探索如何做好新形勢下病歷檔案管理

徐樹清

摘要：在醫院管理工作開展的過程中，檔案管理屬于其中一個管理任務，在醫療、科研、教學等方面所起到的作用都十分明顯。尤其是在當前這個信息化時代，對于醫療檔案資源的開發及利用，已經逐漸地獲得了社會的重視。從醫療方案工作的重點來看，其主要是為管理層及各項活動的開展提供準確的信息，還能夠圍繞著醫院的經營管理重點為臨床醫學、科研、教學等方面提供信息服務。所以，在醫院管理的過程中則需要將檔案的價值及作用發揮出來，為醫療人員及患者提供高質量的服務。

關鍵詞：新形勢下;病歷檔案;管理工作;

引言

醫院檔案是醫療體制改革的重要參考內容，也是反映醫療管理水平的重要見證。隨著醫療技術水平的不斷進步，必然要對一些常見疾病和罕見疾病做出資料的統計搜集整理，以便于更好地服務于診治，提高醫院運轉效率。檔案的有序碼放、快速調取、科學管理，直接關系到醫院的穩健發展。本文從當前醫院檔案管理中存在的問題入手，結合當前信息化發展趨勢，有針對性地提出提高醫院檔案管理水平的若干措施，供醫療系統的檔案管理人員參考交流。

一、病歷檔案管理存在的問題

隨著醫療行業競爭激烈程度的不斷提高，醫院必須要制定出新型的發展戰略決策，使醫療服務可以滿足大眾需求，使醫院在醫療市場中站穩腳跟。醫院在進行決策的過程中，必須要依靠大量的市場數據以及病案信息，這樣才可以發現醫療市場的發展趨勢，認識到醫院自身在運營過程中所出現的不足之處。目前醫院之中的病案信息管理方面，還是存在著科學技術相對落后的問題，護士主要是通過紙質介質對相關的信息進行記錄，然后經歷回收、整理、裝訂、編號、歸檔等環節，整個工作過程是比較繁瑣的，容易造成病案信息的破壞和遺失。隨著信息化技術不斷發展進步，病案信息管理具有很大的突破性，不只是通過紙質介質記錄信息，也不只是局限于傳統的工作過程，可以儲存和管理全部醫療信息，然后進行提煉和加工，通過分析總結，以生成最終的統計數據，工作效率、質量和醫療水平都可以得到很大程度的提升。醫院的病案中，對各個時間段的患者不同的診療狀況包括病情的演變情況、患者的家族病史，包括患者在整個醫院中相關的診療過程。醫院中的病案信息與醫院中各項日常的醫療業務有所關聯，所以相關的部門做好全方位的患者信息審核工作，并且將相關的信息進行收集、存儲。但從目前的現狀來看，部分醫院仍然存在著沒有實現對于綜合性的病案信息的管理工作，而與之有關的病案管理措施建立過程也不是十分的健全。

二、提升醫院檔案管理的有效舉措

重視檔案，提升全民的檔案意識

檔案不僅僅是醫院的資源更是國家的財富，所以在檔案管理和利用的過程中必須將檔案的價值和作用重視起來，才能夠發揮檔案的功能為醫院的發展提供基礎。因此，醫院管理人員需要改變以往的管理思想，將檔案管理工作的重心從“管理”轉移到“使用”，在打破傳統管理思維桎梏的同時實現醫療資源的高度共享。同時，醫院檔案管理工作人員必須明確檔案在醫院管理工作中的重要性，在提升自身業務素質及管理能力的基礎上高效地開展檔案管理工作。另外，對于醫療檔案價值及作用的發揮還需要提升全民的檔案意識，大力宣傳及落實《檔案法》，以此來全面提升醫療工作者對于檔案重要性的認識。一是要增強領導的重視，將檔案管理工作放到醫院發展規劃之中，這樣才能夠自上而下的認識到檔案的價值及作用;二是加大檔案價值宣傳力度，使得醫療工作者能夠認識到檔案工作的作用和意義;三是完善各項規章制度，確保醫療檔案的完整性，對醫院各部門之間的工作進行有效地協調，以此來全面提升全面的檔案意識。

科學選人用人，定期組織培訓

醫院檔案管理既具有檔案管理的一般性，又具有醫療行業的特殊性。因此在招募醫院檔案管理人員時，首先要側重在有檔案專業學習背景，或者在基層有多年檔案管理工作經驗的人員中進行擇優選拔。醫院每天都在不斷產生病歷檔案，這就要求檔案管理人員及時對大量的病歷檔案快速歸檔，有效整理。病歷檔案的管理目前已成為醫院檔案管理工作的重點，一方面是為了將典型的病癥進行教學研究使用，提升院區科研實力;另一方面也是為了避免由于診療手段和診療過程產生醫患糾紛，造成醫患矛盾，影響診療工作的正常開展，必要時檔案管理部門還將會同法務部門、醫療衛生主管部門配合工作，維護院方聲譽的同時，保障和諧穩定的就醫環境，避免一系列可能出現的問題。所以，要想充分發揮檔案管理部門應有的作用，單單依靠檔案專業知識進行日常工作是遠遠不夠的，醫院還要以內部學習和外部交流相結合、線上學習與線下培訓相結合的形式，將自發學習和集中學習結合起來，統籌規劃每年的學習內容，把平時遇到的問題集中匯總，制訂科學有效的檔案學習培訓計劃，總結前一階段的檔案工作成效，必要時以考試手段驗證學習效果，考學一體，以考促學，形成制度化、體系化的培訓模式，不斷訓練檔案管理人員的專業能力。

完善檔案制度管理體系

一方面，參照相關標準。醫院檔案的有序管理需考慮兩大方面的法律標準，檔案類法規，醫院檔案管理應遵循《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等相關法律法規和標準規范。而針對電子文件的管理，國家檔案局同樣頒布了系列標準，如《電子檔案管理系統基本功能規定》、《檔案信息系統安全保護基本要求》、《電子檔案移交與接收辦法》等，上述規范均能為醫院檔案數字化管理提供參照。而醫院中的病歷檔案為專門檔案，其管理需遵循《醫療機構病歷管理規定》，其他類型檔案，如人事檔案、醫療設備檔案、出生醫學證明檔案等，同樣有需要遵循的標準規范?？傮w而言，醫院應參照相關的標準，結合醫院檔案管理實際，構建完善的檔案管理制度體系。另一方面，進行整體規劃。醫院檔案數字化管理是一項系統工作，不可能一蹴而就，需進行宏觀規劃和設計。如傳統載體檔案的數字化工作，一般而言，醫院在開展檔案數字化工作時采取業務外包的形式，而這一過程需要考慮檔案安全問題，所以在前期需要充分考慮到各方因素，確保數字化工作的有序、安全進行。

強化數字建設，增強服務效能

醫院的醫療技術水平和學術研究水平與檔案管理有著密不可分的關系，因此檔案信息化系統應當在硬件配備盡可能完善的前提下，滿足以下條件：軟件系統使用務必保持穩定，云端存儲空間足夠且保證安全，檔案的錄入宜簡單便捷，檢索、查重、銷毀要快速高效，病歷圖像清楚且便于多個科室同時重復使用。由于計算機和網絡技術是近十年來的發展成果，加之許多醫院成立較早，醫療檔案都是紙質形式，從內容檢索和分類整理上都存在諸多問題。而建立電子檔案，既是在梳理醫院既往的醫療工作成績，也是推進醫院未來發展提質增效的重要手段，同時還能對檔案的調取進行完善記錄，避免紙質檔案人為原因造成丟失、損毀。某種程度上講，醫院檔案的數字化程度，也同時體現了醫院的數字化管理水平，所以，醫院要把檔案的數字化建設作為一項長期的工作來抓。

結束語

總而言之，隨著信息技術的發展及應用，醫療檔案的范圍及功能也在逐步擴大，可以說現階段醫療檔案為社會大眾服務已經成為了醫院檔案管理的一種方向，尤其是醫療檔案的價值已經不局限于醫療方面的研究與開發，已融入到社會多個行業中。醫療檔案的應用增強了公民的法律意識及對醫院的重視，這對于發揮醫療檔案的價值推進醫療事業的發展具有重要的意義。

參考文獻

[1]韋佩顏.新形勢下醫院病案無紙化病案的管理[J].管理觀察，2019.

[2]殷 辛.探析病案檔案管理存在的問題及整改措施[J].卷宗，2021.

[3]晁 瑕.無紙化病案管理后的檔案管理效果評價[J].健康之友，2020.

[4]邵為書.新時期加強醫院檔案管理與病案管理的對策分析[J].卷宗，2020.

[5]劉可新.芻議新醫改形勢下醫院病案檔案管理的信息化建設[J].健康大視野，2020.