事業單位物資采購過程中內部控制的作用

王宏梅

（首都體育學院 北京 100191）

1 機關事業單位政府采購內控管理問題

1.1 責任認知不足

政府采購作為機關事業單位后勤保障的重要部分，采購崗位也是落實經濟活動的關鍵。部分單位盡管組建領導小組，確定成員名單，但在實際工作中卻仍出現職責不清的情況。例如，信息化項目中，確定指揮室牽頭，把關技術，項目建設單位通過指揮室領導建設項目，但在工作過程中，由指揮室制定預算參數，執行中卻易出現主導整體采購流程問題，且其他部門對預算參數了解不足，無法履行自身責任、承擔采購責任，出現采購工作既是采購人也是審核人情況［1］。

1.2 采購流程漏洞

機關事業單位要求政府采購嚴格落實法律法規要求，卻由于工作中未能結合法律法規制定具體采購流程圖，也未能說明流程關鍵節點，采購業務仍出現臨時問、臨時辦情況，甚至出現前后政策不一問題。并且，機關事業單位未能有效落實審批預算制度，安排采購計劃不合理，無法實時管控內部采購，類型相同采購業務無法合并執行，超出協議限額項目也難以及時發現、制止，出現流程漏洞。

1.3 防控風險不足

在內控管理中，單位需構建定期評估經濟活動機制，全面、客觀地評估經濟活動風險。內控規范風險評估作為重要環節，合理評估機制，能夠及時發現內控流程風險，對完善內控制度、改進采購質量十分重要。而部分機關事業單位制定采購業務之后，卻未能定期識別風險點、完善內控制度，限制了采購工作的進行。并且，機關事業單位也未能設置評估風險小組，無法及時評估風險，面對政策、內部環境變化，反應不及時，埋下了安全隱患［2］。

1.4 缺少線上平臺

國務院辦公廳頒布《“互聯網+政務服務”技術體系建設指南》，各單位要求構建交易資源平臺，使得政府采購、建設工程等活動能夠借助網上平臺實現全過程操作?，F階段，各機關事業單位搭建資源平臺，能夠一網通辦政府采購，但驗收付款、編制計劃等卻仍僅采取線下方式，未能構建“線上采購”平臺，仍以表格審批，使得政府采購時間長，降低效率，難以有效整理業務工作。

2 機關事業單位政府采購內控管理策略

2.1 強化內控認知

政府采購內控中，應當加強人員思想認知，明確內控管理重要性，落實崗位職責，將內控知識傳遞至工作人員，減少貪污腐敗，提高人員重視度。

一方面，需加強內控培訓。對于普通工作人員，機關事業單位需主動開展培訓，講解內控知識，結合實際情況，進行深入淺出的講解，且上傳培訓視頻至單位官網，使得人員即便錯過培訓也能事后自學，將學習情況納入考核中，作為考核重要環節；針對重點人員與崗位，立足于內控知識培訓，強化廉政教育，促使人員明確內控意義與目的，保證關鍵人員不敢腐、不能腐、不想腐［3］。保證長期開展培訓工作，可結合周末講堂，添加采購內控知識，定期宣傳、講解采購及內控目標，以免后期降低內控效果。

另一方面，優化組織架構。政府采購人員配置的問題對于內控管理造成制約，機關事業單位需招錄專業人士，建立審計部門，將紀檢監察納入領導小組，由紀檢監察室負責審計，監督政府采購，著重培養經濟人才，招聘更多紀檢監察、財務科人員，配齊人員，成立審計科，并就此指導政府采購。另外，還需設置合同管理崗位，合同審核對人員專業知識提出較高要求，需設置律師辦公室，安排專業律師審核合同與管理，把控簽訂合同風向，關鍵崗位則采取輪崗制度，避免人員長期處于相同崗位引發腐敗風險。

2.2 優化采購流程

政府采購中，為強化內控管理，需做好事前、事中及事后流程管理工作，保證各部門規范推進流程，實現全流程政府采購的管控，優化流程銜接，增強行政效能及采購績效，以免由于拖沓的采購工作導致難以完成采購計劃，具體如下。

第一，優化事前管理。政府采購需求是執行采購工作的前提，也是采購的核心，需做好事前管理工作，保證采購預算、方式、技術、供應商等均滿足要求。在此過程中，應加強采購預算，采取方案審查方式，廣泛調研市場，確定市場價格及資金合理預算，結合財務備案，編訂采購計劃表。并且，根據限額標準、采購目錄、項目特征，審查采購方式，政府集中采購項目必須開展集中采購，做到合法、合規；對于采購需求不完整、不明確情況，則制定服務、貨物需求范本，為各部門市場調研提供法律、技術等咨詢，有效落實事前管理［4］。

第二，優化事中管理。政府采購時，要求監督小組監督專家開評標、抽取過程等，保證采購招標按規定程序開展，開評標中發生違紀違規行為時，及時制止、提醒，降低廉政風險及法律風險。并且，單位設置多個執行采購部門，分散采購權利，擬定內控制度，實施監督管理，做好預算審核、項目驗收等工作，加大政府采購監督力度，對于指揮室與基建辦也要進行監督。

第三，優化事后管理。完成政府采購后，單位應報送《評標報告》《采購文件》至監督部門進行備案。簽訂合同時，要求經過監督部門、管理部門等聯合審核，將內部崗位制衡作用發揮出來。每年定期檢查政府采購問題，提出整改要求及期限。

2.3 防范采購風險

風險是實際偏離預期，通過評估政府采購風險，能夠尋找采購薄弱環節及引發風險的條件，利用系統分析方式，確定造成采購風險的原因，特別是易被忽視、難預料的因素，通過定量分析，預測發生風險的后果，制定預防措施，加強風險控制。在內控管理中，風險評估作為重要環節，需做好風險管控及防范工作，面對單位內部缺乏風險意識、機制不健全的情況，要求積極構建風險評估機制，識別、判斷可能風險。在此過程中，應針對政府采購的服務、設備、修繕房屋的重要項目開展業務層面風險評估，基本涵蓋政府采購全部類型，為全流程采購監督提供指導。

一方面，建立定期風險評估機制。機關事業單位每年進行政府采購風險評估，特別是內部環境、采購政策出現變化后，更應當落實風險評估，選擇聘請第三方評價、單位自行評價、管理部門評價等方式，編制風險評估報告，結合報告重點問題，建設內控管理。

另一方面，需加強風險規避。梳理政府采購流程后，需識別與分析風險因素，建立全過程評估風險機制，尋找風險點，以矩陣方式將其排列出來，評定風險重要性，按照重要程度，制定風險管控措施，提高風控效率，減輕崗位壓力［5］。并且，加強風險點排查，引入防控風險事務所，站在“旁觀者”角度排查風險，使得機關事業單位對采購流程具有直觀、全面的認知，量化采購風險，強化內部控制。

2.4 構建線上平臺

機關事業單位面對云技術、大數據的發展，內控管理中也應采取智能化管理方式，建立線上平臺，做到各系統有效銜接，減少內控“人為因素”制約，從“人控”轉變為“機控”。政府采購構建線上平臺，能夠做到自動化管理，梳理風險點及關鍵環節，解決人員執行力不足、業務不熟、不夠重視等問題，系統自動把控、核對。因此，構建線上平臺，需建立涵蓋全周期、全業務要素內控平臺，涉及財務部、采購部、項目管理部、內控管理部、審計部、紀委監察部等，推進建設信息系統，使得機關事業單位各部門共享采購信息，電子化控制采購流程，節約調研成本的同時，還能將控制環節放到信息平臺，提高控制效率。同時，部分機關事業單位擁有信息系統，卻未能實現互聯互通，僅限各部門辦公使用，需打通各部門系統隔閡，根據政府采購順序加以對接，設計系統遵循內控規范，保證采購留痕，能夠追溯源頭。在電子化招標中，政府采購可采取電子評標方式，借鑒先進系統建設模式，具有政策風險小、模式成熟、實施時間長的優點，政策變動能夠迅速反映在開評標環節，降低成本，做到全系統對接、全過程管控。此外，還要公開政府采購信息，內網可公開采購匯編材料及規章制度，跟隨政策出臺及制度修訂實時更新，增強民眾信任感，提高采購透明度。設置政府采購公開欄，非涉密項目將預算、參數指定、項目驗收及招標公開，接受群眾與職工監督［6］。

2.5 完善成本預算評價體系

對預算執行效果的具體分析和評價是成本預算管理方法的最終環節。評估是為了確保成本預算得到執行，成本預算評估是成本管理循環系統中的一個重要環節，是這個循環系統的結束，是下一個循環系統的開始，既要鼓勵、交流和控制，還要根據必要性和相關性標準，結合部門特點，建立一套相應的績效考核評價指標體系。評選的關鍵評價標準是：考慮收入支出進度，指標值包括基本招聘完成率、新項目招聘完成率、人員支出完成率、公共支出完成率、新項目支出完成率；考慮預算執行偏差，指標值包括人員支出占比、公共支出占比、每個新項目支出占比。這些分析估計的經營結果，特別是在資產過?；蛸Y金不足的情況下，遇到這種情況，要分析結果，找出問題的原因，找到解決辦法，更快地發揮成本管理的效果［7］。

2.6 加強政府采購項目的推進，對相關人員進行培訓

由于政府采購項目起步晚，很多人沒有完全把握，有關部門要繼續完善政府采購項目信息公示制度，形成比較發達、健全的電視、網絡、報刊三位一體的宣傳策劃和管理。這就需要根據該制度，按照宣傳和規劃，加快公眾了解政府采購項目對提高存量資金運用經濟效益的積極作用，以及有利于我國資金的宏觀經濟政策，它對現階段普遍存在的許多問題都有效，表達讓政府采購項目深入人心，深受人民喜愛。同時，還需要對相關人員進行政府采購計劃常識的學習和培訓，以政府采購項目作為財務人員后續教育的培訓計劃，重點解讀操作性，包括政府采購項目實施的依據和采購流程、工作內容招投標流程、支付流程和人員賬戶標準等，使其能夠更好地開展工作［8］。

2.7 政府采購項目預算管理遵循相關標準

編制行政部門、機關事業單位政府采購項目成本預算，是我國成本預算管理方案改革創新的一項重要內容。在編制單位和企業政府采購項目成本預算過程中，應始終堅持以下標準。第一，費用預算是基本標準。支出預算表中，屬于政府采購項目預算標準的新增項目必須單獨納入政府采購項目預算表，并按照政府采購項目的規定填寫相關新增項目。第二，是稅收優惠政策標準。單位和企業政府采購項目的預算管理必須反映國家有關戰略方針和現行政策，根據工作計劃和人事工作的需要，做到批判性、概括性、現實性和務實性。第三，是適用標準。在為新項目分配政府采購項目成本預算時，要節約資金，避免盲目追求“完美”，充分考慮發展趨勢，避免新項目一交付就過時，導致資金浪費。第四，是穩定性標準。政府采購項目成本預算一經批準，必須嚴格執行，因此，企業在編制政府采購項目預算時，首先要充分考慮招投標，還要注意自有資金是否可靠、是否有保障，不能預留缺口。第五，是一致性標準。在編制政府采購項目預算時，重要的是將企業獲得的財政補貼，以及其他收入和各項支出產生的政府采購項目詳細、全面地納入單位采購預算。第六，是統一標準。編制政府采購預算時，要按照國家統一預算表和統一口徑、統一程序流程、統一計算方法填寫相關標準值數據指標值。企業的政府采購項目成本預算的編制需要以部門統一預算為基礎，與財政集中結算制度緊密結合。對于有預算外資產的企業，政府采購項目成本預算還需要整合部門本年度支出計劃，兼顧成本預算內外資產，統一制定政府采購項目成本預算。

3 結語

機關事業單位在政府采購中，應當加強內控管理，做到具體問題具體分析，整合管理要素，踐行國家法規。因此，內控管理中，需結合實際情況，通過強化內控認知、優化采購流程、防范采購風險、構建線上平臺的方式，完善內控管理模式，提高內控管理質量及規范性，從而保證機關事業單位實現健康可持續發展。