新時期檔案管理工作的探析

白云霞

摘? 要：科學技術的發展迅速，我國的檔案管理工作的發展也有了進展。信息技術的每一次進步，都促進了檔案管理模式的極大變革。以云計算、物聯網、社交網絡、移動互聯網等IT新技術廣泛應用為標志的“大數據”時代的來臨，推動檔案管理朝著小空間、低成本、高效率、可循環、智能化的方向快速發展，管理檔案變得更加簡單。但由此帶來的一系列問題也逐漸顯現，如檔案信息易被篡改、偽造和竊取等，信息丟失、泄密及病毒侵害等問題也給檔案信息帶來了不容忽視的安全威脅。如何提高檔案信息的安全性，成為大數據背景下一個值得探討的問題。

關鍵詞：新時期;檔案管理工作;探析

中圖分類號：D630? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.308

一、事業單位檔案管理工作現狀

當前我國的檔案管理信息化特征主要體現在三個方面：1.管理組織形式化。在檔案管理工作中，我們可以通過先進的管理學經驗，構建檔案科學化管理理念并落實到實際工作中，指導檔案工作的管理方式保持高水平發展。2.科學化管理。針對檔案管理人員而言，應當有意識地落實信息化管理工作，充分展現管理知識的儲備，構建一支不僅擁有豐富科學知識，還具備較強業務技術水平的工作團隊。3.技術化。在檔案管理工作不斷發展的環境之下，檔案管理的技術方式也會不斷發展創新，其中信息化技術屬于當代社會檔案管理技術的主要表現，在檔案管理技術不斷發展的同時，可以進一步強化管理工作技術的信息化，從而推動檔案管理工作持續發展。但是從當前的檔案管理工作現狀來看，仍然存在一些問題，在檔案管理發展過程中，檔案管理的意識仍然存在薄弱與陳舊的特征，許多管理人員以及專業人員的管理理念都停留在基礎層面上，部分領導在思想層面上并不重視。因為檔案管理工作依賴于財政的支持，再加上管理意識的欠缺，導致資源投入檔案管理不多，管理設備陳舊，管理資源較少，導致管理工作的整體水平較差。

二、新時期的檔案管理工作意義

檔案資源包含歷史發展與過去工作情況，能夠給機關工作順利開展，社會進步提供可靠依據，新時期檔案管理工作的重要意義主要體現在以下兩方面：首先，無論任何時期，檔案都可以作為真實的歷史憑證，是工作主要參考資料，形成于社會實踐活動過程，信息不是后人自行編造，保證了歷史情況記錄的客觀性。有的寶貴檔案資源為當事人工作歷史痕跡的親筆手稿，有的檔案資源經過了機關領導批示或簽署，想要充分利用并最大限度提升這些檔案資源的價值，就需要全面的檔案管理工作，將檔案資源中的有價值信息提取出來，做好檔案編碼、保存、調用、借閱等，讓檔案資源的利用更加高效、便捷。其次，最近兩年我國檔案事業快速發展，各地事業單位檔案部門勇于改革創新，解放思想，將檔案工作重點從過去的單一保存檔案逐漸轉移到開發和利用檔案資源的綜合服務上，以此作為促進精神文明社會、物質文明社會建設的科學途徑，積極引入現代化技術、科學管理手段，提升檔案資源統計、鑒定、收集、整理等各項工作效率，現代社會發展中檔案服務的功能愈加強大。

三、檔案管理發展措施

1.推進檔案安全管理制度規范化

與傳統的檔案管理比較，現代檔案管理發展空間廣闊，但是檔案數據信息的安全保障不是一勞永逸的事情。大數據背景下的檔案管理工作以全新的形式出現，規章制度的建立與完善跟不上發展的步伐，檔案管理的效率達不到應有的預期，檔案信息安全也不能完全保證。所以，檔案安全管理制度的建立健全成為檔案管理工作發展的一個重要環節。在檔案管理過程中，檔案信息準入制度以及監督管理制度是應該優先考慮的方面，應以制度為標準、以制度為規范，實行嚴格的分級管理。

2.豐富檔案管理的實際價值

在新時期，事業單位檔案管理工作的具體應用價值必須持續性提高，并基于檔案內容做好針對性的工作優化。例如，對于事業單位的人事檔案而言，不僅需要記錄員工的基礎信息，還需要涉及部分人員的隱性內容，例如職業素養、職業技能以及道德水平等，充分展現檔案本身的實用性價值，挖掘檔案中的可能潛力。深度挖掘信息的同時，做好人員的定期考核，并基于考核的內容將職業技能以及工作狀況、職業道德等內容納入其中，將審核的結果反饋給所有的對應主體。事業單位的檔案管理工作必須從信息獲取的角度進行優化，管理人員在決策時可以充分參考檔案中的內容，促使事業單位的運行機制保持良性循環。一方面，是強化服務意識，真正認識到檔案管理的工作重視度，從工作層面上提高服務意識。從以往檔案單純記錄資料轉變為記錄、供應、決策支持的服務模式，強化服務意識，在事業單位決策任何事情或出現任何問題時，都可以在檔案中尋找到相關的資料，從而確保單位運行的合理性;另一方面，需要保持競爭意識，在工作中需要強化與其他部門的合作交流，管理人員可以借助競爭意識，將事業單位檔案管理工作價值進行拓展;借助競爭方式強化檔案管理的目標，提高檔案管理工作的自主性。

3.落實檔案服務，豐富工作內容

新時期檔案管理工作具有不容忽視的服務功能，事業單位要采取科學途徑落實檔案服務，走出手工傳遞文件、手工調閱檔案、手工檢索檔案文獻等傳統服務模式局限，避免被動提供檔案服務，從主動挖掘并提供個性化檔案服務需求出發，利用大數據技術、數字檔案館等，通過更新服務理念、變被動服務為主動服務等措施，豐富檔案管理的服務性內容，開發檔案服務更多新渠道，強化檔案服務檔案管理對加快精神文明建設腳步，促進地方經濟建設水平提升起到的服務力量。

四、結語

事業單位的檔案管理作為一項復雜瑣碎的工作。在開展過程中容易出現各種各樣的紕漏，面對新時期對檔案管理工作現代化發展提出的新挑戰，事業單位要準確定位自身職責作用，明確檔案管理的現實意義，深入分析目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，從實際出發采取可行策略，加強檔案管理工作，多角度、全方位提高檔案管理效率和水平，打造專業高素質的檔案管理工作隊伍，加強對新時期檔案管理工作方法的研究與嘗試，不斷積累實踐經驗，讓檔案管理事業更上一層樓。

參考文獻：

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（興安盟科右中旗財政局? 內蒙古興安盟科爾沁右翼中旗? 029400）