提升企業辦公室行政管理實效性的方法

李茂澍

（貴州電網有限責任公司，貴州 貴陽 550002）

引言：伴隨著我國整體發展水平的提升，我國企業在實際工作開展中，無論是工作的范圍還是工作的深度，都得到了極大地提升，同時這種發展現狀也讓企業在工作實踐中面臨著越來越多的不同的事物，企業各個部門和各個員工都需要辦公室幫助協調工作，以實現各項工作效率和效益的提升。所以就企業辦公室行政管理工作的重要性而言，實現企業辦公室行政管理工作的優化，可以從一定程度上提升企業的經濟效益，因此企業在建設和發展的過程中，有必要加強對企業辦公室行政管理工作時效性提升的研究。

一、企業辦公室行政管理工作的作用

企業辦公室是企業在建設和發展的過程中，不可或缺的重要工作部門。所以企業需要基于辦公室行政管理工作的作用，加強對企業辦公室建設的關注，盡可能地提升企業辦公室建設與企業實際發展需求之間的契合度，讓企業辦公室能夠發揮出更大的作用。具體分析，企業辦公室的功能主要表現在中樞功能、協助功能、督辦功能以及服務功能等四個層面。

（一）中樞功能

企業辦公室最為直觀和明顯的工作職能主要表現在上傳下達的層面，需要幫助企業各個部門完成上級領導決策的下傳，以及下層工作者意見或其他工作信息的上遞。所以企業辦公室在實際工作中具有較強的中樞功能，是企業上層領導人和基層工作人員之間的樞紐。在新的時代背景下，企業除了需要借助辦公室提升各項工作信息的暢通度之外，還需要借助企業辦公室實現企業上下層工作者工作關系的協調，為企業更好的建設和發展提供助力。

（二）協助功能

基于企業辦公室的中樞功能，企業辦公室在實際工作的過程中，逐漸延伸出了較強的協作功能，需要企業辦公室能夠基于各個部門或企業工作人員實際工作開展的需求，幫助其協調好各方面的工作內容，譬如各個部門之間的協作關系、企業重要工作人員出差安排、重大會議協調等等。

（三）督辦功能

企業辦公室對企業各項工作的協調，不僅需要給各個部門和各個工作人員給出確定的工作要求，還要盡可能地保證各個工作內容，能夠按時按量的完成，確保企業各個工作項目能夠有效地落實，也正因此企業辦公室具備了一定的督辦功能，需要對企業各個部門的各項工作進行督促，促使企業各個項目能夠有效地開展和落實。

（四）服務功能

服務功能是當前社會背景下各個企業對企業辦公室工作提出的新要求，需要企業辦公室工作人員能夠立足于企業的建設和發展進行思考，不僅要將自己的本職工作做到位，還要適當地對各項工作內容進行拓展和延伸，不僅要根據企業各個部門和各個重要工作人員的工作需求，完成各項工作的資源和時間的協調，還要盡可能多的為各個部門和工作人員提供工作的便利，使之能夠更加順利地完成企業工作。所以企業辦公室在具備中樞功能、協調功能以及督辦功能的前提下，同時還應當具有較高的服務功能。

二、企業辦公室行政管理工作中存在的問題

（一）員工思想認識不到位，工作活力不足

面對越來越復雜的工作環境，企業辦公室在實際工作開展的過程中，不僅要實現各項工作制度、機制、技術以及方法等的改革與優化，還要加強辦公室工作人員的思想建設，使其能夠以更高的工作活力，參與到實際工作中。但反觀我國企業辦公室的建設情況，部分企業在辦公室建設的工作中，更加強調制度和機制的建設，忽略了對員工思想認知的引導，導致員工思想認識不到位，難以有效地推動企業各項工作的改革優化。譬如部分企業辦公室在實際工作中，辦公室工作人員在各項工作開展缺乏明確的組織目標，只能依據上級領導人的工作要求開展工作，缺乏充足的工作積極性和主動性。

（二）員工素質建設不到位，工作優化困難

企業辦公室的工作技術和方法等隨著時代的變化而逐漸發生了轉變，要想讓企業辦公室的各項工作能夠有效地發揮出應有的作用和價值，企業辦公室的工作人員應當隨著時代發展的變化，應工作的需求，不斷加強自身的建設。但就目前我國企業辦公室的建設情況分析，部分企業在辦公室建設的過程中，并未給予員工素質建設充足的重視，導致部分企業辦公室工作人員僅具備較高的辦公室管理素養，當辦公室引入新的技術和設備時，則會因為企業辦公室人員在信息技術素養建設方面的不足，導致工作的改革和優化比較困難，難以充分的發揮出企業辦公室各項建設工作內容的價值。

（三）行政管理制度不完善，實操價值不顯

讓企業辦公室行政管理工作的制度與企業實際發展水平和組織結構相匹配，才能讓企業辦公室工作人員更加科學、規范、高效地參與到企業的建設和發展中，體現出企業辦公室在企業建設與發展中的價值。但反觀我國目前企業辦公室的建設情況，經濟市場的快速發展，讓我國企業的更迭速度較快，部分企業在建設和發展時，未能根據企業自身工作的需求，構建與自己企業實際發展水平和組織結構相匹配的行政管理制度，一味地套用其他相關企業的行政管理制度，令企業辦公室行政管理制度的建設與實際工作的情況不符，行政管理制度的不完善體現地尤為明顯，各項制度也難以真正有效的落到實處。

（四）工作技術革新不到位，價值發揮受限

在新的時代背景下，企業辦公室的建設和發展必須與時代潮流保持較高的一致性，這樣才能更加系統地開展各項工作，從而有效的提升企業整體的工作效率，讓企業能夠更好的融入到經濟市場的競爭中。但是受部分企業領導人和管理層的不重視，導致各種先進的工作方法、技術和設備，無法及時地引入到企業辦公室中，令企業辦公室的建設始終滯后于時代的發展，不僅限制了企業辦公室各項工作的改革與優化，還從一定程度上削弱了企業辦公室的工作職能。

三、企業辦公室行政管理工作實效性提升的辦法

（一）強調宣傳教育，提升員工思想認識

企業職工的思想對辦公室行政管理工作實效性的提升具有不可忽視的影響，為了從根本上實現行政管理工作實效性的提升，企業有必要從宣傳教育的角度入手，實現企業員工思想認識水平的提升。為此企業可采取以下對策。第一，強調企業文化的建設，利用企業文化實現對各層級工作人員的引導，使其更加積極、自主地參與到企業的各項建設工作中。為確保企業文化建設的實效，企業辦公室工作人員應當將努力、奮進、優化、協調、奉獻等作為企業文化建設的重要內容，以確保企業辦公室工作人員能夠更加有效地發揮出自身中樞功能、協調功能、督辦功能以及服務功能。在具體工作實踐中，企業工作人員除了可以借助各種宣傳標語，在潛移默化中對企業辦公室工作人員進行引導之外，也可以嘗試構建各種有關企業文化的實踐活動，讓企業辦公室工作人員能夠在企業文化的氛圍中，感受企業文化，提升自身的思想認知。如，為了強調企業辦公室工作人員的團結精神和奉獻精神，企業可以多組建類似于“旱龍舟”、“無敵風火輪”、“趣味接力賽”等需要多人合作的團建活動，以實現對企業辦公室工作人員的引導。

第二，企業思政工作的開展與宣傳，企業可以借助思政工作開展的科學性、系統性和規范性，將企業辦公室工作人員的思想建設與思政工作進行關聯，以此來系統的提升員工的思想認識。必要時，在思政工作的開展與宣傳工作開展時，企業可以從員工的實際工作環境入手，利用員工實際生活和工作中的內容實現對企業員工的引導，讓企業辦公室工作人員能夠真正地融入到企業的建設和發展中，積極、主動地完成工作的改革和優化，讓企業辦公室發揮出更大的作用和價值。以企業辦公室文件管理工作為例，企業在開展思政教育及宣傳工作時，可以考慮從文件管理工作的重要性以及其他企業的先進管理經驗的角度進行思考，這樣既可以激發企業辦公室工作人員的情感共鳴，也可以拓展企業辦公室工作人員工作改革與優化的視野。

（二）強調素質建設，構建工作優化基礎

在當前的社會背景下，各個企業的實際建設需求對企業辦公室工作人員的素質建設提出了更高的要求，需要企業辦公室工作人員在不斷提升自身專業素養的前提下，也能夠加強對自身信息技術素養建設的關注，以此來幫助自身更加有效地對各種先進的技術、方法和設備進行運用，為企業辦公室各項工作的改革和優化提供重要的工作基礎。為此，企業辦公室工作人員應當立足于辦公室行政管理工作實效的提升，從以下幾個角度入手進行思考。第一，強調企業工作的優化，加強企業辦公室內部工作人員之間的交流。企業辦公室可以通過內部工作人員的交流，找到在實際工作開展中存在的問題，而后再有針對性，有方向性的進行調整和優化，逐步實現企業辦公室行政管理工作實效的提升。另外企業辦公室工作人員也可以從工作經驗討論的角度入手，讓不同工作人員將自身在實際工作開展中總結和發現的工作經驗進行分享，利用彼此工作經驗的分享，拓展企業辦公室工作改革與優化的空間。如在企業辦公室工作實踐中，企業辦公室可以通過周會、月會的方式，讓各個企業辦公室工作人員對日常工作的開展情況進行總結和分析，分析的過程中完成問題的發掘和工作經驗的方向。

第二，強調企業工作的改革，引導企業辦公室內部工作人員自主學習。為了提升企業辦公室工作人員工作素質建設的水平，企業有必要構建成體系化的指導體系，以此來完成辦公室工作人員的有效引導，幫助其更加有效地提升自身的建設水平。為此在實際工作開展中，企業需要做好以下兩個方面的基本工作。其一是激勵機制的建設，企業需要通過一些激勵手段，激發企業辦公室工作人員自主學習的活力，進而提升其學習的效果和水平。如企業可以考慮定期開展企業辦公室工作人員工作技能大賽，為了實現對企業辦公室工作人員的有效引導，在開展企業辦公室工作人員工作技能大賽時，可以盡可能地從現代信息技術應用的角度進行思考，以此來促進企業辦公室工作人員工作素質的提升，以及企業辦公室工作人員工作方式和方法的革新。其二是自主學習的平臺，企業既可以考慮與區域范圍內的職業院?；蚋咝＿M行合作，加強企與職業院校及高校之間的協作關系，提升辦公室工作人員學習的科學性、合理性、系統性和有效性。也可以做嘗試從現代信息技術手段應用的角度入手，為企業員工推薦“中國大學MOOC”“MOOC 網”“家里蹲大學”“番薯學院”“我要自學網”“辦公資源網”等公開免費的，高品質自學網站，提升企業辦公室內部工作人員學習的靈活性，降低其學習的壓力和成本，提升其學習的效果。

（三）強調制度完善，適應企業實際需求

要想從根本上提升企業辦公室行政管理工作的實效，強調工作制度的完善，是企業必須要做的選擇。需要注意的是，在目前經濟市場較為復雜的情況下，企業在構建辦公室工作管理制度時，必須要從企業自身的發展水平和組織結構的角度入手，使得企業辦公室工作管理制度能夠符合實際工作的需求，讓各層級工作人員能夠更加有效的與企業辦公室工作人員進行配合，這樣才能從根本上體現出企業辦公室在行政管理工作中的價值。為此在實際工作開展中，企業需要做好以下兩個方面的工作。其一，在缺乏必要企業辦公室工作人員的情況下，企業辦公室工作管理制度，可以借鑒其他企業的管理制度，但不可一味的抄襲和套用。其二，在構建企業辦公室管理制度時，應當立足于線上工作和線下工作兩方面進行思考，以提升企業辦公室管理制度構建的科學性和有效性。以企業辦公室檔案管理工作為例，為了提升企業辦公室檔案管理工作的實效，在管理工作制度的建設中，企業辦公室工作人員必須從紙質檔案和數字化檔案管理的角度進行思考，不僅要明確不同類型檔案的管理方法、管理原則以及管理標準，還要從數字化檔案的編目角度進行思考，調整和優化紙質檔案和數字化檔案的編目方式，降低各個部門工作人員檔案查詢和搜索的成本，有效提升企業辦公室行政管理工作的效率。

（四）強調技術革新，提升辦公室的價值

現代信息技術在企業辦公室中的融入，可以為企業辦公室功能和價值的提升提供充足的空間，所以要想從根本上提升企業辦公室行政管理實效，這個企業可以考慮從技術革新的角度入手，利用更加先進的工作技術，幫助企業辦公室工作人員實現各項工作的優化。譬如在實際工作開展中，借助現代信息技術和互聯網技術的便利性，企業辦公室可以及時構建企業內部管理工作平臺，并根據實際工作開展的需求，設定不同的工作模塊。如企業檔案管理、人力資源管理、文書管理等，而后再根據具體的工作內容，豐富和補充相應的工作內容。以人力資源管理為例，企業辦公室在實際工作開展中，具備一定的中樞功能，負責上級和下級工作人員之間的連接。所以在人力資源管理模塊中，企業辦公室可以根據企業各部門工作人員的職位，將工作人員進行分層，這樣不僅能夠讓企業辦公室工作人員更加清晰明確地掌握不同工作人員的工作職位，更好地完成工作的協調與調整，也能夠根據企業建設和發展的需求，綜合各個工作人員的工作情況，實現人力資源管理水平的提升。

總結：

綜上所述，企業辦公室本身在企業行政管理工作中就具有不可忽視的影響，在我國企業建設壓力和競爭壓力不斷增加的社會背景下，企業辦公室本身在行政管理工作中的價值更是得到了提升。各個企業在實際建設和發展的過程中，應當加強對辦公室行政管理工作實效提升的研究，要能夠從員工思想、員工素質、工作制度以及技術革新等多個角度入手，有效地提升企業辦公室的工作效率，促進企業辦公室行政管理工作實效的提升。