新時期水電工程項目檔案的規范化管理

周 黎

（阿壩水電開發有限公司 四川省阿壩藏族羌族自治州 624000）

水電工程關系著千家萬戶的生活實際，水電工程項目的有序推進對人民生活質量的保證有著重要的意義。水電工程項目開展過程中的材料、報告、圖紙、協議等內容都是十分重要的檔案文件，也是項目管理人員需要進行規范化存檔及使用的重要信息。水電工程項目檔案的規范化管理對工程的順利實施有著重要的意義。

水電工程項目檔案管理存在問題

管理制度相對落后。水電工程項目實施過程中涉及的檔案信息繁雜且具有較強的專業性，需要一套完整的管理制度對其做出有效管控。但現有的管理制度大多存在權責分配不清晰、各部門之間合作性不強及整體流程不完整等問題。大部分水電工程項目規模都較大，其中涉及的工作人員眾多且施工專業性要求較高，因此必須建立科學高效的檔案管理制度才能將所有信息完整有序地進行歸檔整理并方便項目人員隨時調取，從而為施工的順利推進提供材料支持。目前的水電工程項目檔案管理制度普遍都比較落后，嚴重阻礙著項目的有序推進，同時也拖慢了整體施工進程。水電工程項目包含大量復雜的工程數據，這些數據需要管理人員利用科學的管理制度進行分配和調控，因此科學的檔案管理制度不僅是項目成功的保障，也同時為相關建設工作及建設人員提供支持與幫助。

管理人員素質參差不齊。新時期水電工程項目檔案管理的規范化進程離不開檔案管理人員專業技能的支持。然而很多水電工程項目的檔案管理人員都存在著意識薄弱、素質參差不齊等問題。部分檔案管理人員無法對檔案管理工作形成科學清晰的認識，在工作中僅僅做到了簡單歸檔和保存，但卻并沒有對收取的檔案進行正確的分類管理，同時對檔案的使用也不夠熟練。這些情況導致的后果就是水電工程項目檔案管理制度形同虛設。管理人員素質不高的問題還很可能會導致檔案數據出現嚴重紕漏，從而影響施工進度及項目整體質量。檔案信息失真意味著項目真實信息的缺失，最終帶來的后果就是項目推進缺乏必要的數據支撐，施工工作無法開展，導致工期被拖延，甚至出現項目停工等情況。

水電工程項目檔案管理人員缺乏專業的技能和責任感，整體素質有待提高。同時由于項目方對檔案工作不夠重視，往往并不會派遣專職人員承擔檔案管理工作，負責檔案管理的人員大多數情況下都是兼任且工資不高，這就導致了其工作積極性的降低。工資待遇的不合理還會進一步導致工作效率的持續降低，相關人員的專業素質也更加難以提升，由此產生惡性循環。水電工程項目單位想要擺脫這樣的局面，必須制定科學的規劃和策略并努力提升檔案管理人員專業素質，建立健全人才培養機制，為項目檔案管理的規范化進程培養優秀的專業人才。

促進水電工程項目檔案管理規范化的重要性

提高項目單位經營水平。檔案管理工作是工程規劃施工全流程中極其關鍵的一部分，其中記錄的各類工程數據和信息是項目建設有序推進的依據和支撐，因此項目單位應建立完善的檔案管理制度，不斷促進水電工程項目檔案管理規范化發展，這是項目成功的保障也是項目單位提高自身能力的關鍵。項目單位只有對檔案管理進行規范化建設，才能不斷積累豐富的項目成功經驗，從而在業內樹立良好的口碑，繼而獲得更多的項目機會。企業的生產活動離不開信息資源的支持，準確的信息資源可為企業項目的開展建立堅實的理論基礎，也為后續具體實施方案的制定提供科學依據。完善的檔案管理制度是企業良好發展的體現，也是企業不斷提高管理能力及經營水平的標準之一，因此各單位應努力提升本單位水電工程項目檔案管理規范化水平，為提高本單位整體經營發展水平夯實基礎。

提高項目質量水平。水電工程項目檔案資料是項目建設工作的歷史憑證，其貫穿于項目生產、維護、驗收等環節之中，同時也是提升項目建設質量的關鍵手段。規范完備的檔案可在一定程度上為項目人員制定施工方案節省時間，并增加項目方案的精確性及科學性，從而從根本上為項目的開展規避風險并提高項目完成質量。

新時期水電工程項目檔案規范化管理的特點

內容特點。水電工程項目檔案的規范化管理在內容和形式上都存在一定的特點。水電工程檔案信息應包括水電建設活動中的各類文字、圖表、影像等記錄。而規范化的水電工程項目檔案信息應該是完整且確切的。以規范化管理模式獲取到的項目檔案資料應包含勘測、施工、竣工等多個流程的詳細內容，其中涉及的信息專業性較高同時又相互聯系，在此基礎上產生的材料和文件具有綜合性和多樣性的特點。

形式特點。隨著新時期水電工程項目檔案管理方式的不斷更新，一套規范化的檔案管理模式應具備一定信息化的特點?，F代檔案管理制度引入網絡技術手段，檔案管理變得更加高效和科學，規范化管理的目標也因此更易實現。檔案管理信息化是新時期水電工程項目規范化進程的必經之路，信息化手段有效地彌補了傳統檔案管理模式刻板及低效的問題，更新了規范化管理的形式，也大幅度提高了檔案管理制度的創新性。水電工程項目檔案規范化管理是一種必然趨勢，其在內容和形式上都具有明顯的時代特點，需要檔案管理人員深刻研究并精準剖析，從而依據特點制定出有效的管理策略。

新時期水電工程項目檔案規范化管理策略

健全管理制度。制度是實踐的保障，對于水電工程項目檔案管理工作來說尤其如此。管理制度不健全是目前水電工程項目檔案管理規范化進程受到阻礙的一個重要原因。要從源頭上保障水電工程項目檔案管理的規范化水平，應在檔案管理科學化大框架之下制定一系列檔案管理政策，完善規范化管理機制，以制度為準繩提高水電工程項目檔案管理質量。制度的健全離不開項目各方的通力協作。項目單位應為項目實施過程中涉及的各部門明確權利與義務，同時督促各方將相關的項目信息進行合理收取和歸檔，并定期上傳至檔案庫。檔案管理人員應采取科學的手段對從各方收集到的資料進行嚴格分類并做出適當標注，方便后期調取及參考。權責清晰、流程完備、落實合理、監督有效是健全水電工程項目檔案管理制度，推動項目檔案規范化進程的有效方式。

提高管理人員素質。提高水電工程項目檔案管理人員素質也是提升管理規范化水平的措施之一。各單位應加大宣傳力度，加強項目各方對檔案管理工作重要性的認識，并著重引導管理人員學習相關知識，深刻了解水電工程項目檔案信息的作用并提高規范化管理意識。相關企業應針對項目特點建立一支由專業人員組成的檔案管理團隊，減少不必要的人員流動，保證檔案管理工作的連貫性及穩定性。同時相關單位還可利用內外部選拔相結合的方式，從專業院?；騼炔科渌块T選拔出具備專業技能與素質的管理人才。

各單位還應定期開展水電工程項目檔案管理規范化知識培訓，鼓勵檔案管理人員自主學習檔案管理相關知識，深刻領會檔案管理精髓，提高實際操作水平。在進行專業技能學習的同時，管理人員還應不斷培養工作責任心，將做好檔案管理工作的決心應用到實際的項目中。另外，除了開展相關培訓之外，各單位還應建立嚴格的檔案管理獎懲機制，定期對管理人員的工作質量和效果做出評估。對于表現優秀的人員，單位應在內部進行公開表揚并進行物質獎勵。對于表現欠佳的人員，單位可著重對其進行一對一培訓，幫助其發現工作中的問題并重點解決。

檔案管理數字化建設。新時期水電工程項目檔案的規范化管理必須緊緊跟隨時代的步伐，利用先進的信息技術為檔案管理規范化進程提供更多可能性。由于水電工程項目涉及的檔案信息錯綜復雜且種類繁多，僅僅依靠人工手段進行歸檔整理往往會力不從心，因此利用數字化手段建立統一的檔案管理系統就顯得尤為重要。

相關單位可在項目各方之間建立一套以云端共享為基礎的數字化網絡信息交互系統，保證所有文件可以通過部分加密的形式在各工程方之間進行發送和共享，同時所有文件在上傳的過程中可自動備份并嚴格儲存，方便各單位在后期施工過程中進行查驗和使用。新時期水電工程項目檔案的規范化管理應以信息建設為基準建立數字化檔案館，將項目施工過程中涉及的數據信息以數字化存儲的方式保存在數字檔案館中。數字化檔案館可協助檔案管理人員對大量的項目文件進行歸檔整理，節省管理人員工作時間的同時也有效提高了檔案信息的準確率。同時數字化檔案館可隨著施工進度同步對項目信息進行更新及完善，避免了信息的滯后與缺失。

檔案管理數字化建設是新時期工程項目體制化規范化建設的有力支撐和具體呈現，也是深化水電工程項目檔案管理創新發展的有效推動力。

完善水電工程項目檔案監督制度。不同時期的水電工程項目包含著不同的發展特點，但不論如何發展變化，檔案的規范化管理都離不開各方的監督與管控。工程項目的監督管理工作由監理單位開展，同時需嚴格遵守項目監管制度。監理單位的工作既包括對項目實施的效果和質量進行監督，還包括對項目檔案進行管理和指導。完善水電工程項目檔案監督制度，定期對檔案資料的歸檔方式、完整性、準確性等內容進行嚴格檢查，發現問題及時解決，可有效提高檔案管理工作的質量水平，保證檔案存儲及利用的規范性。

探討新時期水電工程項目檔案的規范化管理策略應從實際出發，分析目前存在的問題，探究其重要性及特點，從而針對這三個維度提出解決方案，為水電工程項目檔案管理的規范化進程帶來新的啟示。本文從四個角度出發為檔案規范化管理提出了四種方案，管理人員可以此為基礎制定合適的策略，為水電工程項目管理尋求新的發展模式。