加強企業差旅費管理方法芻議

王燕君

摘要：隨著社會經濟不斷發展，競爭越發激烈，降低企業運營成本提升企業經濟效益是推動企業持續發展的基本方法，因此應在企業內部做好節流開源工作。差旅費是企業費用中的一部分，雖然占比不大但是如果對于管理將會造成不必要的資源浪費，因此為了節約企業成本提高企業經濟效益，管理人員應提升對差旅費的重視，科學設置差旅費，在不影響出差人員工作的情況下，節約企業管理費用，提升企業經濟效益，促進企業良性發展。本文專門針對加強企業差旅費管理方法進行芻議，以供各界同仁參考。

關鍵詞：企業;差旅費;管理方法

企業差旅費是企業費用中的一部分，科學合理地管理差旅費，能夠節約企業成本提升企業經濟效益，有利于企業持續發展。但是當前很多企業并未重視差旅費管理工作，差旅費管理工作中存在相應的問題，導致企業運營成本不斷遞增，無法提升企業經濟效益，限制了企業的發展，因此企業管理人員應對企業差旅費管理中存在的問題進行研究，尋找科學有效的管理方法，解決企業差旅費管理中存在的問題，提升企業經濟效益，促進企業持續發展。

一、差旅費的構成

差旅費是指企業員工在處理外地工作事項中所產生的費用，主要包括培訓學習、商務洽談、參加會議、外地考察、回家探親、員工外地旅游、員工駐外辦事等，在這些費用之中員工差旅費用最為常見，在企業中只要是員工外出所產生的費用統稱為差旅費。出差人員在進行外出工作處理事務時通常會產生住宿費、用餐費及交通費等，此外還有行李費、車票預定、包裹費用、保險費用等常見費用。企業會計記賬中常見的費用包括住宿費與交通費及公雜費。根據差旅費運用目的與渠道可以將差旅費分為能夠報銷及不能報銷兩種，可以報銷的差旅費用由公司負責承擔，其中不能報銷的差旅費用將自行承擔。例如個人消費購買的個人生活用品、特產、服裝等應由個人承擔;另外如果出現高于正常消費標準的費用，其超過的費用應由個人承擔。在企業中差旅費可分為固定費用與變動費用，其中固定費用是指外出時必然產生的費用，這些費用是保證員工完成任務的必要費用;而非固定費用，是在出差活動中能夠控制的費用，主要根據出差人員的習慣、性別不同而變動，差旅費用包含內容十分廣泛，只要是在外辦公所產生的費用都是差旅費。

二、企業差旅費管理中存在的問題

（一）企業中管理層重視不足，差旅費管理意識薄弱

在企業發展中差旅費是一項必不可少的費用，由于費用比例不高所以很多企業并未重視，將商務洽談結果作為重點關注內容，還有就是運營及采購方面，由于企業對差旅費管理意識方面的松懈，使很多工作人員打起了差旅費用的主意。在企業中差旅費用占比相對較少，很多管理層并未對詳細金額進行核對，也沒有關注總體費用的變化幅度及差旅費的構成結構，沒有重視差旅費管理，影響了差旅費管理效果。此外，一般差旅費主要由人事、行政、財務等部門所負責，在差旅費報銷流程需要在行政部門所完成，很多企業中行政部門在選擇酒店時存在收取回扣的行為，差旅費報銷人員與行政人員是經常交集的工作關系，會在差旅費報銷過程中互相包庇，以此謀取私利，加之管理層對差旅費的懈怠，財務人員為了與同事能夠和平相處，對差旅費用并不會多加審核。

（二）企業差旅費控制執行力不足，管理較為隨意，與成本效益原則不符

在企業中雖然設置了差旅費管理部門及報銷工作流程，但是由于多種原因，出差人員并未按照管理制度與流程進行差旅費報銷，影響了差旅費管理效果。首先，企業中的行政人員會以平價預定酒店及購買機票，同時在供應商方面收取相應的回扣，行政人員這樣的操作行為，導致本應屬于企業的利益流入個人手中;其次，有些企業中出差人員可以自行選擇酒店居住，這樣的個人行為，導致企業不能根據情況增加或是減少住宿人數，同時也不能獲取到更多的優惠;最后有些出差人員為了謀取私利會在酒店中虛開發票或是購買發票，運用這樣的方式獲取利益。以上情況的產生損害了企業的經濟利益，沒有發揮出差旅費管理應有的效果。當前很多企業在出差前期并未進行科學的規劃，管理態度較為隨意，企業差旅費無法管控，造成住宿費用消耗過多的情況，產生這樣問題的原因主要是企業差旅費管理力度不足，有些企業在倡導人性化管理中，沒有遵循成本效益原則，明明能夠選擇特快火車卻選擇飛機或是高鐵，在住宿過程中可以選擇經濟酒店卻偏偏選擇豪華賓館，兩個人可以住在同一間卻偏要預定兩個房間，完全沒有遵循成本效益原則，因此增加了企業的差旅費用，造成了不必要的浪費。

（三）企業預算制度不完善，執行力度不足

在很多企業中為了控制費用，會根據企業差旅需求定制適當的預算制度及標準，對出差人員的相關費用進行詳細羅列，為出差人員提供費用方面的參考，其中各項費用明細會隨著行業發展進行調整，但是很多企業差旅活動較為隨意，沒有對差旅費用進一步編制，企業差旅費預算制度不夠完善，出差人員常常不遵守預算制度。企業預算制度執行力度不足，出差人員對規則選擇性漠視。由于出差人員費用隨意加之財務人員與行政人員管理力度不強，差旅費預算標準如同虛設，出差人員違規操作并未受到懲罰，在此環境中助長了不良風氣，導致企業內部差旅費用過高，影響了企業的經濟效益。

三、加強企業差旅費管理的方法

（一）做好差旅計劃統籌安排，提前預訂酒店與機票

在企業中要想控制差旅費用，應做好差旅計劃，解決因企業隨意性過大，造成的差旅費用無法控制問題。首先在企業內部定制差旅計劃方案，根據差旅相關事宜預定好車票與酒店，選擇信用好、性價比高的酒店，獲取最大幅度的優惠力度，加強差旅計劃，提升差旅費管理效益。這樣就能夠在出差前期對差旅費進行事先安排，獲取最優的價格，節約差旅費用。其次，企業還應將出差審批權進行集中管理，各個部門中涉及出差的工作人員需要報告上級領導，經過領導同意的人員可以出差，如果上級領導不同意，則不允許出差，如果有員工不遵守，所產生的差旅費用一律不予報銷。再次，企業還應在內部設置登記備查制度，對出差人員的出差緣由、時間、地點、往返路線、審批情況進行詳細記錄，上級領導同意后交由行政管理部門，一旦出現擅自更改路線及時間不符的情況，涉及到的差旅費用不予報銷，運用這樣的方式加強對出差人員的管理，提升差旅費管理力度，幫助企業節約運營成本，提升經濟效益。

（二）實行酒店外包，獲得專業服務優勢

隨著社會不斷發展很多管理方式與理念隨之更新。很多跨國企業會對差旅管理實行外包制度，國外有很多企業就在運用這樣的方式，外包服務公司會根據企業的差旅需求為企業設計專屬的服務方案，外包服務公司會負責策劃、組織、接待等相關事宜，運用外包制度，能夠促進企業差旅管理規范化發展，減少企業內部謀取私利的事件發生，在企業中采用外包制度還能有效簡化行政部門的工作量。曾經對外國企業采用外包制度的方式進行調查，其結果顯示能夠比傳統企業內部管理節約大概10%的費用?；诖宋覈髽I可以借鑒外國企業的外包制度對差旅費進行管理，可以運用招標的方式進行篩選優質的服務公司，通過與外包服務公司合作優化內部管理流程，根據外包服務公司的日常服務質量對其進行評價，通過評價反饋不斷提升外包服務公司與企業的默契度，促進企業規范化管理，此外與外包服務公司進行合作過程中還應對外包公司中的服務人員進行培訓，提升外包服務人員對公司差旅費工作內容的了解，可以在企業內部設置網絡系統，運用網絡對差旅信息進行管理與預定。

（三）運用制度引導員工選擇適合的交通出行，明確各級人員的住宿標準

在企業中要想加強差旅管理力度，提升管理效果，應在企業內部定制完善的制度與標準，保證企業內部人員能夠完全執行制度標準，在企業中進行差旅費管理，不只要節約企業運營成本，同時還應保證差旅費報銷流程的透明度，因此企業應制定明確的差旅費報銷標準，讓企業出差人員能夠自覺遵守規定，按照制度標準選擇適宜的交通出行及酒店居住。遵守制度的前提是保證制度標準能夠及時根據市場行情進行調整，例如在差旅費管理中要對住宿、航空公司、餐飲等價格變動進行及時了解。通過掌握市場行情，精準調整差旅費標準，讓員工能夠明確企業中的各級住宿標準與制度，防止不經允許隨意出差的情況發生。還應在企業中構建完善的差旅費報銷標準，主要包含住宿、餐飲、機票、現金、信用卡等方面，對于違反報銷標準的員工給予一定的處罰，以此保證企業出差人員能夠完全遵守制度標準，促進企業規范化發展。

（四）推行公司卡及信用卡，加強預算執行力度

要想提升企業差旅費管理效果，應在企業中加強預算執行力度，以此嚴格把控差旅費。首先，企業可以將差旅費預算執行效果與部門績效進行掛鉤，加強對預算的計劃與審批，促進企業工作人員能夠執行預算工作程序。其次企業應在公司推行信用卡及公司卡，將其運用于出差活動支出，運用公司卡或是信用卡能夠實時出具電子信息，便于公司搜索與查詢，有利于實現差旅費透明化管理，同時能夠減少現金的使用，能夠節約流動資金。在企業中如果單純依靠員工所提供的票據，企業無法精準地掌握差旅活動中的各項費用，同時無法掌控員工的差旅活動情況，無法實現差旅費控制。而在企業中運用公司卡及信用卡，差旅人員運用信用卡進行消費時會及時出具相關信息，企業能夠通過信息掌握出差人員的動態，同時能夠及時掌握出差費用，便于企業對出差費用進行對比，企業能夠通過分析與對比對出差人員的績效進行統計，運用差旅費數據信息作為員工考核的參考依據。另外運用這樣的方式進行信息統計，能夠為企業實行酒店集中采購提供數據信息，便于企業與出差人數較多的酒店進行合作，通過長久的合作關系，獲得住宿優惠，節約企業的住宿費用，提升企業差旅費管理效率。

（五）運用現代技術進行通訊，減少不必要的外出

在科學技術不斷發展中，信息技術的應用改變了人們原本的生活方式與工作方式，為人們生活提供了極大的便利，為了與時代同行企業應積極探索科學辦公方式。企業可以在管理中運用新型信息技術，如運用視頻技術，開展視頻會議，在視頻中洽談相關合作事宜，減少出差頻率。在我國某企業中運用視頻會議系統進行跨區域會議、培訓學習等事項，通過開展視頻會議，有效減少了企業不必要的外出，為企業節約了差旅費用。因此要想節約企業運營成本提升企業經濟效益，應敢于創新，在企業中運用科學技術進行辦公，盡量減少出差頻率。在高科技時代中企業應創新經營方式，對企業中不必要的出差事項可以適當取消，運用視頻及電話會議的方式代替。

結束語：社會經濟不斷發展，企業面臨巨大的競爭壓力，要想在競爭環境中立于不敗之地，企業應做好開源節流工作，積極探索科學的方法對企業運營成本進行控制，差旅費是企業費用中的一部分，如果能夠加強差旅費管理，能夠節約企業運營成本，提升經濟效益，因此企業應加強對差旅費管理工作的重視，制定完善的執行標準與制度，強化管理力度，促進企業持續發展。

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