檔案管理保密工作的重要性及策略

王迪

摘? 要：隨著我國社會的發展，各個領域的管理都不斷加強，檔案管理的作用不斷提高，體現在社會發展的各個領域。為了更好地進行檔案管理工作，滿足保密工作原則，需要制定科學的保密和管理制度，嚴格按照相關的要求進行規范操作，突出檔案內容的完整性，避免檔案信息出現流失和信息泄露的問題，促進我國社會進行穩步的發展。本文首先介紹了檔案管理保密工作的重要性，然后闡述了檔案管理保密工作的內容，分析檔案管理保密工作存在的問題，最后針對問題提出針對性解決措施。

關鍵詞：檔案管理? 保密工作? 重要性? 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2021）07（a）-0097-03

Importance and Strategy of Archives Management Confidentiality

WANG Di

（Party School of Hongxinglong Administration Bureau， Shuangyashan， Heilongjiang Province， 155800 China）

Abstract： With the development of our society， the management of various fields is constantly strengthened， and the role of archives management is continuously improved， which is reflected in various fields of social development. In order to better carry out the archives management and meet the confidentiality principles， it is necessary to formulate a scientific confidentiality and management system， standardize the operation in strict accordance with the relevant requirements， highlight the integrity of the archives content， avoid the loss and disclosure of archives information， and promote the steady development of our society. This paper first introduces the importance of archives management confidentiality， then expounds the contents of archives management confidentiality， analyzes the problems existing in archives management confidentiality， and finally puts forward targeted solutions to the problems.

Key Words： Archives management; Confidentiality; Importance; Strategy

隨著我國經濟機制改革，我國在檔案保密方面要求也不斷提高，尤其是對于檔案館的保密工作，需要制定科學的政策，加大資金的投入，優化檔案信息保密內容，提高檔案管理的質量和效率。在發展過程中，存在一些問題由于受到各因素影響，不能及時地保障檔案的保密性，導致檔案信息不完整，對于檔案信息分類不合理，沒有充分發揮檔案信息的價值，存在嚴重的安全隱患。因此，相關監督部門要設立專門的崗位進行檔案保密工作，保證檔案的真實性，促進社會經濟發展[1]。

1? 檔案管理保密工作的重要性

檔案管理工作是對于重要信息和保密內容的科學管理。我國各個領域的市場競爭都越發激烈，無論是人才和信息資源的要求越來越高，信息資源成為了具有較強競爭力的資源之一，對檔案保密工作具有重要影響。將重要的信息數據進行整理和記錄，可以有助于深入研究信息數據的內涵，挖掘信息數據的加害者，為市場競爭提供良好的指導[2]。對于檔案資料的管理，包括企業的保密信息，或者是國家安全的重要秘密，甚至軍事發展等，檔案信息的泄露，有可能對某個領域的安全造成重要影響。因此，需要加強對檔案保密工作的重視，做好檔案的管理和儲存[3]?，F今社會發展過程中，各個領域都已經應用互聯網技術，因此檔案保密工作中也需要應用互聯網技術，可以提高檔案保密管理的效率，但是這也提高了檔案管理的信息安全性。因此，檔案管理過程中要注重人員的專業性，遵守保密的原則，充分發揮檔案的作用，促進檔案管理的合理性。

2? 檔案管理保密工作的內容

2.1 加強檔案的分類管理

分類管理主要是為了在檔案查詢、借用時更加方便，有效地避免檔案內容的混亂，可以依據實際情況，對檔案信息進行科學的分析，從而更加有針對性地進行檔案類別的整理，明確檔案保密工作的內容，充分發揮檔案的價值和作用，保證檔案信息的真實性[4]。同時，還需要對檔案保密信息的管理期限進行明確，促進檔案信息的完整性，避免對保密信息內容產生不利影響。在進行管理時，需要對保密檔案的密級進行分級，進行獨立的保存和裝訂，提高檔案管理的安全性。

2.2 檔案庫房的管理

為了更好地加強檔案保密工作，需要對檔案建立庫房，按照不同的類別，進行分類存放，防止檔案信息無法快速的調取。同時，建立檔案庫房，可以避免檔案發生丟失，要加強檔案庫房的管理，建立完善的管理制度，保證制度執行的規范性和合理性。尤其是針對檔案庫、辦公室和閱覽室，這3個地方需要分別管理，按照內容和要求遵守相應的原則，并派專人負責管理，保證檔案內容的保密性，同時還應加大資金的投入，滿足保密管理的硬件和軟件需求。

2.3 涉密檔案的管理

檔案管理包括很多內容，涉及很多機密信息，因此需要加強對檔案保密工作的管理。如果檔案保密工作管理時，出現了檔案內容泄露或檔案丟失，這不利于我國的經濟發展和安全，因此，需要加強涉密檔案的管理，完善管理制度的同時，采取有針對性的措施，提高檔案管理工作的效率[5]。

3? 檔案管理保密工作存在的問題

3.1 軟硬件設施不齊全

檔案管理工作是檔案館的主要工作。但是部分檔案機構缺乏對檔案的管理，沒有配置專業的人員和檔案儲存室，工作中沒有提供檔案管理保密性的基礎條件，針對檔案信息的外泄問題無法有效的解決。因此，隨著檔案管理的發展，需要建立單獨的檔案室，提高檔案儲存庫房的環境，避免紙質文件損壞。

3.2 檔案管理制度不完善

目前，我國對檔案保密工作的管理力度不斷增強，但是在實踐中仍然存在很多不利因素，限制檔案管理工作的質量，降低了檔案管理工作的效率，甚至檔案信息保密性低和不完整。由于沒有制定科學的檔案管理制度，在各個環節中存在安全隱患，尤其是檔案的借閱過程中，存在對檔案的損壞等情況，由于制度的缺乏造成工作中缺乏依據，不能規范地進行管理，這也造成了檔案工作保密管理不到位的情況。

3.3 不重視對檔案保密工作

檔案工作涉及很多的內容，如果不重視檔案管理，沒有建立科學的制度，則工作人員在實踐中，就缺乏相應的管理依據，導致檔案管理工作效率的降低，這就降低檔案保密工作的管理質量，造成檔案管理安全防護程度不足，影響檔案管理的安全性。對檔案進行管理可以促進檔案管理的發展，還可以收集更多的有價值的信息，促進社會經濟的發展。但是在實際工作中，不能僅單一地進行管理，還需要保證檔案的使用過程不出現泄密問題，否則可能導致嚴重的后果。

4? 加強檔案管理保密工作的策略

4.1 完善檔案管理制度

一是要建立科學管理制度，在工作中可以不斷的完善制度內容，促進檔案管理工作的開展，并安排專人進行管理。二是提高工作的執行力和效率，約束檔案保密工作管理。三是明確劃分管理內容和使用權限，相關人員要認真負責，嚴格遵守保密管理的制度，提高自身的保密意識[6]。如果檔案內容出現泄露，需要按照法律法規進行責任的追究，杜絕檔案信息的泄露。

4.2 對檔案保密工作的一體化管理

檔案保密工作中需要對工作內容進行科學的劃分，實現檔案保密管理的一體化。因此，檔案管理人員要明確崗位職責，在工作中要加強與各個部門的溝通協作，加強對檔案信息的整理，保證檔案信息內容的完整性。同時，加強檔案管理的一體化建設，建立信息管理平臺，做好日常的網絡系統的安全維護，創建保密工作一體化發展環境。

4.3 做好檔案庫房管理和保密工作

檔案庫房管理中的保密工作，想要提高檔案資源的安全性，管理人員需要重視檔案的庫房管理，這是提高保密管理的基礎。而檔案庫房建立需要符合國家的相關標準。為了避免涉密檔案中的信息泄漏，檔案庫房的選擇不應在辦公室地下室，需要將庫房設計在附近的角落。對檔案庫房還需要加強防護，做好門窗加固，保密庫房四周應布設監控攝像頭，周圍門窗還需加裝安全網。同時，庫房與辦公室或閱覽室要分開。在檔案庫房要設置專業進行監管，嚴格執行相關制度，對于陌生人員應不得入內。提高對保險柜或防盜門等設備的安全防護[7]。

4.4 促進檔案管理人員保密意識的提高

在檔案保密工作中人的因素是最為重要的，檔案管理人員了解很多的秘密。因此，需要架起那個對檔案管理人員的涉密教育和警示，提高檔案人員的保密意識，樹立正確的安全意識教育觀。

檔案管理人員首先思想上要高度重視，要有責任感、使命感、要有事業心，要樹立強烈的保密意識，認真學習并遵守保密法律和規定，學習保密工作的規律和技巧，針對檔案工作的各個環節，建立完善有力的保密制度，以制度做保障，堵塞漏洞，在具體操作中要嚴格遵守制度，確保萬無一失。

此外，我國已經全面進入了信息化社會，檔案信息化建設也在不斷加快，因此檔案管理人員要提升自身的網絡安全保密意識，并努力學習信息管理的相關知識和內容。保證檔案管理人員可以快速學習新技能和新技術，建立完善的檔案知識系統，以專業知識為主體，以計算機網絡知識為輔助，培養復合型檔案人員。

4.5 做好檔案歸檔整理過程中的保密工作

要對檔案保密期限和保管期限2個概念進行明確。保管期限的原則是可以正確的鑒別檔案的歷史作用和現實意義，依據單位和社會對工作的需要，確定檔案的保存價值，進而判定檔案的保管期限。而保密期限是依據國家秘密如果在一定的時間發生泄漏，可能帶來的安全隱患和利益損壞而考慮的。其表示該國家秘密在一定期限是受到法律保護，具有法律效力的。

在檔案歸檔整理過程中，檔案的保管期限與保密期限要認真的區分，還要注意對涉密檔案進行科學分類，以及對密級的著錄標識，即在歸檔文件目錄的密級欄中著錄密級，以便在檔案管理的其他環節和信息化建設中對密級文件的識別和管理。對于絕密文件要單獨保存，對于非密檔案和絕密檔案要進行認真的分類保管，避免混卷出現信息泄漏的問題，同時不利于今后檔案的使用。

4.6 正確處理好檔案保密與利用的關系

對于國家機密的保護是每個公民應盡的義務，也是檔案管理人員的職責。在工作中檔案管理人員應加強對檔案保密的重視，不能存在重視保護而忽視利用的問題。如果大量存儲的檔案不能有效的利用，不能使有用的人可以全面掌握情況，則檔案的價值也無法發揮。檔案管理人員的價值也難以體現。檔案部門需要創新理念，在做好保密工作的同時，需要優化管理職能，為領導決策服好務，機密檔案要加強保密，但是保密不代表不可以利用，而是要做好限制，只保管不利用毫無意義。因此，需要在保密的基礎上做好檔案利用，避免對國家安全和利益造成損失。

首先，在利用中要根據實際情況，根據利用者的性質、身份，分級確定利用者的利用權限，規定不同的審批手續，提供不同密級、不同范圍的檔案。利用涉密檔案，要嚴格控制利用，利用者要符合《保密法》的規定條件，要經過涉密檔案單位領導批準才能查閱，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。檔案管理的制度要簡潔明確，促進執行，在實踐中不斷完善。

其次，在檔案利用過程中做好對利用者和檔案的監督管理。在提供檔案利用時，根據不同的利用對象和利用目的，有針對地對利用者進行監督管理，防止撕頁或涂改檔案。對一些不愛護檔案的利用者，及時提醒。檔案借閱歸還后，及時仔細歸還檔案，以便及時發現問題進行處理，挽回損失，保證安全。

5? 結語

總之，檔案工作科學化和規范化是今后的發展趨勢，檔案管理中保密工作是重要的職責。今后的工作中，需要樹立正確的檔案保密意識，提高檔案管理水平和質量，創新檔案保密方式，擴寬保密的思路，促進檔案事業的發展。

參考文獻

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