信息技術支持下檔案管理工作優化措施

摘要：如今，社會發展也在不斷地朝著信息化和現代化的方向靠攏，隨著信息技術的進一步發展，各個行業在發展中都迎來了新的挑戰和機遇。檔案管理是黨建辦工作中不可缺少的重要內容，做好檔案管理工作對于黨建辦相關工作的開展有重要意義。但目前檔案管理中仍舊有很多問題，而且傳統的檔案管理方式已經明顯滯后于社會發展，加強信息技術在檔案管理工作中的運用，已經成為必然趨勢。本文圍繞信息技術支持下檔案管理工作的優化展開分析，并提出優化措施。

關鍵詞：信息技術；檔案管理工作；優化措施

一、引言

如今在信息化的發展背景下，科技的升級頻率也在不斷加快，與此同時，信息技術的價值也在顯著提高。在黨建辦檔案管理工作中，信息技術發揮的關鍵性的作用，信息技術的有效運用，為檔案管理工作效率的提升提供了新的技術手段。將信息技術運用在檔案管理工作中，不僅可以實現檔案管理方式的創新，同時還能全面實現檔案管理工作的改進和優化，在提高檔案管理水平的基礎上，促進了檔案管理工作的穩定發展。

二、檔案管理的工作內容

（一）檔案收集

檔案收集是最重要的工作環節之一，是檔案管理工作開展的前提。在科技的發展背景下，檔案文件也呈現出多元化的發展趨勢，尤其在計算機網絡技術背景下，檔案文件多以圖片、聲音等形式進行保存，可見只有做好檔案的收集工作，才能保證檔案歸檔的完整性[1]。

（二）檔案整理

檔案管理工作指的是根據相關的規律，將碎片文件進行系統化的整理。在這個過程中，將文件由分散狀態轉變為系統狀態，并根據一定的有序方式進行管理，然后借助計算機以及其他軟件對檔案進行分類和編目。

（三）檔案鑒定

檔案鑒定一般指的是對檔案的價值進行鑒別，以便明確檔案的保管期限，是決定檔案是否有保存價值或者是否需要進行銷毀的重要環節。做好檔案鑒定，能夠實現龐雜狀態到優質狀態的轉化，以便保證檔案存儲的優質化。

（四）檔案保管

所謂檔案保管具體來說，指的是保護相關文件的安全性，并采取有效措施延長檔案文件的壽命。檔案管理的重點就是保護檔案資源的安全性和完整性，只有做好檔案的有序存放以及提高傳輸效率，才能保證檔案資源的利用率。而在網絡技術的支持下，檔案工作人員能夠直接進行信息的收集和驗證，并將重要文件，借助互聯網輸送到檔案室進行存儲和管理。

三、傳統檔案管理的缺陷

現如今檔案管理引起了各部門的高度重視，但傳統的檔案管理方式已經難以滿足工作需要，甚至逐漸開始顯現出很多的弊端，所以有必要分析傳統檔案管理存在的缺陷，并針對性地加強信息技術的有效運用，從而提高檔案管理工作效率。

（一）數據收集速率低

在檔案管理工作中，收集檔案相關的數據資料是檔案管理的前提。但傳統的檔案管理保存方式以紙質文件為主，而且在收集期間需要查封檔案袋，并根據相關規定進行數據收集，整個過程需要消耗很多的人力和物力資源；而且工作環節比較復雜，浪費了很多的工作時間。如今社會在向前發展，數據信息量也越來越大，傳統的信息收集方式，難免會影響整體檔案管理工作的效率，甚至還會給檔案管理增加相應的成本。

（二）信息保存不夠穩定

傳統的檔案管理在信息數據的保存方面有著顯著的缺陷，一般情況下，檔案管理部門為了加強檔案資源的保護和存儲，大多會設置獨立的檔案室，但是由于檔案室空間比較狹小，存放大量的文件會導致文件存在安全隱患，很容易引起火災等嚴重情況，也就難以加強檔案資源的保護和利用。如果保存的檔案存在丟失或損壞等情況，這時候就需要管理人員進行數據的重新收集和整理，這樣一來就會浪費較大的人力資源[2]。

（三）信息查詢十分煩瑣

在傳統檔案管理模式下，進行數據信息的收集、整理和歸類，難免會存在很多問題，比如說以檔案收集為例，盡管在收集過程中進行了數據的分類，但是由于數據量比較大，要想進行細致的檔案數據查詢，就需要經過煩瑣的尋找，這樣就會浪費較多的時間，而且工作效率也會大大降低，這在很大程度上影響的檔案資源的利用率。

四、檔案管理工作中應用信息技術的優勢

（一）有利于節約資源

眾所周知，傳統的檔案管理大多使用紙質文件，而且各個單位都需要配備相關數量的打印機、紙張以及牛皮袋，會消耗很多的資源。而且紙質檔案資源，也會占據很大的空間，這種很大程度上來看也是一種資源浪費，再加上紙質檔案管理，需要多個管理人員共同加強管理，也會消耗很多人力資源，難免會造成不同程度的資源浪費情況。而將信息技術應用在檔案管理工作中，檔案管理人員可以借助計算機加強數據的分析、統計和查找，能夠突破時空限制，節省工作時間；同時在信息技術的支持下，檔案管理的搜索程序也會更加的簡潔，大大地減少了紙質檔案的困擾。在應用信息技術后，檔案管理的數據資料也不會在占用過多的空間，不僅能夠減少資源浪費情況，同時信息查詢也更加的便捷，在較大程度上促進了檔案管理工作水平和效率的提升。

（二）有利于提高工作效率

在檔案管理工作中，加強信息技術的運用，可以實現傳統紙質檔案到電子檔案的轉變，這樣一來檔案管理人員就可以獨立加強檔案管理和調控，只需要在程序設置的支持下，加強電子檔案的自動分類歸納，為檔案管理提供了更多的便捷，同時檔案資源的搜索也更加方便，在信息技術的支持下，可以更加精準地找到所需的檔案信息。除此之外，信息技術的應用，還能為檔案資源的共享提供重要支持，可以讓檔案獲取更加的方便，而且還能節約時間，能夠為廣大人民群眾提供優質的檔案服務，也能促進檔案管理工作效率的提升[3]。

（三）有利于提高檔案的安全性

一般來說，傳統的檔案管理工作中，必須要做好檔案室環境的管理，也就是說要保證環境干燥低溫，同時還需要做好防蟲工作，以便保證紙質檔案的安全性。但是部分單位在搬遷期間，可能會導致檔案信息泄露或丟失，這樣不僅影響了檔案信息的安全性，而且還會引起經濟損失。而將信息技術運用到檔案管理工作中，能夠為檔案信息的安全性提供重要保證，在信息技術的支持下，傳統的紙質檔案可以以電子檔案的形式進行保存，同時也能夠實現云儲存或者云備份，這樣一來就可以提高檔案信息的安全性。也就是說在信息技術的支持下，只需要具備網絡環境，就可以獲取和應用相關的檔案資源，能夠避免出現丟失或者損壞等情況，大大提高了檔案信息的安全性，同時也促進檔案管理效率的提升。

五、檔案管理工作應用信息技術的現狀

（一）缺乏統一的管理標準

從黨建辦檔案信息化管理的現狀來看，缺乏統一的管理標準是常見的問題。在具體的檔案工作中，各機關單位則需要結合實際工作需要來開展信息化的檔案管理，但是由于不具備統一的管理標準，導致檔案資源難以實現共享，也影響了檔案管理的區域性發展，檔案管理的效率和質量也受到了嚴重影響。

（二）檔案管理的安全性有待提高

檔案管理工作的信息化發展是時代發展的大勢所趨，將信息技術運用在檔案管理工作中，確實可以提高工作效率和質量，但是與此同時信息技術在應用中也給檔案資源的安全性和完整性帶來了較大的威脅，一旦受到黑客或者病毒的侵害，就難以保證檔案信息的安全性，甚至容易導致檔案信息被篡改、盜用，嚴重時容易引起較大的經濟損失。此外，在檔案管理系統中也有很多的漏洞，比如說相關組件間的配合度不足，其中的某些部件需要獨立運行，這樣一來各個環節在連接過程中就容易出現斷層的問題，這在很大程度上會影響檔案信息管理的規范性。

（三）檔案人員的信息化素養不足

如今越來越多的單位紛紛意識到檔案管理信息化的重要性，同時紛紛嘗試應用信息技術來開展檔案管理工作，且經過大量的實踐證實，信息技術的運用大大提高了檔案管理工作的效率。但是在推進檔案信息化管理的過程中，也存在很多的問題，其中主要的問題就是檔案管理人員的專業素養不足，部分的檔案管理人員并不專業，缺乏專業的檔案管理理論知識和技能，尤其是很多年齡較大的管理人員，這些上了年紀的管理人員不僅工作思想比較陳舊，而且也沒有掌握電腦操作的方法和技巧，信息化水平不足，給信息技術在檔案管理工作中的應用也帶來了很大的阻礙。

六、信息技術支持下檔案管理工作的優化措施

（一）制定和落實檔案管理制度

信息技術的運用，是優化檔案管理工作以及提高工作效率的重要路徑，為提高信息技術在檔案管理中的應用效果，最關鍵的就是要制定并落實檔案管理制度。對此單位內部應該根據《檔案法》中的規定，制定完善的檔案管理制度，并結合黨建辦工作的發展需要，對檔案管理制度進行完善，并全面加強檔案人員的培訓力度，引導檔案管理人員樹立正確的價值觀念。同時，在落實檔案管理工作制度的過程中，也應該發揮出信息技術優勢，利用信息技術加強檔案人員的管理，提高檔案人員工作行為的規范性，以促進檔案管理工作的科學化、規范化發展。制定并落實完善的檔案管理制度，可以提升檔案管理工作的層次，而信息技術的運用還能及時發現檔案管理工作中的問題，并提出有效的解決措施，以便保證檔案管理工作的順利進行。此外，檔案管理監督工作也是十分重要的，因此應該建立完善的工作考核制度，并將考核工作與檔案工作人員的薪酬進行聯系，利用這樣的方式提高工作人員的積極性，不斷地提高工作人員的責任感，進而提高檔案管理信息化的效果和水平[4]。

（二）加強檔案資源的云存儲和云備份

信息技術在檔案管理中的運用，最重要的環節就是實現紙質檔案到電子檔案的轉變，而檔案管理人員可以根據人工輸入或機器掃描將紙質檔案變成電子檔案，同時將這些文檔收錄在計算機中，并進行云存儲和云備份，以便保證檔案信息的完整性。使用電子檔案管理不僅可以避免以往占用空間以及存儲難度大的問題，而且還能夠提高檔案管理工作的時效性。如今正是大數據廣泛應用的時代，大數據技術的應用范圍越來越廣泛，所以檔案管理工作人員必須要根據時代發展趨勢，加強信息技術、大數據技術等手段的運用，以提高檔案管理的信息化以及數字化水平。通過信息技術的應用，檔案信息可以轉換為數字檔案，同時還能在云端進行儲存和備份，進而在保證檔案數據安全的基礎上，促進檔案管理工作的穩定發展。

（三）建立專業化的檔案信息網

利用信息技術開展檔案管理工作，是提高檔案管理工作效率的重要要求，但實際上很多檔案管理人員缺乏對信息技術應用的深入認知，甚至在應用信息技術的過程中也存在不少問題。為了能夠解決這一問題，檔案管理工作人員需要強化計算機程序以及網絡技術的有效運用，要深刻地認識到信息技術應用的必要性，并在此基礎上構建專業的檔案信息網絡，構建完善的溝通機制，進而為不斷地拓展檔案管理的信息通道，來全面加強檔案管理流程的優化和完善，保證檔案信息傳遞的有效性，從而實現工作效果的提升。

此外，在檔案管理工作中，也可以發揮出信息技術的預測作用，對檔案信息進行預測，以提高工作效率。檔案信息的預測方法有很多種，但各個預測方法也有不同的優勢和缺陷，所以應該選擇最適宜的預測法，保證預測的準確度，從而為檔案管理提供更多便利[5]。

（四）打造智能化檔案管理平臺

為迎合時代發展需要，途徑檔案管理的信息化和智能化發展，還需構建智能化的檔案管理平臺。智能化檔案管理平臺主要就是借助信息技術以及大數據處理技術，圍繞檔案信息的生成、存儲、傳輸和應用制定更加智能化的管理平臺。首先，發揮出大數據技術的優勢，對檔案數據進行嚴格篩選，并對其中的異構數據進行有效修改，以便形成統一的數據表達方式；其次，結合大量的數據信息資源構建大數據資源存儲庫，加強云技術的應用，為檔案信息的共享提供新的支持；再次，檔案信息的生產和采集，需要做好檔案錄入、個人自主信息填報以及數據實時自動更新等工作；最后，建立完善的檔案信息共享平臺，打破時空界限，以便提高檔案信息共享和利用的效率。

（五）加強檔案管理隊伍建設

為發揮出信息技術在檔案管理工作中的優勢，還需做好檔案管理隊伍的培訓和教育工作。在加強檔案管理隊伍的建設期間，需要增加一定的投入，選擇和聘用專業的檔案管理人員，成立一支高素質的專業檔案管理團隊，保證管理隊伍中的人員，具備專業的業務能力和綜合素質，最重要的是要保證管理人員熟練掌握信息技術的應用，以便保證信息技術的有效應用，從而提高檔案管理效率。除此之外，還應該加強檔案管理隊伍的定期培訓工作，以信息技術的運用為主要培訓內容，提高檔案工作人員的信息技術應用能力，以便靈活的運用信息技術開展檔案管理工作，從而改善工作效率。只有提高檔案管理人員的信息化運用水平，才能充分地發揮出信息技術在檔案管理中的應用優勢，以便真正地發揮出檔案資源的實際價值[6]。

七、結束語

總而言之，縱觀社會發展形勢，檔案管理工作的發展趨勢必然是信息化和智能化。傳統的檔案管理模式儼然落后，對此就必須要加強信息技術的有效運用，來不斷地提升檔案管理的信息化以及智能化水平，這樣才能真正地為實際工作提供便利，才能全面提升檔案管理工作效率，以便為人民群眾提供優質的檔案服務，促進檔案管理工作的長足發展。

作者單位：武凡芝? ? 鄒城市為民服務中心

參? 考? 文? 獻

[1]王正紅.信息化背景下醫院文書檔案管理工作轉型策略[J].黑龍江檔案，2021（6）：208-209.

[2]楊麗麗.事業單位檔案管理規范化與科學化發展思考[J].黑龍江檔案，2021（6）：268-269.

[3]李焱.探析事業單位文書檔案管理的方法、路徑與保障[J].蘭臺內外，2021（36）：21-22.

[4]杜夢唯. 企業檔案管理“三化”合一的困境與路徑[J].蘭臺內外，2021（36）：45-46.

[5]林劍.信息技術在自然資源檔案管理中的應用[J].城建檔案，2021（12）：17-18.

[6]謝杏.大數據時代房產測繪檔案管理的信息化建設與應用[J].城建檔案，2021（12）：13-14.