信托項目會計檔案電子化的可行性分析

申維飛

摘要：針對目前信托公司在會計檔案管理中面臨的困境，從信息技術支持、相關法規施行情況和信托業務特點三方面對信托項目會計檔案電子化的可行性進行分析，并提出信托項目會計檔案電子化的實施路徑。

關鍵字：信托項目 會計檔案 電子化

隨著信托行業的不斷發展，傳統的紙質會計檔案管理模式給信托公司帶來巨大的壓力和挑戰，同時隨著信息技術的飛速發展，越來越多的會計資料以電子形式產生、傳輸，新《會計檔案管理辦法》的實施也為會計檔案電子化提供了法律依據，信托項目會計檔案電子化的條件日漸成熟。

一、傳統會計檔案管理模式下信托公司面臨的困境

首先，與傳統企業的會計核算相比，信托業務核算有其特殊性，導致會計檔案管理工作量大，管理成本高。根據信托公司管理辦法的規定，信托公司對所管理的信托業務以每個信托項目為會計核算主體，獨立建賬，單獨管理，并對每個信托項目單獨編制信托財務報表;對于一家信托公司少則幾百個，多則幾千個信托項目而言，就需要建成百上千個賬套，并對每個賬套單獨核算，單獨編制會計報表，在此情況下對所有的信托項目的會計檔案全部進行紙質歸檔，無疑給信托公司帶來巨大的壓力和挑戰。

從信托業務開展情況來看，信托業務投資于股票、債券等業務交易頻繁、且每天需要對各項資產進行估值、計提各項稅費，憑證量大，且隨著資管行業凈值化管理時代的到來，非標業務也需要進行估值，憑證數量將呈成倍增長，如果全部要進行紙質打印、紙質裝訂，將占用大量人力物力成本，增加管理成本，造成資源浪費。

其次，傳統檔案管理模式下原始憑證的獲取存在困難。以銀行回單為例，信托公司管理辦法規定每個信托項目需要單獨開立信托專戶，由于信托公司在全國展業信托專戶遍布全國的各家銀行，作為重要原始憑證的銀行回單和交易流水的收集存在很大困難，且傳遞過程中丟失回單的情況時有發生，給會計檔案的歸檔帶來很大困難。同時也因原始會計資料缺失，增加了信托公司的財務風險。

此外紙質會計檔案調閱不便。歸檔后的會計檔案一般由檔案管理部門統一保管，由于該類檔案的后續調閱頻繁，調閱不僅費時費力，還增加了檔案丟失和損毀風險，且紙質會計檔案沒有備份，一旦丟失損毀將造成無法挽回的損失。

二、信托項目會計檔案電子化的可行性分析

（一）電子簽名技術的發展，助推了電子化會計資料的普及化

隨著信息技術的不斷發展，特別是電子簽名技術的發展，電子化票據普及率越來越高，為信托項目會計檔案電子化提供了重要條件。2005年4月1日《中華人民共和國電子簽名法》的正式實施，明確了電子簽名的法律效力。隨著電子簽名技術的發展和電子簽名法律效力的明確，作為從外部接收的會計資料的電子化普及率越來越高，目前絕大多數銀行已開通銀行電子回單下載功能，電子發票也越來越多的得以應用。

（二）新《會計檔案管理辦法》為會計檔案電子化提供了法律依據

早在2012年中國證券投資基金業協會修訂的《證券投資基金會計核算業務指引》明確基金管理人與基金托管人在確?；饡嫏n案安全、可靠保存的前提下，基金會計檔案可采用紙、磁、光盤等方便實用、易于保管的介質保存。2015年財政部和國家檔案局對《會計檔案管理辦法》進行修訂，新《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號）已于2016年1月1日正式施行，其中明確規定企業可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。滿足一定條件的單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，滿足一定條件的從外部接收的電子會計資料且符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

（三）信托業務特點有利于會計檔案電子化的推行

信托業務與傳統企業業務相比，具有存續時間短，單個項目業務類型單一的特點，會計原始資料來源相對單一。此外，目前信托日常業務基本實現了全線上流程化管理，會計核算數據由前端業務系統傳輸至信托財務估值核算系統，流程線上化標準化程度高，符合單位內部電子形成的會計資料電子化保存條件，從外部接收的電子會計資料主要是銀行回單、交易流水、發票，隨著電子回單、電子發票的普及化，這些從外部接收的電子會計資料也能滿足《中華人民共和國電子簽名法》規定的簽名要求，符合外部接收的電子會計資料電子形式歸檔保存條件。

三、信托項目會計檔案電子化實施路徑分析

（一）搭建電子化會計檔案管理系統

對于電子化檔案管理系統搭建方案的選擇，既可以通過對原有的會計核算系統升級改造實現對電子會計檔案的管理功能，也可以搭建專門的電子化檔案管理系統，在專門的電子會計檔案管理系統中實現檔案管理的所有工作。從實操來看，目前主流的財務軟件實現會計核算和會計檔案一體化管理的案例相對較少，采用單獨搭建會計檔案管理系統對于信托公司來說更具可行性。在單獨搭建會計檔案管理系統的情況下，需要做好如下幾方面工作：

1、建立完善的檔案歸檔、保管規則

建立完善的檔案歸檔、保管規則，確保電子會計檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，滿足電子檔案長期保管要求。建立記賬憑證與原始憑證的關聯關系，會計憑證、會計賬簿、會計報表的關聯關系，滿足檔案歸檔要求，方便后續憑證檢索調閱。

2、設置歸檔校驗、審核機制，確保歸檔準確性、完整性

設置會計檔案歸檔的系統校驗規則，確保歸檔資料的真實性，確保檔案歸檔的準確性、完整性，同時設置經辦、審核、審批等必要的審簽程序，確保檔案管理的規范性，安全性，防范檔案被篡改風險。

3、實現會計檔案的智能化檢索和分析功能

通過設置多維度檢索條件，實現智能化檢索調閱會計檔案。通過對電子會計數據的深度開發和利用，可以為公司的決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息。

4、做好電子會計檔案備份

做好電子會計檔案備份，防范自然災害、意外事故以及人為破壞造成的檔案損毀風險，另外定期將電子會計檔案、元數據及其讀取平臺進行硬拷貝，下載到可脫機保存的載體上，并按時向檔案管理部門移交。

（二）推進RPA技術在會計檔案電子化中的應用

所謂的RPA技術是通過計算機編程或者輔助軟件模擬人類的操作，按照人類設計的規則執行流程任務，也就是所謂的流程機器人或軟件機器人。信托項目會計檔案管理很多環節存在重復性、無需人工決策的固定性流程化操作，符合RPA技術的應用場景。因此可以通過引入RPA技術在會計檔案電子化中的應用，提高會計檔案管理效率。例如可以通過RPA技術實現銀行回單等會計原始資料的自動下載存檔。目前銀行業已基本實現了回單電子化，通過RPA技術替代會計人員登錄銀行網銀、下載銀行回單這些重復性、不需要人工決策的工作，一方面提升了工作效率，另一方面也節省了人力成本。

（三）完善電子化下會計檔案管理制度

信托項目會計檔案由紙質轉化為電子化管理，其對應的檔案整理、歸檔、移交、保管、檢索、借閱等會發生根本性的變化，需要制定專門的電子化會計檔案管理制度，確保各個環節的規范性管理。

參考文獻：

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