5G時代如何構建建設項目電子檔案管理系統

文·年文平

建設項目電子檔案因為工程環節增多、新技術融入等會呈現井噴式發展趨勢，大量的電子文件需要檔案管理者去篩選、甄別，并且按照一定的特征進行分類歸檔，此時若是仍然堅持傳統的檔案管理模式，已經無法滿足檔案工作發展的需要。隨著5G時代來臨，智能終端計算能力越來越強，下載速度越來越快，建設項目電子檔案應結合5G網絡的特點，對接現階段建設項目文件多、檔案復雜現狀，構建相對強大的文檔一體化檔案管理系統[1]。有研究顯示，在理論下5G網絡速度是4G百倍左右，這也代表著5G時代的電子檔案管理系統必須要有強大的穩定性，能夠同時處理多渠道傳輸的各類電子文件，并可以自動分檔將其保存，這便是“文檔一體化管理系統”。作為建筑企業檔案管理中心，可以為項目部門、管理部門、施工部門提供不同數據，方便項目經理、人事經理、技術經理等隨時調用檔案及數據，保證在建工程項目平穩展開。同樣也可以調用類似工程數據，為在建數據提供參考[2]?？偠灾?，這種文檔一體化管理系統打破了傳統檔案管理工作文件收集、文件歸檔的瓶頸，豐富了檔案內容，提高了檔案使用效率，實現了大數據管理。

結合5G環境來設計一個前臺文件收集、后臺檔案管理一體化的檔案管理系統，必須要充分考慮到用戶體驗，否則會導致體驗不佳而帶來系列負面影響，難以實現建立該系統的預期。國際電聯在這一方面已經有了探索，指出設計前溝通、確定設計難點，根據需要融入大規模天線技術、超密集組網技術、eMTC能夠有效地提升系統的穩定性、兼容性。

一、設計前溝通

需要面對建筑企業探討建立文檔一體化檔案管理系統的目的。一般而言，這類企業檔案管理都是為了方便統一收集、統一利用，能夠實現公文處理有先后順序，實現項目部、技術部門、資料管理部門、安全部門、材料管理部門、人事部門、財務部門等協同、協作，提高各類檔案的收集效率以及利用效率。

二、確定設計中的難點

在5G環境下實現文檔一體化系統建設，這其中需要實現大規模天線技術、超密集組網技術，二者聯合可以給予電子檔案管理系統強大的對沖訪問壓力能力，此時大量的用戶同時登錄系統以及網絡平臺，并不會顯得擁擠，網絡不會出現延遲，更不會瞬間崩潰。另外，很多項目工程在文件、信息采集融入了無人機技術，故而在文檔一體化管理系統中需要融入eMTC(增強移動寬帶)，能夠將無人機上傳的檔案信息吸收并快速分類歸檔。這樣便可以進一步提升系統的功能[3]。

三、系統模塊設計

鑒于建筑工程項目電子檔案管理工作需要，在這里將系統模塊主要分為登錄、數據錄入、權限設定、查詢搜索、檔案統計五個模塊功能。

（一）登錄。這一模塊設計當中主要考慮管理員和用戶兩種身份。為了保證用戶順利登錄使用系統，并保證系統不被篡改和攻擊，需要對管理員、用戶進行身份驗證。一般采用用戶名和密碼形式來展開驗證，也可以采用指紋、面部識別來進行具體登錄操作。在登錄模塊之內切勿忘記設計“找回密碼”，避免用戶因為忘記密碼而影響工作的弊端，提升用戶體驗度。

（二）數據錄入。為了對接文檔一體化管理，可以給予每個部門管理員登錄權限以及數據錄入權限。這些管理員登錄系統之后，可以對本部門的信息、數據、文件進行添加、篩選、編輯、排序、刪除等具體操作。這樣既方便他們進行案卷編號編寫，也利于進行數據更新，操作完畢之后便可以形成新的檔案文件。新文件可以被其他用戶所瀏覽、下載，同時初始文件被修改過的地方都會形成具體信息，讓使用者能夠看到提醒，全面了解某個檔案關鍵內容變動情況。另外為了方便管理員，系統內會有批量掛接操作，由管理員來設定掛接標準，之后系統會自動將電子檔案原件和管理員錄入信息自動關聯，這樣管理員在檢索時便可以同時看到電子原件基本內容[4]。

（三）權限設定。建筑工程項目具有一定的保密性，保密性對應著就是檔案具有的特別價值，會給盜竊者帶來收益。故此在國內外也經常發生建筑項目核心機密泄露的事情發生。這也是為什么建筑企業乃至于國家建設部門建立建設工程信息檔案部門的原因。為了讓用戶登錄系統只瀏覽自己所需檔案，同時不讓他們隨意瀏覽重要檔案，便可以對重要檔案設置權限，只有符合權限者才能瀏覽。檔案管理員有設定權限，通過他們科學合理設定，可以讓重要檔案只對部分人公開。當然，如果需要對另外部分人公開檔案，還可以設定臨時授權，管理員通過這樣的設定，可以對臨時授權者進行身份認證，并給予其臨時登錄查看權限，在保證了檔案安全的基礎上提高了檔案利用效率。

（四）查詢搜索。這一功能主要是方便用戶盡快找到自己所需檔案，并能夠在自己權限范圍內下載檔案。一般都是在搜索欄鍵入檔案編號、關鍵詞、年份等。若是管理員想要了解哪些檔案比較熱門，哪些檔案利用率較低，則可以對戶庫、日志庫展開組合檢索，然后將結果打印出來，進行進一步分析便可以找到其中規律。

（五）檔案統計。首先，能夠統計登錄者登錄次數、身份、來源地、查閱檔案的范圍等，這樣可以方便管理員了解用戶的特點，也可以分析其對檔案信息關注點，這就間接掌握了社會群眾、建筑同行對建筑工程所關注的領域。其次，對所有檔案文件的下載次數形成統計，方便管理員判別檔案利用效率。再次，能夠統計不同搜索字段的特點，這樣利于管理員動態調整關鍵字段，提高用戶使用體驗。

總而言之，不管是城建部門的工程項目電子檔案管理系統還是建筑企業的電子檔案管理系統，都必須要對接5G網絡展開必要的技術調整，避免傳統電子檔案管理存在的數據錄入不及時、文件收集慢、用戶下載慢等問題，要以提高重要檔案保護力度、改善用戶使用體驗為目標，建立一個功能齊全使用安全的電子檔案系統。