事業單位檔案管理中存在的主要問題及對策

陳雨佳 王雪瑩

(1.北京市南水北調環線管理處 北京 102600 2.北京市河湖流域管理事務中心 北京 102612)

引言

事業單位作為我國重點組成機構,是黨和政府大力宣傳的重點核心組成部門,隨著我國經濟的快速發展,其檔案管理工作顯得極其重要。經濟的繁榮發展促使事業單位在人事管理制度上有了一定變革,這一重大舉措使得事業單位檔案管理工作產生了新的問題。為此,檔案管理人員要明確自己的職責,充分提高工作中存在的問題,通過交流、實踐以及探索等,發揮事業單位檔案管理的作用。

1 新時代事業單位檔案管理特征

1.1 管理更便捷

在過去檔案工作中,檔案的歸檔和查詢等工作都存在著很大的問題,例如傳統歸檔方式,無論是前期資料的收集、中期的整理工作,還是后期的保存、查詢,都存在著繁瑣和低效的問題。在大數據、云計算和計算機信息技術的運用下,在檔案信息系統的構建和運行過程中,使得整個系統的技術含量不斷提高,智能化和便捷性也得到了極大的提高[1]。

1.2 載體更多元

互聯網、大數據、信息技術與檔案工作的結合,使檔案的經營方式發生根本性的變革。特別是在利用大數據技術的情況下,可以將一些有收藏價值的文件、視頻、照片等,都可以直接儲存在檔案系統中。如光盤、硬盤、云盤等新技術的運用,為事業單位的檔案管理提供新的載體形式,為新世紀的事業單位檔案管理提供一種全新的途徑。

1.3 服務更人性

在過去工作方式中,由于人力和技術條件的限制,導致檔案工作效率低下,服務質量很難提高,檔案資源的價值沒有得到全面的、充分的發揮。計算機信息技術和互聯網技術在檔案工作中的應用,極大地提高檔案查詢和檢索的效率,簡化查詢和檢索過程,使檔案服務更便利、更加人性化。比如,利用網絡系統上的身份驗證技術,可以實現對檔案即時檢索,從而打破時間和空間的局限。在檔案庫中,用戶可以在最短的時間內找到需要的文件,并直接下載打印[2]。

2 新時代事業單位檔案管理的意義

2.1 優化管理體系

事業單位的檔案管理建設不是一朝一夕就能解決的,而是要與社會發展和經濟發展保持協調,適當地調整制度的內涵。由于檔案資料包含許多具有重要意義的資料,能夠全面地體現其經濟和社會的作用。通過對有關數據和信息的分析和歸納,將與整個社會的發展形態進行比較,有助于有關方面認識到企業在運營方面存在的問題和缺陷,從而找到問題所在,并進一步探討問題產生的根源,從而完善機關事業單位的運營體制,為事業單位的發展方向作出全面的明確,為其提高經濟效益奠定基礎。

2.2 有較強的利用價值

檔案管理不僅具有存儲功能,還有較強的利用價值。員工在工作過程中,可以從不同的角度,采取不同的方式探索檔案信息的經濟、社會價值,通過對檔案信息的整理、歸納及分析,認識到事業單位發展方面存在的問題和缺陷,從而找到問題所在,并進一步探討問題產生的根源,從而完善事業單位的運營體制,為事業單位的發展方向作出全面的明確,為其提高經濟效益奠定基礎[3]。

2.3 提高檔案管理效率

第一,強化歷史檔案整理與利用效率。在事業單位檔案管理工作中,重要的歷史檔案保存是其核心的工作。但是,由于傳統檔案管理方法大多是以紙制文件為主,因此文件的存儲和檢索工作十分繁重,而且還必須為這些文件設立專門的地點,占據很大的面積。有些珍貴的歷史文件,如果不能被有效地使用,就會被儲存在檔案館之中。通過利用信息化的手段,可以擴大檔案館的存儲面積,利用各種查詢手段進行快速的查詢。與此同時,信息系統的管理可以使寶貴的數據資源得到更好的利用;第二,科學整理檔案資料提升工作效率。目前,我國管理方式落后,檔案材料的零散,給檔案信息化建設帶來很大的阻礙。而各事業單位檔案工作范圍比較大,致使使用效果不佳,且檔案材料不完整,經常出現遺失現象。同時,加強信息化建設,既可以對檔案進行科學的分類,又可以提高工作的效能;第三,充分共享檔案信息。在事業單位進行檔案管理工作的過程中,由于采用常規的管理方法,往往要占據很大的存儲面積,而且存放地點比較零散,在進行計劃和使用方面存在著一些限制。而加強檔案信息化可以通過網絡實現各單位的信息資源的分享與利用,從而最大限度地提高檔案信息的使用效率。

3 事業單位檔案管理現狀

3.1 檔案管理意識不強

當前我國事業單位檔案管理工作中存在著檔案管理意識不強,對檔案管理工作認識不到位、管理方式不科學、管理水平不高等問題。首先,由于其他業務部門的工作人員對檔案管理的認識存在誤區,很多員工把檔案歸類成一種簡單化的工作,平時的工作就是整理文件、擺放文件、寫文件,既沒有對檔案進行管理,也沒有對檔案工作進行充分的了解。其次,管理部門缺乏科學的管理意識,在管理工作具體細化的過程中,檔案管理容易被忽略,其采取的管理方式仍然保留著傳統、固化、單一的特點等。檔案是一種"活資源",它的功能沒有得到充分的利用,這對它的長期發展是不利的。最后,在事業單位檔案管理工作中,由于缺乏全員參與的工作觀念,缺乏一個良好的工作氛圍,給工作帶來不良的影響[4]。

3.2 檔案管理工作制度不健全

檔案管理工作制度是影響事業單位檔案管理工作質量的一個重要因素,現階段仍有部分事業單位缺乏健全的檔案管理工作制度,導致檔案管理工作出現流程比較混亂等問題,雖然是《檔案法》制訂的,在某種程度上是科學的,但是由于沒有與單位具體情況相聯系,造成檔案工作的質量低下。其中,由于各部門對借出的檔案沒有進行仔細的登記,導致時常出現檔案長期無法追回或不知其蹤的問題。此外,由于對檔案工作的獎勵與懲罰機制的不健全,造成檔案工作中存在的疏忽,導致檔案工作中存在的問題未能及時處理。

3.3 檔案管理信息化水平低

當前,事業單位檔案工作信息化程度已成為影響其工作質量的重要因素,而其信息化程度低是當前各部門普遍存在的問題,造成傳統的檔案工作模式與社會發展脫節,嚴重制約事業單位的長遠發展。目前大部分還采用紙質文件的形式進行管理,雖然很多都實行"無紙"的檔案,但是這種新型的"檔案"管理模式卻沒有被廣大職工所接受。一方面,由于一些工作人員的思想觀念比較古板、固化,在日常管理工作中墨守成規。而在此基礎上,由于單位內部的經費往往用于公益性事業,投入到信息系統中的經費非常少,而且所用的設備和儀器也相對陳舊,沒有及時更新,變成一種"閑置"的東西,不但會造成經費的浪費,也會影響到工作的整體發展。另一方面,由于一些工作人員對信息化的認識較為偏頗,致使其在實際應用中的功能未能完全體現出來。

3.4 檔案管理人員素質較低

事業單位檔案管理人員的專業能力、管理手段也是需要關注的重點。首先,部分單位缺少固定的全職檔案工作人員,檔案管理人員往往要承擔多個崗位,分配到檔案工作的時間與精力無法得到滿足。與此同時,部分檔案人員沒有經過專業培訓,缺乏檔案整理工作經驗,因而導致經常會出現失誤。另外,檔案管理工作人員的信息技術知識儲備量不多,無法適應信息化的檔案管理工作要求,工作效率不高,加上很少開展關于檔案管理工作人員的專業技能培訓,因此缺少一支專業能力過硬的檔案管理隊伍。

4 提高事業單位檔案管理水平的對策

4.1 提高檔案管理信息化建設力度

第一,建設信息化平臺。在事業單位檔案管理工作中,檔案資料比較繁雜,涉及到文書檔案、科技檔案、會計檔案、錄音、錄像、照片、實物等多種類別。目前,我國數據采集工作對檔案工作提出更高的需求,要使檔案能夠更好地發揮信息化工作,就必須結合各實際情況,構建具有單位特色的信息化系統,提高數據挖掘、提取工作的高效性與嚴謹性。將各部門的相關管理內容、各部門的數字檔案以互聯網方式傳送至各部門,以最大限度地提高管理的效能,確保各部門的管理要求得到全面的滿足。此外,還應建設一個對外的檔案資料共享平臺,讓參觀者更好地認識各單位的業務、文化和發展狀況,并充分發掘群眾的潛在需求;第二,構建信息化檔案管理制度。各部門要主動應用信息技術,確立信息資源庫的建設目的,從而明確其今后的發展趨勢,推動建立和完善的管理體系。目前,從發展的角度來看,信息技術已經滲透到人們的生活中,從人們的工作和工作的角度來看,它是不可取代的。因此,各有關部門必須全面了解這一發展態勢,并據此進行檔案的改造和優化,使檔案工作能真正地為事業單位的發展奠定堅實的基礎。在推行事業單位工作中,健全管理體系是基礎,必須建立檔案信息系統,從信息化角度對工作流程進行優化,提高工作的效能。單位檔案管理者必須清楚自己的領導職責,積極地掌握信息化技術的發展現狀和應用情況,并將其與管理有機地聯系起來。同時,要對當前檔案工作進行全面的調研,投入大量的人力物力建設,對基本的裝備體系進行優化,為今后的工作打下了堅實的基礎。要使信息技術在檔案工作中得到切實應用,就必須對有關的制度進行完善,從而為今后的工作打下堅實的基礎;第三,建設信息化檔案管理系統。信息化管理系統是實現檔案工作的有效手段,是提高檔案管理工作的有效手段。因此,有關單位必須要建設信息化管理系統,盡可能地降低各單位之間的沖突,從而保證單位的正常運轉。

4.2 充分提升檔案管理的服務水平

一方面,對檔案管理的模式進行全面創新。當前,事業單位檔案工作要結合實際情況和需要,進行改革。要持續改進檔案資料的完整性,對充實的資料進行科學的管理,尋找輔助資料,建立清晰、簡潔、健全的資料庫。為電子文檔的信息化管理提供一套資料憑證,分類和標注各類不同的內容和類別,并對其進行詳細的記錄。各機單位應當加強交流,相互借鑒,學習先進的檔案管理方式,并針對本單位實際工作情況制訂針對性措施,建立符合自身發展的管理模式;另一方面,強化管理人員的服務意識。提升事業單位人員的管理水平及專業素質是提高檔案服務質量的關鍵因素,要全面落實服務改革的目的,必須從服務方式、服務內容等方面進行改革。檔案管理人員要充分了解檔案工作的重要意義,加強自身檔案知識修養,提高業務水平,定期進行業務訓練,舉辦檔案管理講座,通過主動的學習,對知識進行有效的補充,勤總結,勤改進,不斷創新,有效優化檔案服務意識。

4.3 給予檔案管理充分重視

首先,對管理思想的更新。檔案工作要體現出服務意識,在新形勢下,要對檔案工作予以高度的重視,以確保檔案工作的與時俱進。近年來,隨著檔案的不斷增多,檔案工作越來越強調要突出"精準"、"服務"的作用,要從多個角度分析不同層次和不同階段的需要,根據不同的需要,采取有針對性的檔案管理服務,突出服務的品質。檔案管理要充分反映出檔案的綜合功能,要從整體上對檔案的需求進行分析,從而使檔案的功能更加智能化。同時,在管理內容上要重視網絡化,在管理上要充分發揮信息技術的優勢,重視電子文件的應用。從目前事業單位發展狀況看,檔案管理的網絡化還處在初級階段,但其發展趨勢仍是網絡化,實現網絡化可以擴大檔案的覆蓋面和多種服務方式,從而提高檔案管理的效率[5]。

5 結語

總而言之,現階段,我國事業單位的檔案管理工作存在檔案開發水平較低、檔案管理工作缺乏良好信息化水平、未健全檔案管理機制等問題?；谛聲r代要求,檔案管理需要積極創新改革,通過充分整合檔案資料的各類數據、建立檔案管理信息化平臺、強化管理人員的服務意識,促進相關工作人員的培訓與指導,為檔案管理工作的正常開展提供制度保障、工具保障以及人員保障,確保事業單位工作水平和工作效率穩定提升,推進其長效健康發展。