新醫改下如何改進醫院檔案管理工作研究

陳海英

摘 要：檔案管理是醫院必須要重點關注的工作內容，檔案對醫院發展的整個過程予以詳細記錄，對醫院管理起到良好的指導作用。社會發展速度逐漸加快，信息化水平有明顯提升，為醫院發展奠定了堅實的基礎。從醫院管理的角度來說，雖然信息化程度有大幅提高，但是不少醫院在展開檔案管理時依舊采用傳統方式，使得管理的實效性達不到預期目標。若想保證醫院檔案管理的實際效果更為理想，必須要尋找到行之有效的管理策略，除了確保檔案資源更為安全，同時能夠對醫療技術服務水平的提升起到促進作用。本文主要針對醫院檔案管理的實際情況展開深入探析，了解管理過程中出現的各種問題，在此基礎上尋找到切實可行的解決之策，使醫院檔案管理更具實效性。

關鍵詞：新醫改;醫院;檔案管理工作;改進措施

通過對國內公共衛生系統分析可知，醫院是十分關鍵的組成部分，展開醫院檔案管理時，就是要對檔案管理等方面的資料進行有效管控。從醫院各個部門的情況來看，檔案管理的難度并不大，因而受重視程度較低。確保檔案管理能夠有序展開，能夠使管理質量切實提升，使其具有的作用能夠充分展現出來，進而使得我國醫療行業保持良好的發展，疾病防護目的也能夠切實達成。

一、傳統醫院檔案管理工作存在的問題

醫院在開展日常管理的過程中必須要對檔案管理予以重點關注，要選擇行之有效的途徑來保證檔案資料更加完整、客觀，檔案作用可以充分發揮出來。國內不同地區的經濟水平是存在差異的，這對醫院管理也會產生一定程度的影響，在此背景下，檔案管理實效性也難以達到預期，必須要針對檔案管理予以創新，如此方可跟上醫改的腳步。因此，要達成目標，必須要對傳統檔案管理過程中出現的各種問題有清晰的認知。

1.檔案管理部門多、分散程度高

我國很多醫院在進行管理時雖然采用的是統一領導方式，但是管理呈現出分層特征，從檔案管理的現狀來看，主要包括4個組成部分，綜合檔案管理（文書、基建、科研、實物、聲像檔案）、財務檔案、人事檔案、病案檔案，而且是交由不同的部門負責，這些部門間并不存在關聯性。綜合檔案是由辦公室負責;病例檔案交由病案室來進行管理;人事檔案的管理者則是人事部門;財務檔案則是由財務部門負責管理。如此就會使得參與檔案管理的部門明顯增加，導致管理顯得較為分散，相關信息難以真正匯集起來，應用效果達不到預期。

2.檔案管理規模龐大，工作煩瑣

醫院人事檔案管理需要面對的內容較多，如“三齡二歷一身份”的審定、專項表格的填寫、審核依據、審核程序、審核中疑難問題的處理，以及人事檔案的利用、傳遞、保管保護等。同時，人事檔案涉及個人隱私，檔案資料的利用有嚴格要求，因此采用傳統方式進行管理是可行的。在展開文書檔案管理過程中，重點是要保證紙質資料、實物資料、視頻資料等得到行之有效的管理，這也是整個醫院管理的關鍵所在，因而要選擇更為可行的方式展開管理。其中，病例檔案管理是較為重要，這里所說的病例檔案主要指病患信息、病史記錄、診療分析等，相關的數據必須要予以整合，如此方可保證管理效果更為理想。病例檔案的內容是繁雜的，管理也顯得較為煩瑣，必須要保證管理精度有大幅提升。然而，從事管理工作的相關人員所擁有的綜合素質并不高，使檔案管理職能履行無法做到位，檔案存放不符合規范要求，檔案損毀、散失等情況也就很難避免。

3.檔案自成體系，不能相互借鑒

從傳統的檔案管理來看，其目標是保證檔案資料的歸檔、收藏能夠順利達成。醫院檔案室需要完成的工作包括收集、整理、歸檔、入庫等環節，而且整個過程呈現出明顯的封閉狀態。醫院已經建成了綜合檔案室、人事檔案室以及病案檔案室，相關人員要對檔案進行查閱時必須要經過嚴格審批，然而這三類檔案體系是各自獨立的，這就使得檔案資源共享難以實現，其具有的借鑒、科研以及經濟等方面的價值無法得到充分利用。

4.檔案易出現紕漏，后果嚴重

醫院采用傳統檔案管理時，參與的部門、人員是眾多的，整個管理過程也較為復雜。不同人員在管理過程中所做的事情是大致相同的，導致投入的時間、人力大幅增加，工作效率卻得不到提高。另外，分散管理會導致設備投入大幅增加，資源浪費更為嚴重，實際應用卻難以得到滿足。更為重要的是，此種管理方式顯得過于粗放，發生失誤的概率大幅增加，使檔案管理的實效性達不到預期，醫院整體工作也必然會受到直接影響。如果發生嚴重失誤的話，會導致病患治療的效果不夠理想，造成醫患關系更為惡化，甚至導致社會矛盾進一步激化。

5.管理人員重視度不夠

在醫院中，檔案管理的受關注程度較低，尤其是規模不大的醫院，或者是經濟較為落后地區的醫院，此種情況較為常見的。從事檔案管理工作的相關人員并未認識到工作的重要性，不了解其對醫院經營能夠產生積極影響。部分工作人員甚至將檔案管理視為可有可無，導致醫院檔案管理采用的方法較為陳舊，先進技術未能得到應用。另外，醫院檔案管理的專業性較低，管理人員的培訓沒有做到位，造成檔案管理的實效性較為低下。

6.檔案管理投入的資金不足

若想保證醫院檔案管理更為科學，現代化程度有大幅提高，必須要保證資金需求得到滿足。但是，從當下的管理現狀來看，資金支持力度并不大，使得檔案管理受到很大影響，尤其是辦公設備較為陳舊，檔案管理信息化難以實現，檔案管理效率達不到預期目標。檔案保存環境不適宜，會對紙質檔案產生非常大的影響，因此要保證溫度、濕度是最為適合的，防水能力要大幅增強，如此方可使得檔案管理的效果更為理想。另外，醫院能夠投入大量的資金方可使人才培養體系真正構建起來，醫院的人才儲備才能更為豐富，才能確保檔案管理可以順利進行。

二、改進醫院檔案管理工作的必要性

切實完成檔案管理工作能夠對醫院的發展歷史予以完整記載，并對其進行清晰還原，更為重要的是能夠對醫院各項工作的開展起到促進作用，保證新醫改的效果更為理想。如果檔案管理出現問題，醫院運行必然會受到影響，造成的經濟損失也是難以預估。比如，醫院展開檔案管理的過程中如果沒有構建完善的檔案管理制度，或是從事管理的相關人員沒有良好的專業素養，那么醫院發展所受影響就會明顯增加。尤其是在新醫改深入展開之際，檔案管理中出現的問題更多，這就要求醫院對新醫改的具體要求有清晰的認知，將各種問題予以歸總，尋找到具體原因，并對其產生的影響有切實了解，保證選擇的解決方法更具實效性，保證檔案管理順利展開，工作質量、效率能夠有明顯提高，醫院才能真正保持穩健發展。

三、新醫改背景下醫院檔案管理工作的改進措施

1.完善管理制度，改進管理體系

醫院的檔案管理部門應根據醫院自身實際情況，同時結合（2015年重新修訂《歸檔文件整理規則》）制定統一、規范的檔案管理制度，針對檔案資料的收集、整理、分類、錄入、保管等工作環節進行統一規范管理。只有完整統一的規章制度及歸檔工作流程，才能依照制度履行工作職責，做到有法可依、有據可循，確保檔案管理工作的順利進行。同時，還應當將檔案管理工作納入績效考核，把檔案管理的工作質量與員工績效相掛鉤，全面采取崗位責任制，督促檔案管理人員的日常工作，進一步提高檔案管理工作質量。此外，檔案管理人員都應依法建檔，從檔案實踐角度出發，遵守《保密法》做好檔案保密工作。

2.檔案管理模式的新開拓

我國的醫療改革工作正在深入展開，因而在展開檔案管理時必須要緊跟社會發展的腳步，重點針對每個管理環節予以完善，促使醫療改革目標順利達成。若想保證檔案管理效率有大幅提升，醫院必須要針對檔案管理模式進行優化，確保信息化程度得到提高。從新醫改現狀來看，公共醫療衛生事業的建設是必須要關注的重點，在此基礎上構建起更為完善的醫療衛生制度，并保證其能夠實施到位。醫院要對新醫改提出的相關規定有切實了解，在此基礎上完成信息系統的構建，促使醫療事業能夠朝著正確方向發展。從醫療衛生事業的發展現狀來看，計算機技術已經得到普遍應用，在展開檔案管理的過程中將計算機軟件系統的作用充分發揮出來可以使檔案管理信息化、數據化程度大幅提升，廣大群眾也能夠享受到更為理想的醫療服務。

3.完善檔案信息化建設，實現文檔一體化管理

在展開檔案管理時，多媒體技術、電子文件已經得到普遍應用，使檔案管理方式出現明顯轉變，信息的存儲、檢索、傳遞更為便捷，檔案管理的實效性自然就能夠得到保證。不少醫院已經建成了電子檔案管理系統，其中包括文件收集、移交接收、庫房管理、整體檔案等模塊。醫院檔案管理工作是由相關人員兼職完成，在對文件材料收集的同時，要完成好預處理，在此之后則要交由檔案管理員來完成后續整理、歸檔等工作，保證檔案入庫順利完成。通過庫房管理模塊能夠保證入庫檔案查詢更為方便。除此以外，醫院要將《非紙質載體檔案資料抽查記錄表》《非紙質載體定期備份情況表》加以充分利用，而且在對電子文件進行處理時，光盤備份、硬盤備份要做到位，同時要保證真正構建數據恢復機制，一旦服務器發生異常，必須能夠在第一時間完成系統搭建，數據可以及時恢復，使檔案數據更加完整，安全性有大幅提升。

4.增強服務意識，滿足患者訴求

為了能夠切實消除傳統管理方式帶來的負面影響，醫院領導必須要對檔案管理創新予以重點關注，所需的管理設備必須要配置齊全，保證聯網能力大幅提升。醫院建成的服務器必須要加密，使檔案信息共享可以真正實現。若想保證檔案管理更具實效性，應該提高檔案管理人員的地位，檔案室也要納入專業科室范疇中，從事檔案管理的相關人員也應該定位為醫療服務專業人員，保證相關人員真正履行好自身的職責。在醫院發展的過程中，檔案室能夠提供所需的綜合信息，因而在當下必須要針對檔案信息管理進行創新，確保醫療技術水平能夠有大幅提升。從專業技術人員的角度來說，良好的檔案管理可以保證醫院的發展更為穩健，尤其是能夠對成功醫案予以借鑒，使醫療水平得到提升。還能夠將病患的實際需要作為出發點，提供更為適合的醫療技術、治療方案，使醫院、病患間能夠形成良好的關系，確保雙贏目的順利達成。

5.檔案管理人員應提升自身素質

隨著新醫改深入開展，醫院必須要強化檔案管理工作，確保其能夠一直保持良好的運作，檔案管理相關人員必須要擁有較高的專業素質。首先，要將人員選拔做到位，也就是要細化選拔流程，尤其是要適當提高選拔門檻，保證檔案管理更為專業，管理水平也會有大幅提高;其次，是要保證管理人員掌握更為豐富的管理知識，若想使檔案管理的實效性得到提升，檔案管理人員應該要對自身的管理技能予以提高，因此要做好人員培訓工作，同時加強宣傳教育，確保其專業技能真正得到提高。為了使檔案管理人員能夠更為積極地投入到學習中，除了要積累管理經驗，還要熟練應用計算機技術，確保檔案管理的整體質量有大幅提升。

6.利用大數據的思維模式

醫院檔案管理采用信息化管理模式來處理大量的信息數據，運用大數據技術既能夠將檔案信息進行歸類，又可以實現檔案資源的信息存儲功能。檔案資源類型越多、信息越豐富，則參與檔案管理工作的人員就會越多，為建立檔案共同體打造了良好的基礎。同時，利用大數據技術可以記錄并分析共同體成員的特點與感興趣的信息，并對其檔案進行分析與總結，能夠提供更為有效的檔案服務。

四、結語

總之，傳統醫院檔案管理體系已不能適應新醫改的發展要求，傳統醫院檔案管理模式不能體現新醫改的工作要求，傳統醫院檔案管理技術方法不具備新醫改的規范要求，傳統醫院檔案管理工作方式不符合新醫改的服務要求。智能化現代管理模式已經不僅僅是減輕人力和增加工作速率了，更重要的價值在于集系統化管理、精準化管理、安全管理于一身，既可以自動匯集信息、綜合分析、分類歸納、提煉精華，還可以簡化管理流程，便捷搜索應用。在新的醫療體制改革環境下用信息化理論優化醫院檔案管理工作是十分艱辛的過程，但是效果也將會是十分顯著的，醫院檔案管理工作耗費的人力資源將大幅度減小，便捷化程度將快速提高、醫院各工作人員之間以及醫患間的信息交流將會更加順暢。醫院檔案資源將成為推動醫院管理和醫療技術發展的寶貴財富，醫院檔案管理質量和效率的提升將為醫院現代化發展提供堅實可靠的保障。

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