電子檔案管理中的法律問題與對策研究

田 瑤

(蘭州財經大學 檔案館,甘肅 蘭州 730020)

電子檔案是在信息技術快速發展的大背景下應運而生的產物,是一種將數字符號信息作為形式加以表現的虛擬檔案,并不是現實的紙質檔案而是一種具有保存價值的電子文件。相比于以前用紙質的形式保存檔案,電子檔案的管理方式有著巨大的優勢。

1 電子檔案管理的優勢

1.1 提高檔案管理的效率

在物理形態方面,電子檔案和傳統的檔案管理有所不同。電子文件中的同一個內容,能夠在多種形式的載體上進行存放,并且可以保證正常地將文件輸出[1]。除此之外,借助互聯網與通信技術,對檔案進行電子化管理,能夠實現將處于各個區域的檔案加以聯系互通,改變了以前對檔案進行統一管理的傳統形式。這樣一來,需要獲取某些檔案信息的相關人員就可以在一些平臺比如網絡信息中心非常迅速地查閱到自己所需要的信息,提高了檔案使用的效率。假如在對電子檔案的傳輸過程之中,因為一些原因使得其物理結構產生了一些改變,但是電子檔案的內容并不會因此而發生改變。相反,紙質檔案在的保存與使用過程中,受各種主客觀因素的影響非常容易產生破損,紙質檔案的有效儲存面臨巨大的挑戰,因為紙質檔案形成的文本數量非常多,所以檔案管理人員查詢檔案的時候需要耗費比較長的時間,不利于檔案信息的查詢和利用。

1.2 加強檔案管理的保密能力

由于互聯網自身具備開放性的特質,在將電子檔案傳輸至互聯網后,必須要對其信息加以保密,比如可以借助防火墻等安全防護手段規避對檔案信息的攻擊。當某些信息轉化為電子檔案的同時,及時通過相對應的手段措施對電子文件的內容結構等原數據進行采集與描述[2],對這些電子檔案的信息進行備份,最大程度上保護電子檔案的原始性與完整性。除此之外,還可以將電子檔案的打開方式設置成為只能查看的狀態,查看電子檔案的人員不能夠對信息進行任何形式的修改。這樣就會使得電子檔案管理的保密性大大提高。通過采取有效的保護措施,以防惡意人員對電子檔案進行篡改與破壞。從而使電子檔案發揮出更大的優勢。

1.3 實現檔案之間的資源共享

2019年修訂了《中華人民共和國檔案法》,促進了電子檔案在實踐中的應用。以法律的形式,完善了對于電子檔案的規定[3],補充了電子檔案的組成要素、管理方式、重要作用等一系列內容。對檔案的電子化管理,降低了紙質檔案的保管成本,有利于節約能源減少排放,使用一種更加環保的檔案保存方式,便于對信息數據的深層次開發與利用。檔案信息上網以后,無論何時何地,都可以對所需要的信息進行查詢,不受地域與時間的限制,各個地區的檔案資源實現共享,并且能夠及時更新,為相關人員獲取信息提供了極大的便利。資源共享使得檔案管理的各個環節能夠緊密聯系,有利于電子檔案管理的健康發展。

2 電子檔案管理中存在的法律問題

2.1 電子檔案的法律效力認定問題

因為電子檔案具有非常容易被改變和破壞掉的屬性,所以通常情況下社會大眾并沒有給予電子檔案文件很高的信任。在儲存或者傳輸等運用電子檔案的過程中,會存在信息被竊取、丟失等問題,從而有可能讓電子檔案信息失去真實性,最終無法作為合法的證據在法庭上使用[4]。認定電子檔案的原創性是具有一定難度的,因為將紙質版的檔案掃描形成電子檔案存儲在互聯網,此時檔案的形態就變為了虛擬,查詢電子檔案的人員獲取到的僅僅只是紙質檔案的復印件,無法獲取到原件信息。這樣一來就無法保障得到的電子檔案是最原始的,因為在復制時極有可能被篡改或者偽造。檔案在由實體的狀態轉換成為虛擬的狀態時,負責錄入的工作人員會有可能出現失誤的情形或者遭受到網絡黑客的攻擊破壞,電子檔案的真實性也是很容易受到破壞的,工作人員在保存以及使用檔案時,電子檔案系統可能會發生故障,使得信息遭受干擾,導致電子檔案失去其真實性。

電子檔案的法律效力認定,最重要的是要保證其信息是真實并且完整的,由于電子檔案能夠隨意改變載體形式,可以借助電子簽名對電子檔案加以限制,只要發生修改電子檔案的情形,就一定會在系統留下痕跡,對電子檔案進行更好的管理。除此之外,還要有法律對電子檔案的法律效力作出規定,來保證電子檔案可以作為法律證據去使用。法律作出明確規定電子證據是能夠在訴訟過程中作為法定證據加以使用的,然而在現實司法實踐中,電子證據的法律效力仍然存在很多的問題需要解決,根本原因就在于盡管電子檔案具備作為法律證據的一些條件,但是在認定電子檔案的真實性以及原始性上面臨巨大的挑戰,由于檔案經過實體到電子狀態的轉變,無法保證能夠百分之百的還原電子材料的最原始狀態,并且保障電子檔案原始性的措施也未能及時更新,僅僅停留在技術和法律的層面。

2.2 電子檔案的隱私權保護問題

檔案管理實現電子化的同時,對于保護公民的隱私權也提出了巨大的挑戰。電子檔案使得信息的共享更加的便利與迅速,但是越來越難對用戶進行控制,檔案的保密難度直線提升[5]。在收集信息的過程中,易出現對于個人信息的非法占有或者利用、篡改或者傳播用戶的個人隱私,還有可能在檔案電子化的過程中遭受病毒或者黑客的攻擊,在電子檔案的安全保護上,即使有許多比較成熟的技術能夠抵擋外面不法分子的攻擊,但是仍然無法避免存在一些技術上的漏洞,給予 一些不法分子借助技術手段竊取電子檔案信息的機會,造成檔案信息的泄漏,更有甚者還會利用計算機所具有的特征與屬性,對電子檔案的內容進行復制傳播或者改動,使得公民的隱私權利遭到非法的侵犯。倘若電子檔案沒有能夠保護好公民的個人隱私,長此以往就會爆發更大的矛盾,進而產生很多法律問題。

檔案信息化以及數字化發展的過程中,對相關信息的開發利用不可避免地會涉及到公民的隱私,所以需要正確處理利用檔案信息和保護檔案隱私權之間的關系,雖然最大程度地使用電子檔案信息有利于實現其真正的價值,但是在利用的過程中不能夠拋棄原則與底線,必須在使用時注重檔案信息的保密工作,將二者進行統一。檔案無論是處于何種狀態下,保密的性質是始終存在的,只有在一個合適的范圍之內,具有不同保密登記的檔案才能夠進行信息的傳輸與利用,倘若在利用的過程中電子檔案涉及到了公民個人的某些隱私信息,此時沒有經過檔案相關人員的同意,是不能夠將檔案信息隨意進行公開的。提高電子檔案管理的技術防范能力,建立電子檔案的備份制度,對檔案進行加密等措施都是非常有必要的。還需要加強對電子檔案管理的法律保護,管理的過程中需要加以控制,從而建立一個全方位管理的運行機制,在電子檔案使用前期就將侵犯公民隱私權的行為加以遏制。電子檔案中涉及到的隱私以及需要保密的內容必須單獨進行范圍的劃分,負責檔案管理的機構需要以電子檔案的重要程度為依據對檔案作出一個等級的劃分,并采取不同的保護措施對電子檔案加以保護。除此之外,應該專門制定規章制度來完善保護電子檔案的方式方法以及重要性,盡可能的減少電子檔案管理人員接觸到私密個人信息的可能性,對于何時、以何種方式使用涉及個人資料的檔案作出全面的規范。

2.3 電子檔案的網絡傳輸權問題

檔案電子化的發展過程中,檔案的來源途徑主要有兩種,第一種方式就是將已有的電子文件直接加以歸檔處理,第二種方式就是把之前的紙質形式的檔案經過掃描傳輸轉換為電子檔案。在對紙質檔案進行管理的時候,有很大一部分檔案具有著作權,因此在對這類檔案進行轉變時,必須要取得對著作進行數字化的權利許可。數字化的檔案在行為性質上存在問題,在對信息進行數字化操作時,對于作品著作權之中的使用權會受到一定的影響,對著作加以復制的態度上我國認為是對著作進行出版的一種方式,也就是說出版是屬于作品發表的權利的。一般情況下作品的發表權是由著作權人享有的,負責檔案管理的機構轉變著作信息的時候,因為有些資料是未能夠進行出版的,所以機構是沒有發表這些作品的權利的,如果繼續進行檔案信息的電子化轉變,某種程度上就是在侵犯著作權人的作品發表權。由于信息化的發展十分迅速,電子檔案信息在網絡上呈現的越來越多,網絡用戶能夠對電子檔案信息進行隨意下載或者上傳,同時伴隨而來產生了許多網絡侵權的問題。因此在網絡傳輸的過程中[6],對數字化的檔案進行必要的保護是非常重要的。網絡上上傳的很多電子檔案通常是具有著作權保護的,其作品在網絡上進行傳輸的權利依舊是屬于著作權人的,也就是說未經過著作權人的同意,用戶是不能夠隨意傳輸電子檔案的。為了更好地保護著作權人的網絡傳輸權的行使,負責管理檔案的部門需要認識到該權利并不屬于其部門,對傳統的紙質檔案加以數字化處理并在網絡上傳輸,必須要考慮到網絡傳輸權的問題,合理保護檔案所有者的合法權益。負責管理檔案的部門獲得著作權人的許可后再將檔案上傳至網絡。由國家負責的檔案信息只有在取得國家的授權后才可以在網上傳輸,由個人負責的檔案信息則需要得到所有者的使用許可才能進行相關操作。

2.4 電子檔案的知識產權問題

毫無疑問,借助大數據將紙質檔案進行復制的過程中一定會涉及到知識產權的相關問題,想要處理好檔案數字化權利存在的問題,需要將電子檔案的來源進行明確,如果該檔案受到著作權法的保護,在對受到保護的檔案信息進行利用時,與著作權人協商并取得其許可是首先要做到的。如果該檔案沒有取得著作權法的保護,主要有以下兩類檔案信息,第一類是國家機關所發布的具有立法司法行政性質上的文件,這類文件在進行數字化的過程中是不涉及數字化權利的問題的,另一類不受保護的檔案是其著作權已經到期,這種情況下也就無需再考慮數字化權利的問題。為了方便檔案信息有效實現數字化,不僅要關注到檔案的所有權還要注重檔案的著作權,兩種權利的定義是不一致的,不能夠將二者進行簡單等同。當屬于國家的檔案被收入在檔案管理機構時,由于該檔案的所有權以及著作權都是屬于國家的,那么這種情況下檔案管理機構就可以代替國家行使一些權力,能夠對檔案自行的加以數字化利用。如果檔案是購買的個人所有或者集體所有并且受到著作權的保護,負責檔案管理的機構如果未購買著作權,那么此時著作權是掌握在原作者的手中的,要想對檔案進行數字化的處理,必須取得作品原所有權人的同意。如果檔案是通過接受捐贈取得的,檔案的著作權仍然由捐贈人享有,對以捐贈的方式取得的檔案進行處理仍然必須取得著作權人也就是捐贈人的許可,并且還需要支付相應的報酬才能夠進行后續的一系列操作。但是在捐贈的時候,如果捐贈者明確表明將著作權以及所有權一并捐贈的話,就無需取得捐贈人的許可就可以對檔案信息進行電子化處理。

由于很多紙質檔案原本就享有知識產權的保護,所以檔案管理部門將紙質的檔案電子化的過程之中,首先要做的就是取得知識產權人的許可,如果沒有獲得許可冒然行動,就會有極大的可能侵犯到知識產權人的應有權利。伴隨著法制社會的不斷發展,人們的法律意識越來越強,關于知識產權的糾紛也是層出不窮。電子檔案管理部門對作品享有合理的使用權,這種權利的行使是有限制的,不能超出陳列或者保存的需要,如果嚴重超出了合理使用的范圍,并且還沒有獲取到知識產權人的授權,那么這種情況下就極可能產生知識產權侵權問題。所以在檔案信息電子化的過程中要做好知識產權的形成與保護工作,提高保護知識產權的意識。

3 電子檔案管理現存法律問題的原因

3.1 對電子檔案法律層面重要性認識不足

《電子簽名法》規定數據電文能夠被視為一種法律所認可的書面形式,訴訟法也做出了電子數據屬于證據種類的規定,《民法典》規定使用電子數據的形式簽訂的合同視為書面形式,以上種種規定都對電子文件所具有的法律效力進行了說明,雖然沒有對電子檔案進行直接規定,但是都與其具有非常緊密的聯系。電子檔案的重要性得到了很大的提升,主要體現在以下幾個方面,其法律地位已經通過法律進行了規定,并且新修訂的《檔案法》規定,電子檔案和紙質檔案具有相同的法律效力。除此之外,因為電子檔案與紙質檔案具有著本質的區別,決定了電子檔案要想作為證據進行使用必須達到質量要求,同時也使得對電子檔案進行管理的難度是很大的。伴隨著進行電子化的檔案信息的增多,盡管新修訂的《檔案法》做出了電子檔案管理的一些規定[7],但是很多負責檔案管理的人員并沒有給予應有的重視,相反管理電子檔案的方式和管理傳統檔案的方式一樣,缺乏設備或軟件對電子檔案進行管理,檔案管理人員也并沒有接受過專業化的培訓,電子檔案管理的工作人員積極性比較低。有一些單位因為存在的電子檔案不是很多,仍然在檔案的管理上采用紙質化的形式,理所當然的漠視檔案的數字化建設,沒有購買先進的設備來對電子檔案進行管理,對電子檔案的重視程度不夠。

3.2 電子檔案管理人員素養較低

在電子檔案管理的實踐過程中,因為電子檔案需要儲存在電子介質之中,電子介質具有數字化的特征,網絡技術發展的十分迅速,對檔案管理人員提出了新的要求,他們需要跟緊技術更新的速度,及時掌握電子檔案管理的技術。法律對于檔案管理人員的職責做出了規定,比如《檔案法》規定由于電子檔案涉及到個人信息和知識產權,檔案管理人員需要全面掌握相關的法律知識?！睹穹ǖ洹芬矊ΡＷo自然人信息進行了規定,如果電子檔案管理涉及到了自然人的信息,則必須做出適當的處理。知識產權在科技的發展中起著重要的作用,關于電子檔案的管理要遵循法律,還要注重對電子檔案信息的保密,不能一味的追求使用電子檔案信息或者保護電子檔案信息,對其造成過度的保護或者泄露,需要合理權衡二者之間的限度,以免產生更多的知識產權糾紛問題,從而更有效的對電子檔案進行管理。

3.3 缺乏詳細的電子檔案安全管理規范

截至目前并沒有關于電子檔案管理的全面系統的規定,而且作為電子檔案內容的電子數據,保存得并沒有很完整,很多都呈現出片段化的特征,這樣一來電子檔案的解讀就會很容易被誤解。對于電子數據的保護還出現了一些其他的問題,比如必須嚴格保密的數據沒有保密被大量泄露,由于設備的老化等原因,經過長時間的儲存之后電子檔案無法打開[8]。對于電子檔案的安全管理,《檔案法》僅僅做出了概括性的規定,各級政府的規范性文件中還沒有對其做出詳細規定,更沒有一套固定的安全管理標準。盡管關于電子檔案管理的體系脈絡做出了一些規定,但是其中涉及到電子檔案管理的安全規范卻沒有很多,這樣一來,在電子檔案管理的實踐中,信息化工作的展開會受到很大的阻礙,不利于電子檔案管理工作的高效進行。

3.4 電子檔案的配套設施未及時更新

盡管新修訂的《檔案法》一定程度上完善了對電子檔案管理的相關規定,但是由于電子檔案管理的要求較高,在現實生活中很多管理檔案的部門所擁有的管理電子檔案的硬件設備和軟件設備都比較落后,沒有及時跟上時代的發展進行更新,無法適應新修訂的法律對電子檔案提出的要求和做出的指引。除此之外,在一些經濟相對來說沒有那么發達的地區,受交通等客觀條件的限制,地區發展的經費非常有限,電子硬件設備非常老舊,甚至根本沒有計算機等設備,同時軟件版本也無法及時更新,無法滿足電子數據儲存的要求,對于電子檔案存儲的基礎性功能都無法實現,更加難以實現電子檔案的查詢共享等用途,無法發揮出電子檔案本身具有的便利性等優勢。同時還因為設備的落后,很容易造成已儲存的數據的丟失與泄露,電子檔案管理存在的安全隱患非常多,不利于對電子檔案的管理。

4 電子檔案管理的完善路徑

4.1 提高對電子檔案保護的認識程度

隨著經濟的不斷發展與技術的不斷進步,電子檔案的地位已經越來越重要,檔案電子化的趨勢也已經越來越明顯。政府發布的很多文件都清楚表明,電子檔案管理部門需要提高對電子檔案的保護程度,完善關于檔案信息數字化所需要配套的基礎設施建設,為更好地對檔案進行管理做好充足的準備工作,從而進一步加快實現檔案信息化的目標[9]。除此之外,各級檔案管理部門需要做好有關電子文件歸檔入庫以及電子檔案的規范化標準化管理,這是現在電子檔案管理工作的重中之重。同時各級檔案主管部門需要在有關文件精神的指引下,提高對電子檔案完整存儲的重視程度,妥善推進電子檔案的安全管理工作,配套完善電子檔案管理任務所需要用到的一系列基礎設施,更高效地發揮出電子檔案部門的優勢和高效,加快電子檔案信息化的速度。有效地發揮出負責檔案管理的主體的優勢,為電子檔案管理打下堅固的基礎,推動檔案信息化的順利進行。各級不同的檔案管理部門需要對電子文件的歸檔以及入庫做好準備工作,實行對電子檔案的規范化和標準化管理,以上就是目前電子檔案管理工作的中心任務。

電子檔案是對各個單位以及社會大眾日常生活的記錄,與國家和個人的切身利益息息相關。在數字化大背景下,計算機軟件使得無紙化辦公成為大勢所趨,提高了日常工作的效率,各種電子數據信息歸檔后形成了電子檔案。由于公民法律意識的不斷增強,當發生糾紛時越來越多的人會選擇拿起法律的武器來維護自己的合法權益,證據在解決糾紛的過程中發揮著重要的作用,伴隨著法律體系的不斷完善,證據的種類隨之增多,擴大了電子數據能夠作為證據使用的范圍,為大量糾紛的解決提供了切實有效的依據,所以必須要更加重視電子檔案中能夠作為電子證據使用的數據,轉變以前的電子檔案管理模式,借助高科技手段的幫助,提高電子檔案管理的質量。

4.2 提升電子檔案管理人員的專業能力

電子檔案管理所配套的設備都需要工作人員來完成相關操作,工作人員必須從思想上提高電子檔案安全保護的重視程度。電子檔案除了能夠進行信息服務還可以作為訴訟證據在法庭上出示,關乎到檔案管理部門和個人的合法權益,所以電子檔案管理人員需要樹立檔案的價值意識,及時更新檔案管理的理念。除此之外,工作人員檔案管理的專業能力也需要提升。因為電子檔案所涉及到的保密信息比較多,所以電子檔案管理人員必須掌握豐厚的檔案管理技能,積極主動參加檔案管理技能和保密培訓,從多方面提升電子檔案管理人員的專業技能以及檔案管理隊伍的素質水平。電子檔案管理人員提高自己的法律意識以及責任意識,檔案管理部門正確引導工作人員以規范的方式對待處理電子信息[10]。因為很多電子檔案都會涉及到知識產權的相關問題,所以電子檔案管理人員學習新修訂的《檔案法》的有關法律專業知識也是非常有必要的。

4.3 完善電子檔案管理的相關立法

推進電子檔案管理的法制化建設,保護電子檔案所具有的法律效力。新修訂的《檔案法》首次通過法律條文的形式確定了電子檔案的法律效力,承認了電子檔案也可以作為法律憑證,為電子檔案進行規范化的管理提供了法律依據以及保障。同時,還需要建立信息安全機制和科學的電子檔案管理體系,強化電子檔案管理的每一個環節,保證電子檔案作為法律證據的完整性,提高電子檔案的法律效力。加強電子檔案管理的知識產權保護,既要注意保護權利人的知識產權也要維護電子檔案管理部門自身形成的知識產權,借助電子檔案的來源對其是否具有知識產權作為相應的判斷。對于具備該權利的電子檔案的使用,應該在與檔案知識產權人進行協商的基礎上取得相應的許可。如果需要對檔案信息進行利用,必須要對電子檔案作品的一系列權利比如網絡傳輸權加以保護。完善有關的法律法規,相關部門制定檔案管理的行業標準,在立法以及執法兩方面來維護公民的隱私權。注重電子檔案的日常管理,嚴密把控電子檔案的共享和泄露,如果沒有獲取權利人的許可,不可以將檔案信息進行公開。提高法律保護意識,減少在電子檔案管理的過程中產生的泄密問題。

電子檔案信息化在國家的大力支持下不斷地快速發展,伴隨著技術的更新進步,有關于電子檔案的相關立法也應該與時俱進逐步完善,盡可能快地建立一個完整的電子檔案的法律體系,在該法律體系的支撐下,各級機關團體以及其它的組織逐步建立完善電子檔案的系統。當前電子檔案的法律體系并沒有非常成熟,這種情況下各級地方政府就可以靈活應對,根據各區域內的具體情況,出臺電子檔案的配套細則或者發布一些指導性的政策規定,各級地方政府在出臺電子檔案的相關規定之前,需要保持溝通交流,以確保各地出臺的政策是相互協調的,不可以存在沖突,可以結合現實情況適當借鑒國外電子檔案管理的相關經驗,在制度的角度為保管電子檔案的安全提供保障,使得對電子檔案的管理更加規范,進一步提高電子檔案的法律地位。對電子檔案進行信息化建設是非常重要的,電子檔案的載體以及管理主體與紙質檔案相比發生了新的改變,對于不再適應電子檔案管理的相關法律法規,應該及時進行廢除或者修改,建立一個全新的電子檔案管理法律法規,將電子檔案管理的法律責任界限加以明確,發揮出電子檔案的真實作用。所以,保障電子檔案所具有的法律效力,最根本的還是要回歸到相關法律本身,需要借助法律對于電子檔案所具有的證據價值進行評估,有關立法機關結合現實情況完善電子檔案的相關專項立法,進一步明確規定電子檔案的法律地位。

4.4 完善電子檔案管理的配套措施

由于互聯網具有開放性的特點,檔案信息電子化之后從傳輸、使用等方面對電子檔案采取保密措施,及時檢查計算機防火墻的嚴密性,對電子檔案的信息采取備份,以免出現電子檔案信息丟失篡改等問題。假如出現這些問題,可以迅速借助大數據的找回恢復技術,將丟失的電子數據及時找回,最大程度地減少損失。對電子檔案進行更加高效的利用,需要配套完備的硬件設施,比如計算機、打印機等,同時還需要及時更新與完善計算機系統的軟件。最大程度地在配備硬件設施中投入更多資金,檔案管理部門加大學習系統培訓的資金,調動電子檔案管理人員學習的積極性。電子檔案能夠作為證據使用推動了訴訟活動的開展,法律已經對電子證據做出來相對全面的規定,所以要更好地發揮電子檔案的證據作用。建立一個電子檔案的證據網上平臺,更新電子檔案管理的技術手段,及時對電子檔案進行認定以及必要的整理維護,盡可能的抵擋外部因素對電子檔案進行的攻擊。在能夠確保電子檔案安全以及保密的前提之下,借助先進的計算機技術,對電子檔案進行有效調取,將調取到的檔案信息進行整合,搭建電子檔案信息共享的平臺。

5 結束語

新修訂的《檔案法》為檔案管理提供了法律保障,為處理檔案管理過程中帶來的許多問題提供了法律依據。電子檔案管理人員應該遵循相關法律的規定,合理處理電子檔案管理過程中產生的侵犯知識產權隱私權等問題,對產生問題的原因進行分析,以期找到相應的解決對策,更好地推進電子檔案的信息化建設。