必須避免的12個項目管理誤區

Moira Alexander

每一個行業、職業和公司的發展和運營都有規可循。除此之外，還會有誤區，項目管理領域也不例外。當項目越來越多，工作越來越繁忙，而且時間有限時，人們很容易就會盲目依賴于信念和直覺——甚至是那些你可能不知道的誤區。

本文介紹12個最常見的項目管理誤區。認識到這些項目管理錯誤觀念并努力克服它們可能帶來的挑戰，對于確保項目是基于最佳實踐而不是錯誤觀念來計劃、執行和完成是至關重要的。

1.中途更改流程會使項目脫軌

過去一年的一些事件擾亂了各行各業的運營。結果，項目在沒有引起任何注意的情況下就被打亂了，項目管理的每一個方面幾乎都發生了一些變化。

無論是需要采用新工具還是新的合作方式，這些變化都可能在大多數人中激起極大的恐懼，但對實踐和運營的改變，即使是出于暫時的需要而強加給企業，也并不總是壞事，因為表面看來令人不安的變化也會帶來積極的結果。

交流過程和方式的改變將創造過去可能不存在的機會，為新的思維方式和工作方式打開了大門。俗話說“需要是發明之母”。在不可預見的變化中找到一線希望的關鍵在于保持一種適應的心態。要站在問題之上，在變化破壞了所期望的一切時，重新審視自己的思維方式。

2.項目中的一切都是可修復的

項目管理專業人士是領導團隊成功執行項目、降低風險、與相關方合作、解決問題以及其他許多事情的向導，但他們不是魔術師。項目經理不可能解決所有的問題，特別是當問題長期得不到解決的時候。對于項目經理、相關方和執行人來說，重要的是要認識到并接受何時該結束一項任務或者計劃，而不是投入更多的資源去查找失敗的原因。發現不可修復之處的關鍵在于早期發現和頻繁溝通，尤其是當團隊開展遠程工作時。

3.客戶總是知道他們想要什么

通常認為客戶知道他們需要什么，然而，更多的時候，他們只是知道自己希望達到的目標，而不了解到底需要什么，他們不知道他們的愿望清單有多么不現實，也不知道愿望清單的各個部分是多么的相互矛盾。當不可預見的變化使項目偏離軌道時，這一點尤其適用，就像過去一年中無數企業所經歷的那樣。

在這里，項目經理和他們的團隊可以幫助評估項目和選項，縮減相關方的愿望清單，幫助確定滿足相關方戰略目標的新項目的目標。如果不考慮到變化因素對客戶真正的預期需求的影響，一個項目會輕而易舉的失去目標。

4.以前的項目模板是未來成功的秘訣

在過去一年里，變化太大了，導致對以往的項目管理方式提出了質疑。很多團隊從辦公室緊密合作轉變為遠程工作。溝通和資源配置發生了變化，相關方的需求和期望也發生了變化，以前的項目模板可能不再適用了。

向前看，不管以前的項目計劃執行得有多好，將相同的方法、技術、工具、協作風格應用到類似的項目中并不能保證成功。有很多其他的內部或者外部因素可能會改變項目的結果，例如，時間、過程、人力、技術、文化或者其他差異?？此莆⑿〉淖兓赡軙D化為未來的重大差距。每個項目應分別規劃和執行;是的，以前項目的某些方面是可以應用的，但需要極限測試，并且只有在適當的時候才能加以應用。

5.所有項目經理都能成功地執行任何項目

盡管有相當多的項目管理專業人員接受過相應的培訓，能夠滿足相關經驗要求，但他們還是因人而異。無論兩個項目管理專業人員在紙上表現得多么相似，每個人在實踐中都會有不同的表現。他們的經驗、愿景、領導能力，以及協作風格、方法、項目或者行業影響力將決定他們能提供什么，以及怎樣處理任何給定的項目。即使是在一個組織或者職能小組內，每一項目經理都應該針對項目接受評估，以確保他們能夠滿足項目相關方具體且不斷變化的需求。

6.新項目經理工作效率不如資深經理

每一名項目經理都應該根據他們的教育和培訓經歷、項目管理方法進行評估。但經驗并不能保證成功，缺乏經驗也不意味著總是失敗。有些項目需要經驗豐富的項目經理，而有的項目則需要全新的視角，從新的角度來看待項目。

對于經驗豐富的項目經理、相關方或者執行人來說，很難接受來自經驗較少的項目經理的新方法，而這些新方法有時可能會為項目成功創造機會。好消息是，在充滿不確定性和復雜性的時期，資深項目經理總是很受歡迎;在應對新冠肺炎疫情引發的挑戰時，情況就是如此。

7.項目經理可以解決任何沖突

很多項目經理擅長解決沖突，但這并不意味著他們能解決所有沖突。項目經理通常必須與執行人溝通，以幫助解決涉及團隊成員、相關方和項目經理本人的沖突。在這些情況下，需要外部幫助或者調解。解決沖突時，需要各方都愿意解決問題，如果各方都不配合，項目經理也無法創造奇跡。

8.范圍變更表明項目正面臨麻煩

范圍變更是項目中的常見現象，并不一定意味著麻煩或者項目失敗。事實上，根據行業、項目性質，項目復雜性或者其他因素，范圍變更可能是預期的或者必要的事件。當變更頻繁且出乎意料時，以及當范圍變更后項目未來發展方向仍然不確定時，就會引起對范圍變更的擔憂。

最近，幾乎所有企業都因這場疫情而經歷了重大和頻繁的范圍變更。這些變更是不可避免的，但不一定會帶來麻煩。相反，這為企業創造了一種暫停狀態，去重新評估所有項目和活動。

9.技術可以解決一切

技術是偉大的推動因素，但不是萬能的。企業的人員、流程和策略必須能夠與所實施的技術協同工作。很多時候，企業會被新技術所吸引，而忘記考慮其他重要因素。倉促選擇的錯誤技術可能會給所有相關人員帶來噩夢。在考慮替換舊系統或者引入新軟件時，必須慢下來，要確保企業的上上下下都能有效地使用新技術。

10.項目經理是團隊中的頂級專家

這是一種常見的誤解，有時是相關方、執行人、團隊、供應商或者項目經理本身的誤解。項目經理的職責是在項目的整個生命周期中起到督導、指導的作用，并利用來自公司其他領域的專家（SME）的知識來幫助執行項目。在這次疫情中，項目經理和其他職能小組專家不得不齊心協力應對相關變化，項目經理與領域專家密切合作的必要性變得非?，F實。

11.如果一個項目在預算之內并且按時完成，它將是成功的

信不信由你，很多項目都是在預算內按時完成的，但完全沒有達到交付目標。盡管預算、及時交付和質量是項目管理的基石，但還有許多其他考慮因素。最終可交付成果、項目執行方式、相關方滿意度、團隊協作以及很多其他因素都對項目的成敗有影響。重要的是要記住，隨著內部和外部環境的變化，預算和時間表雖然很重要，但可能不是成功的主要試金石。最終，相關方的需求也會在整個項目中發生變化，并決定項目是否成功。

12.項目在簽收后就完成了

當相關方接受可交付成果并簽字時，項目團隊成員會認為項目已經完成了。事實是，如果不花時間回顧經驗教訓（任何項目都會有經驗教訓），項目就不算真正完成。團隊成員可能會覺得學到的經驗教訓是重復性的學習和浪費時間，尤其是當他們只想繼續新項目時，但項目的這部分工作對于幫助團隊避免重蹈覆轍至關重要。在項目的這部分工作中，所有團隊成員都應該參與，以減少錯誤，為未來的客戶創造更多的價值。

本文作者Moira Alexander是《領先還是落后：鏈接戰略項目管理和思想領導力》的作者，并且是Lead-Her-Ship集團的創始人。她也是一名項目管理專業人士，是商業價格談話節目“技術開講”欄目的撰稿人和聯合主持人。Moira曾在美國和加拿大從事了20多年的商業（IS&T）和項目管理工作。

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