檔案信息化建設管理措施分析

陳淑麗

摘要：信息化時代的到來，檔案信息化建設成為不可阻擋的趨勢，不同行業都加強了對信息化檔案管理的關注。對于人事檔案管理而言，有效的信息化建設不僅能夠提高檔案管理效率，還能夠優化檔案管理流程，提高檔案管理質量?；诖?，本文主要通過探討檔案信息化建設與人事檔案管理的重要性，從而提出優化措施。

關鍵詞：檔案信息化建設;人事檔案管理;重要性

引言

在現代化科技時代的發展中，信息技術在各個領域得到有效應用?？茖W的信息技術不僅能夠改善管理水平，還能給檔案管理奠定良好的基礎。這給人事檔案管理提出了新的、更高的要求。因此，檔案管理者務必要高度重視檔案信息化建設，加強檔案工作的創新，實現工程信息資源的共享，從而促進檔案管理的現代化發展。

1人事檔案信息化管理的現狀

1.1人事檔案復合型人才缺乏，信息化管理基礎知識欠缺

當前檔案管理的信息化建設缺乏專業檔案管理人員，計算機和檔案管理工作均精通的人員更為匱乏。在工程項目上，大多數擁有豐富檔案專業知識的管理人員，崗位年齡偏大的職工較多，計算機操作能力也偏低，不能熟練操作檔案管理信息系統。同時，也存在很多年輕人能夠快速掌握檔案管理系統，但檔案工作專業知識了解不多[1]。因檔案人員普遍崗級不高，存在這種既精通專業知識又熟悉檔案信息化系統的復合型優秀人才流失的風險。另外，檔案信息化方面的專業培訓參與度較低，各種培訓更多流于形式，缺乏實踐性經驗，導致檔案信息化方面的基礎知識欠缺。

1.2基礎設施落后

第一個是計算機的硬件和軟件結構。在一些大中型城市，城市建設文件信息化目標可以通過自主開發或引進城市建設文件信息系統來實現，但在小城鎮和大多數縣，城市建設文件信息化管理目標還需要實現。近年來，互聯網技術的發展也加快了信息建設的步伐，可以進行信息管理的檔案機構數量也在增加。二是互聯網、局域網、5G、云建設情況。專業數據顯示，只有大部分地級市的城建檔案館和少數縣級城建檔案館可以建立獨立的門戶網站。但是，根據百度的研究，100多個檔案館（只占國家檔案機構的十分之一）建立了網站和頁面。

1.3檔案人員專業素質不高

目前，許多公司沒有雇用檔案管理員的明確標準，許多檔案管理人員通常兼職從事其他類型的工作，而不是全職工作。這就妨礙了對檔案進行全面和深入的管理，與專業檔案管理員不同的是，他們可以對檔案進行有效的管理和創新。非全時工作人員只能按部就班的管理文件[2]。此外，缺乏專業能力就會影響檔案管理的發展。非常多的檔案管理員誤解了檔案管理，認為這只是一項簡單的信息管理行動，沒有太多熱情，從而妨礙了檔案管理的發展。

2加強檔案管理信息化建設的策略

2.1提高檔案信息管理水平

檔案電子文件是目前檔案管理中主要的存儲形式。雖然檔案管理不能直接產生經濟效益，但它可以服務于社會，并產生潛在的經濟效益。目前檔案記錄的數量越來越多，要保證電子文件的安全性和完整性是單位檔案管理中最為重要事情。通過選擇科學的管理軟件，有效提高檔案的管理水平。運用綜合軟件形成文檔記錄并且發揮真正的作用，實現檔案信息化管理的科學化和規范化。此外，通過加強檔案工作者的綜合能力，可以提高項目檔案信息化的和諧發展。在這方面可以看出檔案信息化管理對工程建設來說是非常重要的因素。提高檔案信息管理水平可以保障工程項目的順利運行。

2.2深刻認識檔案管理的重要性，重視檔案管理

長期以來，檔案管理基本上被拋在后面，缺乏關注和實際成果使檔案更容易被忽視。在這種新的背景下，檔案管理部門必須將檔案管理視為一項長期和艱巨的任務，同時認識到檔案管理的重要性及在工作場所的合理決策和可持續企業發展中的重要作用[3]。因此，檔案管理人員應在實踐中把檔案管理列為優先事項之一，有序地開展所有檔案管理活動，及時查明不足之處，并采取有效措施防止和糾正這些不足之處，以確保有效和高質量地發展檔案管理。此外，檔案管理人員本身也必須在日常工作中保持正確的態度，自覺執行該部門規定的工作任務，認真對待檔案管理的細節，才能避免檔案管理工作形式化。

2.3完善檔案管理制度

關于檔案管理制度的不足，檔案管理人員應充分認識到該制度的重要性，并在工作實踐中積極發展和完善，為檔案管理提供依據。在特定操作中，地方企業和機構應建立與其工作現實相適應的管理制度，并在管理系統的開發過程中，作為檔案管理系統的基礎地方企業和機構，應當建立與其工作相適應的管理制度，并且充分考慮國家法律法規和政府政策的要求，確保檔案管理制度的運行和可行性。對檔案管理有序發展的機構給予支助，系統的開發和實施有助于避免檔案管理方面的缺陷，減少許多安全問題。同時，針對檔案管理制度的突出問題，建立合理的激勵與制裁機制，在實踐中考核績效，嚴格按照工作要求完善所有檔案管理人員的工作，定期考核檔案管理人員的績效，為檔案管理行業營造良好的氛圍。對記錄管理不善的，要具體處罰，情節嚴重的，要實行懲罰性調離，要考慮制度的雙重壓力和激勵因素，確保記錄管理始終遵循公平原則，激勵記錄管理人員，調動檔案管理工作的積極性，同時為長期做好檔案管理工作提供保障。

2.4人事檔案管理的安全化

檔案管理系統如果不采取加密措施，信息就很容易被泄露。比如一些企業使用的檔案管理系統客戶端既沒有安裝防火墻，也沒有定期殺毒，存在一定程度上的安全隱患。從網絡角度深度考慮，檔案管理系統不僅要設置系統加密措施，還要提高檔案傳輸的安全性。

2.5提高檔案管理人員素質

第一，檔案工作者不僅要掌握專業知識，還要增加理論知識的多樣性。在檔案管理中有效利用現代科學技術成果，這對檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者不僅需要更好地理解和學習各種理論和管理知識，而且需要掌握相關計算機和數學知識等，以便為以后的信息和現代檔案管理奠定基礎。第二，為了獲得更全面的專業知識，檔案管理的重點是管理和配置優化。在此基礎上，重點學習檔案管理中涉及的各種知識，無論是檔案管理還是檔案著錄、復制和裝裱，都必須準確掌握和熟練操作[4]?？梢哉f，檔案管理人員必須具備較強的專業知識和能力。通過對檔案管理過程的研究，推進檔案管理技術不斷發展進步。檔案管理者應掌握現代管理技術，深化對檔案信息資源的分析，逐步提高檔案咨詢信息服務和開發利用服務水平。

結束語

綜上所述，在信息時代，計算機應用程序的普及和網絡技術的發展極大地促進了檔案的管理。使用計算機和網絡創建專用的文件管理平臺，不僅可以有效地動態管理檔案文件和提高文件管理效率，還可以節省大量人力和物力。確保檔案信息建設和社會信息建設同步發展，提供快速有效的檔案信息服務，促進國家經濟和社會發展。

參考文獻

[1]付菁燕.探究檔案信息化在人事檔案管理中的現狀及實施措施[J].陜西檔案，2019（02）：24-25.

[2]江敏.基建人事檔案信息化管理與建設研究[J].城建檔案，2018（02）：17-18.

[3]張籃月.新形勢下建設人事檔案信息化管理初探[J].城建檔案，2018（01）：36-37.

[4]張杰.檔案信息化建設與地質人事檔案管理[J].科學中國人，2018（21）：97.