醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值分析

鄧宇辰

[摘 要] 隨著社會經濟的發展，醫院綜合管理水平也在不斷提升，醫院檔案管理也對檔案的信息化建設提出了更高的要求。為了提升醫院的綜合服務水平，實現檔案信息化、網絡化管理是新時代醫院追求的終極目標，也是我國醫院檔案管理工作借助互聯網技術建立信息化檔案發展的重要契機。因此，現階段，在醫院檔案管理工作中，建立信息化檔案是醫院整體規劃和目標中的重要組成部分，是未來醫院更好服務于民眾的重要指標，是信息化時代發展的必然趨勢。

[關鍵詞] 醫院檔案管理;檔案信息化建設;作用及價值

中圖分類號： G271? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）17-0052-03

醫院檔案是醫院在日常服務經營中直接形成的以各種形式為依據的具有留存價值的原始憑證，其中包含很多重要的病例信息，對于醫院日后為病患提供更好的醫治服務具有非常重要的作用。因此，醫院檔案具有借鑒性和長久保存的價值?，F階段，隨著信息科技的發展，社會發展逐步走向信息化，而醫院檔案也應該放棄紙質保存的形式，與時俱進，選擇易保存、效率高、節省空間的信息化檔案管理方式，為醫院的人文服務和發展提供借鑒。目前，在醫院檔案管理工作中建立信息化檔案管理模式，已經成為醫院組織管理的重要部分，也給醫院檔案管理工作的優化和創新帶來了機遇。

一、醫院檔案管理的概念

醫院檔案管理是對醫療工作者具體工作流程的完整精確的記錄，是醫院實行高效管理的先決條件。醫院原始的檔案管理工作，缺乏完善的、科學的、高科技的管理方式，必然會給檔案管理人員的工作帶來一定的困難，還會降低醫院的綜合服務水平和服務質量。所以要想實現高效的檔案管理，檔案信息化建設是必經之路，也是適應現代化社會發展的必然趨勢，更是響應國家《檔案法》的重要舉措之一。

醫院檔案管理是醫院各個科室的醫護人員開展日常工作的具體流程日志，其包含日常工作人員出勤打卡和人事調動等人力資源管理的信息。所以醫院檔案管理工作與醫院日常的工作質量和管理水平有著不可分割的聯系，也與相關醫護工作人員的工作效率、工作態度、工作經驗有著密切的聯系。對于醫院的管理人員來講，一定要重視醫院的檔案管理工作，提高檔案管理的信息化和精細化管理水平，醫院的檔案信息化建設能為醫院的重大決策提供借鑒性意見，信息查詢便于對員工進行管理和崗位調動。通過不斷地提升檔案管理的水平，能促進醫院的整體服務管理水平和決策水平提升[1]。

二、醫院檔案管理建設信息化檔案的重要意義

（一）信息化檔案管理是社會生產力進步的必然趨勢

社會發展的信息化趨勢，預示著各行各業都要實現現代化建設，而醫院的檔案管理工作也不例外。醫院檔案管理實現網絡信息化建設，是醫院實現現代化發展的必經之路，是醫院在社會管理和服務工作中不斷深化和升級的具體表現之一，對于醫院日后的發展和建設具有非常重要的意義。信息化檔案的建設是醫院管理水平適應現代化社會和時代發展的必然趨勢，是社會生產力進步催生的必然結果。醫院實施檔案信息化建設是通過高超的互聯網技術建立信息化平臺，病患可以通過信息化平臺實現掛號、繳費、檢查、化驗、注射、處方、日志、病歷等一系列操作，代替原來的人工操作。通過網絡平臺實現了病患信息的共享，使各部門之間的工作無縫銜接，不但節省了人力物力和財力，還可以更好地為病患服務，節省病患及家屬的時間。檔案管理的信息化建設不但能更好地服務于病患，還可以給醫院帶來可觀的經濟效益，為醫院的長期可持續發展打下良好的基礎[2]。

（二）信息化檔案管理能為醫院的大型決策提供借鑒

醫院檔案檔案信息化建設，能對醫院的各類信息進行有效地整合分析，并分類存儲在信息化系統中。各部門通過信息化系統的共享功能可以隨時隨地查詢信息，是一種通過計算機將醫院的信息使用力度達到最高的方式。首先，檔案信息的存儲不但可以為醫院的醫患就醫帶來方便，還可以儲存病患的病史信息，尤其是一些有價值的怪病、大病的治療案例，對后期醫患前來就醫醫治具有非常大的借鑒作用。其次，醫院在進行一些大型的會議、做重大決策時，醫院的高層可以通過相關部門存儲在信息系統的檔案來了解醫院的現狀和未來發展情況，從而對醫院整體狀況做出合理的、可行性的改革，幫助醫院選擇正確的發展方向。最后，信息化檔案還可以將醫院工作人員的出勤管理等信息錄入系統中，醫院管理人員可以隨時對員工的出勤紀律進行查詢，使用起來非常方便且高效。通過檔案的信息化建設，可以將醫院的各類信息分別儲存起來，對醫院未來的發展和可持續經營具有至關重要的作用。

（三）信息化檔案建設提高了醫院檔案保管的安全性

過去的醫院檔案管理工作中，檔案都是以紙質的形式儲存。但因為紙質儲存的方式占用空間比較大，查閱起來相對比較困難，且時間長了紙張還容易損壞，造成檔案信息缺失等，導致醫院在紙質檔案儲存期間很少去翻閱檔案，對檔案管理工作也處于忽視的狀態，紙質檔案幾乎處于無人問津的情況。此外，紙質檔案儲存的空間也是有限的，醫院一般不會設立專門的檔案管理室。而是將檔案隨意存放在辦公室的儲物柜等地方，導致檔案經常出現發霉、損壞、缺失等現象。紙質檔案還存在被人篡改和盜竊的現象，雖然紙質檔案的查閱比較困難，但醫院的檔案信息還是非常重要的，非醫院內部人員不可隨意查看。因此，紙質檔案的儲存給醫院的發展帶來一系列困難。而信息化檔案自建設以來，檔案信息便脫離了紙質儲存的方式，而是分門別類地儲存在信息系統中，再也不怕檔案丟失、損壞和發霉。醫護人員和醫院管理人員可以隨時對檔案信息進行查閱借鑒，不僅節省了時間，提高了工作效率，還保證了檔案信息的安全性，避免出現檔案信息篡改和丟失的現象[3]。

（四）信息化檔案的建設有利于醫院醫療建設事業的發展

所謂醫療服務就是衛生技術人員遵照職業技術規范提供的照護生命、診治疾病的健康促進服務，以及為實現這些服務提供的藥品、醫療器械、救助運輸、病房住宿等服務。而國家醫療保障體系對社會醫療服務水平的評定標準依據的是各醫院的醫療信息，對各醫院的醫療信息匯總分析，最后得出平均值就是社會醫療服務水平。傳統的醫院檔案信息管理難以實現各醫院信息的共享性，給國家醫療衛生部門的工作開展帶來一定的困難，要想評定社會醫療服務水平的難度非常大。而隨著社會信息化建設的不斷發展，醫院實行了信息化檔案管理，不但實現了各醫院之間醫療信息的共享，還為相關醫院管理部門提供了可借鑒的醫院檔案信息，通過信息共享實現對各項醫療政策和條例的改革和更新，從而促進了我國醫院醫療建設事業的發展[4]。

三、醫院檔案管理中檔案信息化建設的重要舉措

醫院檔案信息化管理，不僅對醫院的未來發展具有重要意義，對社會醫療服務體系的發展也起到了非常積極的作用。未來，如何實現檔案信息化管理向更成熟的狀態發展，需要做到以下幾點。

（一）提高醫院對檔案信息化管理的重視程度

醫院的檔案信息化管理能夠提高醫患就醫的效率、便于管理人員對員工進行管理、為企業重大決策提供建設性意見、保證醫院的經濟效益等，對醫院未來的發展有著不可替代的作用。因此，醫院必須加強對檔案信息化管理的重視，上到管理人員，下到醫護人員都要從內心重視起檔案信息化管理的工作。首先，作為醫院的管理人員，要身先士卒，務必對醫院的信息化檔案建設工作有正確的認識和戰略方針，只有得到了管理人員的認可，信息化檔案管理工作才有實現的可能性。其次，對于檔案管理部門的工作人員來說，在檔案信息化建設的過程中一旦出現任何問題，都要及時向領導匯報，并給出可行性建議，保證信息化檔案建設工作的順利進行;對于一般的醫護工作人員來說，在平時的工作中，要注意及時將一些醫療信息錄入信息化系統中，保證信息錄入的完整性和即時性?？傊?，只有整家醫院自上而下地對信息化檔案建設工作加以重視，才能實現信息化檔案建設工作的順利實施。

（二）完善醫院檔案信息化管理系統

為了使醫院檔案信息化建設工作平穩運行，適應新時代社會發展的腳步，實現高度信息化發展、穩定和安全的信息化系統是必不可少的。醫院需要加強各部門之間的相互交流和協作，實現檔案信息的共享。同時建立一個起到監督作用的檔案信息安全管理部門，對信息化系統進行實時監控，保證檔案信息的完整性和安全性，保證檔案信息錄入的即時性，對于信息化系統中出現的問題及時反饋并做出整改措施。定期對計算機系統進行升級和維護，解決系統軟件以及計算機硬件系統中出現的問題，及時安裝和升級殺毒軟件，防止黑客和木馬入侵計算機，保證信息化管理系統的穩步安全運行[5]。

（三）提高醫院檔案管理人員的專業水平

隨著我國社會經濟的發展，人們對醫療服務水平和就醫體驗有了更高的要求，為了實現信息化檔案更好地為醫院的發展助力，在檔案管理人員的選拔上要更加嚴格，醫院檔案管理工作需要高素質、掌握新技術的工作人員。針對醫院檔案信息化建設步伐的加快，醫院所需要的檔案管理工作人員的數量也會隨之增加。在這種情況下，更容易出現選拔門檻變低，很多工作人員不經過崗前培訓就臨時上崗，甚至很多技術人員不是計算機專業的，只是為了滿足招聘人數而降低招聘門檻，這與醫院檔案信息化建設工作的宗旨相違背。因此，在醫院檔案信息化管理工作中，一定要加強對員工素質的培訓提升，員工不僅要熟練掌握檔案信息的信息化梳理、錄入和查閱等相關操作，還要求一個部門必須配備幾個專業的計算機專業的人才，定期對信息化系統進行升級更新，保證系統的安全穩定運行。對員工的思想品德教育工作也不可以松懈，后期醫院檔案信息的安全都要依靠管理人員的自覺。因此，對檔案管理人員的綜合素質的要求是保證信息化檔案管理工作穩步推進的基礎。

（四）加大醫院檔案信息化建設的資金投入力度

在信息化時代，信息的保密性是非常重要的，一個行業內部的數據一旦流出，就容易被犯罪分子或者同行截胡，極大影響著行業的發展前景。對于醫院這種保存著眾多個人信息的行業，一旦出現信息泄露，很容易被詐騙分子所利用，對醫患的人身和財產安全造成威脅，因此醫院對信息的保密度的要求很高。首先，要想提高檔案信息化系統的安全性和保密性，僅靠人力來進行日常的維護和升級是不夠的，還需要加強信息化系統的安全性，避免黑客和木馬病毒的入侵。這就需要醫院在加大信息化系統安全性的工作上增加資金投入，聘請高技術人才對信息系統進行維護，或者引入高保密性的信息系統來防止信息泄露。其次，醫院的信息化系統所儲存的檔案信息五花八門，信息量十分龐大，工作人員對檔案信息分類和管理的過程十分艱辛，通過引入高級的信息化系統來實現檔案信息的自動分類，在一定程度上可緩解工作人員的壓力，從而促進醫院檔案信息化建設事業的早日完成[6]。

（五）建立完善的檔案信息管理制度

根據《檔案法》第十三條規定，各級各類檔案館、機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于檔案的利用。對于醫院來說，其必須結合自身發展的特點和信息化檔案的管理特點，對日常經營中的檔案管理工作制定具體的實施制度，保證醫院檔案信息化管理有法可依、有制度可循，使醫院各項工作得到妥善實施。因此，醫院應響應國家《檔案法》的號召，重視檔案信息化建設過程中出現的一些計算機技術、系統設備的管理等問題，并制定檔案信息系統硬件管理處理辦法、聲像照片信息管理制度、檔案信息保密制度、員工行為約束制度等，在建立完善的檔案信息管理制度上保證檔案信息化建設的穩步進行。

四、結語

綜上所述，在醫院檔案信息管理工作中，檔案信息化管理對醫院的未來發展非常重要，不但能提高醫患的就醫效率、減少醫患排隊現象，還能促進醫院的長期發展，提升社會醫療服務水平。因此，信息化檔案管理為社會醫療事業的發展提供了強勁的動力。在醫院的日常經營運行中，醫院要積極響應國家《檔案法》的號召，加強對檔案信息管理各方面的制度制定，完善檔案信息化管理系統，提高檔案管理人員的綜合素質和對檔案信息管理的重視程度，使信息化檔案發揮最大的使用價值，為社會醫療事業的進步添磚加瓦。

參考文獻：

[1] 李青.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].健康大視野，2021（6）：281.

[2] 黃建福.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值分析[J].辦公室業務，2017（05）：47+62..

[3] 朱美霖.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值分析[J].健康之友，2018，000（016）：12.

[4] 張輝平.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].辦公室業務，2020（3）：62，64.

[5] 劉亞東.淺談醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].卷宗，2019，9（31）：122.

[6] 鄭強.分析醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值[J].卷宗，2021，11（3）：100.