檔案管理信息化的科學發展路徑與創新探析

趙春艷

（醫療保險服務中心，山西 忻州 036599）

引言

在信息化高速發展的時代，將網絡技術充分運用在事業單位的發展過程中是社會發展的必然趨勢，檔案管理工作對于事業單位的發展有著十分重要的影響，做好檔案管理工作，不僅能夠保證事業單位穩定發展，還能讓其更好地適應當前快速變化的時代背景。在未來的發展過程中事業單位必須將更多的時間和注意力放在檔案管理的信息化建設上，對原有的檔案管理理念進行轉變，充分意識到對檔案管理進行信息化轉變的重要性。采取多樣化的措施不斷加快單位檔案信息化建設，通過這樣的方式推動事業單位管理邁向全新的階段。

一、事業單位檔案管理信息化的重要性

（一）提高工作效率

事業單位在進行檔案管理信息化建設的過程中，具有許多積極意義，其中最重要的一個意義就是能夠有效提高工作效率。信息化建設完成以后，可以讓檔案管理工作人員隨時對所需的檔案信息進行調取，可以高效完成歸檔處理工作，整個檔案管理工作可以實時進行更新。進行信息化建設以后，可以讓工作人員更加快速地對檔案內部的相關信息進行搜索，工作人員的工作大量減少，同時還能有效提高檔案管理工作的質量和效率。

（二）保持了檔案原貌

事業單位檔案信息化建設，能夠有效保留檔案最原始的面貌，管理人員只需要通過掃描儀和數碼相機等先進的設備對原文件進行掃描，就能直接將原文檔的數據信息存入管理軟件中，通過這樣的方式能夠在不改變檔案原貌的基礎上，高效對檔案信息進行管理，通過這樣的方式不會再出現檔案信息丟失和不全的情況。

（三）便于檢索與查詢

事業單位的檔案管理工作相較于其他工作較為繁雜，在管理的過程中需要對大量的數據信息進行整理和分類，這在一定程度上加大了管理人員的工作難度。在傳統的管理過程中，由于沒有先進的技術作為支持，導致整個檢索和查詢工作變得非常困難，但是進行信息化建設以后則能更方便地進行檢索和查詢。檔案管理信息化建設可以提供模糊檢索和高級檢索等功能，這些功能能夠有效提高檔案管理工作的效率和質量，通過借助網絡可以設置專用的通道，這樣能夠有效實現遠程查詢檔案信息的目標，能夠有效克服傳統檔案管理模式受時間和空間的限制，這樣能夠將檔案的作用更好地發揮出來，同時整個管理工作也會變得更加高效。

（四）分級管理，利于保密

事業單位在進行檔案管理信息化建設后，有各種先進的設備會被應用在檔案管理中，其中最為常見的包括掃描儀、數碼照相機等設備。這些先進設備的利用能夠有效實現分級管理，在利用掃描儀的過程中可以將文檔瞬間轉移到相應的系統中，可以第一時間對文檔的內容進行查看，通過分級管理的方式能夠更好地對檔案進行保密。分級管理的模式設置了相應的查閱權限，這樣能夠對一些機密檔案進行高效管理，防止檔案在查閱的過程中出現遺失和泄露的情況。相關工作人員在對檔案進行查閱時，還會進行相應的行為記錄，這能更好地對檔案進行安全管理。

二、檔案管理信息化科學發展的困境

檔案管理工作廣泛存在于我國各類型的事業單位當中，至今已經持續發展了數十年，但由于檔案管理工作大都屬于事業單位中的非效益部門，導致很多事業單位檔案管理工作的開展比較落后。雖然在現代事業單位管理理念普及的近幾年這一問題得到了部分緩解，但檔案管理信息化科學發展仍面臨比較多的困境，其中比較常見的困境主要體現在如下三個方面：

（一）管理者沒有意識到檔案管理信息化科學發展的重要性

管理者沒有意識到檔案管理信息化科學發展的重要性是困擾我國事業單位檔案管理信息化發展的主要問題，最近幾年，在檔案管理信息化蓬勃發展的趨勢下，管理者雖然對檔案管理信息化的重視度越來越高，但仍有很多管理者只是在表面上意識到了這一工作的重要性，并沒有督促這一管理工作的落實，也限制了他們分配到檔案管理信息化發展工作上的資源，從而阻礙了檔案管理信息化科學發展的腳步。

（二）單位檔案管理團隊專業性不強

在傳統檔案管理工作思維的影響下，很多單位的檔案管理工作比較不受重視，其檔案管理人員崗位福利待遇、晉升平臺不夠完善，從而導致很多單位這一崗位人員專業性不強，流失嚴重。這在很大程度上影響了單位檔案管理信息化發展舉措的落實，也阻礙了這一管理工作創新發展的腳步，進而為單位的持續、穩定發展埋下隱患。

（三）單位檔案管理工作與信息化技術的融合度比較低

從事業單位開展檔案管理信息化工作的實際情況可以發現，部分單位檔案管理工作者認為只要將計算機應用到檔案管理過程中就算是將檔案管理和信息技術融合到了一起，這一片面思維不僅影響了檔案管理工作科學發展的腳步，也在源頭上阻礙了檔案管理工作者在檔案管理信息化工作領域的創新，導致檔案管理和信息化技術發展相脫離，削弱了檔案管理信息化科學發展的成效。

三、推動檔案管理信息化科學發展的創新路徑

（一）優化管理者對檔案管理信息化科學發展的重視度

只有保證事業單位管理者對檔案管理信息化科學發展的關注度、重視度，才能為后續事業單位檔案管理工作的開展提供源源不斷的動力，進而實現檔案管理劃時代發展的目標。

首先，管理者應緊跟國家對事業單位檔案管理提出的新要求，學習、探索更多有關檔案管理信息化科學發展的知識，借此為后續制訂科學、高效的檔案管理信息化發展方案打下基礎。比如，后續推動檔案管理信息化科學發展時，管理者可以定期深入到基層檔案管理信息化工作中去，了解單位檔案管理信息化發展的不足，而后帶著問題深入檔案管理信息化知識學習中去，借此為后續制訂更科學的發展方案儲備知識。

其次，管理者應在分配發展資金、制訂發展方案時結合單位發展的實際情況，適度將發展的天平傾斜到單位檔案管理信息化發展中去，以此為檔案管理信息化科學發展提供動力，保障這一工作的落實。比如，管理者應盡量保證檔案管理信息化發展過程中軟件、硬件設備的更新，以此確保這一信息化科學發展舉措的落實。

再次，管理者更應對事業單位現有的檔案管理信息化制度作出完善，明確單位內各個部門在推動檔案管理信息化發展時所應承擔的職責，并通過設計覆蓋檔案管理工作考核制度的方式督促單位員工參與到這一過程中來，以此收獲助推檔案管理信息化發展的效果。

（二）組建更強的檔案管理信息化科學創新發展團隊

檔案管理信息化管理團隊作為助推這一管理工作科學發展的原動力，這一團隊的專業性、創新性直接影響是否能持續性地推動檔案管理信息化工作的科學發展。所以，在未來助推檔案管理信息化科學發展時，管理者應根據單位未來發展的需求，逐步完善檔案管理信息化團隊的組成，借此確保這一工作的科學發展。

首先，管理者可以結合未來事業檔案管理信息化發展的需求吸納更多同時具備專業技能、專業素養的人才，通過為團隊注入新鮮血液的方式確保這一管理工作的信息化發展。比如，在未來推動檔案管理信息化科學發展時，一方面，管理者可以適度優化檔案管理信息化工作者自我成長、晉升的平臺，為他們提供更多接觸、了解信息化技術的渠道，以此完善這一團隊建設；另一方面，管理者可以將“考核末位淘汰”的制度運用到助推檔案管理信息化發展中去，通過明確獎懲制度的方式激勵工作人員科學發展檔案管理的積極性，進而保障檔案管理信息化的科學發展。

其次，管理者可以深化事業單位與高校之間的溝通，推動“校企合作”育人模式落實的同時，為單位輸送更多符合自身檔案管理信息化科學發展需求的人才。比如，在未來助推檔案管理信息化科學發展的過程中，管理者可以將事業單位對檔案管理專業人才的需求傳遞給學校，為學校優化培養檔案管理人才方案提供參考，同時也可以與學校簽訂定向培養合作協議，以此確保后續事業檔案管理信息化人才的儲備，為檔案管理信息化科學發展提供保障。

（三）結合管理信息化發展的需求科學融入信息技術

隨著現代科學技術優化、改革腳步的推進，可以被應用在檔案管理工作中的信息技術也在發生著改變，基于此，管理者也應緊跟社會信息技術發展的步伐，及時優化單位檔案管理信息化科學發展的軟硬件，只有這樣才能確保檔案管理工作的發展與時俱進，進而收獲更好的檔案管理效果。

首先，在智能信息技術發展的今天，管理者可以嘗試將智能化（如“物聯網”技術等）、自動化技術應用到助推檔案管理信息化科學發展的過程中去，憑借這些創新、高效的信息技術帶動檔案管理信息化的科學發展。

其次，管理者可以嘗試整合事業單位現有的檔案管理信息化資源，逐步打造具備自身單位特色的檔案管理信息化系統，將各項有關檔案管理、服務的功能都集中到這一系統中，以此提高單位檔案管理信息化發展的效率，收獲更好的檔案管理信息化效果。

（四）引進配套設施，提高安全性和穩定性

提高預算比例，配置與檔案管理信息化建設相適應的高質量、性能優良的軟硬件設施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設備損毀概率，切實提高檔案管理信息化的安全性和穩定性。與此同時，各事業檔案管理部門還應根據自身發展水平，開發出適合自身事業檔案管理部門的信息化系統，對檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對電子檔案進行全程規范管理，掌握扎實的計算機技術和網絡安全防護知識，對新舊檔案資源實施統一規劃和管理，根據實際情況制訂長遠規劃，將檔案改革工作落到實處。

（五）確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創新過程中，所有工作都是以計算機網絡技術為基礎展開的，即所有檔案信息管理任務都要通過信息網絡這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網絡具有較強的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網絡特性不同程度的負面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統一上傳并存儲在云盤當中，當存儲檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時，就會發生檔案資料丟失及損毀等嚴重后果。對此，就可采用檔案資源備份的方式實現對資源信息資源的妥善保存和管理，同時，也應加強網絡安全手段，比如及時建立防火墻等，并施行事業內部信息訪問安全制度，設置相應的檔案信息訪問權限，同時采用密碼校驗制度，這樣才能夠最大限度地避免檔案信息丟失。

結語

綜上所述，事業單位在發展過程中要對檔案進行信息化建設，改變傳統的管理理念和管理模式，積極利用先進的技術手段，更加快速地對檔案信息進行管理，避免檔案信息出現遺漏和丟失的情況，加強對檔案的安全性管理，通過這樣的方式能夠推動事業單位獲得更好發展，同時使檔案管理水平能得到有效提高。