中職學校綜合檔案的信息服務與安全管理體系構建

蘇繼鳳 鐘梅

摘 要：當前，中職教育快速發展，歷經社會發展與教育改革，檔案記錄了中職學校的發展歷程，檔案管理在學校的日常管理中發揮著重要作用。中職學校綜合檔案的信息服務還在延續著傳統模式，面對新時期職業教育的發展，中職學校綜合檔案管理要基于信息服務加以改進和創新，并構建出安全管理體系，以提高檔案管理的效率與服務質量。

關鍵詞：中職學校;綜合檔案管理;信息服務;安全管理體系

中職學校的各方面工作都要涉及綜合檔案服務，檔案信息服務是學校管理工作中的重點。近年來，職業教育實現了快速發展，職業院校檔案管理工作卻相對滯后。本文結合中職學校綜合檔案管理的現狀以及存在的問題，總結出信息服務與安全管理體系構建的相關建議。

一、中職學校綜合檔案管理的價值

學校是各類人才的聚集地。在學校的發展中，積累了多樣化的檔案，這些檔案記錄了學校的發展歷程，體現出學校的文化特色?？梢哉f，檔案體現出學校的發展變化，反映了學校多方面的內容，如反映教育事業的發展變遷、學生的學籍信息等。學校檔案由于具有多樣性的特點，在教學與日常中具有多方面的價值，因此有必要重視綜合檔案的信息服務工作。

學校針對綜合檔案管理要注重挖掘檔案的信息價值，以實現檔案的文化功能與教育功能，提升學校形象，擴展學校知名度與影響。此外，學校檔案信息服務可以更好地實現主動、系統化為各類用戶提供更加優質的服務，還可以延緩檔案原件的受損程度，提升了檔案資料壽命，有利于檔案史料的長期流存，體現出檔案的多方面價值。

學校綜合檔案的信息服務工作作為檔案管理的重要內容之一，體現出政治、經濟、文化等多方面功能，在學校歷史文化建設中發揮著重要作用，對于傳承傳統文化也發揮著推動作用。

進入21世紀以來，國內中職學校的發展駛入了快車道，檔案管理工作需要更好地服務于學校的創新發展，信息服務與安全管理工作是保證檔案服務效果的重要基礎。許多學校不斷強化檔案信息服務與安全管理，進一步提升了檔案的利用價值。

二、中職學校綜合檔案信息服務的內容

1.服務于咨詢查證

學校的綜合檔案管理可以為各類咨詢查證提供信息服務。檔案使用者可在管理許可范圍內對相關的文件、票據、照片、影像資料等進行查詢，還可以為相關人員提供有價值的憑證。咨詢查證實現了檔案資料的高效利用，實現檔案資源在特定范圍內的共享。

2.服務于決策

學校的決策離不開檔案資料。綜合檔案信息服務可以為學校的決策提供有價值的參考資源與數據支持。檔案信息服務于學校深化教育改革，對提升學校的內部管理水平發揮著重要作用。

3.服務于科研

當前中職學校的檔案管理應用了較多的現代化信息技術與多媒體技術。這些技術的應用擴大了檔案資源利用范圍。檔案需求者可以方便獲取所需的檔案資料，科研與教學可以借助更多有價值的檔案資料，提升了檔案資料的服務功能。

4.服務于教學

學校的檔案信息服務對于教學可以起到促進作用。當前檔案管理與教學有著更加緊密的聯系。檔案信息服務作為學校的基礎工作，將原始資料加以分類整合，可以為學校開展教育教學研究提供支持。

三、中職學校綜合檔案信息服務存在的問題

1.學校管理者對于檔案管理缺少重視

許多學校將管理的重點放在保證教學質量，對檔案管理缺少重視。檔案記錄了學校的辦學發展歷程，是歷史發展中形成的產物，各類檔案資料在短期內不能直接產生效益，但是在利用時可以產生出無形的價值。為了保證檔案管理的工作質量，管理制度是基礎，也是保證規范化服務的依據。但是，目前部分中職學校的檔案管理制度還需要加以完善，制度沒有結合新《檔案法》的要求，管理人員在服務時，需要細致化的標準作為依據，否則檔案管理的規范化受到影響。部分學校管理者對于檔案的信息服務沒有正確認識，存在急功近利的思想，沒有將檔案信息服務納入學校的日常管理，檔案管理成為學校管理附屬性內容。由于管理層的不重視，檔案信息服務的效果受到了影響。

2.檔案管理人員信息服務意識薄弱

檔案信息服務對于推動學校的發展發揮著重要作用，但是部分學校的檔案管理人員在日常管理中缺乏信息服務意識。在知識經濟時代，人們對于知識的評價標準結合了經濟價值和社會價值。因此，檔案管理要將檔案資源化，轉變為生產力，檔案管理要加以變革，以滿足需求方的“原生動力”，滿足知識經濟化的需要。另外，檔案服務要有針對性。在傳統模式下，檔案管理“重藏輕用”，檔案服務局限于“你問我答”的固有方式，檔案資源是處于被動利用狀態，檔案建設要主動提供更有價值的檔案，以保證檔案資源具有更大價值。

3.學校檔案服務模式相對落后

當前中職學校檔案收集中主要存在資料歸納意識不強、收集種類不全面、檔案文件收集范圍不清、資料信息文件收集不規范、零散文件收集脫節等現象。檔案收集要想做到精準，可以從增強檔案管理人員服務意識，提高其對檔案收集工作重要性的認識，并對各分支部門兼職檔案員進行培訓，明確歸檔范圍，借助電子設備等現代化技術手段進行檔案收集等，進而解決檔案收集不精準問題。在知識經濟時代，人們更加注重先進技術的應用。檔案服務要面向當前知識密集型經濟，需要實現服務方式的創新，利用創新更好地服務于社會發展。檔案資源建設要“以用戶需求為中心”，發展方向要符合社會各界對于檔案資源存在的不同需求，實現服務方式的變革。檔案建設要借助技術進一步理順檔案提供過程中不同環節的內在關聯。社會共建是要保證檔案資源的效益。檔案服務方式的變革要集中于對需求方期望的把握，改變現有服務方式存在的缺陷。

4.學校檔案服務理念落后

面對新時期職業教育的發展，檔案信息服務要有新模式。傳統的檔案服務范圍狹窄，服務方式有限。在檔案服務過程中，檔案工作局限于防和守的被動狀態，擔心發生泄密，害怕資料丟失，所以采用了限制利用的式，服務采用了“守株待兔”等候式服務。檔案資源建設要重新構建體系，檔案服務理念也要發生轉變，為社會提供更多檔案資源服務。但當前檔案服務還存在不充分、不平衡、不協調等多方面的問題。檔案服務還局限于“你送我收、你查我供”的被動模式，服務理念缺少改變，服務不注重實現檔案資源的經濟效益和社會效益。

四、中職學校完善綜合檔案信息服務的措施

1.服務模式的變革

在原有的模式下，中職學校對于檔案綜合服務缺少變革，服務一直局限于被動式，即學校管理需要什么內容的檔案，檔案部門就要提供相應的信息服務。面對當前職業教育新的發展方向，學校的檔案管理擴大了服務范圍，需要面向政府機關、日常管理、教學、科研、用人單位等各類群體對于檔案服務存在差異化的需要。如果繼續沿用被動式的服務模式，難以為檔案需求者提供更有針對性的檔案資源。因此，中職學校檔案信息服務需要實現開發與利用的變革，檔案信息服務要提高準確性和針對性，可以采用主題聚類方式，還要結合需要實現協同過濾、檢索具有語義標簽等。服務模式的變革，會更加受到用戶關注。檔案信息服務要精準分析用戶的各類需求，服務內容與方式要體現出針對性，要轉變原有的服務理念，以更好適應中職教育的發展。

2.平臺的建立

中職學校的檔案信息服務要構筑智慧化的服務平臺。在當前“互聯網+”時代，檔案信息服務應依托信息技術完善利用體系，使檔案信息服務與互聯網深度融合，實現檔案資源的可獲取、可共用。網絡利用服務平臺的建立既可以保護原件，規避保護與利用存在的矛盾，還可以為檔案利用者節省時間，又能提高服務效率，實現用戶的自我服務，對于提高檔案服務的效果大有裨益。檔案信息服務要應用新技術變定時定點為即時多點，變現場查閱為網上實時查詢，實現大服務、大協作的“移動式”服務。

平臺架構要保證易用性、交互性。檔案信息服務要為查檔提供有效指引，消除“以為有而卻沒有”的信息不對稱。檔案信息服務要具有完備的檢索功能，對需求者實現精準推送，促進檔案利用方式的變革，實現服務智能化、精準化。學校檔案室可以發揮新技術優勢，對于信息資源實施綜合開發，以提升利用價值。檔案資源的開發要實現網絡檔案管理，要向用戶提供在線搜索、在線查閱等服務，以提升檔案資源的利用價值。比如，數據挖掘技術應用于檔案檢索，可以提取相關信息為檔案的精準檢索創造了條件。還要對目前掌握的檔案資源信息進行歸類梳理，搭建服務于用戶的信息資源數據庫，并設計客戶端界面，以及實現查詢、檢索、評分、價值挖掘等功能，對檢索出的結果按照價值高低、資源分類、專業分類等進行排列，從而為用戶提供快捷的檔案資料查詢服務。

3.種類的多樣

現階段，各類支持檔案管理的新技術、新設備層出不窮，特別是電子化、信息化技術使檔案管理變得高效、便捷，提高了檔案利用率，提升了檔案部門的綜合服務水平。檔案部門可采取與信息技術中心相互合作方式，共同開發創建適合本單位的檔案信息管理系統，簡化檔案管理的工作流程，促進檔案的自動化管理，從而提升檔案服務水平。許多中職學校借助信息技術建立了檔案資源服務平臺，但是平臺開發后利用率不高，主要是由于平臺上的檔案資源量少，資源服務類型單一。平臺雖已開發，但是數字化檔案資源建設滯后。此外，資源的分類多是基于主題，向用戶推送的檔案服務難以滿足需求。主題式推送難以發揮檔案資源“數字化”優勢，如數字檔案中的聲像資源，難以采用主題推送方式，難以有效滿足用戶需要。檔案需求者不能依據需要選擇有價值的內容。當前，檔案信息管理提供的交互服務僅面向單一用戶需求，不能保證個性化需求，需要針對用戶各類需求進行數據化分析。檔案資源管理不能局限于簡單的整合，要發揮大數據與云計算優勢對用戶需求加以分析。檔案信息服務要體現出交互性，要包括社會中不同的檔案管理部門，管理者與用戶間要實現交互，不同用戶間也要實現交互。檔案管理部門提供的交互服務要考慮到如何保證不同用戶的相對獨立，還要實現用戶間的相互交流，用戶間要實現關聯性。因此，中職學校針對檔案資源的開發與利用，要立足于提升數字檔案資源的利用價值。

4.用戶的需求

學校的檔案管理部門針對信息服務要優化現有的館藏結構，提供多樣化的信息服務。檔案資源是檔案管理基礎。館藏建設要體現職業教育的不同層面，確保門類的齊全完整，滿足不同職業、不同層次差異化的需求，形成面向市場的知識服務。檔案信息服務要注重資源的收集整理。對于典型性、代表性的重要檔案資源，可以通過征集、復制、捐贈等多種方式收集建檔。檔案部門要注重電子檔案資源庫的建設，為線上服務提供基礎。檔案管理要對現有電子檔案加以梳理，實現存量檔案數字化。還要推進跨區域、跨館的資源整合，實現信息資源更大范圍的共享，擴大檔案資源開放的力度，及時解密相關檔案信息，以豐富供給資源。檔案中蘊含的經濟價值，要通過開發檔案實現利用、盤活檔案。檔案服務要激活檔案的隱性價值，提升檔案服務的生命力。學校的檔案服務要從供給側發力，找準市場定位，實現經濟效益最大化。

五、構建檔案信息資源安全管理體系

1.工作人員的安全管理

雖然檔案管理有計算機作為輔助，但是檔案管理的許多工作還需要人工來完成。與具有較強防御性的計算機保護相比，許多信息泄露事件的發生都是與檔案管理部門人員的失誤有關。檔案管理部門人員發生泄露或破壞信息有可能是無意的，一些經驗較為豐富的管理人員也會由于疏忽而出現信息破壞或泄露問題，雖然只是一時粗心，工作人員也需要承擔責任。但是，也會存在有人故意泄密行為。部分工作人員會受到他人指使，利用管理職權私自拷貝，泄露檔案信息，以達到獲取經濟利益的目的，對于此類行為要從管理體系的構建入手加以抵制。針對管理人員工作中存在的安全隱患，需要有一系列的防控措施，以控制檔案信息發生泄露或檔案資源受到損壞現象的發生。學校的檔案管理部門要注重對于管理人員的教育，讓其認識到檔案安全防護的重要性，從主觀上樹立安全管理意識。學校還要加強檔案管理的制度建設，特別是在操作檔案信息時要有相關標準，防止內外勾結發生泄露檔案信息問題。

2.保證物理環境的安全

檔案安全是所有檔案工作的生命線和底線。檔案部門要把檔案安全擺在工作的首要位置，既要保障實體檔案安全，又要保障數字化檔案安全，牢牢守住檔案安全底線，維護檔案安全不動搖，堅持“安全第一，預防為主”的工作方針，強化檔案安全工作的領導與責任，開展檔案安全風險防控和治理，從而保障檔案安全。針對檔案信息資源的安全管理還要考慮到物理環境存在的安全漏洞。安全管理的重點是預防火災、地震等自然災害發生的破壞。針對自然災害的防控，需要結合實際情況采取相應的防護策略。此外，針對當前數字檔案的管理需要有新方法，一方面可以將數據庫內的文件備份，防止數據遺失。另一方面還要保證檔案管理系統的可靠性，從硬件與軟件入手建立安全可靠的管理制度。

六、結語

中職學校的檔案管理經過不斷發展，其管理效能得到了同步提升。中職學校針對綜合檔案的信息服務需要有可行措施，以更好地服務中職學校的發展。針對檔案安全，需要切實可行的防控措施，保證檔案資源的安全。

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（作者單位：1.廣西農牧工程學校;2.廣西玉林農業學校）

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