新時期石化企業檔案管理工作發展淺析

蘇杭

【摘? 要】在社會、科技、經濟快速發展的新時期，石化企業必須全面提升自身的綜合實力和競爭力。因此，相關人員應正視石化企業檔案管理工作面臨的挑戰和沖擊，結合石化企業的特性對管理環節的工作進行統籌和規劃。同時，必須及時地引入檔案管理的新技術、新方法、新理念，安排專業管理人員對各環節的工作進行有效監督，以確保石化企業獲得更多的社會效益和經濟效益。

【Abstract】In the new period of rapid development of society， science and technology and economy， petrochemical enterprises must comprehensively improve their comprehensive strength and competitiveness. Therefore， the relevant personnel should face up to the challenges and impacts faced by the archives management work of petrochemical enterprises， and coordinate and plan the work of management link in combination with the characteristics of petrochemical enterprises. At the same time， it is necessary to introduce new technology， new methods and new ideas of archives management in time， and arrange professional management personnel to effectively supervise the work of each link， so as to ensure that petrochemical enterprises can obtain more social and economic benefits.

【關鍵詞】新時期;石化企業;檔案管理工作;發展

【Keywords】new period; petrochemical enterprises; archives management work; development

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）04-0015-02

1 引言

檔案管理是石化企業運營管理中的重要組成部分，其不僅詳細記錄了企業運行和發展的相關活動的具體信息，同時，也是石化企業未來發展和決策的重要依據和參照。因此，相關人員必須以全新的眼光審視石化企業檔案管理工作，掌握工作難點和重點，及時地引入創新管理模式和信息化管理體系[1]。另外，相關人員必須不斷地進行檔案管理的分析和總結，借鑒和參考較為完善的石化企業檔案管理工作案例，不斷地加強對具有持續、創新、綜合、多元等屬性的石化企業檔案管理路徑的探索。

2 新時期石化企業檔案管理工作中存在的問題

2.1 人員業務能力有待提升

石化企業檔案管理工作本身涉及的內容相對較多，涵蓋的領域相對較廣。但在檔案管理工作中，部分人員本身不缺乏豐富的工作經驗，但自身對新知識和新技術的接受度相對較低，即便企業設計了相關培訓，但也很難在短期內使管理人員的業務能力得到實質性的提升。而具備較高的專業水平和信息能力的檔案管理人員，卻缺乏豐富的經驗借鑒，難以及時解決突發性的檔案管理問題和狀況。且受到成本和其他因素的影響，部分石化企業沒有及時進行檔案管理人員招聘，而現有檔案管理人員的數量難以滿足日益增多的工作需求。

2.2 檔案管理工作方法落后

部分石化企業對檔案管理工作的認知較為淺薄，雖然引進了先進的設備和系統，但相關人員仍是習慣于以自身的經驗為主開展工作。且有的人員只能利用信息技術對檔案信息進行簡單的歸納和統計，無法根據各個環節的工作要求進行檔案管理工作的多元化和動態化的處理。當檔案管理工作發生變動之后，也難以快速地進行信息化管理手段的結合與轉化。同時，部分人員的檔案安全管理意識較為淡薄，往往是在出現問題之后，方采取措施進行處理，這會使石化企業的檔案管理工作出現較為嚴重的安全隱患與風險問題。

2.3 檔案管理制度有待完善

目前，仍有部分管理人員沿用原有的檔案管理制度，但由于石化企業的飛速發展與科技日新月異，使得檔案管理模式、方法、途徑發生極大程度的變化。這就導致原有制度中存在較多的空白，難以對現階段的檔案管理工作進行很好的約束與指導。同時，有的企業為了使基于信息化的檔案管理工作能取得更為理想的成效，往往會照搬照抄和過度借鑒成功的檔案管理制度，但未結合實際情況進行調整和創新，這就導致新制度缺乏針對性、適應性、有效性、執行性[2]。

3 新時期石化企業檔案管理工作的完善對策

3.1 加強管理人員培養

首先，當前石化企業可利用線上與線下相結合的方式，加強對專業的檔案管理人才的招聘。全面提升準入門檻和考核標準，科學地設計基于石化企業檔案管理的崗前培訓，由具有豐富經驗的老員工對其進行指導輔導，以確保其能更快地勝任崗位，并保質保量地完成石化企業的檔案管理工作。

其次，可通過調閱員工檔案的方式了解其具體情況，以發展、創新、完善為前提，對檔案管理人員的理論培訓和技能培訓進行調整，在其中增加經濟學、社會學、心理學、信息技術學等培訓內容，全面拓展管理人員知識面。

最后，可從檔案管理工作的特性和崗位特征出發，有效融入黨風廉政、責任意識、崗位素養、專業精神等元素，從不同的方向和層面入手對管理人員進行培養。以全面提升管理人員的思想境界，使其能更好地將掌握的現代化檔案管理理論和技術轉化為實際的檔案管理成果。

3.2 加強先進技術引入

在石化企業的檔案管理工作中，相關人員從檔案的統計、鑒定、保管、整理、收集等層面入手進行分析，結合各階段的石化企業發展活動要求和項目特征，構建全新的現代化檔案管理系統[3]。在了解檔案整理、檔案收集、檔案保管、檔案價值鑒定，以及檔案編輯研究、檔案統計、檔案檢索、檔案編目等各環節工作需求后，構建相應的子系統，借助信息化的方式和手段開展檔案管理工作?？衫么髷祿夹g對與檔案管理工作有關的各個環節信息和資訊進行全面的收集，利用人工和系統相結合的方式對其進行審核，按要求進行歸檔，并將其存儲在數據中心或數據庫當中。為提升檔案管理信息的利用效率和價值，可構建基于石化企業檔案管理工作的信息交流平臺，根據總體發展需求進行檔案管理信息的推廣和傳輸。此外，可以讓負責各環節檔案管理工作的人員，根據其實際情況上傳真實準確檔案管理工作信息，與其他管理人員進行交流和探討，或借助該平臺實現各環節檔案管理工作的交接。

石化企業可全面加強對防火墻技術和數字認證技術的引入，根據檔案管理系統的特性引進相匹配的網絡安全管理系統，對其進行更新和升級，以維護檔案管理工作的網絡環境的安全、穩定、和諧。若相關人員需獲取檔案管理信息，則需通過嚴格的密碼認證和身份認證，才能對檔案管理信息進行下載、查看、調閱、共享、外借等操作。而針對重要檔案或文件，也可引進雙重加密技術，以避免由于檔案信息外泄而給石化企業造成名譽損失和經濟損失。在進行紙質檔案的管理過程當中，需由管理人員利用具備無損檢測技術的信息化設備對其進行備份。根據檔案的性質對檔案室進行科學的規劃和布置，分區存放檔案，有效開展防火、防盜、防損工作。同時，可助信息化系統對檔案室的溫度、濕度、環境的情況進行動態監控，根據以往的紙質檔案管理預測最佳參數。當檔案室出現異常狀況時，系統則可快速地將其信息推送至管理人員，以便于其能采取有效措施進行處理和維護。

3.3 構建全新制度體系

首先，當前相關人員需立足于發展需求和戰略目標，全面地推出基于檔案管理工作的崗位責任制，從頂層設計層面出發進行檔案管理工作的劃分，并將其任務的職責落實到相關管理人員頭上，確保管理人員能明確自身的職責和義務，并能以此為依據約束自身的行為;其次，需了解石化企業檔案管理工作的周期和要求，推出相應的檔案利用制度、檔案借閱制度、檔案歸檔制度、檔案合同制度、數字化檔案管理制度、檔案室管理制度、管理人員培訓制度、檔案安全管理制度、檔案更新管理制度等，以實現對石化企業檔案的定性、定量化、精細化管理;再次，需將檔案管理工作納入績效考評范疇之內，將考核結果與相關人員的晉升、薪酬、福利等掛鉤;最后，完善原有的石化企業檔案管理工作獎懲制度，制定相應的獎勵標準和懲罰細則，以確保各項檔案管理工作能得到徹底的踐行、貫徹、落實。

4 結語

綜上所述，相關人員應了解石化企業的整體發展方向和趨勢，制定全新的石化企業檔案管理工作方案。對現有管理人員的綜合情況進行全面了解，利用各種渠道和方式對管理人員進行綜合培養。全面加強對信息化的檔案管理系統技術的引入，構建全新的管理平臺，利用信息化的手段開展動態監控和管理工作，以降低檔案管理工作的隱患和風險。同時，可考慮石化企業的建設與發展的需求，結合政府相關部門和行業提出的方針和政策，對石化企業檔案管理制度體系進行全面的優化與革新，以期為基于信息技術的石化企業檔案管理工作的持續化、創新化、科技化發展奠定良好的基礎。

【參考文獻】

【1】陳松梅.探析新時期加強企業檔案管理工作的有效途徑[J].辦公室業務，2020（16）：113-114.

【2】吳金鳳.提升石化企業檔案管理水平的策略分析[J].卷宗，2020，10（3）：58.

【3】郭延珍.加強石油企業檔案管理工作的措施研究[J].卷宗，2020，10（21）：29.