建筑設計單位檔案管理信息化建設研究

王躍恩

（河北建筑設計研究院有限責任公司 河北石家莊 050000）

隨著信息化時代的到來，建筑設計單位逐漸對檔案管理信息化建設工作給予了足夠的重視，還將檔案管理工作與信息化技術進行了有機結合，使得檔案管理工作在信息技術的支持下愈發趨于系統化。但是，在建筑設計單位檔案管理信息化建設過程中仍然存在多方面的問題，需要有關單位從整體角度出發，采取科學可行的檔案管理信息化建設措施，進一步推動建筑設計單位檔案管理信息化建設的可持續發展。

1 檔案管理信息化建設的意義

1.1 減輕檔案管理人員的工作強度，提高工作效率

在傳統檔案管理工作實際過程中，通常會面臨多方面的實質性問題，究其根本原因，在于檔案管理工作涉及多項復雜的操作步驟和流程，而相關工作人員也需要完成大量瑣碎的管理任務，使其不得不面臨著沉重的工作負擔，耗費大量不必要的人力、物力資源后，最終取得的檔案管理效果也并不理想［1-2］。但是，加強檔案管理信息化建設，就能有效減輕相關工作人員的工作負擔，使其在網絡系統的支持下高效、快捷地完成檔案管理工作，在切實提高檔案管理工作的精準性與實效性的同時，還能從整體上提高檔案管理工作的質量和效率。在檔案信息化管理過程中，還可以利用網絡系統自動統計檔案信息，實際上，需要定期對檔案信息庫中涉及的數據信息進行統計，以便于設計單位更好地明確檔案信息的使用情況，并且在計算機系統的支持下，相關管理人員還能避免額外耗費不必要的時間與精力，從整體上保證各操作環節的質量和效果。實際上，檔案管理信息化模式主要依托于數字化檔案實現，在計算機系統高效化檢索的基礎上，保證信息的完整性，相關檔案管理工作人員只需輸入關鍵詞，即可快速檢索到所需檔案信息。

1.2 科學分配與平衡職能部門的職責

開展傳統檔案管理工作時，通常需要花費大量時間及人力完成相關工作，而某些發展規模相對較大的企業會選擇人機結合的方式，但無論哪一種管理方式，最終取得的實踐效果都不理想。實際上，檔案信息化管理工作中涉及的流程并不復雜，只需要依托完善的檔案信息管理網絡，科學分類與處理各個階段的檔案信息，并將其上傳到統一的網絡平臺，就可以幫助有關單位及時獲取所需的檔案信息，并以電子形式存儲相關檔案信息，以免檔案管理資料出現丟失、損壞的情況，并從根本上避免紙質檔案混亂且難以梳理的現象。此外，檔案管理信息化建設還能通過云數據技術的備份功能來存儲檔案，實時在信息平臺共享檔案資料，在減少檔案占據空間的同時，減輕外界環境對檔案資料的影響，從根本上為檔案管理信息的完整性提供基本保障。

2 建筑設計單位檔案管理信息化建設現狀

建筑設計單位檔案作為一個項目的重要組成部分，其將會直接影響工程建筑物的施工質量和安全穩定性，并且建筑設計單位檔案還會貫穿于工程建設項目的招投標、立項報建審批、項目勘察設計、項目施工及后續質量驗收等多個環節。因此，建筑設計單位檔案在某種程度上記錄了工程設計的全過程，并且建筑設計單位檔案會最直觀、最清晰地展現工程項目質量的安全性與可靠性。

2.1 檔案管理信息化建設進度滯后

在建筑設計單位檔案信息化建設期間，由于不同地區的檔案來源不同，因此，在信息處理過程中，很難將其進行統一的規范化管理。另外，某些建筑設計單位的檔案管理部門在實際工作過程中更注重實體檔案管理工作，并未從思想層面上意識到加強建筑設計單位檔案信息化管理建設的重要性［3］。

2.2 缺乏檔案管理信息化建設動力

現階段，我國建筑設計單位檔案管理工作在信息化建設過程中仍停留在較為淺顯的層面，尤其在實踐過程中還存在多方面的漏洞問題。除此之外，建筑設計單位領導缺乏應有的意識，而且現有的檔案管理人員對建筑設計單位檔案管理信息化建設的重視度不足，導致整個檔案管理工作流于形式，使建筑設計單位檔案管理信息化建設的推進工作更是艱難。

2.3 檔案管理信息化建設目標混亂

檔案管理人員在采集實物資料時，通常會運用多種方法與手法，保證數據信息采集的完整性和系統性。但是，在開展電子文件收集與整理工作時，檔案管理人員卻并未從根本上認識到做好檔案管理信息化建設工作的意義，也無法充分發揮電子文件資料與實物資料之間的互補優勢，由此導致電子文件收集后的信息利用率無法得以有效提升。究其根本原因，在于我國建筑設計單位檔案信息化建設目標尚不明確，在一定程度上阻礙了我國建筑設計單位檔案管理信息化建設的發展。

3 電子化檔案管理模式及系統功能

結合新時期建筑設計單位檔案管理信息化建設需求，重新梳理與規劃檔案信息化管理目標和功能后，即可在保證經濟充足的基礎上開發適合的檔案信息管理系統，也就是做好以下幾方面的建筑設計單位檔案管理信息化建設工作。

3.1 電子檔案信息采集

大多檔案信息資源主要來源于傳統檔案電子化、通過業務系統收集的電子文件及具有參考價值的檔案信息資源等，而電子檔案的構成形式又包含文本、圖像、圖形、影像、聲音及命令文件等其他文件，也就是所謂的計算機程序［4］。與此同時，將檔案信息進行電子化處理時，還需要圍繞著利用、復制、存儲等多個不同的電子化處理方式選擇具體的信息技術。除此之外，信息使用者還可以在電子文件、電子檔案使用過程中簽訂相應的協議，同時明確規定移交信息的格式和范圍。

3.2 電子檔案信息處理

在電子檔案管理過程中，通常需要處理大量復雜、異構的復合文件。因此，在電子檔案信息處理過程中，必須突出強調信息鑒定與保管功能，在保證電子檔案信息的真實性與可靠性的基礎上，做好長期存儲工作，以此達到信息可理解、可識別、可訪問的目的。

3.3 電子檔案信息查詢

電子檔案不僅有著豐富的查詢渠道，其還有著強大的檢索功能、簡潔的用戶界面、高效快捷的借閱管理服務及良好的調用控制功能，信息使用者可以根據所需的檢索條件進行組合查詢，同時不斷優化各個常用的檢索渠道，進而有效提高用戶信息查詢的準確率和查全率。同時，結合用戶提出的具體要求，創建目錄檢索、全文檢索、圖文聲像檢索一體化系統，進而做好顯示、排序、轉存、打印輸出等多項具體的技術處理工作。

3.4 電子檔案信息發布與傳遞

在電子檔案信息存儲與訪問過程中，應在條件允許的范圍內科學運用各項信息技術，以免電子檔案信息資源被丟失或隨意濫用。在電子檔案信息安全管理過程中，既需要保證系統運行的安全性，又需要從整體上提高電子檔案系統的使用率，同時保證軟硬件系統安全、網絡安全、電子化檔案信息安全及用戶訪問安全等。

3.5 電子檔案信息存儲

在傳統檔案管理工作中，需要接收具有永久保存價值的檔案，盡管在傳統環境下存儲紙質檔案并無太大的難度，且長久存儲檔案也并非傳統檔案管理工作中最突出的問題。但是，在電子環境下，存儲檔案信息時較為依賴軟硬件設施，而軟硬件設施隨著時代的發展又會不斷經歷革新與優化，因此，當前現有的軟硬件設施早已無法還原曾經已有的電子信息。最重要的是，軟硬件設施之間還存在不兼容的問題，如某個系統下的電子信息無法顯示在別的系統中，這也使得電子檔案信息的長久存儲成為當前必須解決的重要研究課題［5］。

4 建筑設計單位檔案管理信息化建設的有效策略

在新時代發展進程中，建筑設計行業逐漸將檔案管理信息化建設上升到了現代化發展層面，有關企業和單位還將建筑設計單位檔案管理信息化建設提到了一定的高度，旨在不斷完善建筑設計單位檔案管理信息化建設的基礎設施，通過加大建筑設計單位檔案采集和管理力度，來保證檔案信息資源的利用率。

4.1 提升建筑設計檔案管理的現代化水平

若想有效提高建筑設計單位檔案管理工作的實效性，就必須正確看待推動建筑設計單位檔案管理現代化發展的必要性，真正將檔案管理工作融入信息化建設進程中，及時轉變傳統工程設計檔案管理模式在實施過程中呈現出的局限性和負面影響，并在此基礎上構建一套系統的建筑設計單位檔案信息化管理方案，有效推動我國社會經濟建設的長遠發展。BIM技術與工程檔案進行融合，主要是進行數據模型建設完成設計檔案的輕量化處理，首先進行模型的輕量化轉變，其次是對輕量化模型進行加載和應用。這樣的處理方式可以讓BIM 模型在平臺界面上進行良好的展示，利用檔案管理中的動畫關聯技術，強化BIM 模型數據的自動化歸檔處理工作。其中涉及的信息數據類別非常廣泛，不僅包含了建筑外觀、空間規劃、結構類型及基礎抗震等級等，還涉及利用計算機計算其施工量與工程項目建設施工材料投入總量等數據，這些數據是以往檔案管理中無法實現的，可以深化建筑設計檔案的實際應用價值。

4.2 定期組織建筑設計檔案管理人員參與培訓活動

在建筑設計單位檔案管理工作中，主要以檔案管理人員為參與方和執行者，因此，只有保證檔案管理人員的專業素養和業務能力，才能整體提高建筑設計單位檔案管理工作的實效性。盡管我國現有的科技手段已得到了全新的發展和優化，但我國檔案管理人員在參與建筑設計單位檔案管理工作時仍未及時擺脫傳統思想觀念和滯后的管理方式，也無法切實滿足我國日益增長的社會經濟發展的需求［6］?；诖?，在未來發展階段，必須定期組織建筑設計單位檔案管理人員參與各項培訓活動，真正為我國建筑設計單位檔案管理信息化建設提供人才方面的支持。這就需要建筑設計單位檔案管理人員有意識地提高自身專業素養，通過拓展理論知識層面的方式，發揮自身在檔案管理工作中應體現出的價值，并站在思想層面，加強建筑設計單位檔案管理人員的現代化管理觀念轉變，督促現有檔案管理人員熟練掌握計算機技術和系統操作方法，進而奠定扎實的檔案管理信息化建設基礎。

4.3 提高建筑設計檔案管理信息化建設的安全性

建筑設計單位開展檔案管理工作時，重點關注檔案信息化建設過程中涉及的檔案信息的機密性，同時，借助先進的計算機加密技術對重要檔案信息進行加密處理，以此為機密檔案的存儲與使用提供安全保障。除此之外，在建筑設計單位檔案信息化管理工作實際開展過程中，還需要結合具體的運用情況，通過做好檔案紙質文件保管與維護工作來提升建筑設計單位檔案管理信息化建設水平，最大限度地提高我國建筑設計單位檔案管理的實效性［7］。最后，建筑設計單位還需要有意識地避免信息泄露現象的發生，通過加強風險識別、控制訪問權限等有效措施，提高檔案管理信息化建設的安全性。在檔案管理信息化建設工作實際開展過程中，相關工作人員還應本著安全優先的原則，嚴格把控檔案管理信息化系統的安全性，定期指派專門的技術人員維修與管控檔案管理系統，同時加大防火墻、殺毒軟件等系統保護措施的應用力度。

4.4 做好檔案信息來源的鑒定與評估工作

開展建筑設計單位檔案管理信息化建設工作的目的在于為利用者提供科學、可靠的信息資源，幫助其更好地完成工程項目設計與開發工作?；诖?，建筑設計單位的檔案管理部門在開展各項工作時，必須及時鑒定與評估獲得的檔案信息，以此保證檔案信息來源的真實性與可靠性。最重要的是，檔案管理人員還需要具備精準篩選與識別海量數據信息的能力，盡可能在第一時間發現檔案管理工作中出現的錯誤數據，從整體角度出發，把控檔案數據信息判斷、篩選、識別及分析工作，進而為信息使用者提供高效、精準的信息管理服務。

4.5 加強檔案管理信息化與標準化融合

建筑設計單位除了加強基礎層、技術層等軟硬件設施建設之外，還可以圍繞著“大數據中心”“運營監控中心”構建3個企業平臺，也就是“企業管理信息平臺”“項目管控信息平臺”“技術支持信息平臺”，并以此為基礎不斷完善每一個平臺中包含的子平臺。首先，企業管理信息平臺。主要涉及業財一體化、OA、財務共享、檔案管理和電商平臺等方面的信息，在平臺運行過程中，企業應將重心放在資金、成本及財務數據等模塊上，并通過業務推動整個財務平臺信息實現高效化運轉。其次，項目管控信息平臺。由于建筑設計單位負責的每個項目都可以看作一個獨立的主體，因此，在項目管控信息平臺建設中，可以從項目管理平臺和智慧工地兩方面著手做好項目個體運營工作。最后，技術支持信息平臺。該平臺主要包括BIM、工程進度軟件、算量軟件等工具，其為前兩個平臺提供了科學可靠的數據參考，尤其在項目管理平臺建設過程中，更需要結合項目平臺的實際運行情況提供相應的場景及措施。

5 結語

在新時代發展趨勢下，推動建筑設計單位檔案管理實現信息化建設，具有重要現實意義，這也是保證工程建筑施工安全的重要舉措。目前，我國建筑設計單位檔案管理經濟化建設仍然停留在初級階段，在未來發展階段，既需要滿足建筑設計單位提出的信息化發展需求，又需要在實踐過程中不斷積累相關經驗和教訓，以此有效促進建筑設計單位檔案信息化建設的長遠發展，真正將建筑設計單位檔案在工程設計管理中的優勢全面展現出來。