基層事業單位如何開展好檔案收集工作

摘 要：在我國經濟高速發展與基層事業單位職能不斷優化背景下，基層事業單位的檔案管理制度、管理模式及人員構成等逐步發生改變。檔案管理是一項需要大量人力、物力的工作，其隨時代的發展而逐漸豐富管理方式。簡單化管理程序是維持發展的關鍵，基層事業單位的檔案是存儲政府或公民信息的核心載體，檔案的收集是基層事業單位工作人員的基本職責之一，作為公共管理中不可或缺的一部分，所以探討目前基層單位的檔案收集現狀具有現實意義。本文分別從歸檔材料收集、各科室協調情況、檔案收集制度、檔案管理系統等相關方面展開分析，明確造成檔案收集工作發生滯后的問題所在，對基層事業單位檔案收集工作展開全方位優化，促進檔案收集工作良好開展，為我國事業單位檔案收集提供建設性理論參考依據。

關鍵詞：基層事業單位;檔案;對策建議

檔案是國家機關、社會組織與個人在具體活動過程中產生的原始記錄，檔案的產生、積累讓檔案收集應運而生。利用科學原則與方法進行檔案收集，是檔案業務開展的基礎內容。同時，檔案收集工作的質量水平會對檔案的開發與利用造成直接影響。

基層事業單位是我國科研文衛及社會保障等事業集中的部門，掌握著我國大量的數據、文獻等資料，科學收集檔案有利于單位工作的開展，基層事業單位應當引起重視。因此，針對檔案收集工作采取有效的措施能促進檔案收集工作的健全性，同時對基層事業單位發展具有潛在的推動作用，也是目前檔案管理工作階段關注的焦點內容之一。

本文對目前基層事業單位檔案收集開展過程中存在的問題進行探討，并給予相對應的建議。

一、基層事業單位檔案收集工作中面臨的困境

1.檔案收集意識薄弱

基層單位領導普遍缺乏對檔案工作的了解，忽略檔案收集工作的重要作用。長期以來從事檔案收集的工作人員流動性較大，崗位群體趨于老齡化，在日常的事物處理及工作過程中缺乏規范化，存在一定的隨意性。例如，文件登記方面信息不全、檔案歸集記錄不完善，缺少信息，使檔案資料在收集過程中發生缺失情況，嚴重影響檔案后續的管理。此外，由于工作人員對檔案收集內容了解不足，缺乏專業化的收集認知，通常主觀判斷哪些材料需要歸檔哪些不需要，缺乏相應的標準。

2.歸檔材料收集不完整

部分基層事業單位的文書檔案大多數是紅頭文件，如會議材料、統計報表、審批材料等大量關鍵的檔案材料并不是通過常規收發途徑獲得，有的是領導參加重要會議所帶回來的材料，因此歸檔效率較差，甚至有的缺少附件、沒有批復請示等，使檔案資料在初期收集方面缺少系統性與完善性。

3.各科室協調性不足

大部分從事單位檔案收集崗位的工作人員，所采用的檔案材料收集方法為“催繳”模式，許多單位沒有專門設置該崗位，都是負責文書的人員兼職。單位更沒有針對員工展開綜合性的檔案收集相關培訓，所以每次到歸集檔案時需要反復催繳，忽略收集資料的全面性，多收多存，少收少存，進一步增加其他載體檔案歸檔的難度。比如，工程類型的項目，在缺少專業檔案人員負責收集資料的情況下，發生檔案材料收集不全、丟失的概率較高，檔案歸檔的完整性也較差。

4.未設置完善的歸檔制度

在歸檔制度規范方面尚未有形成完善的收集制度，針對部分文件材料、音像制品、實物、模型等都沒有進行系統化區分，或在確定歸檔具體范疇期間缺乏具體化、科學性，歸檔內容籠統，造成基層單位中少數部門對歸檔材料理解不到位，在移交材料時總會有缺失，嚴重影響檔案收集工作的展開。

5.尚未建立檔案統一管理系統

基層事業單位在工作過程中會收到文書檔案、會計檔案、業務檔案、聲像等不同類型的文書材料，一些單位檔案室中可能只單純保留文書檔案、會計檔案，忽略其他類型檔案，并且還存在查找難度大的情況，這也是基層事業單位沒有隨著新時代的發展，建立統一管理系統，導致檔案門類混亂，甚至缺失。

二、基層事業單位做好檔案收集工作的建議

1.提高檔案收集意識

檔案是開展社會活動期間得到的實際記錄資料，其具備真實性、原始性，所以不管針對初稿還是修改稿都需要做好保存工作。為了提高員工的檔案收集意識，領導需要做好表率，如定期宣傳檔案收集的重要性，有利于提高全體職工檔案收集意識，滿足檔案資料收集的健全性，并且不要放過一切可宣傳的時機，提高大家對檔案工作的認識，提高全體職工對檔案收集工作的重視，從而有利于檔案收集工作的開展，推動業務部門對檔案收集的責任感。

此外，基層事業單位需要按照檔案收集工作現狀構建長短期規劃，檔案管理人員應當積極參與其中，保證檔案收集工作與各部門工作有機協調，共同發展。

2.建立健全文件歸檔責任及收集規章制度

首先，基層事業單位需按照實際情況，進行工作人員具體職責的劃分，從而做到檔案收集工作的全面性及針對性，使文件歸檔規范，減少檔案材料的缺少及損毀。單位領導組織每個科室的人員參加檔案管理會議，針對性培訓檔案的接收、使用、存放等，檔案歸集每個階段應當如何管理，逐漸完善檔案收集體系，進一步確定檔案收集責任主體，實現責任清楚、具體，推動工作人員自主落實對應的收集職能。

其次，檔案收集本身是檔案工作中的核心部分，需要相應部門及人員承擔各自的職責，可采取年終考評模式，明確在檔案收集中應當考核的內容及獎懲標準，提高不同部門參與檔案收集工作的積極性，增強工作效率，優化檔案管理質量。

最后，隨著現代社會的高速發展，互聯網被廣泛普及與應用，歸檔相關的電子檔案、數據應當有統一的管理規范。同時，構建檔案管理系統，確保如果出現紙質材料的缺失，還應有電子檔案資料存檔。系統化的電子檔案管理系統，有利于檔案收集的同時還方便查找。

3.檔案材料收集方法的創新路徑

從文件立卷歸檔起，需要做到有重點、針對性地收集、整理不同類型的檔案，將對單位有價值及意義的檔案集中化管理，保證檔案收集工作開展的質量和效率。近年來，為滿足信息技術發展、檔案內容及形式改革，檔案管理思想應當時刻跟著時代進步，更新優化檔案收集工作理念，建立“大檔案觀”?！按髾n案觀”是把所有存在保存價值的文件均界定為檔案，不管該類文件是否辦理完成、是否為紅頭文件、是紙質文件還是電子文件、是文字、圖案還是音頻、視頻，都應該全部收集到位，保證資料無一缺失，同時進行系統性整理，確?？茖W化、全面性為基層事業單位提供幫助。目前是信息化發展時代，在這樣的時代背景下，不同的檔案載體涌現，如電子檔案、音頻、視頻等，都應當引起重視，并注重分類收集，畢竟隨著時代進步還會衍生出大量新檔案載體，應當多予以關注。

此外，隨著計算機和互聯網的廣泛應用，電子文件也逐漸發展成為檔案可以收集的資料之一，針對這一類型資料應當做好前端控制工作，這是針對電子文件流式、易改風險高等進行的針對性措施，專業檔案管理者需要落實前端調控作用，在文件形成時落實跟蹤收集管理，如背景、元數據及封裝。工作人員收集電子文件的過程中需要反復審核、鑒定，避免電子文件遭到惡意修改、損壞，或通過網絡途徑而泄漏，確保健全電子文檔收集工作。

4.加強基層事業單位檔案收集工作人員的素質

因為檔案收集是具有較強專業性的工作，所以基層事業單位檔案收集工作人員應當提高專業知識，肩負起檔案材料的收集與整理。在日常工作中，應當設置檔案專兼職管理人員，這是保證工作有序不亂的重點。目前，還應當重點培訓一批愛崗敬業、盡職盡責，能夠肩負檔案收集的工作人員。加大對員工培訓，通過多元化與全面性的培訓方案，培養出符合檔案收集需求的人才。單位還可定期模擬演練、專題培訓及考核，提高基層員工的檔案收集能力，優化其自身能力。此外，檔案收集員工應當實時關注社會發展形勢，滿足社會進步要求，同時聯合單位檔案管理工作，進行檔案的收集及技巧的探索。

三、增強檔案信息化建設及檔案管理水平的策略

1.提高信息化意識

檔案管理信息化同樣也是思想觀念的信息化，所以在建設過程中檔案管理人員的意識及工作積極性至關重要，管理人員的工作主動程度與信息化建設水平息息相關，因此檔案管理人員要充分認識檔案信息化，樹立正確的檔案信息化觀念，對增強自身工作責任感、使命感具有重要意義。注重檔案信息化建設工作，使工作人員盡職盡責肩負起相關工作的責任。因此，在檔案信息化發展過程中，檔案信息化理念促進了員工思想及行動的進步，是現階段檔案信息化建設的關鍵動力。

2.提升信息化管理水平

構建數字化檔案并落實相關的管理工作，是促進檔案信息化的基本前提。在日常管理階段應當提高軟硬件相關設施設備的投入力度，打造獨立服務器的網絡數據系統，促進存量檔案數字化與檔案電子化發展，構建相關規模的數字檔案資源，同時對相關檔案開展數字化管理，增強檔案管理服務水平及能力，為進一步落實檔案信息化打造有利的物質基礎。優化信息化管理能力及水平是未來的主要發展方向，按照檔案管理相關規章制度，基層事業單位同樣應當與時俱進，健全相關的管理制度，標準化管理檔案，摒棄老舊的管理模式，不斷優化傳統管理手段，融合現代化管理戰略，進一步增強信息化管理水平。

3.構建有效的遠程查閱體系

檔案管理信息化發展后，應當有效提供遠程查檔服務，所以需要完善檔案網站，將檔案網站的功能充分發揮到最大化，將符合公開要求及標準的檔案資料上傳，便于實現資料的遠程查閱，從而實現檔案信息的資源公開共享。因此，在這樣的發展背景下，還應當優化檔案信息遠程服務水平，進一步制訂信息公開標準、級別及程序，流程化檔案信息公開格式，增強網站信息的規范化管理。檔案管理部門針對本地資源展開有機整合階段，可以充分利用指定鏈接，實現檔案信息資源的拓展，落實好線上檔案查閱工作的同時，還應當做好線下服務。針對部分具有私密性的檔案信息，不宜在網絡中公開共享，就應當采用加密程序，可采取線下查閱模式，一對一實地查詢服務。

4.增強信息化服務水平

檔案信息化水平逐步提高，檔案管理工作同樣應當構建良好的服務理念，保障信息化管理能夠達到目前的需求，落實信息化發展目標，尤其是建立健全相關的服務系統，進一步落實數字化檔案的價值，便于檔案信息化建設工作的進步。在目前網絡信息技術逐步發展的時代背景下，我們需注重檔案信息化發展，有效找到檔案信息化建設階段面臨的難題及存在的不足，找到有效的解決措施，鞏固檔案信息化管理理念，優化傳統檔案管理模式，提高檔案信息化管理基礎，健全相關管理體制，加大檔案數據庫系統的完善，以及數字化檔案、遠程系統及信息資源的公開共享等，增強檔案信息化管理能力和水平。

四、小結

目前，我國已經邁入信息化時代，大眾的生活、工作均與信息息息相關，大眾無時無刻都處于信息制造、存儲、傳遞的相關社會活動中?；鶎邮聵I單位檔案收集是檔案管理工作中至關重要的環節，檔案收集的現狀以及現有問題等是學術界關注的焦點。為了更好帶動基層事業單位檔案開展管理工作，增強工作效率，推動信息化發展，需要落實好檔案收集工作，應該從改善思想意識、完善相關的規章制度、促進檔案收集方法的創新、優化基層工作人員自身素質等多方面來提高檔案資料的收集工作，有利于基層事業單位檔案管理邁入信息化發展道路，為基層事業單位檔案管理健康、長久、高效發展奠定基礎。

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（作者單位：福建省漳州市東山縣社會科學界聯合會）

基金項目：大學生網絡閱讀行為與圖書館導讀工作研究，編號：YCSKL2012-058。

作者簡介：王曉婷（1985-），女，漢族，福建東山人，本科，助理館員，研究方向：檔案、圖書館。