淺談學校檔案工作的作用和要求

余奕松

摘 要：本文從檔案管理和學校檔案工作的內涵出發，闡述學校檔案工作在歷史記錄、文化傳承、辦學治校等方面的重要作用，分析學校檔案工作在制度建設、隊伍建設、技術手段等方面存在的問題，對學校檔案工作提出堅持黨的領導、弘揚工匠精神、堅持與時俱進的具體建議。

關鍵詞：檔案管理? ? 辦學治校? ? 制度建設

學校檔案是由學校教育教學、管理等活動產生的具有留存價值的各類資料。做好學校檔案工作，將對學校的歷史記錄、文化傳承、辦學治校等各方面工作起到積極而又深遠的影響。

一、學校檔案工作的重要性

（一）學校檔案是學校發展歷史沿革的重要佐證

檔案是原始的歷史記錄，是前人留給我們的寶貴精神財富。學校檔案與其他檔案的不同之處在于它以不同的形式詳細、真實地反映了一所學校從創建之初到穩步發展乃至壯大的整個歷史過程，是在學校教育教學和管理工作過程中直接形成的第一手資料，也是認識和把握學校辦學事業發展客觀規律的重要依據。學校檔案只有保存完整才能反映學校歷史過程最真實的面貌，才能最大程度尊重學校發展沿革的客觀事實。

（二）學校檔案是凝聚人心、團結奮進的有效載體

對于一所學校來說，辦學歷史、校園文化積淀在一定程度上決定著學校的辦學底蘊是否深厚。當這所學校在辦學中取得了跨越式發展和豐碩成果時，校史陳列即成為展示它辦學歷程、辦學底蘊的最佳方式之一，其中有關學校歷史和文化發展的真實檔案材料也就成為校史陳列的主要內容和重要參考。廣東省粵東技師學院校史館在學校建校45周年紀念日隆重開館，繼而又在建校50周年紀念日增添、充實了不少學校近年來取得新發展、新成果的檔案資料，充分展示了學校辦學的奮斗歷程和高質量發展的累累碩果，獲得廣大校友和在校師生的一致好評。

（三）學校檔案是教育教學實踐經驗的全面總結

教育教學始終是學校的根基，不斷提升辦學質量才是獲得源源不斷生源的最有效手段。學校在實施教育教學過程中會形成大量的實踐經驗總結，這些總結材料既是廣大教職工辛勤付出的成果，也是學校在不同時期教育教學質量提升的真實反映。通過查閱檔案材料，學校管理人員和廣大教師可以厘清工作思路，針對工作記錄中存在的不足和短板進行查漏補缺，從而不斷總結經驗，不斷提升學校教育教學和管理整體水平。

（四）學校檔案是實現治理體系現代化的具體舉措

黨的十九屆五中全會對推進國家治理體系和治理能力現代化做出重大部署，提出新的要求。同樣，學校要實現科學治理，也必須健全依法辦學的制度，通過構建科學的制度體系，形成制度優勢。學?？梢酝ㄟ^對現有檔案的整理、分析和利用，全面清理各項規章制度，加強對重大決策的調查研究、科學論證和風險評估。通過對學校辦學相關法律法規、政策文件和各項工作資料的收集、歸檔，強化規章制度的執行、評估和監督，建立健全制度建設的長效機制。

（五）學校檔案是更高起點謀劃發展的必要前提

檔案是事實、知識、經驗的歸納和總結，是具有可靠參考價值的記錄。學校檔案記載著學校各方面的經驗成果和各項統計數據，因此它也是制定決策的重要依據，是學校在管理和發展中重要的信息資源。當學校需要謀劃未來發展藍圖時，可以通過完整、詳細的學校檔案，全面分析學校的現狀、面臨的形勢和任務以及前車之鑒，從而做出符合辦校實際的決策部署，拿出切實可行的具體舉措，為學校今后的發展指明方向。

二、學校檔案工作存在的問題

學校檔案管理是一項系統、繁重并且瑣碎的工作，從廣東省粵東技師學院的實際情況來看，檔案管理在制度建設、隊伍建設、技術手段方面還存在著不足和短板。

（一）制度建設不夠完善

從學校檔案的編制、收集、分類再到保管，每個環節都需要詳細的制度，以此來規范每項工作，并保證流程規范、順暢，運轉高效。但目前學校在檔案管理制度方面還存在以下問題。

第一，檔案資料收集不夠全面。隨著科學技術的發展，數據成為教學科研和行政管理的重要資料。學校作為一個數據生產“大廠”，全面保存數據將為學校進行管理決策和開展教育教學研究提供強有力的支撐。

第二，檔案資料分析不夠深入。學校在進行檔案的編制和收集過程中，大多只注重工作結果的記錄歸檔，對該項工作的流程、轉接及反饋未能進行詳細記錄，對記錄內容也缺乏嚴謹細致的審核，這使得檔案資料的后期維護、改進工作無從下手。

第三，檔案管理流程設置不夠科學。由于某些工作周期性較長，如學生檔案從學生入學到畢業離校時間跨度長達數年，造成檔案管理流程步驟間隔時間較長，經辦環節要經過多人，容易出現檔案資料的遺漏。

（二）對檔案工作人員隊伍建設不夠重視

檔案管理是一項重復性極高的工作，大多數人認為只要能夠完成工作任務即可，對檔案工作人員的業務能力和職業素養往往要求不高。大多數學?，F有檔案工作人員具備檔案專業背景的幾乎沒有，更多的是由行政人員負責或是由專業課教師兼任，有些工作任務還會安排學生輔助完成，這就導致學校檔案管理工作專業性不強、創新性不夠。專業性不強表現在由于缺乏專業的檔案管理技能，檔案管理工作整體質量和效率較低;由于缺乏專業培訓，檔案工作人員政策法律水平不高，檔案管理工作未能形成完整的管理體系。創新性不夠體現在檔案工作人員大多進行重復性的收集、分類、保存工作，容易形成固定思維，只求能夠完成任務而不會在意如何提升效率，在面對收集保存的數據成倍增加時難免力不從心。

（三）信息集成程度不高

現在已有不少學校采取數字化管理模式，將現有檔案轉入數字化檔案管理系統，將傳統紙質檔案轉換為電子檔案，以便保存和查找。但筆者所在學校檔案還是以紙質材料為主，尚未建成集中統一的檔案管理系統，不同部門之間的檔案資料、數據無法實現縱向或是橫向的相互關聯，檔案資料的查閱、使用效率較低。而且學校目前未設置檔案館，檔案分散在多個部門保管，管理人員也相對分散，這為檔案的保管、轉接增加了不小的難度，也加大了檔案丟失的風險。

三、對做好學校檔案工作的建議

（一）學校檔案工作要堅持黨的領導

習近平總書記強調，要堅持社會主義辦學方向，把立德樹人作為教育的根本任務。學校檔案工作人員要切實提高政治站位，不斷提高政治鑒別力，把“兩個維護”落實到服務學校中心工作和各項管理業務之中。學校檔案工作要用好用活檔案資源，服務學校思想政治理論課建設，唱響主旋律，傳播正能量。廣泛開展黨史、新中國史、改革開放史、社會主義發展史“四史”學習教育活動，積極推動黨史學習教育進校園、進課堂、進頭腦。

（二）學校檔案工作要堅持與時俱進

隨著現代科學技術的發展，紙質文件、聲像文件等傳統介質的檔案資料越來越多地被轉化為電子檔案，加之大數據、云計算、人工智能等技術應用的場景越來越多，對檔案管理的信息化程度要求越來越高。檔案工作人員要通過不斷學習知識與技能，及時掌握最新的管理方法，靈活運用先進的技術，熟練操作先進的設備，使用新型的工具。同時還要深入細致地鉆研檔案工作特點規律，不斷提高檔案管理法律意識，緊密結合崗位實際，探索新方法，梳理新流程，不斷提升檔案管理的規范化水平，進一步發揮檔案服務中心工作的效能作用。

（三）學校檔案工作要發揮技術優勢

面對學校這所數據生產的“大廠”，要做好檔案工作必須依靠科學的體系和先進的技術。我們要充分發揮數字化檔案管理系統的功能，利用這個平臺不斷更新、擴大檔案內容，全面收集、保存學校各類檔案信息。進一步細化管理系統操作流程，依托管理系統實現跨部門的檔案編制和歸檔合作，不斷提升工作效率。在發揮技術優勢實現檔案管理數字化的同時，要高度重視信息安全，要積極與檔案管理部門、檔案管理系統供應商、網絡運營商等多部門溝通協調，嚴格按照國家保密法規和信息系統分級保護要求，強化檔案管理系統的網絡安全防護，切實做好保密工作，嚴防在檔案傳輸過程中泄密。

（四）學校檔案工作要弘揚工匠精神

技工院校培養的是技能人才，技能人才弘揚工匠精神具體體現在長期堅持做一件事，而且精益求精，越做越好，即使再苦再累也樂在其中。檔案管理也是需要弘揚“工匠精神”的工作。由于檔案工作煩瑣、單調且具有一定的封閉性，學校應當通過培訓進修、業務素質提升等活動，進一步加強檔案工作人員的思想政治教育，幫助檔案工作人員增強做好檔案管理工作的事業心與使命感。檔案工作人員要以事業為重，以擔當為榮，耐得住寂寞，經得起誘惑，履職盡責，勤奮工作，在平凡的崗位上推動學校邁上高質量發展新臺階。

四、小結

綜上所述，學校檔案工作是學校管理的重要組成部分，檔案工作人員要在全面認識檔案工作重要性的同時，切實做好檔案的收集、整理、歸檔，主動利用檔案資源服務學校管理，為學校高質量可持續發展提供有力保障。

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（作者單位：廣東省粵東技師學院）