醫院檔案管理工作創新策略分析

閆文佳

（滄州市人民醫院 河北滄州 061000）

當前，網絡信息技術的不斷發展，對醫院檔案管理工作提出了新的要求，特別是醫院檔案管理信息化建設已被提上日程，醫院領導班子應該對檔案管理工作給予足夠的重視，并將管理工作規范化和信息化建設作為當前醫院檔案工作的重點加以推進。醫院有關領導和人員應對檔案工作存在的問題進行系統研究，并提出具體對策，為醫院檔案管理工作開展營造更好的外部環境，進一步提升醫院檔案管理工作水平，更好地為醫院發展服務，維護患者的切身利益。

檔案管理工作規范化和信息化建設的必要性

檔案管理規范化有助于提升醫院檔案管理水平。醫院檔案管理規范化是提升醫院檔案管理工作效率的重要保障。醫院在發展過程中形成了大量的病歷檔案和各類其他檔案，這些檔案對于醫院醫療護理工作的推進和未來發展都非常重要。從醫院檔案載體看，包含紙質檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等。從醫院檔案類型劃分看，可以分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案等。醫院檔案管理內容比較復雜繁瑣，制定并嚴格落實檔案管理各項規章制度，進一步提升檔案管理工作的質量和效率，才能更好地提供利用檔案。特別是在新醫改實施的背景下，醫院檔案管理工作更需要與時俱進，對傳統的檔案管理模式進行優化和創新，進一步提升醫院檔案管理的規范化水平，并將醫院檔案管理規范化納入到醫院管理工作中來，整體推進。應實現檔案收集、分類、整理、歸檔、保管、存儲、管理、利用、安全保障等方面工作的規范化[1]。

創新是發展的必然要求。為了確保醫院檔案工作的可持續發展，必須不斷對檔案管理工作進行更新，將信息技術與醫院檔案管理結合起來。如果醫院檔案管理工作能夠在新的醫療衛生事業改革發展趨勢中，能夠充分發揮自身管理的特點和優勢，才能使醫院檔案管理工作能夠在新的醫療衛生事業改革發展趨勢中不斷地得到新的發展。在這種前提下，“互聯網+”時代的許多醫院檔案管理工作充分利用了云創新等優勢，實現了其內部管理工作的“彎道超車”。

確保檔案管理工作長遠發展的必然要求。一個醫院檔案管理的效率會一定程度上反映出該醫院的整體建設水平。一方面，加快醫院檔案管理工作的創新步伐，努力實現檔案管理隊伍素質、依法治檔水平、檔案服務能力、檔案業務建設全面提升，能夠形成現代化、精細化、科學化的檔案管理新格局。另一方面，隨著醫院檔案資料不斷增加，日常管理檔案的難度也不斷增加。在這種形勢下，只有切實革新檔案管理的內容以及方式，逐步建立檔案網絡管理模式，才能減輕檔案管理人員的工作壓力，確保檔案管理規范化，減少檔案丟失、損壞現象[2]。

醫院檔案管理規范化和信息化面臨的主要難點和問題

醫院檔案管理難度大。雖然當前醫院進行了檔案信息化建設，并完善了檔案管理信息系統，但同時我們也看到醫院在運行發展過程中以及在患者診斷過程中仍然會形成大量的紙質檔案。這些紙質檔案不僅對患者十分重要，也是醫院工作的具體體現。因此，必須對這些檔案進行集中管理，而這些檔案內容復雜，在分類和整理過程中增加了檔案管理人員的工作難度。同時在后期利用過程中面對種類繁多的醫院檔案，要想從中查找某些病例或者部分有價值的檔案內容，需要耗費大量的時間和精力[3]。

檔案管理觀念落后，管理制度不完善。醫院，尤其是一些小型醫院，對檔案管理重要性的認識不足是一個廣泛存在的問題。如更加重視醫療病例檔案的管理，有專門的部門來收集、處理和歸檔這些醫療記錄，但對于涉及醫院的文件，以及醫院的人事檔案、建筑檔案等通常由各個部門自己保存。這嚴重影響了醫院的檔案工作的質量和水平。

管理人員素質能力較低?，F階段，醫院檔案管理中，存在管理人員專業素質能力較低，未能發揮實際管理作用的問題，相關部門應提高對檔案管理人員培育的重視程度，善于利用先進技術手段和管理意識，優化設計內容，發揮人員組織建設對檔案管理工作的積極影響。實踐工作表明，管理人員素質能力不夠，直接導致了醫院檔案管理工作方案設計不合理，使得醫院檔案預期管理效果難以發揮，不利于醫院檔案管理工作的現代化建設。

檔案管理基礎工作薄弱。當下，部分醫院對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，忽視檔案管理基礎建設。典型表現在如下方面：一是檔案收集工作薄弱。部分醫院檔案收集工作與醫院業務脫軌，缺乏收集重點，無法真正挖掘醫院檔案資源的潛在價值，導致利用效率低下。二是檔案收集體系不完善，未從制度層面明確檔案收集的種類、范圍、保管期限，無法確保檔案資料收集的完整性、保管的時限性、范圍的全面性。三是制度建設滯后，未就醫院檔案管理工作配套以相應的制度，檔案管理過程中出現職責交叉、職責不明、效率低下、質量參差不齊等問題。四是檔案庫房管理不規范，檔案資料在管理過程中較為混亂，甚至出現隨意堆積的現象[4]。

檔案管理工作規范化和信息化建設的創新路徑

強化檔案管理規范化建設。應轉變檔案管理理念，將規范化建設納入重要議事日程。新醫改背景下，醫院領導班子應主動轉變思想觀念，看到醫院檔案管理規范化和信息化建設的重要性，支持醫院檔案管理模式創新。醫院有關領導和部門應對當前檔案管理存在的問題進行研究，加大對醫院檔案管理的資金支持力度，構建完善的醫院檔案管理系統。應建立和完善檔案管理制度。結合檔案管理規范化建設具體要求，嚴格落實上級部門關于檔案管理規范化的相關政策文件，結合醫院檔案管理的具體需要，認真梳理現有的檔案管理制度，對已經不適合當前醫院檔案規范化建設的內容予以剔除；對在醫院檔案案管理規范化建設過程中出現的新情況新問題應通盤考慮，將好的經驗和做法納入檔案管理制度之中，通過制度的形式加以固化。加大制度落實力度，嚴格按照相關制度要求對檔案進行管理，進一步提升檔案管理效率[5]。

完善檔案管理基礎工作，樹立整體思維。檔案管理的各個環節不是相互割裂的，而是具有整體性。為此，醫院必須要完善檔案基礎管理工作，統籌全部環節進行綜合考量。一是要做好檔案收集工作。要圍繞醫院檔案管理重點對相關資料進行收集、整理和匯編，以不同渠道實現對原始資料的整合。二是要從制度層面明確檔案收集歸檔的內容，合理劃分收集歸檔的種類，明確收集歸檔的范圍以及相關材料的保管期限，嚴格按照“資料齊全、應歸盡歸”的基本原則對資料進行收集，實現檔案管理工作良性發展。三是要從制度層面確保檔案管理各個環節能夠有效銜接，理清各個環節的責任人員，保證檔案管理工作的流暢性。

引進現代化檔案管理技術。計算機檔案處理現在是管理公立醫院檔案的不可避免的趨勢。設備升級，檔案管理現代化，使用計算機管理醫院檔案，大大減少了檔案空間，使儲存方便、工作簡單，可以大大節省人力、物力和財力資源，大大提高檔案管理的效率。對醫院檔案進行網絡管理：將檔案、醫療記錄和文件系統化。醫院應根據自己的實際情況逐步發展，逐步轉向網絡醫院檔案管理，以避免浪費資源。

人員素質能力建設。醫院檔案管理中，應注重對相關人員的專業技術能力進行培養，更新理念、轉變思想觀念，發揮檔案管理創新能力。實踐表明，在檔案管理中，樹立正確的檔案管理方式、發揮管理人員素質能力，可提升工作效率，促使醫院檔案服務水平提升。隨著檔案管理技術的不斷發展，對檔案管理人員的專業能力提出較高要求，相關人員不僅應具備檔案管理專業化知識、也應掌握先進的網絡應用技術，為醫院檔案管理工作的信息化建設提供可靠保證。同時，檔案管理人員應學習新技術與新方法，對目前醫院檔案管理中遇到的新問題進行分析，例如，檔案管理觀念不足、檔案管理重視不夠等問題。

綜上所述，新形勢下，醫院應主動適應時代發展趨勢，將檔案管理規范化和信息化建設作為當前檔案管理工作的重要內容加以推進，加速醫院檔案管理規范創新，大力推進檔案信息化建設，利用現代化技術手段進一步提升醫院檔案信息的管理利用效率，更好地為醫院發展和患者服務。