檔案信息化建設研究

其木格

（國家能源集團神華神東檔案館，陜西 榆林 719300）

1 檔案信息化建設的內涵

檔案信息化是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，利用計算機信息技術、網絡技術和數字技術等技術手段，以檔案資源為信息化對象，依托檔案工作，實現檔案信息網絡化服務，由檔案實體管理為重心向檔案信息虛擬管理轉移的過程。

檔案信息化建設要實現三大目標：一是實現檔案信息的數字化，這是檔案信息化的物質基礎，也是檔案信息化建設的基本要求；二是實現檔案實體與信息管理的標準化，即促使檔案業務整體達到標準化、規范化；三是實現檔案信息利用的網絡化，這是檔案信息化的重要標志，即充分利用現代信息和網絡技術，將數字化的各類檔案信息資源整合共享為一體，利用上不再受人次、時間和空間的限制。

2 檔案信息化建設的意義

第一，信息化建設是實現檔案管理工作轉型的首選路徑。信息時代，各行業對檔案有了更加廣泛的需要和用途，檔案的完整度及實效性顯得特別重要。因此，檔案管理的方式必須改革，只有加快檔案管理信息化建設進程，才能實現檔案管理工作的成功轉型。

第二，信息化建設是發揮檔案信息社會服務價值的重要途徑。目前，不僅企事業單位、政府職能部門重視檔案信息，社會公共服務機構及個人也開始對檔案信息有了更多的需求；很多非涉密的檔案資料，個人可以通過正規渠道查閱，這充分發掘出了檔案信息的社會服務性質。在這個過程中，檔案的信息化建設就顯得尤為重要。

第三，完成檔案信息化建設能夠優化社會資源結構。隨著社會經濟的快速發展，各類檔案信息已經滲透到了社會生活的各個方面，檔案的利用率在逐漸攀升，豐富的檔案信息成為強化社會服務、保障群眾利益的工具。為了能夠讓這部分檔案發揮更有效作用，加快檔案信息化進程已經成為目前檔案管理工作的重點內容。

3 檔案信息化建設面臨的主要問題

1）制度標準亟待規范。眾所周知，各項工作的順利開展都需要規范合理的制度標準來做保障，打基礎。檔案信息化建設工作也不例外，相關制度和標準的制定和執行也是檔案信息化建設事業順利進行的保障。在目前的檔案信息化建設過程中，存在建設標準、管理制度、信息系統標準、數據庫結構標準等方面沒有一個統一的規范，這非常不利于檔案信息化事業的發展。

2）專業人才的缺乏。人才是檔案信息化建設事業中最重要的建設資源，檔案信息化建設是龐大的系統工程，各方面各層級都需要大量的信息化人才，引進檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業發展戰略轉型的關鍵因素之一。

現今很多檔案工作者仍抱有傳統的理念，自身綜合素質偏低，未能掌握檔案信息化建設技術，現有的技術能力、管理經驗等難以適應檔案信息化建設的發展需求，檔案部門也受自身和社會地位限制，難以引進信息化人才，并且，檔案部門現有的信息化人才還在逐漸流失，這樣一來，就導致了檔案信息化人才缺乏。另外，沒有一個規范的檔案信息化技術培訓管理體系，也是造成檔案信息化專業人才嚴重缺乏的原因之一?？傊?，檔案管理工作存在人員結構不合理，信息化人才的配置嚴重不足，專業素質待提高等問題。這些都嚴重阻礙著檔案信息化建設的發展，成為發展進程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業發展戰略轉型。

3）檔案信息化技術不成熟。我國互聯網在20世紀末逐漸興起，隨后信息化管理逐漸被重視。檔案信息化建設是一項網絡系統工作，計算機系統和網絡都有一定的安全隱患，對網絡技術的要求也較高，由于技術不完善，互聯網信息技術取代傳統檔案管理方式存在一定安全問題，網絡病毒和黑客攻擊等情況，使檔案信息有泄露丟失風險。

4 推進檔案信息化建設的對策

1）完善檔案管理信息化的制度、標準規范體系建設。要理論結合實踐，將宏觀的檔案管理理論要落實到具體的實踐中去，要重視管理系統建設、制度標準建設。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項制度，使檔案信息化建設工作制度化、規范化，實現“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設事業的發展。規章制度的建立要遵循合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對檔案信息化事業的發展奠定了堅實的基礎。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規范落實網絡安全問題，讓相關檔案工作者重視網絡安全問題，從而多方面對檔案信息化系統安全、穩定運行帶來堅強保障。檔案信息化在實踐中需要對紙質檔案進行掃描、錄入、存儲和傳輸等操作，應該遵循統一的技術標準和工作規范。如掃描的統一技術規范、管理規范、保密管理規范等，存儲方式的統一的技術標準，這樣檔案信息化工作可以依據統一的工作規范來開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標準不一帶來的一系列問題，從而提高檔案信息資源的利用率。

2）重視檔案信息化進程中的人才隊伍建設。一方面，需要轉變現有檔案工作理念，重視對檔案工作人員專業知識，信息化能力和技術的培養，加強檔案工作人員繼續教育，開展相關內容的培訓和學習，全面提升現有檔案工作者的綜合能力和信息化素養。另一方面，要注重高層次復合型人才的引進，制定各項人才引進政策，加大引進力度。要重視信息化人才隊伍建設，優化人才結構，構建人員充足，結構合理，技術過硬的檔案信息化人才隊伍，推動檔案管理工作的創新發展。

3）利用信息技術實現檔案資源共享。檔案信息化建設的主要目標之一，是實現檔案資源共享。因此，相關部門需要在有限的條件下盡可能投入更多的人力、物力來實現這一目標。首先要制定完善的數字檔案信息目錄，人們可以通過目錄來篩選所需要的內容，工作人員要將現有檔案信息內容詳盡收錄其中，并且配有對應的圖片信息，這樣能夠有效提高檔案信息的使用效率。要拓寬檔案資源共享渠道，利用遠程查閱功能提高信息系統的乏味功能；開始網絡評估體系，采用鏈接方式整合檔案資源，進一步完善檔案內容，實現檔案資料一站式在線閱讀。信息技術改變了人類獲取信息的途徑，信息化建設要讓這種便捷服務體現在檔案資源共享方面，讓更多人受益。應將檔案信息管理體系與辦公系統無縫集成，實現辦公室內的信息整理、分類，提高辦公效率。同時要對檔案資料進行系統化的整合、加工，形成更加符合時代發展需要的資料內容。

5 結束語

檔案是一種重要的信息資源，也是國家的基礎性戰略資源。 習近平總書記說過：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案?！睓n案工作在各行各業的建設與發展中都起著舉足輕重的作用，與我們百姓的關系也日益密切，用武之地越來越多，其重要性不言而喻。