淺析生態環境保護工作中的環境監測檔案管理

欒蘭

摘? 要：為有效地解決環境監測檔案管理中存在的一些問題，本文首先簡要介紹了生態環境保護工作中的環境監測檔案的重要作用，其次深入分析環境監測檔案管理存在問題，最后提出相關對策，以供借鑒與參考。

關鍵字：生態環境保護;環境監測;檔案管理

1 引言

環境監測檔案是聯系昨天、今天和明天的橋梁。檔案，可以讓歷史留住記憶的根，讓未來找到回家的路。沒有檔案或檔案不全，就會遺失那段歷史。環境監測檔案詳實且完整地記載了歷史上的環境質量狀況以及有關的保護環境經驗與做法，可為以后的科學研究、環境管理等提供可靠的決策依據。然而，當前環境監測部門的檔案管理員并不是很重視環境監測檔案管理，管理體系的規范程度不夠高，歸檔材料的收集、整理與甄別水平不夠專業，易造成歸檔材料不完整等問題出現，也為日后資料數據的查詢帶來許多不便。因此，需要探究優化環境監測檔案管理的有效途徑，努力做到“收齊、管好、用活”環境監測檔案。

2 生態環境保護工作中的環境監測檔案的重要作用

環境監測檔案中詳實地記載不同階段監測環境的相關技術數據與環境治理的成效，不僅能體現當時的監測水平，還能夠再現當時的環境狀況。通過不同歷史時期環境質量狀況的對比，了解環境狀況的變化，剖析環境質量的演變過程，深入探尋影響環境的因素，預測環境變化趨勢，為當前的環境管理提供決策依據，也是制定環境規劃和標準的重要依據，進而提高生態環境保護的工作效率。另外，環境監測檔案中還記錄了技術人員的相關經驗與做法、專項治理成效及相關環境保護工作的開展過程，為開展生態環境保護研究提供了必要的條件。

3 生態環境保護工作中的環境監測檔案管理存在問題

3.1 組織機制不完善

生態環境監測檔案管理隊伍不穩定，部分監測機構的檔案管理員更換頻繁，兼職過多，影響檔案工作正常開展。由于在生態環境監測的工作當中，不同的環境監測任務對個人能力的提高有著十分大的差異，因而監測人員基本上把絕大多數的時間和精力放在開展監測工作與提高監測能力方面，但是對環境監測檔案管理方面的工作重視程度不高。另外，環境監測檔案涉及整個監測機構運作的各個環節，檔案管理人員對整個機構的運作流程不熟悉，不了解質量管理體系，檔案管理專業素質不高，就會存在環境監測檔案中的一些關鍵性文件丟失的風險。除此之外，在環境監測檔案管理方面組織機制不完善，也在很大程度上影響著環境監測檔案開發運用工作的順利進行。

3.2 分類管理規范性不高

目前部分檔案管理員在歸檔時，僅僅根據前任的歸檔目錄，按部就班的將環境監測數據、監測報告、原始記錄、儀器設備材料等按照經驗歸檔，但是環境監測過程中需要歸檔的材料還有很多，比如生態環境監測工作計劃、監測方案、工作總結、質量保證的計劃和要求、考核情況、突發事件監測文件材料、各類專項監測和咨詢服務監測等文件材料，檔案管理員不知道這些材料需要歸檔，即使知道需要歸檔，又不知道怎么分類，保存期限是多久，另外有時還會把非環境監測類的文書類的材料放在環境監測檔案中一起歸檔，因此迫切需要建立有效的環境監測檔案分類管理體系，收齊、管好環境監測檔案。

3.3利用效率較低

當前部分檔案管理員在編制檔案目錄時沒有嚴格按照檔案管理的著錄要求編制，部分監測機構使用的檔案管理系統陳舊，未及時更新，在開發利用先進的檔案設備方面缺少一定的積極性與主動性，造成查找困難，這在很大程度上直接影響著環境監測檔案綜合開發利用效率，進而制約著環境監測檔案實際價值的發揮。

4 生態環境保護工作中環境監測檔案管理對策

4.1 建立完備的環境監測檔案管理組織機制

監測機構應建立統一領導、分級管理的檔案管理機制，對機構內各門類和載體的檔案實體及信息集中統一管理，對各部門的檔案工作進行監督和指導。

[1]明確檔案管理思路。在檔案管理中圍繞“以用為本”和為環境管理服務的宗旨，以能用、實用、好用為目標，以全面、真實、準確為原則，以檔案支撐、環境管理為目的，做到事前有準備、事中有收集、事后有整理，保證檔案的完整性。

[2]建立檔案管理程序。根據環境監測的實際情況，建立符合檔案法、檔案管理規范的檔案管理程序，明確檔案管理的適用范圍、科室職責、管理規范等。

[3]提高檔案管理員工作責任意識。監測檔案管理工作任務繁重，千頭萬緒，檔案材料經常備外借，流動性打，檔案管理員一定要認真負責，嚴格按照檔案管理程序開展各項工作。如果發現新的問題，應積極主動尋求部門領導的幫助，必要時邀請有關檔案管理部門在工作上給予一定的指導，參加各種形式的檔案管理培訓和繼續教育，用新知識、新技術武裝檔案人員，拓寬知識面，提高檔案管理員的綜合管理素質和業務工作能力，樹立主動服務意識，掌握檔案業務的工作方法和規律，努力從規范環境監測檔案管理的角度出發，把標準化與制度化的管理標準當作建立健全環境監測檔案管理組織機制的參考，不斷強化環境監測檔案有關基礎設施的建設，持續完善并優化環境監測檔案管理組織機制。

[4]建設一支精通業務的高素質檔案管理隊伍。將環境監測檔案管理工作的重要實施人員組織起來，建立一個環境監測檔案管理工作隊伍，該支隊伍既要包括專業檔案管理員，還要包括設備管理人員、辦公人員、質量管理員等，把各個崗位的工作者凝聚在一起，集中調度，密切協調配合，建立既有檔案專業知識又具有環保專業知識、能運用現代化管理手段的檔案干部隊伍，共同助力環境監測檔案管理工作的質量提高。

[5]建立持續更新的檔案管理體系。通訊技術和計算機網絡迅速發展，目前已經有了一些比較成熟的計算機檔案管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要功能的自動化管理，大大提高了檔案管理質量和工作效率。目前絕大數監測機構均具有計算機檔案管理系統，但隨著生態環境工作不斷的推進，舊版的生態環境檔案管理規范被新版的規范替代，原有的計算機檔案管理系統部分內容不能滿足新規范的要求，需要持續更新檔案管理體系，不斷滿足規范的要求。其次，檔案管理員需注意利用檔案信息材料的反饋，不斷探索檔案管理的規律，提高檔案管理水平。

4.2 深入細化環境監測檔案文件的分類規范

在保護生態環境的全部工作體系當中，環境監測部門有著一定的特殊性，這一部門工作的進行既要從整體上掌握某一個地區的生態環境，也要依照這一區域內不同生態環境污染因子開展監測工作進而剖析較為精準的數據，將此作為保護生態環境工作順利進行的相關舉措制定參考。因而，應當保證在很多種類的環境監測項目中可以快速準確地找到工作開展要用到的信息，在整理檔案的過程中檔案管理員根據檔案規范，聯系實際工作開展情況，詳細的劃分歸檔類型和保存期限。

第一，建立歸檔目錄明細。根據《生態環境檔案管理規范 生態環境監測》（HJ 8.2-2020），結合生態環境監測工作實際，檔案管理員按照“誰承辦，誰負責”的原則，細化各部門需歸檔的文件材料的范圍和保存期限，建立歸檔目錄明細，形成材料的承辦部門（承辦人）可按照歸檔目錄明細，積累、整理歸檔材料。檔案管理員應參與生態環境監測工作和活動，了解生態環境監測工作職能和文件材料的形成過程，從真實性、準確性、規范性、系統性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面督促、指導、檢查承辦部門（承辦人）做好文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。

第二，做好平時歸檔工作。文件材料歸檔工作一般應在次年3月底前完成，大量的材料集中在一段時間內完成，工作量大，容易遺漏，為防止散失堆積，平時需加強歸檔材料的日常管理，承辦部門（承辦人）按照歸檔目錄明細，為每一個目錄準備一個檔案盒，以便隨時歸入和查找文件。承辦部門（承辦人）將工作中辦理完畢的、屬于歸檔范圍的文件材料，及時歸入檔案盒，對于已經歸檔的材料，應該定期檢查，隨時調整不符合歸檔要求的材料。

第三，優化歸檔材料?！渡鷳B環境檔案管理規范 生態環境監測》（HJ 8.2-2020）附錄A（規范性附錄）詳細地列出了生態環境監測文件材料歸檔的范圍，為了方便以后的查詢，可以將同一個歸檔范圍內的內容進一步細化。比如地表水例行監測及相關數據，可根據實際監測情況進一步分類，可細分為國考斷面監測、省考斷面監測、市控斷面監測、部分斷面的專項監測等;涉及分包方的監測報告及相關數據，歸檔時可根據監測內容分別歸檔到相應的版塊，如果都屬于同一類監測范圍涉及多個分包方，可將同一個分包方放在一起歸檔。監測儀器設備的分類別管理也是一項十分關鍵的工作，歸檔時依據儀器設備的生產源頭作為類型來劃分，可劃分成國外進口與國內生產兩個類型;其次可依照設備占用面積，把其劃分成三個類型，分別是大型、中型以及小型;另外應當依照設備的安裝視頻與保修卡片、說明書有關要求編制儀器設備編號，為每臺儀器設備建立檔案。

4.3 強化環境監測檔案資料開發利用

充分利用檔案的科技成果，依靠科技進步，提升環境監測檔案信息化開發利用的速度，這是新時代不斷發展的必然要求，也是環境監測檔案未來的發展趨勢，因此，在開展環境監測檔案管理時，可借助先進的管理設備，建立電子檔案管理系統，實現檔案全文存儲檢索，方便歸檔材料的查閱，提升環境監測檔案的管理效率。

5 結語

綜上所述，在生態環境保護的全部工作當中，環境監測檔案管理是一個非常關鍵的組成部分。環境監測檔案管理工作的順利進行不僅可以直接地提高有關工作的效率，還可以為日后環境保護工作順利開展和深入研究提供具有準確性的科學參考依據。因而，檔案管理員在工作的時候，要增強檔案管理意識，按照規范做好歸檔、分類及拓寬保存介質等一系列工作，并且把環境監測工作和檔案管理工作密切地結合在一起，促進環境保護工作能夠快速發展。

參考文獻：

[1]楊燕.簡析生態環境保護工作中的環境監測檔案管理[J].科學與財富，2018，000（016）：54.

[2]陳興美.生態環境保護工作中的環境監測檔案管理[J].低碳世界，2021，11（11）：2.

[3]馬榮生.生態環境保護工作中的環境監測檔案管理[J].現代企業，2019（11）：2.

[4]蔡學佳.簡析生態環境保護工作中的環境監測及管理[J].生態環境與保護，2020，3（2）：1.

[5]黃小燕.新形勢下環境保護電子檔案管理研究[J].資源節約與環保，2016（6）：1.

[6]林靜.新形勢下環境監測檔案管理工作問題及對策分[J].視界觀，2020（10）：1.

[7]馮淇.生態環境保護中環境監測管理分析[J].清洗世界，2021，37（9）：2.

[8]鄭仕清.基層單位環境保護檔案管理工作要點探討[J].現代經濟信息，2019（11）：1.

[9]任維翠.環境監測檔案管理存在問題及應對策略分析[J].中國新通信，2019（14）：1.

[10]劉培杰.新時期環境監測檔案管理現狀與管理措施[J].中國科技縱橫，2017， （11）