紙質檔案數字化工作實踐及探索

李福明

摘要：開展紙質檔案數字化工作是檔案信息化建設的重要內容，是推進建設規范數字檔案室的重要環節，是提高檔案使用效率的有效途徑。探索行之有效的管理措施，對推進紙質檔案數字化工作具有重要意義。

關鍵詞：紙質檔案;數字化;實踐;探索

1.前期調研情況

2020年，為推進紙質檔案數字化工作，組織各業務科室、專業服務公司對2019年以前的檔案建設工作進行了集中調研。

1.1文書檔案情況

街道黨政辦文書檔案300盒（3cm），已整理、裝盒。但，歸檔章要素及檔案卷盒填寫不完整，需進行補充完善;條目著錄和原文未進行數字化，未制作目錄。

拆遷檔案盒各業務處室檔案2000盒（3cm），已進行收集。但，未達到檔案規范化管理要求，需進行鑒定、整理、立件、歸檔;條目著錄和原文未進行數字化，未制作目錄。

1.2會計檔案情況

會計檔案1500盒。其中，會計憑證需整理換盒，填寫全宗、目錄、案卷號、附件張數等內容;會計賬本、報表需進行整理組卷。未進行條目著錄，未制作目錄。

1.3實物檔案情況

實物檔案100件，已收集管理。但，需進行整理、編目、歸檔;未進行條目著錄，未制作目錄。

1.4人事檔案情況

人事檔案60盒，已進行收集分類整理。但，需進行進一步鑒定、審核;未進行條目著錄，未制作目錄。

2.紙質檔案數字化工作實踐

2020年初，采取外包服務的方式，啟動紙質檔案數字化工作，采取以下步驟和措施。

2.1強化日常管理，科學系統整理紙質檔案，為數字化打好基礎

一是領導重視，責任到位。把檔案管理工作列入部門考核、個人崗位職責;二是有章可循，嚴格執行。制定《檔案保密制度》《檔案管理制度》《檔案室管理制度》《檔案整理歸檔制度》《檔案人員崗位職責》《檔案借（查）閱制度》等規章制度，堅持上年應歸檔材料，在本年2月底前完成立卷、歸檔、編號、編目、排列入柜任務;三是歸檔統一規范，數字化工作有根基。依據歸檔文件整理規則（DAT 22-2015），認真按照分類大綱，采取分年度、分類別、分保管期限等方法進行組卷，做到案卷裝具標準，歸檔齊全，分類科學。

2.2、提前編制預算，工作經費有保障

第一步，依據上一階段紙質檔案歸檔調研情況，分類編制綜合文書檔案、拆遷及業務檔案、會計檔案、實物檔案、人事檔案數字化加工經費預算。如：

第二步，將所需費用納入政府支出年度預算，保障經費。

2.3加工服務公司選聘及質量控制

第一步，編制檔案數字化加工項目購買服務方案。有幾個重要內容需特別注意。一要說明編制依據，如：國家、省、市相關文件、法規要求;二要在編制《X X X檔案數字化加工費用預算編制》的基礎上，進一步明細規范參數、工程量及控制單價。如：

三要依據省、市檔案中介服務機構管理有關規定，明確承接標準，如：具備提供本項服務所必需的設施、人員和專業技術能力。必須具有“云南省檔案數字化服務機構備案證書”，且證書在有效期內，等等;四要明確購買方式。根據《云南省人民政府辦公廳關于印發云南省2020年政府集中采購目錄及標準的通知》（云政辦函〔2020〕25號）文件規定，明確購買方式，如：集中采購機構采購項目及部門集中采購項目之外屬于分散采購，單項或批量金額在60萬元（不含）以下的項目，不屬于政府采購范圍，由單位按照內控、財務制度執行（按照以上文件要求，根據項目規模酌情確定）;五要明確評選條件。除應具備以上要求的承接標準外，建議綜合考慮單價和總額，綜合選定;六要明確結算方式。建議按中標單價、實際量結算。其他內容，根據需要酌情編制。

第二步，選聘服務公司。根據《檔案數字化加工項目購買服務方案》明確的購買方式，選聘服務公司，建議在省、市官方網站分布的“檔案服務機構備案情況公示”中選定。

第三步簽訂《項目服務合同》《保密協議》。合同約定事項要重點明確以下內容。一是中標報價清單，注意核對是否與競標報價清單一致;二是加工技術參數，進一步明細各個加工環境技術參數;三是安全保密，明確安全保密措施;其他事項根據合同規范確定?！侗Ｃ軈f議》要重點明確以下內容。一是明確保密空間;二是保密義務期限;三是明確保密內容;四是加工人員保密協議簽訂和日常教育;五是明確罰則。

第四步，提供加工條件。提供具備加工條件的場所，盡量與檔案室相連，避免長途移動檔案，造成檔案遺失、破損;提供具備保密要求的加工設備，如計算機、掃描儀、聲像采集設備、移動存儲介質等。

第五步，質量控制。設置專人負責督促檢查服務公司落實保密、安全管理、操作規范等工作，及內部協調工作;服務公司設置專人負責水、電及防盜安全及保密安全，負責督促落實檔案資料管理要求等工作。

第六步，組織驗收。下一步，將依據國家、省、市紙質檔案數字化制度，借鑒云南省檔案局研究成果《紙質檔案數字化驗收標準體系》，通過服務公司自檢、街道初驗、組織上級檔案部門專家驗收三個階段，對安全保密、檔案掃描、圖象處理、目錄建庫、數據掛接、文件級目錄及題名、檔案整理、數據備份等九個環節開展驗收工作。

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