信息化條件下的備品備件全流程管理探討

趙輝

（河北中煙工業有限責任公司，河北 石家莊 050051）

一、引言

在煙草工業企業的經營發展中，備品備件種類繁多，其作用價值存在明顯差異，所以備品備件管理是企業必須重視的關鍵工作。結合不斷發展的信息技術，可以在一定程度上提高備品備件的管理效率，進而讓備品備件達到降本增效的最終效果。因此，有必要對信息化條件下備品備件全流程管理進行分析，以此為煙草工業企業提供廣闊的發展空間。

二、備品備件全流程管理綜述

（一）備品備件全流程管理分析

在企業經營發展中，需要依靠備品備件保障各項生產活動的正常運行，因此備品備件管理是支撐企業發展不可或缺的一環。對于煙草工業企業而言，備品備件涉及的物資數量多，而且物資種類復雜。由于備品備件具有不可預知的特點，備品備件的采購、庫存管理難度極高。若庫存數量過多，就容易造成物資積壓并提高倉儲成本，而庫存備件過少則有可能影響到生產線的正常運轉。為了讓備品備件發揮出真正的價值，就必須加強對備品備件的全流程管理，從備品備件的管理細節入手，在提高管理質量的同時增強倉儲經濟性。對于煙草工業企業而言，備品備件全流程管理可以借助信息技術提升管理質量。因為信息技術可以憑借強大的數據信息處理能力實現對各個管理環節的規范化管理，以此提高備品備件的周轉效率與管理質量。

（二）備品備件管理的重要性

1.信息技術是備品備件基礎管理的現實需求

在煙草工業企業經營發展中，傳統的備品備件管理流程十分復雜，而且備品備件各項數據參數的統計分析速度較慢，因此很難在大規模的數據中及時獲取精確有用的數據信息。為了提高備品備件數據管理效率，必須結合時代發展趨勢，強調信息技術在備品備件數據分析中的價值，以此實現對數據信息管、控、用的全方位融合。在信息化的影響下，備品備件管理更加容易完成賬務核查，能夠在降低數據出錯概率的同時，更加高效地完成各項管理任務。而且在對備品備件進行全流程管理時，還可以借助信息技術實現對備品備件的全生命周期實時監管。

2.信息技術是提高備品備件管理水平的關鍵

在科技不斷發展的今天，煙草工業企業的經營發展發生了翻天覆地的變化，備品備件的數據量也因此大幅增長，傳統備品備件管理方式、手段已經無法滿足如今的企業實際需求，因此實現備品備件信息化管理是煙草企業經營發展的必經之路。企業通過數字化轉型，能夠判斷備品備件全流程管理的實際需求，在降低管理成本的同時實現管理規范化，進而促使煙草工業企業實現備品備件管理的降本增效。

三、備品備件管理問題

（一）備品備件基礎管理問題

1.問題分析

煙草工業企業在開展備品備件管理時，管理方法主要來源于卷煙廠生產流程與相關制度體系，因此備品備件并沒有專門、統一的管理制度。由于管理制度存在瑕疵，備品備件管理有時會出現基礎數據不完善等問題，而且由于信息化不足，不同部門之間的聯系也不密切?；A管理問題意味著備品備件難以快速直接地提供設備機型，也難以滿足同種備品備件的相關采購需求，因此會在一定程度上影響企業備品備件管理的整體決策。與此同時，省內不同的卷煙廠的管理人員往往在專業能力、工作習慣上存在差異，在面對同品種到貨備品備件時，入庫、出庫信息等各項信息會更加復雜，增加了備品備件管理工作量。

2.解決對策

從問題本身出發，基礎管理的核心問題是備品備件管理無法真正發揮出應有的作用。管理制度的缺失使備品備件管理很難保證各項數據參數的準確性。只有結合信息技術完善現有的管理制度，才能借助信息技術的強大運算能力增強備品備件的數據準確性。信息化備品備件管理強調的是利用信息設備在各個管理環節中代替人工，以此提高各個管理環節的管理效率。因此在整合備品備件信息技術時，要注意對各個管理環節的規范化管理，規范備品備件的出入庫等環節，大幅降低備品備件的管理難度，并借助信息技術降低人工管理成本。

（二）車間備品備件管理問題

1.問題分析

其他學生陸續舉手發言，舉例說明，汽車勻速行駛時路程隨時間的變化，購買蘋果時總價隨著數量的變化，都是勻速變化。

在煙草工業企業中，以往最常使用的備品備件成本核算系統為NC財務系統。該系統能夠對備品備件計劃、入庫等各種備件庫存數據信息進行信息化管理。但該系統同樣存在缺陷，即對車間備件庫中的實物管理略有不足，車間一般會結合技術人員的判斷去備件庫中領取并使用備品備件。但是由于管理并不規范，極個別單據往往并沒有獲得車間負責人、領料人的簽字批準，這也是監督機制不完善的一種表現。除此之外，由于備品備件從領用到實際更換環節間隔的時間較長，且備品備件品種、數量多且復雜，手工記錄的流水臺賬無法直接顯示出入庫、領用等環節的鉤稽關系。當備品備件管理難以實時、高效辨識備品備件信息時，備品備件管理質量便會有所降低。

2.解決對策

為了保障車間備品備件效果，應在原有備品備件管理體系下，強調全流程信息化管理。將車間內各個施工環節完全納入管理體系中，以大幅提高備件管理質量。在信息化管理的影響下，備品備件相關的各項信息都會在第一時間記錄下來并上傳至信息系統，相關管理人員都能夠在網絡平臺上確認與簽字。而且在信息技術的助力下，還可以監督管理備品備件出入庫等環節，以此提高備品備件的管理質量，避免備品備件因為過于雜亂影響到整體的管理效果。

（三）備品備件一庫制建設問題

1.問題分析

煙草工業企業推行的是獨立核算制度，因此備品備件并未完全實現一庫制管理。就目前而言，全省卷煙廠在備品備件的庫存調整等各個環節的管理上有待加強。以目前企業的技術能力，很難直接實現縮短供應周期和生產、采購層面的無縫對接。因此在煙草工業企業的長期發展中，要結合當前的備品備件管理需求，完成一庫制建設。

2.解決對策

煙草工業企業難以實現備品備件管理的根本在于技術能力稍顯稚嫩，為了進一步提高企業管理能力，應在備品備件管理中加強信息化建設，以信息技術為中心來實現備品備件需求、供應環節的有效對接。一庫制管理的核心優勢便是最大限度地利用備品備件，在不影響供應的同時壓縮備品備件管理成本。因此必須打造具有可擴展性的備品備件信息化系統，以此為一庫制建設奠定基礎。

四、備品備件配套信息化全流程管理制度

備品備件全流程管理涉及的內容非常多，備品備件相關的人員、設備以及各個生產環節均要在全流程管理中實現數據整合。需要注意的是，由于信息化系統離不開專業人員的相關操作與管理，因此必須打造一套能夠匹配備品備件全流程信息化管理的管理制度，以此約束各項工作，進而達到提高備品備件管理質量的目的。

（一）人員管理數據信息化

（二）存放保管數據信息化

在信息化管理過程中，要明確企業備品備件存放、保管等環節的制度。然后讓信息技術發揮應有的價值，分類管理所有備品備件。備品備件的屬性各不相同，如常規消耗類的備品備件可以正常劃分，而個別備品備件則需要單獨存放在指定位置，并結合存放標準開展信息化管理工作，以此保證備品備件的安全，避免因為管理不當影響到備品備件的正常使用。

五、備品備件信息化全流程管理對策

由于備品備件管理難度較高，信息化建設有待完善，煙草工業企業必須革新現有的信息化系統，通過聯合NC用友軟件公司開發功能更加齊全的信息管理系統，錄入備品備件所有信息，并對備品備件的使用全流程進行閉環控制。在信息系統的作用下，備品備件的使用全過程將變得更加透明、操作管理更具有規范性。在信息化系統的助力下，備品備件全流程管理不僅能夠提高抗風險能力，還可以實現備品備件管、控、用的一條龍服務。

（一）備品備件精細化管理

備品備件信息管理系統建設完成后，可以在NC平臺上從備品備件數據源頭直接為企業的備品備件貼碼，并在流轉和其他管理環節實現對備品備件的實時動態監控。該系統可以在一定程度上完善現有的備品備件管理模式，讓整個管理流程全部處于信息系統的監管中，因此備品備件從庫房領用直至實際使用的情況，都會在系統中體現出來，財務、實物管理可以保證管理效果。

在備品備件到貨時，需要按照統一編碼規則自動生成二維碼，該二維碼是備品備件全生命周期內的唯一身份證明，備品備件必須帶有二維碼才能在車間內流轉和使用。因為未貼碼備品備件無法正常流轉，所以可以規避未入庫備品備件由個別部門先使用后補領手續的不規范管理問題，大幅增強備品備件使用效果。

（二）備品備件管理流程優化

備品備件信息管理系統可以整合全省煙企備品備件在流轉階段的數據信息，有效管理海量數據可大幅降低業務操作時出現失誤的概率，因此備品備件的工作效率將有所提高。由于信息管理系統能夠實現備品備件的可視化管理，基礎信息完全透明，能夠在備品備件流轉使用時，實時動態監管使用全過程。不同部門可以相互監督備品備件的使用情況，有效保障備品備件使用的安全性。而且通過深度挖掘備品備件的各項數據，能進一步明確備品備件信息，并實現對備品備件的預測性管理。對于備品備件管理而言，若能利用管理系統打破信息通道的技術壁壘，就可以明顯加快業務處理速度，在查詢同類機型數據時，統計結果將更加準確。在信息管理系統的助力下，煙企在備品備件全流程管理中能夠真正實現事前預測、事中控制、事后管理的一條龍管理，因此備品備件管理將變得更加科學合理。

（三）堅持先進先出管理方針

為了保障信息管理質量，備品備件信息管理要在運行中始終貫徹先進先出的管理原則，以此優化備品備件的出庫流程，進一步提高備品備件的財務成本核算質量。先進先出可以讓各項數據信息變得更加真實可信，若先進備品備件未出庫，則不會使用后進備品備件，即在車間部門領用備品備件時，如果擬出庫備品備件未嚴格遵循先進先出管理原則，則系統不予響應，無法出庫，只有擬出庫備品備件屬于該型號設備最先入庫的設備，方能繼續開展后續管理工作。這種管理模式可以在一定程度上避免出現前期采購結束未及時領用的情況。若優先領用后期部件，就會導致備品備件利用率降低，備品備件的實物與賬面使用信息也將出現脫節問題。而且庫存時間過長的備品備件還可能在時間的推移下老化，各項性能也將出現損耗。

（四）提高單機臺信息準確度

在備品備件信息管理系統的支持下，系統能夠為備品備件管理提供數據精確的單機臺消耗量數據，該數據作為全流程管理不可忽視的重要組成部分，其精確性、及時性是開展各項工作任務的關鍵。因此信息管理系統可以為備品備件管理提供大量數據支撐，在備品備件管理中，還可以綜合判斷單機臺產量、運行時間、消耗量等數據，以此為煙企設備的修理工作提供數據支持。需要注意的是，雖然全流程管理能為煙企各項工作提供管理上的支持，但是同樣需要明確重點環節，以此讓管理工作的開展更加順利，避免出現管理不當等問題。

六、結語

在信息技術的作用下，煙企可以大幅提高備品備件全流程管理質量，實現備品備件管理各個環節的透明化、規范化管理，動態監管備品備件。在提升企業信息技術水平的同時降低備品備件管理成本。將信息管理系統完全融入全省煙企日常管理中，可以促進煙草行業的穩定發展。