衛生系統檔案數字化管理或探索

張小峰

摘要：隨著經濟的不斷發展，衛生系統檔案數字化管理是時代發展的必然結果，衛生系統檔案管理工作應當積極向數字化方向進行轉變。傳統的檔案管理形式已經無法滿足現階段的檔案管理要求，這需要衛生系統檔案管理人員積極探索數字化管理道路。

關鍵詞：衛生系統;檔案;數字化管理

引言

檔案是指對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料。隨著計算機信息技術的發展，檔案管理數字化已成為必然的趨勢。檔案管理數字化的前提是檔案信息的數字化。檔案信息數字化是一種新型檔案信息形態，是計算機大量應用于管理的必然結果。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，在現代信息技術普遍應用的基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。

1檔案數字化建設的必要性

檔案數字化是建立在現代信息技術普遍應用基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。長期以來，我國檔案管理存在若干弊端：①檔案信息共享性差各部門檔案分開管理，各自為政，存在無序性、孤立性、存放分散性的缺陷，也未實現文檔一體化管理，故難以形成可綜合利用的檔案信息資源;②管理手段方式滯后受時間、地點、從事人員等條件的制約，造成檔案材料收集、整理等工作方式單一、提供利用方式被動、工作量巨大，但效率低;③檔案安全系數低提供利用方式主要以調閱紙質檔案原件為主，檔案的頻繁出入庫，易造成原件磨損、丟失，影響檔案原件的壽命;④缺乏現代化的開發利用手段傳統的管理模式缺乏引進、利用當今科學管理信息，檢索速度慢、查詢精度不夠、檔案利用率低，不能迅速、準確、廣泛地傳遞檔案信息，嚴重地制約了醫院檔案信息價值的發揮。

2衛生系統檔案數字化管理現狀分析

2.1工作的繁雜性

工作的繁雜性在衛生系統檔案管理中普遍存在。在衛生系統中，檔案綜合管理部門作為信息管理的綜合部門，不僅要管理文案工作，還要延伸到很多部門，如人力資源部門、科研部門、設備管理部門和財務管理部門等?，F階段，雖然醫療衛生單位已經逐步實現了檔案信息化管理，但檔案信息涉及的內容種類繁多，有文案、財務、設備、人力資源和科學研究等相關內容，仍然需要很大的工作量。由此可見，檔案信息化管理建設工作具有一定的繁雜性，需要進一步深化。

2.2檔案綜合管理缺乏優秀人才

高素質的頂尖人才是實現衛生系統檔案信息化管理的前提條件。這些高素質人才具備專業的知識和技能，能夠采用先進的信息化管理方法，完善檔案信息化管理，而且能有效管理軟件和設施，最終形成一套完善的管理規章制度。另外，相關的工作人員應具有管理知識，計算機知識和網絡安全管理的知識，一旦出現網絡異常，這些工作人員能夠及時處理。因此，在衛生系統檔案信息化管理中，優秀的專業人才是最寶貴的資源。另外，由衛生系統檔案管理系統于儲存復雜、信息量大，出現了兼容性問題，這些問題的解決都需要優秀的專業人才。只有引進和培養優秀的專業人才，才能實現檔案管理系統的穩定，促進檔案管理信息化的發展。

2.3缺乏完善的規范體系

對于衛生系統檔案信息管理工作來講，其開展正常工作的前提和保障，是具有規范和標準的基礎工作。但在現階段衛生系統檔案信息管理工作中，因為缺乏完善的規范體系，導致檔案資料質量較低，各類檔案的著錄細則具有較差的兼容性和軟件移植性，自動化甚至形同虛設。同時，業務基礎工作的標準化和規范性不統一，對衛生系統檔案的信息化建設會形成嚴重的制約。

3衛生系統檔案數字化管理策略的探索

3.1建立統一規范的標準化管理體系

在當前衛生系統檔案管理工作中，要想及時解決存在的問題，衛生系統就必須對當前的管理體系進行全面改革，實現檔案管理與現代信息技術的緊密結合，建立一個統一規范的標準化管理體系，促進衛生系統檔案管理信息化工作的有效實施與發展。在衛生系統信息化管理工作中，工作人員要對檔案進行標準化、規范化、統一化的系統管理，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行有效的分類管理與保存，以此來促進衛生系統檔案管理更有邏輯性與專業性，促進衛生系統檔案資料充分發揮自身的價值。

3.2大力培養高素質人才

無論什么系統那個領域都需要高素質的人才。檔案信息化管理的重點因素之一就是人才，這些優秀的人才能夠充分了解檔案管理部門的基礎設備、檔案管理的內容，能在電子檔案的管理中發揮重要作用。為了更好地培養高素質人才，可以在工作環境上下功夫，努力創造出一個良好的工作環境，提供最好的基礎設備設施，在留住人才的同時，充分發揮這些人才的能力。高素質人才的培養離不開培訓。要加強檔案業務人員培訓，定期的培訓有利于提高他們的綜合能力。檔案部門要加強對檔案人員進行檔案現代化知識的培訓，積極引進信息化建設人才，培養和造就一批懂信息技術、熟悉檔案業務的復合型人才，促進檔案事業持續快速健康發展。另外，為了強化部門之間的合作交流，可以成立一套交流機制，使人才之間能夠不斷的交流，以達到共同進步的目的，只有這樣才能實現技術和知識的突破。最后，通過便捷的網絡，相關人員要學會自主學習，不斷提升自我。要積極組織開展檔案信息化建設理論研討和技術交流活動，努力營造學習高新技術知識的良好環境氛圍。

3.3采取安全措施保障衛生系統檔案信息管理的安全

為了更好地完善衛生系統信息化建設，需要采取以下安全措施：首先，一旦有安全隱患存在，工作人員需要對危險的大小進行評估，并對這些有隱患的檔案信息進行重點保護。其次，工作人員需要給檔案劃分相應的安全等級，對檔案數據的安全性進行評估。制定切實可行的安全方案，真正解決實際問題。同時，為了對檔案信息系統的安全性提供保障，醫療衛生系統需要對一些先進的技術，如防火墻和電子加密、用戶信息認證等充分利用。在這些技術中，能取得良好效果的就是防火墻，它能減少中病毒的概率，對計算機訪問危險網站有效避免。而確保檔案信息安全的另一個重要的方式，就是電子加密技術，具體可采取以下兩種加密方式：一是加密儲存收到的數據。二是傳送加密后的數據。最后，在衛生系統檔案信息化管理中，系統需要驗證相關人員的登錄信息，由此使衛生檔案信息管理系統的安全性得到一定程度的保障。

結束語

總而言之，在衛生健康系統檔案管理中，為了保證各項資源的高效化、安全性管理，檔案管理者需要認識到信息化資源建設的重要性，通過對衛生健康系統檔案特點的分析，及時發現以往檔案管理中存在的問題，通過檔案管理人員責任意識的強化及安全管理能力的提升，保證檔案信息化工作的穩步進行，以便全面提高檔案管理工作的質量。一般情況下，在衛生健康系統檔案信息化管理中，應該規范信息化的管理制度，通過信息化管理內容的完善，強調檔案信息化管理中安全內容落實的重要性，全面提高檔案管理的質量，滿足衛生健康系統檔案管理工作的可持續發展需求。

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