用EXCEL電子表格文檔創建簡易財務系統

毛本鴻

中小企業一般規模小、業務核算要求相對簡單。一些企業也會購買專業財務系統以滿足電子財務處理的需求，但專業的財務系統對企業也存在一些挑戰：其一，購買成本一般不低；其二，需要專業人員維護或由外部專業人員維護、系統持續升級；其三，一般財務系統軟件相對獨立，不能與企業日常工作的信息數據（由各部門編制、維護大量電子表格數據）直接互通使用，也不便于輸入和查詢數據。很多財務系統（除一些完全采用ERP 系統整合企業各部門、各流程數據外）仍是一個信息孤島，所有數據需要由財務人員單獨輸入、查詢數據只能在運行的軟件內查詢、導出數據不方便、碎片化。

以深圳A 公司為例，在工作中本人從公司的實際情況出發，根據會計工作的需要，以EXCEL 電子表格創建了一套簡易的財務系統。該財務系統主要包含以下內容：

以上財務系統開始設置會計科目，在發生實際業務后，登記會計分錄，查詢和打印會計憑證，然后生成“發生額及余額表”，生成財務報表（“資產負債表”、“損益表”）、生成會計賬簿。前述的資料可以打印出來作為紙質文檔儲存，也可以電子文檔方式長期保存。

上述以電子表格設置的財務系統中的工作表之間存在內在邏輯關系，各工作表通過公式建立數據鏈接并作數據處理，環環相扣，自會計記錄至賬簿、財務報表、既記錄、查詢公司業務同時又能進行財務監督。

一、設置會計科目

一般中小企業都按《小企業會計準則》設置會計科目，以下是深圳A 公司的會計科目截圖，一級科目、二級明細科目分別放在二個工作表中，此兩個科目表將被鏈接到“會計分錄”工作表，以使會計人員在做會計分錄時，可以真接下拉筐中選擇會計科目，而無需通過鍵盤手動輸入，既提高了工作效率，又減少輸入錯誤。

二、設置“會計分錄“工作表

“會計分錄”在EXCEL 中即是會計憑證數據庫，是企業經營業務的記錄和財務數據處理的源頭。如下所示A 公司的會計分錄。按時間順序，依次按憑證號遞增的方式做會計分錄，如12 月1 日，憑證編號#31512001，然后#31512002…逐步編號到下圖的#31512044。下圖的會計分錄，除了有時間、憑證號碼、會計科目、摘要、借貸方向、本幣金額，也包含外幣金額、匯率、英文會計科目（如按IFRS 需要設置對應外文會計科目）、所屬部門等。

三、記賬憑證查詢、打印

在“會計分錄”工作表輸入會計分錄后，在“憑證打印”工作表即可查詢和打印會計憑證如下：

要實現在“憑證打印”工作表以上圖所設定的憑證格式顯示、打印會計分錄，需要建立函數公式，自“會計分錄”工作表中提取數據，如下圖，C9 單元格上第一欄會計分錄中“二級會計科目”=INDEX (會計分錄!C:U,MATCH($H$4, 會計分錄!C:U,),5), 而C10 單元格上第二欄會計分錄中“二級會計科目”=INDEX(會計分錄!C:U,MATCH($H$4, 會計分錄!C:U,)+1,5)。以此類推自“會計分錄”工作表提取所有所需的數據。

四、生成“發生額及余額表”

在”發生額及余額表”工作表中，可以通過建立函數公式，自”會計分錄”工作表中提取數據，如下圖，H8 單元格中“農行觀瀾支行（銀行存款RMB 的二級科目）”的借方發生額= SUMIF (會計分錄!G:G, 發生額及余額表!B9,會計分錄!$M$1:$M$14980)。而K8 單元所對應的期末余額（借方）=期初借方余額- 期初貸方余額+本期借方發生額- 本期貸方發生額=1,194,877。對于其他科目，以同樣的方法取得對應用本期發生額和期末余額。

對于“發生額及余額表”，要做到三個一致：1.一級（或上一級）會計科目的發生額、余額必須與二級（或下一級）會計科目的發生額、余額的合計數一致；2.期初、期初的借方與貸方的總計數必須一致；3.此表末端的期初余額借方（貸方）與本期發生額借方（貸方）之和與期末余額借方（貸方）一致。

如發現“發生額及余額表”中數據不能達到以上三個一致，則先要檢查表中的數據提取公式、期末余額計算公式是否有誤。然后再檢查“會計分錄”工作表中的會計分錄誤入是否正確：會計科目是否正確、借貸方金額是否相等。

五、生成”財務報表”

在”發生額及余額表”工作表中生成如上表中數據后，檢查數據的正確性、檢測發生額及余額的借貸方是否保持平衡?！必攧請蟊怼惫ぷ鞅硗ㄟ^函數公式自”發生額及余額表”工作表提取數據，自動生成財務報表。

上面”資產負債表”工作表中資產、負債、所有者權益項目均可由”發生額和余額表”工作表中的會計科目對應的借、貸方發生金額或余額直接取得，或由幾個項目相加或相減計算所得。比如”貨幣資金”項目金額=發生額及余額表!K7+發生額及余額表!K8+發生額及余額表!K13+發生額及余額表!K18 =庫存現金+銀行存款RMB+銀行存款USD+銀行存款EUR。而”損益表”工作表中金額也自”發生額及余額表”工作表數據直接或計算取得，如”營業收入”金額=發生額及余額表!I1016+發生額及余額表!I1020 = 主營業務收入+其他業務收入。

由于企業每月會產生當期財務數據，逐月會產生累計財務數據。對于每月數據（如上述12 月財務數據）, A公司單獨建立一個新的工作簿，包含的工作表如財務系統清單所列示。同時保持一個年度累計財務系統的工作簿。累計財務系統工作簿與當期財務系統工作簿的區別主要在于”會計分錄”，前者只登記當月的會計分錄，而后者則保持累計的會計分錄。這樣，”損益表”中的當期發生額來自當期財務系統”發生額及余額”工作表，而累計發生額則取自累計財務系統的”發生額及余額”工作表。

六、會計賬簿

在以上所述的工作表生成后，年末（或每月末）按會計科目表將”會計分錄”中的明細記錄篩選出來，復制后粘貼至每個賬簿，這是最簡易的方式，如下表例子所列示：

當然也可設置好模板、函數公式，直接自”會計分錄”提取數據，生成如上會計賬簿。

上述在EXCEL 工作表格上所建立的財務系統，不但易于財務人員操作，也易于與公司其他部門的電子表格數據銜接。對于一般小企業的財務數據，如銷售收入、生產成本、銷售成本、費用預提計算、庫存商品、外幣項目折算等，其原始數據都是先由其他部門提供EXCEL表格數據、由財務人員通過EXCEL 工作表格匯總、篩選計算后，再手動輸入、或通過粘貼、通過公式鏈接直接導入到”會計分錄”。這樣，數據的處理和輸入變得更快捷、便利。

當然以EXCEL 工作表格作為工作平臺，也存在一些弊端：格式、內容等容易被無意或有意修改；數據操作與保存不規范；在不同部門、流程之間難于以EXCEL 工作表格實施強制性監督、自動控制；一般員工對EXCEL工作表格的函數、復雜功能比較陌生、難以駕馭，等等。所以一般較有實力企業還時會選擇購買成熟財務系統（或ERP 系統）、輔以EXCEL 工作表格數據進行管理。

以EXCEL 電子表格設置財務系統對于一些小企業可能有用處。希望一些小企業通過試用或進一步改善該財務系統能為自身解決節省財務系統的購置維修成本、提升工作和管理效率，做好會計處理、數據查詢、業務監督工作。