事業單位檔案管理工作的現狀分析

楊小亮

摘? 要： 機關事業單位檔案是其運營保障工作中的重要一環，伴隨著機關事業單位的發展。在新的歷史起點上，機關事業單位的檔案管理工作被賦 予了新的要求，只有進一步解放思想，以創新引領檔案工作發展，才能真正肩負起新時代檔案管理工作的歷史使命，切實推動檔案工作創新發展。

關鍵詞： 事業單位;檔案管理;工作現狀;工作創新

引言

人事檔案管理作為機關事業單位的基礎管理，在提高人力資源管理效 率，促進單位發展，為領導提供決策依據等方面發揮著重要作用。人事檔 案管理包括檔案的收集、整理、分類、歸檔、保管和查詢等，具有一定的 復雜性。在新時代背景下，各行各業都迎來了新的發展機遇，機關事業單 位人事檔案管理工作也不例外，如何做好新時期的人事檔案管理工作以及 如何解決不斷暴露出來的新問題已經成為了現階段各級人事檔案管理部門 研究的新課題。

1 事業單位檔案管理存在問題

1.1? 重視程度不高

第一，重視程度不夠。在信息化迅速發展下，人們對檔案工作的管理 意識越來越淡薄，加之一些單位的領導層面工作重心放在業務工作上，對 檔案工作認識不到位。第二，沒有專業檔案人員。很多單位沒有設立單獨 的檔案管理部門，多將檔案管理工作歸于辦公室，檔案管理人員兼職，業 務能力水平不足，且工作時間不能保證，檔案工作多為應付。第三，沒有 專門檔案設施。有些單位沒有單獨的檔案室，甚至沒有檔案柜，或者檔案 柜沒有規范有效利用，有的就是一間辦公室，融檔案儲存、查閱檔案、雜 物倉庫于一體，環境雜亂，給檔案儲存帶來很大風險[1]。

1.2? 事業單位檔案管理人員水平不高

事業單位的檔案管理工作往往會涉及到十分復雜、系統的工作內容， 對于相關從業人員的專業素質有著較高的要求，同時對其個人品質也有著 一定的要求，例如必須具備耐心、細心的工作品質。然而，實際情況卻 是，大多數事業單位的檔案管理人員專業素養有所欠缺，同時在職業態度 方面不夠端正，存在大量敷衍了事、尸位素餐的行為。

1.3? 信息化水平落后

目前事業單位仍多是紙質化檔案管理，未普及大規模信息化檔案管理 手段，分析認為，主要是受傳統思維模式影響，沿襲舊制，缺乏改革突破 的信心和勇氣;檔案信息化建設是一項系統工程，需要大量資金和人力支 持，財政資金投入不足是擺在面前的一大難題;信息化管理對電子辦公尚 未普及的地區、部門單位也是一種挑戰。

1.4? 事業單位檔案管理方式不合理

在信息化時代背景下事業單位的檔案管理工作缺少對于信息技術的正 確應用，無法保持與時代發展步伐的一致，? 仍舊停留在傳統的管理模式 中。造成該現象的主要原因在于大部分檔案管理人員的思想較為落后，關 于檔案管理工作的認知依舊停留在傳統層次，也就導致日常工作開展存在 大量工作方式不合理的情況。

2 新時期機關事業單位人事檔案管理工作的有效策略

2.2? 提高重視程度，加大投入水平

新時期，各級領導和人事檔案管理工作人員要高度重視人事檔案管 理工作，注重提高政治站位，主動擔當作為，以首善標準不斷提升檔案工 作的科學化、制度化、規范化水平，充分發揮人事檔案在建設高素質、專 業化干部隊伍中的重要作用。干部人事檔案具有不可再生性，一旦損毀便 無法補救。因此，加強基礎設施建設，維護干部人事檔案的安全、完整顯 得尤為重要。各級機關事業單位要加大人事檔案管理的投入，高標準進行 硬件設施建設，著眼未來10至20年干部人事檔案管理工作需要，建設智 能化人事檔案庫房，嚴格按照《干部人事檔案工作條例》推進落實好檔案 庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室“三室分開”， 加強“八防”——防 火、防潮、防盜、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物相應基 礎設施建設，確保檔案安全[2]。

2.2? 加速檔案信息化建設，著力做好手段創新

事業單位的檔案信息化建設工作早在20世紀末就已經開展，伴隨著 信息技術的快速發展，檔案信息化建設也呈現了持續改進、不斷創新的趨 勢，結合機關事業單位檔案工作特點及管理現狀，在新時期加快檔案信息 化建設，可以從以下幾個方面入手：一是加強機關事業單位領導層對于檔 案信息化工作的重視，將信息化建設工作納入單位總體規劃，出臺相關的 支持政策，推進檔案信息化建設有序開展。成立檔案信息化工作委員會， 加大人員及經費支持，為信息化建設提供有力保障。二是加快檔案數字化 建設進度，機關事業單位應建立符合自身實際的數字化模式，從長遠發展 角度來看，還應以自主數字化為主，外包服務為輔。根據檔案保管和利用 的需求，優先對于利用頻繁的檔案進行數字化建設，確保在建設周期較長 的情況下，能夠優化信息化建設的內容結構，使其更貼合實際需要。三是 制定信息化建設規劃，細化信息化建設工作計劃，從信息化建設目標、責 任分工、實施階段、成果驗收、資金投入等方面進行統籌，有組織地做好 檔案信息化建設工作。

2.3? 拓展事業單位檔案管理服務能力

需要清晰認識到事業單位所開展的檔案管理工作的核心目的是為事業 單位的發展提供服務。故此，關注服務能力的提升十分關鍵，首先需要針 對相關從業人員的職業素養進行培訓，以此提高其服務能力。要求相關從 業人員能夠快速掌握信息技術手段，推動信息化技術在檔案管理工作中的 應用。同時也需要關注從業人員職業品質的培養，強調日常工作過程中的 盡職盡責。在實現服務能力提高的同時，需要關注服務內容的拓展。具體 是指將先進技術形式用于服務內容拓展領域，轉變被動等待的狀態，轉而 為事業單位的日常運行，提供主動的檔案服務，以教導的形式將檔案信息 在事業單位內部進行流通，不斷提高檔案管理服務的專業化和個性化。最 后，作為一名事業單位的檔案管理人員需要保持積極進取的學習心態，在 日常工作之余，主動學習檔案管理工作的新知識和新技能，例如關于各類 新引進的信息技術的操作技巧等，致力于提升自身的專業化水平，從而鑄 造一支高精尖的檔案管理人才隊伍[3]。

2.4? 健全制度，推進檔案管理規范化

合理的檔案管理制度是機關事業單位開展檔案工作的必要條件。機關 事業單位要立足本單位實際，建立健全檔案管理工作制度，包括檔案的收 集、歸檔、保管、使用、查閱、借閱、保密、銷毀等各個流程環節，做到有 章可循、有據可依。制度生命在執行，制度制定后要及時組織學習，并一以 貫之抓好貫徹執行。要將檔案管理工作納入部門科室考核，建立檔案管理獎 懲考核機制，通過落實獎懲措施，調動全體員工干事創業的積極性[4]。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作水平直接影響單位整體管理水平。機關事業 單位要切實提高思想認識，增強每個人的檔案管理意識，健全完善檔案管 理制度，運用科學、規范的現代化信息管理手段和方法推動檔案信息化建 設，打造專業、高效的檔案管理團隊，最大化地發揮檔案利用價值，服務經濟社會發展。

參考文獻：

[ 1 ] 陳麗生 . 芻議干部人事檔案管理的人才建設作用 [ J ] . 中外企業家， 2020（16）：127-139.

[2]張祖娟. 當前事業單位人事檔案管理建議[J].辦公室業務，2020（08）：170.

[3]于皓.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].辦公室業務， 2020（08）：84-86.

[4]王燕青.事業單位提升人事檔案管理水平的探究[J].商訊，2020（11）：196.

2010501705221