淺談網絡環境下檔案信息化安全問題及工作策略

郭中原

摘 要：社會不斷發展，科學技術也得到良好的發展，如今，越來越多的企業在工作中運用到科學技術。其中，很多檔案相關機構已經通過科學技術建立起檔案信息網，這一改變也為人民服務提供了巨大的便利條件，當然，信息化技術和網絡技術廣泛運用使得現階段的檔案管理工作進入了新的發展階段。但是，由于缺乏法律規范、管理人員缺乏安全保密意識、網絡環境不穩定等不良因素，導致檔案信息化進展過程中頻頻出現嚴重問題。

關鍵詞：網絡環境;檔案信息化;安全問題;工作策略

當今科學技術快速發展，各行各業也順應發展趨勢，將先進的科學技術廣泛運用到日常運營當中。其中，檔案備份作為民生基本記錄工作的重要環節，信息化建設成為其必然的發展趨勢，相關企業將科學技術融入平日檔案管理工作當中，給人們的登記過程提供了極大便利。雖然科學技術不斷發展創新，但是安全系統并不完善，再加上部分管理人員的工作責任意識不夠強，在檔案信息化發展過程中會出現了一系列不良狀況。本篇文章探討在網絡環境下檔案信息化安全問題及工作策略。

一、檔案信息化的概念

檔案信息化是在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和利用。也就是說，紙質版的檔案備份經過科學技術數字化編輯，轉換成為各種文本文檔、計算機圖形、網頁內容、相關視頻等形式，再通過磁帶、網盤、儲存卡等進行儲存和集中管理工作。

科學技術不斷創新改革，人們開發出了許多網絡科學技術平臺資源，并且將其運用到日常生活、學習以及工作當中。這些網絡資源極大程度方便了我們的生活，但是，在其運行過程中也不斷暴露出很多問題，這些問題對于工作進度也造成了不良影響，逐漸受到大家的關注。其中，檔案信息化作為近些年來的重要發展職業，人們對于它的工作進度也十分關注，對于它暴露出來的問題，經過不斷深入研究，探索出了一些解決措施。

二、檔案信息化的特征

1.檔案信息化的多樣性

在科學技術較為落后時，人們用紙和筆記錄下自己的生平事跡等，形式也較為單一。隨著人們年齡增長，經歷越來越豐富，需要記錄的東西越來越多，紙質版本的檔案備份過程就顯得格外笨重麻煩。隨著科學技術不斷發展，人們將檔案信息化，利用計算機將檔案備份進行數字化轉換，編輯成為各種形式的文本文檔、音頻、視頻以及圖片等，同時，檔案信息的儲存模式也可以相互轉換。有了這些豐富的記錄方式，人們可以按照自身的需求和愛好進行選擇，檔案的備份形式也就有了豐富多樣的方式。

2.檔案信息化的載體

檔案信息化一定是以計算機語言為編輯載體的，檔案信息的輸入、管理以及遠程輸送等行為，都是借助于計算機設備和網絡技術加以實現的。由此可見，實用的計算機設備是檔案信息化工作的前提條件。了解了檔案信息化管理工作的載體后，人們便掌握了檔案管理工作的重要基礎設備。

這樣一來，在很大程度上減輕了人們對于檔案管理工作的研究程度，人們只要熟練掌握計算機科學技術的相關內容，就能夠保證相關網絡環境的安全及保密性，也能夠極高程度地確保檔案信息的完整性。

3.檔案信息化的“三性”

檔案信息化都是運用計算機網絡技術來進行實現的，即利用計算機設備技術將檔案內容進行編輯轉換，因此檔案信息也非常容易利用計算機技術進行更改。這使得檔案信息化擁有了易控制性、可轉換性和易丟失性。這三種性質對于檔案管理工作都有著非常大的阻礙，人們要針對每一種不良性質，研究出具有針對性的解決措施，著力于從根本上解決檔案信息化的三種不良性質。

三、保證檔案信息安全性的重要意義

檔案是人們生活行為的重要記錄手段，是人們把握客觀規律的重要依據，現如今的檔案信息工作分為三個方面：第一，檔案信息的記錄內容，這是檔案的組成部分，是重要基礎工作;第二，檔案信息的形成形式，這是檔案信息展露在人們視線內的外在表現;第三，是檔案信息的管理工作。這三個階段，環環相扣，每一個環節對于檔案信息的完整性都有著至關重要的影響。當然，檔案信息化是檔案管理工作的必要發展趨勢，使檔案管理部門的工作從封閉走向開放，可以說，信息化改革措施是檔案管理工作的主要動力。如今我們進入了信息化時代，這一時代發展的主要特征是：信息產生量大，需求量也明顯提高，而且信息內容也逐漸豐富。隨著人們生活水平的不斷提高，人們的思想觀念也在不斷改變，對于文化內容的需求也越來越高。由此看來，檔案管理工作不僅要在自身查找借閱方面進行改革，也要努力切合時代發展，與文化教育、社會發展情況相結合，盡力滿足人們對文化不斷提高的需求度。這樣一來，檔案信息化工作的要求也就又上了一個臺階，相關工作人員要清晰地認識到自己這份工作的內涵和意義，明確自己肩負的工作使命，不斷促進檔案信息化工作的發展。

如今科學技術發展迅速，與各行各業工作進展都有著很緊密的融合。其中檔案信息技術與科學技術的有效融合已達到一定境界，先進的科學技術在一定程度上促進了檔案錄入的信息化過程，有效提高了檔案信息的收集和錄入效率。但是網絡技術是一把雙刃劍，它在便利我們工作的同時，也對于檔案信息的安全系統提出了更高的要求。在檔案信息化的推進過程中，科學技術有效提高了檔案信息的錄入效率，保證了檔案信息的完整性，但這也就意味著相關檔案管理人員要進一步加強檔案信息的收集和安全管理工作，充分認識其重要性和必要性，并且掌握相關安全管理措施。并對工作過程中暴露出的不安全問題，及時進行糾正更改，自覺將有價值的信息進行保存。

四、檔案信息化的安全性問題

任何事業的發展都不可能一帆風順，檔案信息化建設也是如此，在其發展過程中，人們的思想見解不斷擴大，其技術含量也不斷提升，這在很大程度上對其安全性能提高了要求。

1.檔案信息化管理制度不完善

檔案信息化管理工作是檔案記錄工作的最終環節，如果在這一環節放松了警惕，那么一旦出現問題，就會導致整個檔案受損，造成不可預估的損失。雖然科學技術不斷發展，對人們的生活品質有著積極的促進作用，但網絡環境的不安全性也為人們帶來了很多困擾。尤其在當下社會發展過程中，科學技術網絡空間不斷暴露出很多缺點，引得各界廣泛關注，我國也對網絡空間安全制定出一系列法律制度，然而這些法律制度并不是很完善。并且，一些檔案管理機構對于檔案管理制度的重視程度不夠，采取的管理措施單一，相關管理人員的檔案保密能力不高，導致檔案信息丟失、破壞和泄露情況發生。相關管理機構必須重視檔案安全管理工作，不斷加大管理力度，著力于保護檔案信息的安全性和保密性。

2.檔案信息化的保存不夠完整

檔案信息化是需要利用計算機技術進行編輯的，通過磁帶、網絡硬盤、光碟等載體進行儲存管理，而這些儲存設備對于檔案的修改、轉移、復制甚至是刪除都是永久性且不留痕跡的，導致檔案難以保證其完整性及原始性。此外，相關內部檔案管理人員工作責任心不強，導致檔案信息丟失或泄露。檔案管理不妥善也會導致檔案信息的丟失和無法讀取，非常不利于檔案信息化工作的推進。

3.檔案信息化傳輸過程存在的問題

檔案信息化的傳輸過程也是一個重要的操作環節，但是目前來看，檔案信息化在傳輸過程中存在易泄露和易被破壞的問題。上文提到很多次，檔案信息化是利用計算機語言技術進行編輯轉換的，然而網絡環境本身就存在許多不安全因素。這樣一來，檔案信息在利用網絡技術進行傳導過程中，容易受到木馬程序、網絡病毒、黑客攻擊等不良因素的影響和破壞，甚至能夠導致檔案信息的泄露，從而造成檔案信息的丟失和缺損。

五、檔案信息化安全問題的對應策略

檔案信息化推進過程中，人們對其不斷暴露的問題進行研究，經過長期實踐，找到了合適的解決措施。當然，檔案管理工作還在不斷發展，其中不完善的地方也得到有效改正，只要不斷創新，就能推進檔案信息化改革工作的進展。

1.國家健全相關政策制度，相關機構完善策略

目前來看，科學技術不斷發展，與人們的生活聯系也變得越來越緊密，但是，相關法律制度并沒有緊跟上，國家要根據時代發展，將現有的信息安全法不斷完善，保護檔案信息的安全性。當然，檔案信息的操作關鍵是在相關機構中完成的，這就要求相關檔案管理機構要認真依法來進行管理工作，同時自身也要重視并制定出嚴格的管理政策，加大檔案安全性的保證品質，從而減少檔案信息的丟失與破壞。

2.提升檔案管理人員的自身素質

檔案信息的管理工作最重要環節是保存，那么，與各個環節相關的工作人員，要不斷提高自身管理素質，加強自身的保密能力，保證檔案信息的嚴謹和隱秘。當然，管理人員自身需要完善，相關管理機構也要改變招聘規則。首先，要重視面試人員的職業素質，挑選出優秀的、保密性高的責任型管理人員。其次，管理人員也要精通計算機相關知識，在檔案信息網絡化過程中一旦出現問題，管理人員能及時進行糾正維護，避免檔案信息被網絡病毒、黑客、垃圾郵件等不良因素破壞和影響，保證檔案信息的網絡安全。同時，相關管理人員也要提高自身的服務意識，在如今的檔案管理工作過程中，很多管理人員都處于被動的工作狀態，這種工作狀態對于檔案信息的采集工作有著不良的影響。在網絡環境下，管理人員要更加積極主動地進行工作，樹立起強烈的服務意識，積極為客戶提供主動的檔案信息錄入服務，態度要友好并滿足客戶的相關要求。此外，管理人員也要利用先進的網絡技術，不斷完善網絡信息的內容和形式，積極促進檔案信息資源的開發和利用，從而使客戶得到全方位的優質服務。

3.檔案信息在發布時的安全性

由于網絡安全性質極其不穩定，在網絡公布檔案信息過程中，要對信息進行細致篩選，對于沒有保密價值的檔案信息，相關人員可以將其發布到網上，方便人們使用關鍵詞進行查詢了解。但是，只要涉及人們的居住地址、工作單位、商業信息等關鍵信息時，工作人員決不能將此發到網上，可以只提供閱讀目錄，并且工作人員也要利用先進的科學技術對這些保密價值高的信息進行保護，如可利用身份認證、人臉識別等保密方式對其安全進行保護。而那些涉及國家秘密的信息是要求絕對保密的，禁止以任何形式發布，保證檔案信息不被非法閱讀、丟失、修改。

4.完善檔案信息管理方面的相關軟件

檔案信息的載體是計算機語言，對于老化的網絡設備管理部門要及時維修、更新換代，加大檔案信息相關設備的資金投入力度，先進的設備對于檔案信息采集的效率有著重要的作用。管理人員可以利用先進的網絡技術開發出完整的檔案信息錄入庫，并對相關軟件及時進行修整和更新，定期對檔案信息進行錄入和整理，利用網絡科技建成的檔案信息平臺，將錄入的檔案信息集中記錄，便于管理人員進行統一管理。這樣一來，檔案管理工作就更加方便，管理效率也得到很大提升。檔案信息化工作主要利用先進的科學技術，這就要求相關軟件的加固升級，工作人員要定期對其進行殺毒和更新，保證軟件內部的安全性。

5.將檔案信息進行分類管理

做任何一件事情，如果是有條有理的進行，就能夠讓我們更加輕松、方便快捷地完成，檔案管理工作也是如此。相關管理人員在整理檔案信息時，要按照統一的標準將檔案信息進行整合、分類。不同的檔案信息保密價值不同，管理人員按照檔案信息的保密價值高低將其分類，對于不同層次的檔案信息采取不同的管理方式。另外，在檔案信息利用網絡技術進行傳輸過程中，對于傳輸風險較大的檔案信息，要有針對性地設立出檔案管理措施，利用科學技術對檔案信息的傳輸過程進行加密保護，有效規避傳輸過程中可能遇到的不安全因素，從而降低風險發生的可能性，使檔案信息管理工作更加有條不紊地進行。只有做到層層把關，每關都認真仔細的篩選調整，才能夠最大程度減少相關風險的發生。

6.開展在線咨詢服務環節

在科學技術不斷發展情況下，我們的生活節奏也在不斷加快，為了追求迅速，我們在閱讀信息時往往會更注意信息的時效性和真實性，因此，為了更好地適應社會發展，檔案信息化工作也要加快網絡化、數字化的進程，通過積極開展在線咨詢服務環節，深入了解客戶的閱讀趨向，積極滿足用戶的使用要求。在這個過程中，工作人員可以利用網絡技術創建相關網頁進行宣傳，通過瀏覽網頁和數據平臺來了解相關檔案信息。這樣就為群眾和檔案部門之間架起溝通聯絡的橋梁，提高檔案信息的服務水平，方便群眾與檔案管理部門的信息交流。

六、結束語

網絡環境對于檔案信息化工作有著積極的促進作用，同時也帶來了具有挑戰性的難題。其中，檔案信息的安全性管理是人們關注的焦點，在檔案記錄過程中，要保證檔案的完整性和保密性，需要國家、相關管理機構、工作人員的共同協作才能完成。國家要出臺相關政策;相關管理機構要根據自身的發展狀況，制定適合的管理策略;工作人員要加強自身素質的提高，保證檔案信息的保密性。當然，任何事業的發展都會經歷一番風雨，只要我們不放棄，齊心協力就能為檔案信息化工作創造出一個和諧的工作環境。

參考文獻：

[1]茹志娜.高校檔案信息化管理安全策略探討[J].蘭臺世界，2018

（作者單位：西安開放大學）