企業聲像檔案數字化管理的實現探討

歐陽珍

【摘 要】聲像檔案是企業檔案資源的重要組成部分，它用更加直觀、形象的方式再現了歷史事件的發生和經過，見證著企業每個時期的風雨歷程和足跡。隨著信息技術、影像技術的迅猛發展，數字聲像成為聲像檔案的主要形式，如果利用好信息化手段做好聲像檔案的數字化管理已成為檔案部門工作的重中之重。本文結合聲像檔案的特點從必要性、實現基礎、實現目標、關鍵技術等方面探討了企業聲像檔案數字化管理的實現。

【關鍵詞】聲像檔案；數字化管理；探討

1 企業聲像檔案數字化管理的必要性

1.1 企業聲像檔案的傳統管理方式存在的問題

聲像檔案的工作任務主要包括：采集、歸檔、保存和備份以及編輯利用。在傳統管理方式中，聲像檔案的歸檔、保存和備份主要依靠人工操作，這就容易產生聲像檔案檢索利用效率低、容易丟失的問題。

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄 。在信息化技術的背景下，聲像檔案主要為數字照片、數字錄音、數字視頻，這就需要以數字載體進行保存和管理。在傳統管理方式中，聲像檔案散亂的存儲在各個硬盤空間以及存放在檔案防磁柜，無法進行統一保存和管理，嚴重降低了聲像檔案的利用效率。

聲像檔案數字化管理可以借助信息技術實現聲像檔案管理全過程的自動化、電子化，不僅可以提高聲像檔案的管理、檢索效率從而減少人力物力成本，同時可以使聲像檔案工作人員專注于聲像檔案的編研工作：制作圖片冊以及專題紀錄片等。

1.2 聲像檔案數字化管理適應聲像檔案的獨特性

與紙質檔案相比，聲像檔案具有載體多樣性和時效性的特點。隨著社會進步，聲像設備更加先進和多樣，如數碼相機、攝像機、數碼編輯機等，相應產生的形式有數碼照片、錄像帶、各種光盤等。載體多樣性對聲像檔案的管理和應用提出了新要求。同時聲像檔案時效性較強。它信息存儲量大，傳播速度快，可制成專題或新聞及時發布利用，而數字化管理能夠針對其特點進行科學管理和有效利用。

2 企業聲像檔案數字化管理的實現基礎

2.1 企業聲像檔案的主要內容

聲像檔案是指企業在科研、生產、建設和日常管理等社會實踐活動中形成的、具有保存價值的照片（含底片）、錄像、錄音等聲像制品及其文字說明材料。企業聲像檔案是企業發展和歷史的真實、立體的記錄。企業數字聲像檔案指企業在科研、生產、建設和日常管理等社會實踐活動中形成的、具有保存價值的數字音頻、數字視頻、數字照片文件，并輔以相應的數字化著錄信息的歷史記錄。聲像檔案工作內容包括收集、整理、歸檔、保存、備份、編輯、提供利用等。

根據企業實際，聲像檔案可以大致分為以下幾類：

1）新聞宣傳類

主要包括黨、政、工、團重大會議、活動形成的聲像材料；單位重大慶典活動中形成的聲像材料；單位領導、模范、先進集體聲像材料；領導視察、來訪參觀時形成的聲像材料等。

2）科研項目類

主要包括科研項目重大節點（工作會議、儀式、評審會等）、項目技術改造形成的聲像材料；科研管理、科技成果鑒定、重要方案論證、科技會議形成的聲像材料等。

3）基本建設類

主要指基本建設（開工前原貌、基礎工程、主體工程、竣工后新貌、基本建設中的其他方面）、技術改造中形成的聲像材料；設備管理、動力設施等聲像材料。

4）講學、培訓類

主要包括外賓講學、外聘教師授課、重大學術會議形成的聲像材料；國際學術活動形成的聲像材料等。

5）其他類

未納入以上幾大類的活動中形成的聲像材料。如重大事件、事故及處理情況中形成的聲像材料等。

企業聲像檔案數字化管理中，可以依據聲像檔案的主要內容建立多層次的目錄樹，從而提高聲像檔案檢索、利用的效率。

2.2 企業聲像檔案的著錄標準

《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-95）對傳統載體的聲像檔案著錄制定了要求和標準。目前，企業聲像檔案主要為數字聲像檔案，國家檔案局制定的《數字聲像檔案著錄規則》尚在征求意見階段。企業可以結合自身實際從著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目等方面制定聲像檔案的著錄標準（如表1），為聲像檔案的數字化管理提供建庫基礎，確保聲像數字化管理著錄要素齊全，為企業間聲像檔案信息的交換提供元數據信息標準，從而實現聲像檔案數字資源庫的共享共建。

2.3 企業聲像檔案的分類與編號

根據企業聲像檔案的內容和形式，可分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案三類。在數字化管理過程中，可以按照三大類進行管理（如表2）。

為聲像檔案設定編號規則，可以在聲像檔案數字化管理中實現自動編號和組卷。編號規則可以采用如“類號-年度-流水號”的形式。

3 聲像檔案數字化管理的實現目標

企業聲像檔案數字化管理的目標是以企業聲像信息元數據為基礎，覆蓋整個企業，滿足企業多種數據格式的聲像檔案全生命周期管理的聲像檔案數字化管理系統，使其具有數據著錄，歸檔保存、資料掛接、檢索利用、實時控制等功能，達到快速有效地信息交換和資源共享。

主要建設內容是設計與實現聲像檔案數字化管理系統，包括針對聲像檔案數據設計與建立數據庫，構建相應數據訪問層，設計實現管理、利用、信息服務等業務功能，并為系統其他模塊提供接口，如自動歸檔和檢索模塊。

3.1 網絡建設

聲像檔案的利用面對不用的用戶和需求有不同的網絡實現方式。企業一般可以通過兩個層次來實現信息共享與訪問。一是，支持企業內部服務的內部業務專網供企業內部使用；二是，支持相關人員通過虛擬專用網使用。兩者的有機結合確保了網絡服務全覆蓋。

3.2 數據庫建設

聲像檔案數據庫主要包括：目錄數據、實體數據、著錄項目數據、檢索工具數據、元數據，設計數據庫時應為聲像數據建立相對獨立的表格與視圖。照片、錄像、音頻檔案，統一存檔格式，分別保存和管理，便于進行數字化管理和檢索。

3.3 存儲系統設計

由于聲像檔案數字化管理需要實現流媒體播放，而流媒體播放的應用特點是大量的順序文件的訪問，因此對存儲系統的要求是能夠提供高數據吞吐量，滿足在線流媒體服務的高并發數據訪問要求。原始數據的讀取能力是流媒體服務器最大的性能瓶頸，因此在設計聲像檔案存儲系統的過程中，可以通過磁盤陣列的Raid技術和SAN存儲技術，打破單塊硬盤數據吞吐量有限和網絡帶寬有限的瓶頸，利用多塊磁盤同時并發讀寫，提高流媒體文件讀取的速度。

3.4 備份系統設計

根據《電子文件歸檔與管理規范》，電子文件要進行多套保存。為確保聲像檔案的安全，需要設計一個可以實時在線備份聲像檔案數字文件的系統，可以使用目前比較通用的Lan-free備份技術通過局域網將聲像檔案從源系統備份到磁帶庫或其它存儲載體上，這樣就減少了對網絡帶寬的占用，提高了備份的效率。

3.5 功能設計與開發

聲像檔案數字化管理開發的功能模塊集管理、歸檔、檢索、統計、利用等操作于一體，采用圖片瀏覽插件技術和流媒體技術，支持多種圖片、視頻文件格式，實現瀏覽、放大、縮小等照片操作功能和視頻的在線播放功能。

4 企業聲像檔案數字化管理的關鍵技術

4.1 圖像動態拖拽瀏覽和圖像瀏覽插件技術

企業聲像檔案數字化管理離不開對照片的操作，包括查看、放大、縮小、拖拽等，而且需要動態實時地操作。結合信息技術的發展趨勢，可以利用div+css、javascript 等開發出來的基于網絡的動態控件來滿足需求，同時可以采用圖紙瀏覽插件技術，支持多種圖片文件格式，并進行測量、批注、查詢、打印等操作。

4.2 流媒體技術和頁面嵌入播放器技術

聲像檔案數字化管理需要實現視頻在線播放，而聲像視頻文件信息量很大，在網絡上傳輸音/ 視頻信息可以采用流式傳輸的方法。其原則是：數據流由流媒體服務器向用戶計算機連續、實時地傳送，客戶機不必等到整個文件全部下載完畢，只需經過幾秒的啟動延時即可觀看。采用邊播放、邊下載、邊丟棄的方式，節省了客戶端存儲空間，有效利用帶寬，并真正實現作品防下載保護。為實現流媒體傳輸， 可以選用流媒體服務器Microsoft 公司的Windows Media，它支持MPEG等多種影像格式，結合JavaScript實現了嵌入式頁面播放器，能夠支持在線瀏覽和在線下載。

4.3 與其它系統建立接口的技術

在企業信息化進程中，為滿足企業發展需求，會開發出多個業務系統，為提高聲像檔案檢索利用的多樣化，可以采用Web服務技術為其它業務系統提供程序調用的接口，從而實現多個檢索入口。同時，可以采用Web服務技術與聲像資料拍攝部門的相關系統建立接口，實現聲像檔案實時自動歸檔。

4.4 報表定制功能

在聲像檔案手動歸檔過程中，需要接收人和移交人填寫聲像檔案移交單和聲像制品信息表，在聲像檔案數字化管理過程中，可以實現在線的自動歸檔，這就需要數字化管理中可以實現報表的定制，制作聲像檔案移交單和聲像制品信息表的報表，并由數字化管理系統自動生成相關報表，從而實現聲像檔案管理過程的全數字化。

5 結論

企業聲像檔案作為記載歷史、服務現實、承接未來的重要載體，在企業發展過程中發揮著不可替代的作用，聲像檔案的數字化管理顯得意義重大。本文結合聲像檔案的特點分析了傳統聲像檔案管理方式的弊端，闡述了聲像檔案數字化管理的必要性和實現目標；文中所闡述的關鍵技術應用是企業聲像數字化管理實現的一種探索實踐，為同類實踐提供借鑒。企業聲像檔案數字化管理的實現將會為企業發展帶來更多服務，為企業可持續發展提供決策服務，帶來社會和經濟效益。

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[責任編輯：楊玉潔]