淺談檔案管理工作內容及模式轉變

孫麗

【摘要】傳統檔案屬于紙質文字形式，管理工作任務繁雜，工作量大，需要多人合作完成。在我國信息技術不斷發展的大環境下，檔案由紙質形式已經變為了電子形式，檔案管理工作也應該與時俱進。因此檔案管理工作內容和模式會發生較大的改變。筆者根據相關工作經驗，主要探析檔案管理工作內容及模式轉變的相關問題，供大家參考。

【關鍵詞】檔案管理工作；內容及模式；轉變

近些年，我國計算機信息技術的普及程度在逐漸增強，已經步入了數字化時代，信息技術對于各行各業的管理工作發揮著重要作用。檔案管理也已經轉變為電子化管理模式。這一轉變使辦公速度更快，使檔案記錄的管理過程更加科學，信息更加完整和準確，信息傳遞更加及時。但是計算機系統對檔案的管理也存不穩定等問題，對此都需要采取科學有效的對策，保證信息化檔案管理具有較高的安全性。

一、檔案管理工作內容的轉變

相對于傳統紙質形式，電子媒介的管理更加先進，主要的工作內容已經由紙質的文字保管轉變為了計算機電子信息管理，管理效率更高，更加系統，信息化的控制保證出現差錯的幾率較低。

（一）檔案資料的收集更加完整。傳統的檔案收集工作需要對形成的檔案進行歸檔。通過紙質文字的形式記錄相關議案，人們查閱和保管都比較困難。檔案經過長時間的儲存，紙質會出現泛黃的現象，字跡也會變得非常模糊。同時對于議案的記錄只有結果，無法對議案的全過程進行準確的記錄，可能會使議案過程中一些新穎的方法和意義被漏掉。電子檔案就完全克服了紙質檔案的不足，可以對議案的全過程進行記錄，并且可以將其上傳至計算機進行系統化保存，因此這種檔案收集管理方式更加系統和全面，操作也更容易，也不會出現過大的漏洞。

（二）保存檔案更加簡單。電子化檔案的保存需要借助計算機系統，其操作過程非常簡單，可以擺脫傳統檔案保存費時、費財和費力等不足。同時也能避免紙質檔案被鼠蟲啃咬。因此計算保管的先進性顯而易見。工作人員只需要將檔案存入計算機特定的系統，再在其中輸入檢索詞，就可以查到需要的檔案。以前需要很多人協作完成的工作，在計算機的輔助下，可以一個人順利完成。此外，電子版的檔案具有不易更改的特點，因此這種形式的檔案真實有效性更高。電子檔案的收集，保存都非常方便。如果人們需要獲取信息可以及時通過計算機調出檔案，只要保證電腦是最新的軟硬件配置，并且有足夠的內存就可以。但是受到電腦不穩定性的影響，其出現信息丟失的可能性較大，因此對檔案的備份是很有必要的。

（三）加強計算機系統的安全防范措施。計算機系統一旦出現問題，檔案會面臨丟失的風險。因此，需要做好安全防范工作，包括建立完善的管理制度、操作規范和監督制度，約束和監督工作人員的工作行為。通過防火墻預防黑客攻擊。如果檔案內容非常重要，需要嚴格加密。電子檔案不能對外公開，因此只能用局部網絡。訪問控制技術的應用可以保證檔案不遭到非法訪問。對于計算機服務器要及時進行殺毒，防止檔案出現意外損失。此外，檔案網絡信息可以實行安全審計制度，加強檔案信息的跟蹤。一旦計算機信息系統發現了對檔案的攻擊，需要及時報警或采取關閉服務器等措施，保證檔案信息具有完好性。

二、檔案管理工作模式的轉變

電子檔案的管理內容和管理手段發生了變化，那么整個管理工作模式也會發生轉變，主要包括管理理念的改變和管理制度的改變。

（一）管理理念發生了轉變。檔案內容包括經濟、政治等。檔案信息資源非常豐富，但是不能對外泄露。因此管理需要做好保密工作。在不被泄密的基礎上，又要能提高查找的便捷性，實現檔案管理的科學有效性?？傊?，通過電子化的檔案管理，能夠通過信息化管理技術服務于社會各個領域。

（二）管理制度發生了轉變。因為信息的存儲方式發生了改變，因此新型檔案管理制度的建立是非常必要的。人們對紙質檔案的安全性要求是不允許復制、拍照和偷盜等。通過人為的監控可以保證安全。但是對于電子檔案的安全要求較高。檔案信息開放的人群需要根據檔案的秘密程度確定，檔案材料不能隨意拷貝。對于泄漏檔案材料的人員要根據規定嚴格處罰。

三、總結

綜上所述，檔案存儲方式的轉變是計算機信息技術發展的必然產物。存儲方式由紙質版變為電子版，其管理內容和模式，相對于傳統管理揮發生了很大的轉變。需要工作人員有較高的計算機管理水平，并能夠及時預測和防范各種風險。文章首先分析檔案管理工作內容的轉變，再探析檔案管理工作模式的轉變。希望通過本文的研究對檔案信息化管理水平的提高有所幫助。

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