檔案局現代化檔案管理工作研究

曲國成

摘要：檔案管理是一項復雜而艱巨的工作，傳統的檔案管理模式已經不能滿足時代發展的要求，制約著檔案局工作的發展，本文主要是針對檔案局現代化檔案管理工作的開展情況進行了深入的研究分析，通過結合本次研究，提出了一些自己的意見和建議，以此提高我局檔案管理的現代化水平，提升檔案管理的服務水平。

關鍵詞：檔案局;檔案管理工作;現代化

引?言

檔案局檔案管理工作有著非常重要的作用和意義，隨著經濟的發展和科學技術的進步，人們對檔案管理工作的方方面面都有了更高的要求，這就促使檔案局的檔案管理工作逐漸向著現代化、科技化的方向發展，未來必將發展成為一個綜合性的檔案信息管理工作，職責多樣化，不再是簡單的檔案管理。因此，為了滿足現代化檔案管理的要求，檔案局要與時俱進，改革創新，對現有的檔案管理方式方法進行優化。

1.存在的問題

1.1檔案存儲制度不完善?；鶎訖n案局的主要工作就是對本地區檔案的收錄、管理、查詢等業務，但是在實際工作中，檔案局卻存在著工作制度不完善的情況，造成這一問題的原因主要有兩個方面，一方面是我局自身在制度、工作流程等方面的問題，另一方面是其他有關部門之間不配合。有一些部門本應將檔案交由檔案局進行統一管理，但是他們更愿意自己管理自己的檔案，對于其他部門來說，自己管理檔案可以方便自己查找，但是這樣一來就會造成檔案管理局內部檔案收錄不全面，失去了本身工作的性質。

1.2人員設置不合理?；鶎訖n案局的檔案管理工作主要可分為兩大部分，一部分是檔案的整理、裝訂、錄入存檔及管理，另外一部分是檔案的查閱。其中，檔案查閱是檔案局的重要工作之一，也是對外開放的一個主要窗口，但是在實際工作中，我局沒有對這項工作給予更多的重視，因此在人員配備上，年齡結構偏大，沒有配備年輕的新鮮力量，往往會選擇安排一些年紀大，業務能力相對較弱，甚至對于信息化技術了解甚少，并不能夠熟練的操作電腦的人員，他們在接待來訪群眾時，電腦操作慢、不熟練，只能進行一些簡單的查閱，而且查閱速度慢，這就給檔案管理工作造成了很大的阻礙，需要我局對檔案查閱工作給予高度的重視。

1.3檔案管理施展空間有限?；鶎訖n案管理雖然已有了初步的規模，但是現如今各個行業都在不斷的發展和壯大，檔案局也需要加快改革發展的步伐，進行新一輪的革命，進行全新的規劃，這樣做的目的主要是為了更加方便人們查閱檔案和調取檔案。但是在實際的規劃過程中會遇到很多問題和阻礙，一是人手不足的問題，因為檔案常年積累，數量巨大，范圍廣，在重新整理的時候必將會花費大量的時間、人力、物力、財力等，二是很多基層檔案局雖然想要改善現狀，卻總是因為改革耗時太大，牽扯的精力太多，涉及到方方面面，人們總是安于現狀。

2. 改進措施

2.1完善檔案管理制度，健全檔案管理制度化流程。完善檔案管理制度是非常重要的，完善的制度是其他業務工作開展的基礎和前提。對于我局來說，急需完善現代化檔案管理制度，同時加強與其他有關部門建立密切合作聯系，將現代化電子信息技術和檔案管理工作相結合，借助計算機技術這一載體來開展各項檔案管理工作。計算機本身有著非常高的運算速度，這一點是人工所不能相比的，另外，計算機還擁有巨大的儲存空間，不需要很大的空間就能存儲大量的檔案信息，可以有效代替以往的紙質檔案，提高檔案管理的質量和效率，這對于提高檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。檔案管理流程要涉及檔案管理工作中的方方面面，如在檔案錄入過程中，需要對檔案的信息有詳細的描述，保障檔案信息的完整性和有效性，比如相關的人名、地點、時間、事件等。加強審核力度，如果發現檔案信息有誤或遺漏的地方，立刻對其修改和補充，重復部分予以刪除，進一步提高檔案信息的準確度。其次，要對檔案進行統一分類分號管理，現代化檔案管理工作對計算機技術有著非常大的依賴性，每一份紙質檔案資料我們都要進行電子化管理，將其逐一錄入到計算機中，為了保證日常檔案在檢索使用過程中的效率和效果，我們會按一定的規范和標準將檔案信息加以區分，進行統一分號。在進行檔案分類時，工作人員需要對檔案信息進行全面的整理、檢查和核對，避免因為人為等客觀因素失誤導致檔案信息出現混亂、雜亂現象。最后，需要對摘要進行規范，在檔案檢索過程中，為了進一步提高檔案檢索的效率，可以通過進一步規范和標準對檔案題名和摘要的方式，避免因為描述不清導致查找不到相關信息，失去準確性。

3.2加強工作人員自身素質的培養，培養現代化檔案管理人才。

基層檔案管理中工作人員的自身素質是非常重要的，他們是工作在檔案管理一線的人，對工作的開展有著重要的影響，首先應該能夠熟練的操作電腦，信息化時代，各行各業飛速發展，互聯網已經普及，熟練的操作電腦不僅可以提高工作效率，而且可以實現信息的實時傳輸，提高共享性。要想提高工作人員素質，就要定期開展學習培訓，掌握最前沿的信息化工作方式和手段，培養出一支有著現代化信息技術水平的專業型人才，這為今后檔案管理的創新性發展有著十分重要的意義。其次，現代化檔案管理人員還需要對專業的檔案管理知識有詳細的理解和掌握，專業性要強，因為檔案工作所涉及的專業知識范圍十分廣泛，種類繁多，要同時涉及較多的檔案管理內容，要求檔案管理人員需要對專業的知識有全面的理解和掌握，最好是專業對口，進行崗前培訓和考核，持證上崗，這才能更好的發揮出檔案管里人才的作用。最后，我局的工作人員還應該愛崗敬業，具有一定的敬業精神和無私奉獻精神，尤其是在接待群眾來訪者時，要耐心、細致，為群眾提供最優質的服務，認真的做好自己的本職工作。

3.3加強各個部門之間的交流和合作，提高檔案管理的技術和工作效率。要想從整體上更好的提升基層檔案管理局的工作，我們首先就應該加強各個部門之間的交流和溝通，不能封閉僵化，比如說，以往檔案管理局不能夠完整的、全面的收錄相關部門的檔案并不是其他部門不愿意合作，而是因為基層檔案管理局缺乏與其他部門的溝通和交流，合作性不強，所以加強各個部門之間溝通，是順利合作的一個良好開端，也為檔案局今后的規范化發展做了很好的鋪墊。

5 結語

在新時代，科學技術飛速發展的過程中互聯網逐漸普及，電子科技和信息技術現代化已經實現了全覆蓋，這既給我局的檔案管理工作改革帶來了巨大的發展機遇，同時也使得我局的檔案管理工作面臨著新的巨大挑戰。我局要充分借助“互聯網+”這一信息平臺載體，順應時代發展的潮流，檔案管理工作必然要朝著現代化的方向去發展。在實際的檔案管理工作中，不僅要有效的利用和結合先進的計算機信息技術，同時還需要對現代化的檔案管理工作制度進行優化和完善，培養一批具備現代化檔案管理知識的專業性人才，使的現代化檔案管理隊伍的水平和素養能有顯著地提高，能夠更好的完成各項檔案管理工作，使得檔案管理工作標準化、規范化，提高檔案管理的效率和效果，進一步促進我國社會經濟的又好又快發展。

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山東省棲霞市檔案局