對高職院校檔案管理工作的幾點認識

徐 懿

(長江工程職業技術學院,武漢 430212)

檔案作為一種存史留憑的重要載體,對國家、單位和個人都起到相當重要的作用。檔案管理是一項政治性和專業性非常強的工作,隨著國家對檔案事業越來越重視,這也給檔案管理工作提出了更高要求,檔案管理工作人員需要有堅定的政治信念、有較高的職業素養和較強的專業能力,只有具備以上幾點才能做好檔案管理工作,為國家、單位守好歷史。

1 檔案管理人員必須具備過硬的思想政治素質和良好的職業道德

1.1 愛崗敬業

檔案工作是對一些有價值的文件、實物等進行收集、鑒定、分類、整理等的工作,在完成這一系列過程是很枯燥乏味的,如果不是真正熱愛這項工作,很難沉下心來把這項工作做好。這就要求我們有愛崗敬業的精神,要樹立干一行、愛一行的精神。

1.2 服務意識

檔案工作的最終落腳點還是體現在利用方面,高校檔案工作是為校內外廣大師生提供服務的,為職稱評定、干部晉級、教學評估、學歷學籍證明、補辦畢業證、校友聯絡、學校更名、合并工作查找、查考各種憑證提供了大量的重要依據。所以,檔案工作者要提高自己的服務意識,不能采取等著檔案需求者來尋求幫助態度,而要將被動的查檔服務轉變為主動服務。

1.3 保密意識

檔案工作具有一定的政治性和保密性,它記錄著國家、單位的一些機密,因此,檔案工作人員應該提高自身的保密意識,必須嚴格遵守《檔案法》《保密法》,應有一套完整、科學的檔案管理保密工作制度,平時工作中嚴格按照國家、單位的相關法律法規進行管理,嚴格遵守保密紀律和原則,做到依法管檔、治檔。

2 檔案管理人員必須具有較強的專業能力和相關素質

2.1 要有較強的專業能力

(1)熟練掌握計算機操作技術

隨著檔案事業的發展,檔案的管理不單單停留在紙質文件的管理,國家對檔案管理提出了更高要求,要開展檔案信息化建設。檔案的信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。檔案信息化建設主要包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、保障體系建設等四個方面。其中檔案信息化資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心,主要包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集與接收[1]。檔案的數字化建設主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。這一系列操作都是通過電腦、掃描儀、檔案管理軟件和Photoshop等軟件來處理,這就要求檔案工作者有較高的計算機操作能力和學習新技能的能力。

(2)具有推進檔案信息化建設的素養

隨著社會不斷進步,科技不斷進步,電子檔案已經逐步取代了傳統的紙質檔案成為新的檔案載體,檔案信息化使得檔案管理和查詢利用發生了質的變化,擺脫了傳統紙質檔目錄手工查詢的方式,通過掃描將紙質檔案進行數字化加工變成電子檔案,通過計算機搜索查詢,大大提高了查檔效率。對紙質檔案進行數字化加工能夠更好地對檔案進行保管和保護,只有將傳統的檔案管理經驗與現代化的手段相結合,才能更好適應當前檔案信息化管理的基本要求。

(3)具有編研能力

現代化的檔案管理不僅僅只要求做好管理工作,同時要有一定的編研能力。編研工作在檔案業務中占有十分重要的地位。檔案的編研工作是根據社會的需要,滿足社會的利用目的,在深入研究檔案的內容的基礎上,按專題對檔案文件進行收集、篩選、加工、編撰成完整系統的材料,主動提供給利用者使用的一項檔案業務工作。做好檔案的編研工作是開發利用檔案信息資源的有效方式、是提高工作水平的一個重要途徑,有利于提高檔案人員業務水平。

2.2 其他方面的素質要求

(1)較強的溝通能力

五月的上海像個蒸籠，街上匆匆來往的行人臉上都帶著煩躁的表情。梳著油光可鑒大背頭穿著大花褲衩的上海男人，化著精致淡妝的白領小資，臉上都有一種不易察覺的傲慢。上海人自有上海人的驕傲，與生俱來的驕傲，那是這所城市的位置，歷史，甚至是名字賦予他們的理所應當的驕傲。曖昧這個東西真是無孔不入。你看到那個賣水果的20歲出頭涂著濃黑眼影戴著又長又翹假睫毛的女孩了嗎？她在給顧客挑水果的當兒還不忘和旁邊走過的帥哥眉目傳情。

由于檔案的工作性質,檔案部門與其他部門溝通交流的較少。高校的檔案工作不可能靠檔案室一個部門來完成的,首先要做好檔案的收集工作,檔案的收集是檔案業務工作的基礎。檔案收集工作同時也是檔案工作的起點,沒有這個起點,其他環節的工作就無法進行。只有通過收集才能把一些原始材料集中到檔案部門。這就需要檔案工作人員平時與各個部門的兼職檔案員建立良好的聯系,平時多溝通交流,指導他們工作,督促他們按時按要求向檔案室移交文件材料。

(2)扎實的文字功底

檔案管理人員除了要管好、用好檔案,還要再檔案管理工作中完成一些文字資料的撰寫。例如:大事記、組織沿革、全宗介紹等,這就需要檔案管理人員有一定的文字功底,否則這些工作很難完成。

(3)創新能力

隨著社會的進步,檔案事業的發展也在不斷進步,從事檔案管理的工作人員如果在工作中不去創新,就很難跟上檔案事業發展的步伐。所以在工作中不能墨守成規,而是應該主動去適應新時期的變化,要從傳統的檔案管理模式中走出來,檔案管理人員要在檔案管理的過程中大膽創新,通過調研、學習交流等手段掌握新的科學技術,形成新的檔案管理理念。

3 目前高職院校檔案管理工作中存在的主要問題

3.1 檔案管理人員存在的主要問題

(1)整體素質偏低

目前高職院校的檔案管理人員普遍學歷層次偏低,大部分專職教師學歷要求都是碩士研究生以上,但檔案管理人員本科和大專學歷居多,從職稱方面來看,一般都只是初級或中級職稱,擁有高級職稱的較少,還存在管理人員的年齡普遍偏大,甚至有部分是待退休人員,讓他們重新去學習一些檔案相關的新技術確實比較困難,造成了檔案管理人員不能滿足新形勢下高校檔案管理工作的發展需求,嚴重影響著高校檔案管理隊伍整體素質的提高。

(2)缺乏專業人才

很多高職院校的檔案管理人員自身并不專業,隊伍中真正檔案專業科班出身的非常少,大部分人員只是接受過崗前培訓,通常是一周的時間,想在一周的時間掌握檔案管理的全部技術肯定是不可能的。有的單位檔案工作甚至沒有固定的檔案工作人員,采取兼職的形式,他們的本職工作已經耗費了大量精力,這樣兼職檔案人員就不可能再全身心投入到檔案工作中,只是在檔案收集的時候催收一下 ,這樣造成檔案工作管理比較滯后,運用在檔案管理的新技術手段比較貧乏,因此提高檔案管理人員的專業技能是一項刻不容緩的工作。

(3)編研能力不足

由于檔案專業人員和經費不足,目前絕大多數高校檔案編研工作主要是通過匯編的形式完成,在檔案編研方面還處于初級階段,檔案工作處于比較低下的水平,沒有更加深入的挖掘檔案價值,編研能力無法滿足新時代檔案工作提出的新要求。

3.2 檔案管理情況存在的主要問題

(1)管理模式比較傳統

目前絕大多數高職院校檔案管理信息化工作還處于初級階段,檔案管理模式還停留在收集、整理、利用層面,還有少數院校存在資金投入不足,目前還沒有進行檔案信息化管理,還停留在紙質檔案管理階段,檔案的查詢利用只能通過手動方式對紙質檔目錄進行查詢,這樣檔案利用工作效率較低,跟不上新時代檔案管理發展的要求。檔案的利用者也相對固定,主要是校內少數部門、在校學生轉戶口、查成績,其他人員對檔案的利用率不高,直接導致檔案的收集不夠全面。

(2)對檔案工作重視程度不夠

由于對檔案管理工作不夠重視,所以在人員編制上配置不足,這樣很難吸引檔案專業人才。另一方面大多數高職院校檔案管理機構不是獨立設立的部門,只是設立綜合檔案室,一般納入行政辦公室或圖書館,并由辦公室或者圖書館負責人兼管,這樣對檔案人員的晉升有很大局限性。在人員配備方面,大部分都是兼職人員,專職人員較少,造成檔案管理很難系統化、規范化。隨著對檔案工作提出的要求也越來越高,長期這樣對檔案工作發展不利。

(3)缺乏檔案宣傳意識

在很多人眼里檔案工作就是將需存檔的文件收集齊,進行簡單的整理,只要能夠滿足查詢利用就行了。檔案人員也習慣了長期默默工作的模式,認為只要把自己的本職工作做好就行了,宣傳工作與自己無關,這是一種錯誤的觀念。檔案人員應不斷強化檔案意識,學習檔案知識,在工作中提高檔案的查詢質量同時對查檔人員甚至全體師生廣泛的進行檔案宣傳,只有大多數人深入了解檔案,才能積極配合做好檔案工作。

4 提高檔案管理工作的幾點建議

4.1 完善檔案管理制度

任何工作的開展都需要有制度的支撐,完善檔案工作的相關管理制度,是做好檔案管理工作的前提。國家已經出臺了《檔案法》,檔案管理人員要根據《檔案法》結合學校實際情況制定相應的檔案管理規章制度,再結合檔案管理的實際情況制定相應的檔案查借閱流程,使檔案管理工作制度化、流程化、規范化。

4.2 樹立終身學習的理念

隨著社會的進步,檔案事業也隨之發展,檔案相關的新知識、新技術也不斷的推陳出新,檔案人員只有不斷加強自身的學習,掌握檔案相關的最新的知識和技術才能更好的勝任這份工作,所以一定要樹立終身學習的理念,通過不斷學習檔案相關的知識和技術,提高自己的職業素養和業務水平。

4.3 加強培訓和交流

加強培訓是檔案管理人員提高自身素質的最直接的途徑,檔案管理人員要經常性的參加檔案相關的培訓,拓寬自己的知識面,讓培訓能夠經?；?、制度化,可以將檔案人員的培訓像教師培訓一樣納入每年的教師發展計劃或年度工作計劃中。培訓的方式可以多樣化,以往都是請一些檔案局或高校的相關領導、專家進行理論授課,這種方式只是在聽的過程中有所收獲,指導實際工作效果不佳,需結合參觀學習,經驗交流等多種形式?？梢缘阶龅暮玫母咝n案部門進行學習交流,甚至可以去開展實踐。虛心向同行學習他們的管理經驗和先進的技術,將這些好的經驗和方法運用到實際的檔案管理中去,促進自身和工作上的提高。

4.4 加強檔案工作宣傳

可以通過網絡的形式對檔案工作進行宣傳。如將檔案工作的相關資料或者圖片在校園網上以展覽的形式展出,讓更多人能夠直觀的了解檔案工作。也可以通過校園微信公眾號、校園廣播進行宣傳,通過宣傳加強他們對檔案的了解,讓他們體會到檔案與他們息息相關,他們才會真正開始關注檔案。