財務機器人在財務共享的應用與實踐

高松

【摘要】財務機器人是機器人流程自動化技術在財務領域的具體應用。文章以EY公司為例，介紹了財務機器人在EY公司財務共享中心包括資金結算辦理、單據稽核、銀行對賬等10個業務流程的應用與實踐，分析了實踐成效，并提出啟示和建議，期望對財務機器人在其他企業中的順利運行有所裨益。

【關鍵詞】財務機器人；財務共享中心；業務流程

【中圖分類號】F275

信息技術在財務領域的應用加速了財務數字化轉型。隨著越來越多的企業建立財務共享中心，財務機器人因其開發時間短、投資成本低以及擅長處理規則明確、簡單重復流程的特點，擁有了“大展拳腳”的空間。實踐證明，財務機器人的應用能有效提升工作效率，同時讓從事基礎事務的人員得以解放，從而轉型去做高附加值的財務工作，實現財務對業務的有力支撐。

一、背景介紹

（一）財務機器人

財務機器人是機器人流程自動化（Robotic Process Automation，簡稱“RPA”）技術應用在財務工作中的產品，它通過計算機編程或輔助軟件模擬人類的操作，按照人類設計的規則自動執行財務工作流程或任務。財務機器人的本質是一種數字化的支持性智能軟件。

（二）EY公司基本情況介紹

1. EY公司及其財務共享中心發展現狀

EY公司主營勘察設計和設計施工總承包業務，是某世界500強企業的全資子公司，連年入榜“中國工程設計企業60強”。EY公司下設23家分子公司，2021年實現營業額41億元，資產規模達60億元。EY公司于2017年起搭建財務共享中心并在2019年實現了所屬獨立核算單位全覆蓋。

2. EY公司應用財務機器人的必要性和可行性分析

（1）必要性分析

近年來，EY公司實現了跨越式發展，但其財務人員數量始終維持在30人左右，與日益增長的財務管理需求不匹配，存在一人身兼多職的情況；再者，隨著財務共享中心的建立，業務和核算轉向標準化和流程化集中處理，衍生出部分邏輯簡單但重復性高的工作，從事這些工作的員工逐漸出現積極性不高甚至懈怠的情況。在此背景下，亟需借助財務機器人這一智能化工具為財務人員“減負”，讓財務人員能將更多的精力放在更高附加值的工作上。

（2）可行性分析

EY公司自2020年起應用財務機器人，此時財務共享中心上線運營已近一年，無論是系統還是管理層面都日趨穩定。EY公司財務共享中心依托的浪潮GS管理軟件（以下簡稱“浪潮系統”）支持定制化開發，能夠滿足財務機器人應用設計時可能帶來的二次開發需求。除此之外，EY公司財務團隊對于財務領域新工具、新技術應用的接受程度較高，能夠順利推動財務機器人落地并積極適應其帶來的變化與挑戰。

二、EY公司財務機器人應用方案設計

通過全面梳理EY公司財務共享中心各項業務流程，結合RPA技術特點，共篩選出10項業務流程交由財務機器人處理。

（一）應用場景

1.資金結算辦理

EY公司財務共享中心報賬單據辦理流程為：制單人提交單據—初審人員掃描單據影像—領導審批—共享中心稽核、復核—共享中心資金結算辦理、結算復核—銀行結算—會計憑證生成。

應用財務機器人后，由財務機器人代替出納人員登錄浪潮系統資金結算平臺辦理資金結算業務，主要包括根據單據相關信息判斷并選擇結算銀行賬戶和發送方式。

2.退單消息通知

報賬人提交單據后，在共享中心各處理環節均可能被退單。由于EY公司浪潮系統只有電腦客戶端，報賬人無法在第一時間接到退單通知，從而導致部分退單單據長時間未處理甚至出現跨年的情況。

為提高報銷效率，提高員工報銷滿意度，在報賬人提交的單據被共享中心各處理環節退單后，財務機器人將定期登陸浪潮系統報賬單據查詢界面，篩選已退回單據，并將退回單據信息及退回原因發送至初審人及制單人，以示提醒盡快處理。

3.單據稽核（限單位調撥單和資產業務單）

單位調撥單用于辦理內部單位資金調撥；資產業務單用于處理新增資產、計提折舊和資產處置等。這兩類單據相較其他單據來說邏輯相對簡單、明確。

應用財務機器人后，由財務機器人登錄浪潮系統對這兩類單據進行內容審核，若通過則會進入復核環節，若不通過則自動填寫退單原因并退回至初審環節。

4.憑證生成

搭建財務共享中心的目的之一就是根據預先配置好的憑證模板生成會計憑證以實現會計核算的標準化。

應用財務機器人后，財務機器人根據用戶設置的日期登錄浪潮系統，選擇總賬模塊的憑證生成功能，在憑證生成界面完成所有模塊待辦任務的憑證生成，運行結束后，將每個模塊未成功生成憑證的單據編號發送給相關負責人。

5.銀行流水對賬

銀行流水對賬工作過程繁雜枯燥，特別是結算業務較多的基本戶或工資代發戶，往往1個賬戶就需要專人耗費一至兩天的時間。

應用財務機器人后，相關崗位人員將擬對賬賬戶的網銀流水放入制定文件夾，手動啟動財務機器人，財務機器人登錄浪潮系統，自動下載相關賬戶當月銀行日記賬后開始對賬工作，輸出核對結果，并把核對不一致記錄填寫至余額調節表中。

6.內部單位資金往來對賬

為實行資金集中管理，提高資金使用效率，EY公司設立了內部結算中心（虛擬）用于辦理分（子）公司委托支付以及資金上劃下撥等業務。期末，總部及分子公司之間需要將內部結算中心科目余額對符后方可編制財務報表。

應用財務機器人后，財務機器人定期登錄浪潮系統，下載總部和分（子）公司內部結算中心科目三欄式明細賬進行核對，編制余額調節表并發送相關負責人。

7.內部單位債權債務往來對賬

報表期，總部及子公司之間除需要進行資金往來對賬外，還需要進行債權債務往來對賬，包括因內部分包形成的分包款收付和分包收入成本的確認。

應用財務機器人后，財務機器人定期登錄浪潮系統下載總部和子公司債權債務往來核對所需的賬務數據，根據工程項目編號核對發生額，生成結果文檔并發送相關負責人。

8.報表生成（限單個獨立核算單位）

根據集團要求，EY公司每月、每季/半年度和年度均需要出具財務報表，其中月度和季度財務報表編制難度相對較小。但考慮到除主表外的明細表格式時常發生變化以及合并層報表涉及合并抵消，僅針對單個獨立核算單位的月報和季報應用財務機器人。主要流程為：

財務機器人每月初定時啟動，登錄浪潮系統總賬模塊下載現金流量表和科目余額表生成初始表格后，報表編制人員進行檢查、修改并填寫重分類表格。報表編制人員手動啟動財務機器人自動生成月度和季度資產負債表、利潤表和現金流量表三張主表。

9.財務運營情況概覽

為方便各成員單位及時掌握財務運營情況，提高管理精細化水平，應用財務機器人按月生成財務運營情況概覽供各成員單位領導參考，主要流程為：

財務機器人定期登錄浪潮系統下載相關數據，進行篩選和提煉后，把關鍵數據更新到指定excel中間表，通過數據鏈接的方式自動生成財務運營情況概覽PPT并通過郵箱發給各單位財務人員，內容包括主要指標完成情況、應收/應付款項余額前十大列示、共享中心單據處理時長和退單情況等。

10.記賬憑證審核

財務共享前，審核會計憑證是保障會計信息質量的關鍵環節。財務共享后，由于對單據的合規性、真實性審核，會計憑證生成的完整性、正確性審核已經前置，記賬憑證審核環節不再重要，更多是形式上的意義。

應用財務機器人后，財務機器人將定期登錄浪潮系統，選擇總賬模塊的憑證審核功能，在憑證審核界面循環選擇當前會計年度1月份至當前月份待審核憑證，全選后點擊審核。完成每個賬套記賬憑證審核后發送通知給相關負責人。

（二）財務機器人應用優勢分析

1.效率提升

財務機器人在不受人為因素的特定環境下，基本能實現全天候工作，可容忍度好，工作強度大，流程處理標準化高，一定程度上做到了待辦業務的“日清日結”。

2.成本節約

應用財務機器人之前，資金結算、銀行對賬、單據稽核等大量簡單重復的工作大約需要投入5名財務專員去處理。應用財務機器人后，考慮初次購入和后期維護費用后，大約能節約50%左右的人力成本。

3.高效部署

機器人流程自動化軟件發展至今已較成熟，國內開發的團隊也較多，在充分調研了解企業的業務流程和客戶需求后即可快速開發和部署。EY公司10個流程應用從調研到上線僅用不到3個月的時間。

4.安全可控

財務機器人是根據預先編寫的腳本以外掛的形式進行部署，不會破壞企業現存的IT環境，更無法取代現有的ERP系統，同時其所有的工作路徑及信息流可以調閱，財務機器人的運行始終處于安全可控的狀態。

三、EY公司財務機器人應用實踐

（一）運行情況

2020—2021年，EY公司財務機器人已累積自動辦理資金結算65 298筆，自動發送退單通知328條，自動稽核資產業務類單據和單位調撥單2 227筆，自動審核記賬憑證89 253張，自動生成憑證91 781張，自動完成24個獨立核算單位內部資金往來、內部債權債務往來初步對賬，自動完成總部6個主要賬戶銀行流水對賬，自動生成各成員單位月度財務運營情況概覽。

（二）實踐成效

1.有效提升財務共享中心運營效率

財務機器人“上崗”后，其“定時啟動”和“不限時工作”的特性，在“優勢”業務場景中發揮穩定，“業績”突出。假設前述10個業務流程仍然由真人處理，財務機器人在EY公司的應用替代了原有5人左右的工作量，節約人力的同時有效提升了財務共享中心整體運營效率。

2.助力財務人員向業務財務、戰略財務轉型

財務機器人的應用，將部分財務人員從結算辦理、銀行對賬等低附加值、重復的事務性工作中解放出來，向財務分析、稅務管理、全面預算等更亟需人手的崗位補足，能有更多的時間思考、創新管理方法，從而為企業創造更多價值。

3.進一步提升財務標準化水平

在設計財務機器人應用方案時，為實現預期效果，需要將擬應用業務場景中的“非標”流程標準化，比如EY公司明確了各類報賬單據入賬期間規則，要求內部單位掛賬使用標準名稱、涉及結算類的單據統一摘要格式（摘要前必須添加資金結算編號），這些改動都進一步提升了財務標準化水平。

四、啟示與建議

（一）財務機器人是提升財務工作效率的有效工具，但仍有局限性

財務機器人作為一款智能化工具在提升財務工作效率方面基本達到了預期效果。但值得注意的是，財務機器人仍存在局限性：一是財務機器人的技術特點決定其僅適用于具有大量明確規則和標準化流程的業務場景，如財務共享中心；二是財務機器人無法處理異常事件，當業務流程出現變化或機器人需要操作的軟件因升級換代導致下載的數據格式出現變化時，財務機器人則無法處理而只能等待人工干預，甚至需要進行重新配置；三是財務機器人在替代人力的同時也增加了維護成本，財務團隊中需要增加專人來負責管理和運維來確保各流程運行的穩定性。

（二）財務人員應積極適應財務機器人對財務行業的沖擊和帶來的變化

財務機器人是現代信息技術在財務領域應用的一個典型代表，它證明了財務人員是可以被替代的。處于會計行業變革浪潮中的財務人員，要用積極的態度和發展的眼光看待財務機器人，不能閉目為盲，要正視財務機器人給財務工作來的影響，通過優化功能、深挖潛力，享受其給財務工作帶來的種種好處。事實證明，先進技術和創新模式在財務中的運用多是利大于弊，財務人員要“乘勢借力”，實現從核算財務向業務財務和戰略財務轉型。

（三）財務共享為RPA應用提供基礎，RPA為財務共享發展賦能

企業財務共享服務能力與財務機器人的應用是相互促進，協同發展的。財務機器人利用信息化手段與技術在財務共享服務輸出的標準流程和規則下，更好更快地應用規則，來實現“復雜的事情簡單化，簡單的事情標準化，標準的事情智能化”。

（四）應用財務機器人的企業需要建立跟蹤優化機制

流程固定、規則明確是財務機器人應用的基礎之一。但眾所周知，企業的流程不是一成不變的。為了保障財務機器人在較長一段時間內正常穩定地運行，快速、高質量地響應業務需求變化，企業需要針對財務機器人建立完整、詳細的跟蹤優化機制。一是在開發初期，財務人員不能當“甩手掌柜”，要充分參與到財務機器人的開發中來；二是在上線階段，安排專人，最好是財務信息化崗位人員，接受開發方的知識轉移，盡可能減少后期維護成本；三是在上線后，建立問題響應和應急處理機制，落實責任到人，以便在財務機器人運行出現故障時，第一時間發現并解決問題，避免對企業經濟業務辦理產生影響。

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