信息系統工程監理服務優化策略芻議

齊巖

摘? ?要： 隨著我國信息化與工業化深度融合的快速推進，信息系統工程在眾多行業得以深入應用。信息系統工程應用在不同行業個性突出，功能越來越豐富，對監理服務提出了更高要求。根據信息系統工程監理“四控、三管、一協調”的工作內容，分析了實際項目服務現狀，剖析了信息系統工程監理服務存在的問題。據此提出管控監理質量的策略：優化項目管理制度，嚴抓制度執行;增強監理使命擔當，注重質量建設;重視建設、承建、監理三方協調，強化溝通機制。

關鍵詞： 信息系統工程;監理服務;項目管理;一體化監控;溝通機制

引言

信息系統工程是指對信息化工程中的通信網絡、信息資源進行整合，實現功能應用、平臺展示等的集成，并對之進行迭代、升級、改造的工程[1]。隨著網絡互聯、智能化、大數據等技術的不斷進步，信息系統工程在快速發展中融合了新技術，信息系統呈現多樣化。但在發展過程中也出現了一些不容忽視的問題，比如項目質量與安全評價指標不健全、工程無法按期交付、資金超出預算等，從一定程度上阻礙了信息化工程建設進程和質量[2]。

信息系統工程監理服務是指信息系統工程監理單位受信息化工程建設單位委托，依據國家有關法律法規、技術標準和雙方簽訂的監理合同，對信息系統工程項目實施監督管理的服務。然而，很多監理單位或監理人員僅針對監理崗位職責及業務范圍對項目進行了合規性管理，對制度執行和質量建設不夠重視，也缺乏相應的溝通機制，而制度執行、質量建設和溝通機制又往往是決定項目能否順利通過驗收的重要因素。

北京賽迪工業和信息化工程監理中心有限公司（以下簡稱“賽迪監理”）在項目實施過程中逐漸摸索出加強制度執行、注重質量建設、強化溝通機制的監理方法。本文首先介紹了信息系統工程監理服務的內涵與工作內容;然后從制度執行、質量建設和溝通機制三方面剖析信息系統工程監理服務主要存在的問題;最后提出有針對性的優化策略，并對其在監理業務中的應用效果進行了闡述。

1? 信息系統工程監理服務的內涵與工作內容

信息系統工程監理服務，是指依法設立且具備相應資質的信息系統工程監理單位受信息化工程建設單位委托，依據國家有關法律法規、技術標準和信息系統工程監理合同，對信息系統工程項目實施監督管理的服務。其與建筑工程監理等其他工程監理的不同之處在于，信息系統工程監理需要對信息系統工程項目實施全過程監理，從信息系統工程項目招投標階段就要開始介入;同時，在信息系統工程監理的過程中，要利用外部專家團隊，對具有里程碑意義的項目關鍵點進行技術層面的把關[3]。

信息系統工程監理的工作內容可以概括為“四控、三管、一協調”，即質量控制、進度控制、投資控制、變更控制、合同管理、信息管理、安全管理和溝通協調[4]。在日常監理工作中，監理人員針對承建單位提供的階段性文檔進行檢查[5]，根據項目進度甘特圖和信息化工程建設單位要求的時間節點督促項目進度，對項目支付金額進行審核并出具支付證書，對變更進行可行性分析，對項目合同、信息和安全進行管理，通過會議、報告、證據記錄等形式與建設單位和承建單位溝通。但是，監理人員忽視了項目的管理依據，而本身又對技術性問題了解不到位，很容易導致項目建設單位和承建單位得到的信息不對稱，從而影響項目的成功推進[6]。

2? 信息系統工程項目監理主要存在的問題

2.1? 項目管理目標不統一

項目管理制度是針對項目范圍和項目特點所指定的，是要求參與成員共同遵守的、按一定程序辦事的規程，其主要內容是管人和理事。而目前信息系統工程項目的特點，在于大多數信息化工程建設單位和承建單位不像建設工程那樣重視監理工作，缺乏信息系統工程監理的意識，只關心項目是否能夠按照進度且滿足要求完成合同約定的內容，對監理工作存在不認同的地方。而在項目實施過程中一旦出現問題，如果信息系統工程項目管理制度缺失，監理工程師往往只根據自身經驗處理，這就造成了處理方式沒有依據，就只能參照建設單位內部的管理流程或是以往的經驗來處理事故。這就很容易造成事故處理不當，影響項目進度及項目質量。

2.2? 對技術與標準理解不深入

信息系統工程監理單位中的監理工程師，不僅要具有信息系統相關實踐經驗，又要通曉國家標準和行業規范，這樣才能在監理工作中起到監理作用，否則難以對系統開發工作采用的技術做到非常理解，這就制約著信息系統監理工程師對整個項目質量的控制，這是信息系統工程監理不同于建筑工程的一個顯著特點之一。比如信息系統監理工程師在審核承建單位提供的技術文檔時，只能依據相關合同檢查是否全部包含合同范圍，不能很好地審核出具體技術實現的可行性;在通過控制點檢查質量時，也只能通過相關合同及技術文檔審核系統功能的實現與否。以上就間接造成了信息系統工程中監理單位無法很好地進行項目質量控制[7]。

2.3? 項目信息記錄與確認工作不規范

理想狀態下，信息系統工程項目信息應在建設單位、承建單位、監理單位三方單位中對等傳播、記錄、確認，需要建立三方有機協同的工作機制，需要實施一把手（或項目經理）責任制。而在信息系統工程建設、承建、監理三方中，由于信息系統工程建設單位和承建單位不重視監理工作的督導檢查作用，往往由兩家單位私自協商處理項目問題，把信息系統監理單位晾在一旁，發生信息系統監理單位對項目信息掌握不夠全面的情況。雖然監理單位也會通過監理例會或者周報的溝通形式進行項目信息傳播，但是這些溝通工作所產生的信息記錄、證據、問題等未形成有效報告機制，經常無法有效地傳播到建設單位領導層面，導致建設單位或監理單位對項目信息掌握不全面。

3? 信息系統工程監理服務的優化策略

3.1? 優化項目管理制度，嚴抓制度執行

在信息化背景下，監理單位要根據信息系統工程項目的范圍及特點，在項目開工階段協助建設單位制定針對本項目的管理制度，或是安排承建單位制定制度，監理單位審核制度，從而確保信息系統工程建設順利開展。在項目管理制度中，應明確工程項目建設單位、承建單位和監理單位在信息系統工程建設中的權利與職責，對質量、進度、資金、變更、驗收、安全、檔案等進行控制，如圖1所示。同時在管理制度中約定，如果項目實施過程中有違反管理制度的現象出現，將會根據具體情況受到不同程度的懲罰，這將便于強化監理單位和承建單位的法律意識，提高項目質量，充分發揮信息化建設中信息系統工程監理服務的多樣化作用，全方位動態監督、管理信息系統工程項目[8]。

3.2? 增強監理使命擔當，注重質量建設

隨著科學技術的高速發展，信息化建設工作也取得了長足的發展，同時項目的質量也必須要加強。在信息系統工程項目建設過程中，監理單位受委托之后，要及時安排監理人員，根據本信息系統工程各方面情況及特點，展開針對性的監理工作，要將監理貫穿到信息系統工程建設的始終，而不僅僅是局限于某些環節。

在信息系統工程項目監理過程中，對項目的質量控制可以采用兩種方式：一種是按照信息化軟件開發建設周期，進行階段式控制檢查;一種是引入外部力量對項目質量進行控制。

按照信息化軟件開發建設周期，進行階段式控制檢查，是比如在需求階段（圖2），承建單位在調研之前需要編制需求調研方案，根據調研目的和要求，對調研的各個方面和各個階段所做的通盤考慮和安排。監理單位根據承建單位編制的調研方案，審核方案的合理性和合規性，稟報建設單位備案[9]。在承建單位調研時，監理單位參與到每一次的需求調研之中，了解建設單位針對本項目合同范圍內的每一個系統功能實際的業務流程，這樣就可以更好地理解本項目，對后續技術方案的審核有所幫助。在調研之后，監理單位開展對本需求調研階段的質量檢查，核實系統中每一個功能模塊的調研結果，形成需求規格說明書。

引入外部力量對項目的質量進行控制，是比如在需求調研階段，承建單位完成調研后形成需求規格說明書，監理單位協助建設單位組織外部專家對需求規格說明書進行專家評審，通過外部的力量，對本項目進行質量控制，保證需求調研的質量。

因此，監理單位要參與每一個軟件開發的生命周期，通過事前和事中控制以及事后檢查（圖3），對信息系統建設過程中每一階段進行質量檢查，全階段地監督管理承建單位是否按照合同約定和建設單位要求建設，最大程度地加強監理人員對項目的理解，為更好地開展監理服務打下基礎。

3.3? 重視建設、承建、監理三方協調，強化溝通機制

作為一個信息系統工程項目，一般需要通過建設單位、承建單位和監理單位多方共同協作、合作來完成。而監理單位的溝通協調工作是確保項目質量、進度及項目能否順利完成的基礎，也是重中之重[10]。建設單位、承建單位、監理單位三方溝通協調關系如圖4所示。

要做好溝通協調工作，首先需要理解何為溝通協調。溝通是一種手段，協調是一種行為。溝通是項目參建各方之間的信息交換，是實現目標的重要方式之一。協調是使項目參建各方可以和睦相處，共同實現項目目標的一種管理行為。

在信息系統工程項目監理服務過程中，溝通一般的形式有例會、專題會議、周報、月報等。不同的溝通方式有不同的目的，比如例會一般每周召開用于討論本周承建單位的工作進展和遇到的實施問題，建設單位的要求等，通過例會可以有效地、及時地解決問題，保證項目正常推進。專題報告是在項目建設過程中，遇到突發事件或者比較大的問題而組織的討論會議。而周報或月報是承建單位和監理單位以書面形式向建設單位匯報的文檔。在信息系統工程項目監理服務過程中，監理單位人員還需要培養自身的溝通能力，善于發現問題，并注意傾聽對方的意見，發揮監理自身專業技術快速做出判斷。對于拿捏不準的技術問題，采用查找資料，并及時向建設單位匯報，必要時引入外部力量進行解決。

在實際項目中，監理單位在組織召開監理例會或專題會議時，需要提前向建設單位報備，其目的是讓建設單位相關負責人提前預留出時間以便參加會議，與承建單位和監理單位一起討論，保證參加各方均在場，這樣就可以確保信息對等交換。而在向建設單位提交周報和月報時，監理單位提煉本次報告需重點關注的事件或問題，并向建設單位口頭匯報，這樣既可以讓建設單位重視本次的報告，也可以確保建設單位可以關注本次提交的報告。

在溝通之外，監理單位還要做好信息系統工程項目協調工作。在協調之前應理清協調思路，營造良好的氣氛，掌握好尺度。監理單位應始終用事實說話，謹遵監理程序和原則、職業道德規范為代價。同時在協調過程中要做到力度張弛有度，嚴格執行監理程序。

為了保證監理單位協調能力，監理單位人員需要在平時加強信息、資料的搜集，全面掌握項目各方面信息。監理單位在服務過程中，應參與承建單位建設的全過程，并完整的做好記錄，識別并發現問題，并首先與承建單位溝通。一般性問題由承建單位內部自行解決，對于已對項目自身質量、進度等方面造成影響的或嚴重的問題，需要及時向建設單位匯報，并組織專題會議加以討論并形成文字記錄說明。這樣做，一是便于建設單位和承建單位其他相關人員可以對本次事件或問題具體情況進行了解，二是作為監理工作的重要依據[11]。

4? 信息系統工程監理項目中的賽迪監理服務

賽迪監理在信息系統工程監理項目期間，通過建立項目管理制度、加強質量控制、提高溝通協調能力等優化策略，全過程地監督控制承建單位。比如在合同簽訂階段，加強承建單位的合同質量及合規性，協助建設單位依據招標文件、投標文件及中標通知書審核合同文件，保證合同服務內容符合招投標文件的服務內容;在項目之初，建立項目管理制度及附屬制度，強化項目管理，做到管理有依據。在項目實施階段，賽迪監理全程參與承建單位的需求調研、設計開發、部署測試等工作，通過全過程地參與項目建設過程，確保監理人員實時掌握項目情況，及時把控問題，從風險源頭加以控制。在上述過程中，組織三方會議反映項目建設過程中遇到的問題，定期向建設單位進行項目進展匯報，在參與承建單位實施過程中及時指出發現的風險點，確保項目按照進度計劃達到項目目標。

與此同時，賽迪監理還將信息系統工程監理項目的質量與承建單位的實施環境及安全結合起來。在項目實施過程中，始終加強承建單位對安全教育的實施，建立施工安全管理制度，組織安全教育培訓，通過旁站的方式監督承建單位工作人員在實施過程中的行為，一旦發現不當行為，依據管理制度對承建單位進行處罰。針對項目實施過程中產生的文檔，依據檔案管理辦法，按照“邊建設邊歸檔”的思想，統一進行分類編號排序，保證項目文檔齊全完整。此外，組織項目各方參加信息安全培訓，設立信息安全管理組，保障項目信息不外泄，確保項目按要求順利完成。

5? 結束語

總體說來，雖然信息系統工程監理服務質量極易受到多方面因素影響，監理難度較大，但是隨著我國信息化建設的不斷發展和壯大，以及有關信息化項目建設監理法規相繼出臺，信息系統工程項目監理規范必將逐漸完善，其評價體系也將越來越科學。本文從制度執行、質量建設和溝通機制三方面剖析了信息系統工程監理的改進方案，希望在信息系統工程監理中發揮出重要的作用。

參考文獻

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