校未能意識到檔案管理工作的重要性，因而導致校內檔案建設的工作落后。多數學校認為檔案只不過是管理承辦過的文件，沒有認真研究檔案資源，對檔案的管理工作僅限于保管好文件以應付部門檢查。

2）檔案管理人員整體素質較低。許多人認為，檔案管理工作不需要技術含量，只要能夠保存好文件，就能做好這項工作，其實不然，檔案管理工作具有很強的專業性，只有在系統學習過相關理論和方法以后，才能保證檔案管理的質量。因此，一個合格的檔案管理人員不僅要掌握檔案學相關專業知識，也要具備一定的語言文學基礎，了解史學等相關知識，能夠不斷學習。然而在實際情況中，很多檔案管理人員都是職場新手，對檔案管理的流程、工作不熟悉，缺乏相關經驗，管理人員的質量參差不齊，系統學習過檔案學知識的人員較少，缺乏專業技能。并且，科學技術的不斷更新，檔案管理技術也隨之發展，需要加快建設信息化的檔案管理工作，部分工作人員不能滿足時代發展的要求，對黨校檔案管理工作造成了一定的消極影響。

3）檔案管理技術落后。檔案管理工作的信息化建設離不開電子設備，沒有信息設備，就不可能完成管理工作的信息化。當前黨校檔案管理工作中，因為軟、硬件設施落后，缺乏先進的技術和設備，嚴重影響了檔案管理工作的信息化建設，不利于開發和利用。另外，在實際的工作中，經常會出現管理體制缺失的情況，尤其是電子檔案管理缺乏規范，工作流程不完善，管理標準不明確，工作人員在管理的過程中沒有統一的標準，影響檔案管理工作的順利開展。

4）檔案管理工作中經費不足。由于部分學校不重視檔案管理工作，在檔案管理工作方面的經費投入較少，影響了工作效率。在當前的新形勢下，迫切需要加強對黨校檔案管理工作的信息化建設，黨校要，加大經費的投入，運用先進的管理經驗和方法，促使檔案管理工作持續發展。

2 黨校檔案管理工作信息化的意義

1）提高管理人員的工作效率。將信息化應用到黨校檔案管理工作中來，能夠避免因人工收集、整理檔案資料造成的失誤，通過自動化、網絡化的管理，工作人員只需要錄入一次數據，后續就可以進行多次使用，極大地提高了管理工作的效率[1]。并且，可以促進檔案管理從單一的儲存到自動化的信息收集、處理模式發展，在傳統的檔案管理工作中，工作人員查詢數據往往費時費力，工作量大且效率極低，而檔案管理工作的信息化建設可以靈活地選擇各種方法查找和搜集數據，有利于減輕工作人員的負擔，彌補傳統檔案管理中的諸多不足，不斷提高黨校檔案管理工作的能力。

2）促進檔案管理工作的現代化發展。檔案管理工作信息化發展是必然趨勢。傳統的檔案管理方法，不僅效率低下且容易丟失，即使是工作人員在工作中很少發生失誤，能夠確保檔案不丟失，但也無法保證紙質檔案不受到侵蝕。并且使用的越多，會紙質檔案就會越來越舊，不利于檔案管理工作的開展。一般來說，檔案資料很少有備份，一旦丟失，就會產生很大的消極影響[2]。

3 加強黨校檔案管理工作信息化建設的有效策略

1）重視檔案管理工作，加強對檔案管理工作的宣傳。要想進行黨校檔案管理工作的信息化建設工作，首先應該促使相關人員加強對檔案管理工作的重視程度，宣傳檔案管理的重要性。黨校內部可以通過組織會議、召開例會以及其他各種方式向員工強調檔案存檔、檔案管理的重要性，使員工能夠真正認識到檔案管理發揮的重要意義，進而做好檔案的收集和管理工作，從而推進檔案管理工作信息化的建設。在對外宣傳方面，黨?？梢酝ㄟ^多媒體、互聯網、報刊、書籍等方式來加強檔案管理工作的宣傳，為更多人介紹檔案管理工作的開展狀況、意義等內容。工作人員要加大對檔案資源的研究，利用信息化手段完善檔案資料；在檔案管理工作中引入智能化管理模式，將檔案進行科學分類，體現檔案資源的真實性。

2）引進和培養信息化建設的人才。人才始終是各行業中重要的資源，在加強黨校檔案管理工作的信息化建設過程中，培養一批具有專業素養又有較強業務能力的員工是十分有必要的。近年來，科學技術迅速發展，計算機網絡逐漸普及開來，為黨校檔案管理工作帶來了機遇。比如，現代科技設備能夠高效地處理和收藏各種信息，能夠便捷地記錄黨?；顒拥母鱾€環節、內容，能夠促使檔案管理向信息化邁進，加快檔案管理的現代化步伐。并且，黨校和其他學校不同，具有一定的特殊性，更需要嚴謹工作，保證工作質量。在這樣的背景下，要積極引進專業的人才，以適應檔案管理工作的需求，提高工作人員的政治素養，培養其愛國、敬業精神。另外，黨?？梢越洺ｉ_展研討會、座談會等加強工作人員間的交流，互相分享經驗；黨校請一些相關方面的學者、專家前來做報告、演講等，以引起工作人員的重視；工作人員要不斷提高各自的業務能力，緊跟時代發展，熟練掌握信息操作技術，為推動檔案管理工作的信息化建設貢獻力量。

3）加大經費的投入，完善基礎設施?；A設施是加強黨校檔案管理工作信息化建設的重要因素，這里的基礎設施有計算機設備、儲存器、信息安全系統等等，缺乏先進的設備是沒辦法促進檔案管理工作信息化建設的。黨校要加大對檔案管理工作的投入力度，引進先進的基礎設施，如果沒有較充足的資金，可以向政府申請，爭取獲得政府的支持。還要引入先進的互聯網技術，構建起網絡共享的平臺，加強黨校檔案管理的軟件建設，促進檔案資源在師生間有效共享；不能忽略硬件方面的建設，要保證檔案庫房的溫度等符合標準；完善檔案管理的規章制度，保障信息系統的安全運行。

4 結束語

總而言之，檔案管理工作在黨校管理工作中有著重要的意義，也是一項長期的工程。黨校應重視檔案管理工作，加強對檔案管理的宣傳力度；引進一批專業人才，培養具有較高信息素養的工作人員；爭取獲取政府支持，加大資金投入力度，完善基礎設施建設，促進黨校檔案管理工作的信息化建設順利開展。