科研事業單位合同管理問題研究

遲兆洋 陳立兵

摘 要：近年來，國家不斷加大科研創新投入，出臺了一系列政策保障科研事業的順利進行，加之事業單位改革，推動科研事業單位逐步向經營性企業轉變，在此背景下，加強合同管理、提升內部管理水平已成為科研事業單位必須重視的內容。有效的合同管理不僅保障著科研項目的高效運行，而且也是維護單位正當權益的依據，但是科研事業單位由于其經濟業務的特殊性，在合同管理過程中側重點有所不同。文章梳理了科研事業單位合同管理的主要問題，并深入分析其產生的原因，在此基礎上有針對性地提出了相應的建議，以此來防范合同管理風險，保障科研事業單位合同管理工作的順利進行。

關鍵詞：科研事業單位 合同管理 合同流程

中圖分類號：F287.6? 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2022）02-288-02

一、科研事業單位合同管理概述

當前，單位之間的業務往來大部分是通過合同來實現的，在一定程度上，合同促進了社會經濟資源的有效配置，為社會經濟的發展做出了重要貢獻。合同管理一般來說是指合同的全流程管理，包括合同立項、選商、合同文本起草、合同審批、合同簽訂、合同執行和合同歸檔等流程，因此必須要堅持全面性和系統性的原則，確保合同管理的科學性和有效性。

科研事業單位與企業單位的合同管理相比既有相似之處，也有其獨特性。這是因為科研事業單位承擔著國家科學研究的任務，相關業務一般較為復雜、綜合性較強，且涉及專業化和定制化的相關技術，甚至涉及國家秘密，再加上科研任務大多是由政府資金進行投資，所以，為了保障科研項目的順利開展、防止國家秘密的泄露和保障國有資金的安全，需要更加關注科研事業單位的合同管理和信息安全管理。

此外，加強科研事業單位合同管理有助于提高科研項目的開展效率。一方面，由于單位在簽訂合同時已經詳細列明了此次科研項目所要采購或加工的主要內容，對于產品或服務的質量標準和技術指標也有著詳細的規定，同時也會明確交貨時間、驗收時間、質保期限等重要時間節點，因此，合同相當于科研項目開展前的一份詳細規劃藍圖和行動指南，按照合同中明確的事項執行即可控制整個項目流程，提高科研項目的執行效率。另一方面，合同中也會明確約定雙方的權責，有助于防范后續合同執行的隱患問題，預防各種意外情況的發生，即使發生風險，也能提供妥善的處置方案。尤其是相對于口頭協議，書面合同的安全性更高，在出現風險時有相應的依據，能有效保障自身權益，保障科研項目的順利進行?？傊?，做好合同管理不僅能為后續科研工作做好鋪墊，而且還能有效控制合同風險。

二、科研事業單位合同管理的主要問題

（一）供應商資格審查制度不健全

在簽訂合同過程中選商階段面臨的風險主要是供應商資質是否符合要求，供貨是否及時等風險，所以需要在合同簽訂前對供應商進行資格審查。目前國內大部分科研事業單位已經基本形成較為完善的供方評審制度，在簽訂合同時，只要超出一定限額或單位規定的其他條件，都需要在對供應商資質進行評審之后才能進行合同簽訂的后續工作，而且對于一些重要的合同還要進行三方比價，經三人以上采購小組評審之后才可以確定供應商。但是合格供方評審所需資料較多，時間也較長，存在延誤風險，影響合同簽訂的效率。而且通過上述方式也并不能完全了解供方資質問題、履約能力和誠信情況，也不能有效防范因供應商資質引發的合同風險。

此外，科研事業單位一般還缺乏對合格供方進行適時更新和動態管理，一方面如果采購的產品或服務在市場中是充分競爭的，各個供應商提供的產品或服務不存在異質性，選擇哪家供應商主要看其價格和服務質量，這種情況下一旦確定某家供應商為合格供方，且不進行動態管理和適時更新，則會給單位帶來一定的市場風險;另一方面，雖然某些供應商在規模、人員和技術上不占絕對優勢，但是在地域位置上存在明顯優勢，與其合作可節約較大一筆運輸費用，所以在特定條件下選擇其為合格供方，但是一旦條件發生變更，其也就不再存在競爭優勢，而如果沒有及時進行資質剔除，則可能會導致后續其他部門盲目選擇，為單位帶來損失。

（二）合同審核管理不科學

1.人才儲備上。在科研事業單位往往沒有設立專業的法務部門，有法律、法學背景或學歷的人才也較少，所以不能有效地識別出合同中的法律風險。一些科研事業單位可能會聘請律師事務所的律師作為法律顧問，在合同的草擬、制定、審查和修改時輔助單位進行合同法律風險審核，但是對這些法律顧問提供服務的質量考核較為寬松，更多的是對服務時長、服務態度等定性指標考核，對其約束性較差。此外，單位對于法律顧問提供的審核意見也缺乏有效的分析和落實，不能起到真正的法律風險防范作用，難以保障合同審核的質量。

2.合同的審核流程不科學。合同的風險不僅涉及法律風險，還存在商務風險、財務風險和技術風險等等。在科研事業單位，如果僅憑某個部門或某幾個人員負責合同風險把控，則很可能不能全面識別出合同中存在的風險。比如在合同審核過程中，如果僅由科研業務部門進行審核，由于其并不了解合同簽署過程中存在的商務和財務風險，對于付款時間、付款方式和交貨驗收等條款要求相對寬松，為后續的合同執行埋下隱患。有些單位雖然會將合同審核的職責劃分到幾個部門，但是也存在職責劃分不明確、審核流程設計不合理、審核過程流于形式等問題，缺少對合同管理的相關制度和要求的學習，把合同審核和簽署當作一般性的事務工作，對合同風險重視程度不夠，只是在合同審批表中進行簽字，無法判斷其是否進行了實質性審查。

（三）合同履行控制不嚴謹

一般而言，在合同執行階段，單位面臨的風險主要包括合同進度風險、合同質量風險和合同變更風險等等。

1.合同進度風險。指在合同的履行過程中，供應商不能按照合同文本中約定的時間節點完成相應的合同義務，從而影響交易進度。造成這一現象的主要原因是項目負責人未能對合同的履行情況進行跟蹤管理，對于合同的履行情況不清楚、不了解、不控制?？蒲惺聵I單位常會簽訂大量的外包合同，而外包合同具有較強的定制性，需要項目負責人與供應商充分溝通，并召開多次技術評審會，所以如果在外包的過程中不進行進度把控，不及時了解外包項目的進展情況，則會導致供應商不能按約定交貨等風險的發生，造成合同違約。

2.合同質量風險。主要表現為合同標的產品或服務的質量在交付時不能滿足實際需要，而造成這一問題的原因一方面是由于合同中對于產品或服務的技術指標、質量標準和驗收標準未進行明確，或者是使用的技術指標或國家標準已經過期，所以在進行驗收時缺少依據和標準進行判定;另一方面是由于單位為了追求合同執行率，在付款方式選擇上沒有約定質保金，對供應商的約束性較低，進而給單位帶來一定的質量風險。

3.合同變更風險。主要是指合同在執行后，雙方缺乏有效的溝通，未經雙方同意或者未通過相應的管理程序和管理制度擅自進行合同條款變更，尤其是擅自對技術參數、合同價格或交貨時間等關鍵性指標進行變更，將會直接導致合同無效，引起合同糾紛。此外，在對合同條款進行變更時還存在對變更的條款陳述不夠明確、存在歧義等問題，這也影響合同的后續執行。

（四）合同保密防范不到位

科研事業單位承擔著保障國家科學研究和技術開發的重任，相關研究數據需要嚴格保密，一旦信息泄露將會帶來嚴重后果。尤其是隨著互聯網信息技術的運用和信息化管理水平的提升，給科研事業單位的保密工作帶來了不小的挑戰。雖然在一定程度上由于信息化管理的開放性、共享性等特點可以提升單位管理效率和合同審核審批速度，但與此同時也增加了信息安全保密的難度。一方面，一般的科研事業單位并沒有認識到保密工作的重要性，如果不是科研項目特殊要求則認為自己從事的工作不涉及國家秘密，不需要進行保密，但是很多信息仍具有較強的敏感性，一旦泄露也會帶來一定的危害。另一方面，信息化技術的發展也對保密技術和保密人才提出了更高的要求，不僅要掌握項目科研的保密要點，還要能綜合運用信息安全技術進行防范。目前一般科研事業單位并沒有設立專門信息安全技術部門，也沒有對應的信息安全技術人才，嚴重影響著保密工作的開展。

三、科研事業單位合同管理的對策

（一）加強對合作單位盡職調查

針對合同選商階段存在的風險，首先，科研事業單位需要對供應商的選擇進行嚴格管理，要求科研業務部門在進行供應商選擇時做到嚴格審查，主要對其提交的資料文件和網上披露的信息進行審查，討論其是否具備履約能力。同時也對其經營范圍、經營業績和信用狀況等進行審查，綜合分析其市場信譽、資信狀況等，以此來保障供應商選擇得當。其次，在進行供應商資質審查時，要組建一支專業能力強、結構合理的團隊，不僅要包含業務部門的人員，還要有財務、法律、技術等相關人員參與，必要時還可以聘請外部專家或顧問參與，群策群力，全面分析把控供應商的履約能力等風險，保障單位的權益。最后，要對合格供方進行動態管理，要及時對供應商的信息進行更新，針對已經失效的資料要求供應商進行更新，針對已經失去競爭優勢的供應商應及時剔除，以防后續合同簽署時盲目選擇合格供方單位，這也就使得合格供方評審工作失去其自身的價值。

（二）完善合同審核管理制度

一方面，科研事業單位應充分發揮人才引進優勢，優先引進具有法學背景的專業技術人才，或者從律師等行業中引進技術骨干，擴充合同審核管理的隊伍。此外，還要定期開展合同管理審核培訓活動，對合同經辦人員和審核人員的法律意識等進行培訓和教育，使得單位員工熟悉合同管理的基礎法律知識，增強合同風險防范的意識。還要在進行培訓的過程中針對不同部門的不同特點，以及該部門常簽的合同類型進行有所側重地培訓。對于合同經辦人員，要重點培訓其在選商階段、簽訂階段，以及履行階段出現各種意外事件或合同糾紛的應對策略，以及商務條款和財務條款的重要性;對于合同審核人員，應重視對其合同審核過程中相關法律風險和相關法律法規的應用進行培訓。另一方面，各部門也要加強溝通協作、相互配合，通過優化組織結構，提高合同管理和審批流程速度。此外，還可以通過完善合同管理制度體系，依照制度對合同全過程進行控制和動態管理，充分發揮制度對合同審核管理的作用。

（三）重視合同履行階段監控

1.針對合同進度問題，單位可以通過風險轉移等措施進行規避，比如在簽訂合同時要求對方提供履約保函或者簽訂保險協議，將履約風險轉移出去，以此來確保合同可以順利實施。

2.針對合同質量風險，單位必須在合同簽訂前就明確質量標準和驗收標準，同時在合同中約定，針對質量不達標的產品保留單方面終止合同的權力，保障單位的利益不受侵害。此外也要加強驗收手段，確保驗收人員能獨立履行義務，不受其他干擾，進行公平公正的驗收。

3.針對合同變更風險，單位要制定合同變更管理制度，并在合同文本中增加合同變更的方式。當合同要變更時，與對方進行積極溝通，確保合同條款的變更不會使單位的利益受到侵害，與此同時也要留好書面憑據，并加蓋公章。如果出現合同糾紛，單位應保留好相關證據，尤其是合同簽訂各個環節的業務憑證，以此來保障自身的權益，任何人不得在未經授權或違反制度的情況下做出答復或承諾。此外，單位也可以通過明確合同糾紛的類型、相關人員的責任、糾紛處理辦法等進行事前防范。

（四）強化保密防范技術

首先，科研事業單位應按照保密工作要求定期進行保密知識的培訓學習和法治安全教育，以此增強保密觀念，養成保密習慣，提升敏感性和鑒別力。其次，單位應進行主動性預防性檢查，采取定期檢查和突擊檢查相結合的方式，及時發現竊密和泄密隱患，對保密情況、存在的問題、責任歸屬和整改措施做好檢查記錄。此外，針對涉密人員，應簽訂個人保密承諾書，將保密管理工作進行細化分工，做好責任分工，避免互相推諉情況的發生。最后，針對信息化技術的應用，科研事業單位應緊跟社會發展，對涉密工作所用的計算機進行定期檢查，做到涉密電腦不聯網，并制定專門的硬盤臺賬，做到存儲介質不混用，杜絕非法人員網絡入侵，而且要加大保密防范技術研發投入以應對信息化條件下保密要求跨領域、跨部門的特殊性，從根本上把國家保密工作落實到位，維護國家和單位的信息安全。

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（作者單位：東方國際招標有限責任公司 北京 100000;齊魯中科電工先進電磁驅動技術研究院 山東濟南 250000）

（責編：呂尚）

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