機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理

李春霞

摘?要：隨著互聯網的快速發展，傳統的檔案管理模式逐漸開始被淘汰，機關單位應該跟隨時代步伐全面實行線上電子網絡化管理，一方面可以大大減少工作量，簡化資料查詢和整理的煩瑣步驟;另一方面，通過線上網絡化管理系統的逐漸完善，機關事業單位的整體服務質量也能夠得以提高。本文將從對機關單位檔案管理電子檔案管理發展中存在的問題出發，提出有效實際的解決策略，為機關事業單位檔案管理電子檔案管理模式的發展提供有效途徑。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;電子檔案

目前，很多機關事業中開始采用的這種電子檔案管理模式的開展檔案管理工作，但由于對于電子檔案管理方式的欠缺性認識，以及客觀意義上電子檔案管理所必然遭遇的安全隱患的威脅，同時進行電子檔案管理工作的人員其綜合素質水平的參差不齊，都為機關事業單位的檔案管理工作設下了難題，也逐漸暴露出了電子檔案管理工作在實際開展過程中所遭遇的問題，故針對在電子檔案管理工作過程中可能出現的問題，我們進行如下的深入研究，找出問題所在并給予科學有效的解決方案。

一.電子檔案管理中仍然存在的問題

機關事業單位中的檔案整理方式主要有兩種，一種是以傳統的人工歸檔方式為主的歸檔方式，而另一種是借助現代新型的科學信息技術所建立起來的一種電子檔案管理方式，依靠電子信息技術所進行的電子檔案管理，相較傳統的來說，其檔案管理工作的開展顯得更加科技化、信息技術化水平更高，總體來說效果更好同時整理速度也更高效，但是電子檔案管理仍存在一定的問題。

1.電子檔案管理存在安全隱患

電子檔案管理工作的開展在取代傳統意義上的人工歸檔的工作方式之后，固然帶來了大量的便利，提高了電子檔案工作的歸檔效率，但同時也由于其工作所依靠的網絡媒介的不穩定性，也帶來了巨大的安全隱患。尤其是在機關事業單位中更多的數據的機密性將由于網絡安全的不穩定性而遭到挑戰，電子檔案中所記錄的機密性數據和文件等內容，在電子檔案管理的過程中，包括有對檔案的收集以及傳輸和歸檔等內容，這些電子檔案管理的過程操作都離不開網絡媒介，而隨著信息網絡快速發展在帶來巨大便利的同時，與之相伴的也出現了更多的網絡安全隱患，類似黑客入侵等問題，這對機關事業檔案管理工作的保密性和機密性造成了極大的威脅。

2.電子檔案管理人員素質不高

電子檔案管理工作人員作為該工作的執行者，其工作態度的好壞以及完成工作的效率，都從一定程度上直接決定了機關事業單位電子檔案管理工作的開展順利與否，而電子檔案管理工作人員的整體素質水平不夠高始終是限制電子檔案管理工作更好完成的重要性因素，很多電子檔案管理工作人員并不具備專業的電子檔案管理知識以及實操經驗，甚至有從其他部門直接派遣過去的現象存在，故在開展電子檔案管理工作時這些工作人員的能力性欠缺將更大程度上增加工作失誤的風險。

3.不完善的電子檔案管理制度

電子檔案管理工作模式在機關事業單位中的增設，雖然已經具有了一定的歷史也得到了一定程度上的認可，而更多的在機關事業單位中對于檔案管理工作仍然存在廣泛的忽視和不重視的現象，包括對于電子檔案管理制度制定的不重視，導致電子檔案管理工作在事實上執行中由于缺乏嚴格的制度規范，不能將每個部門每個人員所應當負責的工作任務分配到位，實質上拖拉了整體電子檔案管理工作的工作質量和效率，工作人員對其所負責工作的欠缺性認識也影響到了工作的積極性，這給機關事業內部電子檔案管理工作的開展造成了一種消極的工作氛圍，不利于整個機關事業單位檔案管理工作的有效開展。

二.有效提高電子檔案管理的措施

1.加強電子檔案安全管理建設

電子檔案管理過程中所面臨的不可避免的數據被盜取或泄露的安全隱患，更多的來源于網絡這個大環境的不確定性以及風險性，數據的信息泄露將對機關事業單位造成嚴重的打擊，同時也不利于整個社會經濟的健康可持續性發展。

2. 加強對檔案相關從業人員的培養力度

檔案管理人員是傳統檔案管理模式轉變為電子檔案管理的工作實施主體，工作人員的整體素質的好壞也決定了機關單位推行檔案管理信息化工作進程的快慢，因此機關事業單位在電子檔案管理工作中，應該選拔培訓一批具備相應工作能力的相關專業從業人員。首先，機關事業單位要注重對相關從業人員計算機信息化技術能力方面的提升;其次在此基礎上，還需要考核該項工作從業人員對線上系統化的電子檔案管理的規范化制度的掌握程度;最后，注重工作人員對工作職責的明確和工作態度的端正的培養，保證檔案管理工作的效率。

3.建立健全電子檔案管理制度

針對機關事業單位內部電子檔案管理工作在開展中，所面對的電子檔案管理方式的實施伴隨而來的問題，可以發現絕大多數的機關事業單位并沒有制定出一套嚴格規范的電子檔案管理制度，這不利于電子檔案管理工作的有效開展。故就此，為更好的發揮電子檔案管理的積極性機關事業在采取該種模式時，應當根據機關事業單位內部檔案管理工作的任務分配量以及參加工作的人員，進行系統性的分配和協調，從最優化配置工作任務的角度對檔案管理工作人員具備的能力性差異進行個性化任務分配，以此為現實性依據制定出有利于本機關事業單位長期發展的電子檔案管理制度，保證每個崗位的工作人員都能夠明確自己的任務和責任，更加積極主動地投入到電子檔案管理的工作中去。

結束語：為促進機關事業單位中電子檔案管理工作的有效開展，必須正視其中所存在的問題，并相應的提出解決的方案，故需要從以下幾個角度出發，不斷建立健全電子檔案管理制度，加強電子檔案安全管理建設，以及全面提高電子檔案管理人員素質，從而促進機關事業單位的電子檔案管理工作能夠更加健康平穩的開展。

參考文獻：

[1]孟凡秀.事業單位檔案規范化管理探究[J].蘭臺縱橫，2017（01）：72.

[2]高麗.論述事業單位電子檔案的重要作用[J].現代辦公，2017，（281）：182.

[3]關紹鵬.機關單位檔案管理信息化探討及研究[J].蘭臺論壇，2018（9）：76-77.