淺談縣級檔案館數字化建設中的問題及解決方案

文·冷向陽 張媛

隨著社會經濟的飛速發展，多數人已經習慣通過上網的方式去獲取自己所需要的信息，實現信息共享成為檔案行業迫在眉睫的任務?，F全國正在推進智慧城市建設，檔案館也緊跟信息時代的發展步伐，逐漸實現一體化預約、辦理業務，做到“掌上通”“碼上查”等線上一條龍的利用服務。但就縣級檔案館而言，信息在共享過程中依舊存在著很多阻礙，需要檔案部門加以研究和解決。

一、縣級檔案館數字化建設發展歷程

隨著國家、省、市檔案局、館對縣級檔案館建設的推進，全國建成數字檔案館、智能檔案館的數量也在逐年遞增，僅煙臺市通過數字檔案館驗收的就有兩家，其余的縣級館也基本完成了數字化的掃描工作。

（一）標準規范發展歷程

1999年我國出臺檔案著錄規則，縣級檔案館開始進行目錄著錄工作，某種程度上可以算是檔案數字化的起步。當時的軟件系統功能單一，對于查閱、統計等延伸功能沒有展開研究，因此系統利用率較低、價值不大。2017年正式形成了紙質檔案數字化規范，之后又陸續出臺了錄音錄像、口述、縮微、OCR識別等數字化工作的規范，近年又出臺了政務服務電子文件歸檔、檔案數字服務外包工作等標準，檔案領域逐漸形成了相對系統的檔案數字化專業技術規范，數字檔案館建設逐步走向正軌。

（二）縣級檔案館數字化歷程

2013年，國家、省、市檔案局正式開始推進數字檔案館建設，縣級數字化檔案館建設也逐步啟動。至2016～2017年，縣級館館藏檔案的掃描、加工工作基本結束，先進的檔案館已實現了數據掛接。此時，對照數字檔案館建設的細則進行研究對比，我們發現在政務系統這一模塊中，縣級檔案館確實不存在優勢，因為當時縣級還沒有大規模的政務操作系統，若要求縣級檔案館投入大量資金購買軟件自己建設數字檔案館，無論從資金還是條件上都不現實，因此縣級數字檔案館建設工作就暫緩下來。

二、縣級檔案館數字化現狀

（一）數字化檔案質量不佳

2014年起，縣級檔案館檔案數字化前處理工作蓬勃開展，但由于受當時掃描技術、規范要求等限制，數字化成果現在來看質量并不高。比如，當時技術條件下掃描文件的分辨率僅為200DPI，該標準在現在看已經無法滿足規范要求，而現有技術又無法對分辨率進行升級改造。因此，在目前縣級數字檔案館建設中，這些質量不達標的數字化檔案成了縣級數字化檔案館建設中的雞肋。

（二）數字化系統軟件不統一

縣級檔案館經濟好發展快的地區資金充足，購置的數字系統軟件相對先進，而經濟基礎薄弱的地區，在系統軟件的投入上就謹慎得多，這就導致各地區軟件不一致。比如萊山、萊州等地投入較大，購置的軟件功能豐富，能夠滿足數字檔案館的功能要求。福山、芝罘等地早期購置的柯蘭德、東森等系列軟件，功能較為單一，無法實現預歸檔、線上接收、線上歸檔等功能，目前也沒有搭載政務網實現與各單位的連接，即使將來可以升級端口實現對接，也難免會造成資源上的浪費，加大資金再申請的難度。

（三）陳舊的基礎設施與數字檔案館不相融

數字檔案館將以數字形式進行檔案管理，而陳舊的設施設備無法以數字形式融進檔案管理中。比如老式溫濕度計因無法與物聯網連接，而不能進入檔案環境監測管理系統；空調的使用只有單機版，無法通過溫度檢測進行恒溫調控；老式的密集架需手搖動，無法根據數字定位自動運行等等。

（四）數字化服務公司監管不嚴

縣級檔案館數字化起初，市場上可以進行檔案整理、數字化加工的企業鳳毛麟角、挑無可挑，在檔案數字化加工服務上，縣級檔案館只能摸著石頭過河，無任何選擇權?，F如今，第三方服務公司、監理公司越來越多，選擇的機會多了，對企業資質也要有更高的標準。但因縣級檔案館懂數字化技術的人員缺乏，在甄別服務公司資質、信用、水平時能力不足，選用了一些專業人才不夠、實踐經驗不足的檔案服務公司，導致數字化后的檔案質量不佳，影響了后期的數字化檔案館建設。

三、數字檔案館建設中存在問題的解決方案

（一）對數字化檔案質量進行嚴格把控

一是把控數字化公司的選擇。選擇第三方服務公司時，既要仔細考察公司的實力、資質等，還要考察公司的成功案例以及相關檔案館的反饋信息。

二是把控數字化的指標。對數字化指標的衡量不能停留在當時的數字上，而要長遠來看，只要數字化結束后，不馬上進行數字檔案館的驗收，那就應該將標準進行提高，如當時200DPI的標準，就可以適當提升至300DPI甚至400DPI。

三是把控數字化的驗收。檔案館在進行數字化驗收時，應當要求數字化公司進行前期校驗，不僅在軟件上進行比對，也要進行人工抽檢。針對發現的問題可進行同類型的更改，發現一批改一批，提高工作效率。

（二）盡量保持軟件配置上區域一致性

對縣級檔案館來講，購買數字化建設設備是一筆不小的開支。為便于未來數字檔案館的整合發展，同一區域內的縣級檔案館起碼在數字系統軟件的配置上應相對統一，也可以與上級主管部門使用同一家的系統軟件，或者至少可以開通接口，便于以后對數據進行有效對接和共享，也便于在數字檔案館建設上相互學習、取長補短、共同提升。

（三）加速改善與數字檔案館不相融的基礎設施

對一些已經超過使用年限或存在安全隱患老舊的設施設備，應當摸底登記，交與相關單位進行固定資產報廢處理，并及時清理庫內的不合格設施設備。要加強與區委區政府溝通，加大資金的爭取力度，對陳舊的設施設備進行及時更換、維護。在選購設施設備時，應當注意做好與軟件公司的溝通，使設施設備能夠在技術層面上達到與軟件、系統的相融相通，為數字檔案館建設奠定物質基礎。

（四）加強對服務加工公司的監管

縣級檔案館要對數字檔案館建設有自己明確的整體規劃和目標指向，配備或培養一批對檔案數字化建設懂規則懂技術的人才，以便有能力按照標準考察檔案服務公司的資質，對選用的檔案服務的公司提出具體要求，形成嚴格的監管機制，促進整體檔案服務質量的提升。

綜上，縣級數字檔案館建設是實現檔案信息傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化、提供利用分層化的唯一途徑和必然趨勢，縣級館應鉚足干勁，克服自身問題，高標準建成數字檔案館，實現傳統檔案向電子檔案轉型，實現傳統檔案管理向智慧檔案管理升華，實現信息孤島向信息共享的轉變。