高度重視 有力保障 規范操作 扎實做好電子公文歸檔工作

■李興鵬

省檔案局2022 年7 月安排加快推進機關電子公文歸檔工作，省林草局認真執行有關規定，嚴格標準，規范程序，于2023 年3 月順利實現局機關電子公文歸檔，主要有以下做法。

一、高度重視，深化電子公文應用

省林草局一直把做好檔案工作作為搞好自身建設、服務決策、提高辦事效率的一項重要基礎工作，配齊了硬件設施，配備專職檔案管理人員，每年經費預算足額保障，先后投入140 余萬元，對2007 年以來永久和長期保存的非涉密紙質文書檔案，全部進行了數字化并移交省檔案館，實現存量檔案數字化。2021 年1 月，林草OA系統正式上線，局主要領導、分管領導高度重視，統一思想，強力推行全流程無紙化處理非涉密公文，明確一位二級巡視員牽頭，組織局辦公室等部門，多次與技術團隊對接，優化流程，適配了移動端OA，開展了全員培訓，確保每位干部職工熟練掌握。在系統運行過程中，多次組織相關處室與技術團隊研究，不斷改進系統瑕疵。同時，制定了電子公文系統管理辦法等一系列制度，全面打通了局機關與局屬各單位、與州市縣區林草局的公文傳輸通道，在本系統實現電子公文全面應用。目前，林草OA 注冊用戶1803 人，流轉收文、發文、簽報、事務等各類材料40 萬份次，數據量6.6TB。

二、對接歸檔，實現電子公文全流程管理

充分利用省林業雙中心，以及浪潮集團在局機關駐場人員的技術優勢，在OA 上線前就多次組織有關處室與技術團隊對接，將辦文和歸檔需求，按照國家有關標準提前設計到OA 系統；在辦文過程中嚴格執行保密相關規定，提前對文件進行定密審查，做到非涉密文件全流程在OA 上流轉。在辦文過程中，OA 系統及時抓取電子公文重要字段，電子公文辦理完畢后，歸檔人員根據字段確定歸檔屬性，及時上傳歸檔。為實現電子公文全流程規范處理，我們與省檔案局積極溝通，協調技術團隊開發接口，將省林草局在政務外網自建的辦公系統成功對接省級機關非涉密電子公文歸檔與移交系統，將檔案管理“三合一”制度的內容和電子檔案有關規范標準落實到系統功能之中，形成電子公文形成、辦理、歸檔和移交進館的全流程一體化管理體系。

三、規范移交，館室一體顯效益

省林草局OA 系統上線之初就充分考慮電子檔案移交進館需要，局辦公室多次與省檔案館檔案接收部門溝通協調，確定了電子檔案移交進館的技術保障和移交接收方式。根據林草局公文數據量大的特點和網絡帶寬的情況，我們與省檔案館檔案接收部門反復試驗，不斷摸索經驗，對數據量較小的文件一次多個、最多5 個，集中打包移交，對數據量較大的文件一次一個打包移交，以保證移交工作順利進行。截至目前，省林草局累計上傳16000 余份電子公文到省檔案局電子公文歸檔管理系統，完成整理歸檔9000 余份，成功移交進館4000 余份電子檔案，為電子檔案長期保存、長期可用建構了堅實保障。通過電子公文歸檔和在線移交進館，一方面大幅提高了公文流轉速度、辦文效率和協同辦公水平，另一方面，減少了紙質檔案數字化帶來的泄密風險，大幅節約了經費。