基于大數據背景下的智慧城市數字化檔案管理

摘 要：大數據技術的應用，促使城建檔案管理工作從內容到形式都發生了翻天覆地的變化，相關部門通過對該技術的深度運用，不僅能實現對檔案管理資源的有效整合與利用，還能構建數字化城建管理檔案，推動智慧城市建設快速發展。本文以大數據為背景，以智慧城市數字化檔案管理為探索對象，探尋其有效管理方法，希望能提升智慧城市數字化檔案管理成效，為智慧城市發展提供借鑒與參考。

關鍵詞：大數據；智慧城市；數字化檔案管理；城建檔案

智慧城市是現代化城市建設發展的必然趨勢，相關部門做好檔案數字化管理工作，不僅對智慧城市的構建和完善有積極推動作用，對檔案管理創新發展也大有裨益。檔案管理人員要積極探索數字化檔案管理價值和模式，充分發揮數字化、大數據技術優勢，深入挖掘城建檔案管理體系價值，為打造立體化、現代化、智能化城市檔案管理體系奠定良好基礎。同時，檔案管理人員還要借助大數據技術實現檔案管理的可視化和集成化，為智慧城市建設與發展提供精準信息和數據支持，推動城市經濟長效發展。

一、大數據技術和智慧城市數字化檔案管理概述

1.大數據技術的概述

大數據技術主要是以收集數據為基礎，以分析挖掘數據為手段，利用數據中相關信息做出預測、判斷的綜合性科學技術，其包含采集、存儲、挖掘分析、安全技術等多個方面，是21世紀的重要戰略資源。信息化時代，大數據技術沖擊了以往的數據模式，不僅改變了人類的生活，更為人類生活與生存帶來極大便利。人們利用大數據技術對龐大繁雜的數據展開處理，不僅能有效挖掘數據中有價值的成分，更對推動智慧城市建設有積極作用，是當前城市化建設中必不可少的先進技術手段。如今，我們正在朝向智能化、數據化、網絡化、信息化時代發展，人們可以利用大數據技術獲取推動生活與生產方式變化的有價值信息，為人類活動提供數據支持和保障。在智慧城市檔案數字化管理中，大數據猶如血液一般滲透其中，為解決智慧城市建設與發展，提升檔案數字化管理提供強大的技術支持和助力?；诖?，以大數據技術為基礎的智慧城市數字化檔案管理，更有助于城建數據資源的共享、利用，為數據應用者提供有價值的參考。

2.智慧城市數字化檔案管理概述

智慧城市數字化檔案管理主要是指以云計算、大數據、人工智能等新一代信息技術為支點，在數字檔案管理基礎上，以全面透徹的感知、互動協同的互聯、智能融合的應用，以及以人為本的可持續發展理念為主要建設內容，對數字檔案信息進行采集、整理、分析挖掘、保存，并通過各種平臺利用其為智慧城市建設提供服務的管理系統。隨著智慧城市的不斷推進，收好、管好、存好、用好城建數據，發揮其應用價值已成為相關部門的重要工作內容。但在龐大繁雜的數據面前，以往的數據管理模式已經很難滿足當下城市建設需要，檔案管理人員必須要積極采取有效措施，避免有價值的數據資源散落、損毀，數字化檔案管理應運而生。除此之外，智慧城市的建設對城建檔案管理改革創新提出了新要求，而城建檔案數字化管理對智慧城市的建設與管理也起到重要支持作用。特別是在大數據全面應用形勢下，城建檔案數字化管理必須要圍繞智慧城市構建的特征、規律，以及發展需求不斷創新升級，這樣才能真正發揮大數據技術和城建檔案在智慧城市建設中的功能價值，才能推動智慧城市可持續發展。同時，城建檔案數字化管理的存在也為智慧城市發展提供服務，為其決策提供數據支持。在不斷推進智慧城市過程中，城建檔案數字化管理的優勢也逐漸凸顯，其主要表現為集中管理與分散管理并存、管理結構多樣化、管理部門多元化等，這些都為智慧城市建設提供有效支持和保障，是智慧城市建設必不可少的重要助力。

二、基于大數據背景下的智慧城市數字化檔案管理的價值

1.有利于強化城建檔案數字化管理，為智慧城市建設提供數據決策支持

智慧城市建設中，信息化決策至關重要，其不僅關系到城市建設的運行效率，更關乎城市的規劃、建設、管理和服務全過程。檔案管理人員對城建數據與大數據技術的合理利用，能有效推進智慧城市建設，確保智慧城市高效、高質量發展。對于智慧城市建設中檔案收集范圍廣、內容多且繁雜等情況，相關部門依托大數據支持和應用，能有效提升檔案管理的效率，為智慧城市的有序進行提供保障。不僅如此，隨著信息化技術飛速發展，大數據技術與城建檔案的融合已成為必然之舉，檔案數字化管理更成為眾人關注的重點。檔案管理人員利用大數據技術不斷整合、優化檔案管理，有效助力智慧城市建設與發展。另外，隨著大數據技術的不斷深化應用，城建檔案數字化管理也會更加高效、先進，特別是在數據采集、分析、共享等方面，更有得天獨厚的優勢?？偠灾?，以大數據為基礎，以智慧城市建設為目標，城建檔案數字化管理能充分挖掘城建檔案的數據價值，發揮其作用，盤活城建數據資產，融合現有檔案數據資源，使檔案數字化管理系統成為智慧城市建設的重要數據平臺，并逐漸推動其與智慧城市綜合管理深度融合與無縫對接，提高智慧城市建設決策的精準性。例如，在某城市的智慧交通建設中，相關部門工作人員依托大數據技術，構建以位置坐標為基礎的交通檔案管理系統，通過該系統不僅實現了對城市公交、出租車、私家車等交通工具的全面動態管理，還能對各項數據信息展開實時分析，為公交管理系統提供數據決策支持，保證城市道路交通的有序運行。同時，在智慧交通的路線規劃、宏觀調度過程中，相關部門只需要利用大數據對以往數據，以及當前車輛進行數據統計、分析，就能實現對交通信息的全面掌控，為用戶出行提供路線自主優化，助其避開擁堵路段，提高交通服務質量。

2.有利于降低城建檔案數字化成本，提高城市居民的生活品質和幸福感

隨著互聯網技術、5G技術的深度應用，城建檔案也由普通、簡單的電子化檔案轉化為網絡化、數字化檔案，不僅減輕了檔案管理人員工作量，還降低了檔案管理工作成本，提高了工作效率。檔案管理人員通過自動化文檔掃描將紙質檔案電子化，并上傳、錄入數據庫中，實現保存和備份，不僅提高了工作效率，也減少了人們的等待時間，提高了生活品質和幸福感。例如，在傳統紙質檔案管理過程中，無論是歸檔、分類還是查找資料，都需要工作人員花費大量時間來操作，既消耗了人力、精力，還增加了工作量，降低了工作效率和民眾幸福感。而以數字化模式革新檔案管理不僅能實現高效、便捷地將資料信息進行有效歸檔、分類，同時，還能即時生成詳細數據信息，便于管理人員查找利用，縮短了檔案調閱時間，改善了檔案只存不用或利用不當等情況。

3.有利于提升城建檔案管理效率，增強現代智慧城市公共服務實效性

城建檔案是對以往城建項目規劃、招投標、施工、竣工等檔案資料的記錄、備份，在數字化檔案管理中，檔案管理人員利用城建檔案云管理服務體系，將相關信息錄入、備份，供城市建設使用和共享。通過對城建檔案數字化管理，不僅能增強檔案管理功能的利用率，還能更好地搭建檔案管理公共服務平臺，實現對城建檔案管理的有效整合，推動其創新發展。同時，相關部門以互聯網為新理念，以大數據技術為手段，通過對檔案數據進行采集、存儲、發布、加工、鏈接等操作，實現對檔案管理利用服務定制化、多元化發展，并發揮城建檔案最大價值，推動智慧城市建設。

三、基于大數據背景下的智慧城市數字化檔案管理策略

1.樹立以數字化檔案管理為主的發展理念

在智慧城市建設中，無論是智慧城市的規劃還是信息化、智能化發展，都離不開以人為本的根本理念。對于城建檔案管理人員而言，想要憑借自身優勢進一步為智慧城市建設提供助力，就必須要認清智慧城市建設的信息價值，為智慧城市構建、規劃提供數據支持和保障。對此，檔案管理人員必須要從理念上不斷創新，以全新的管理思路、方法重新認識檔案管理，并從數字化管理角度宏觀了解城建檔案管理的特殊性、重要性，與時俱進，提升其管理質量和水平。

首先，檔案管理人員要樹立提升檔案數字化公共服務質量理念，可以通過全方位收集信息、應用數字化管理等方式為智慧城市建設提供強有力的數據支持和保障。其次，檔案管理人員要樹立精細化、數字化城建檔案管理理念，可以通過對智慧城市建設中諸多信息的深層次結合、挖掘，發揮大數據技術優勢和數字化檔案管理模式優勢，提升數字化檔案管理質量。再次，檔案管理人員要樹立起城市配套服務新理念，應明確城建檔案數字化管理在智慧城市建設中承擔的責任，為智慧城市建設提供高價值數據支持，保證智慧城市建設、決策的合理性和科學性。最后，檔案管理人員還要結合檔案管理實際情況，以數據挖掘技術、云計算分析技術對現有城建檔案信息進行整合處理，形成數字化加工流程，提高檔案管理的數字化程度。例如，H城市在智慧城市數字化檔案管理中就樹立了以人為本的根本理念，為智慧城市建設奠定良好的理論基礎。同時，H市城建檔案管理人員還不斷創新改進工作模式，牢固樹立公共服務理念。在此期間，H市檔案管理人員深刻意識到數字化檔案管理是智慧城市建設的根本，因此，在工作中緊密結合智慧城市規劃，發揮大數據技術和數字化檔案管理優勢，不斷提升智慧城市整體管理水平。

2.構建數字化城建檔案管理云服務體系

想要構建以大數據技術為基礎的智慧城市數字化檔案管理系統，相關部門要加大對數字化檔案管理的資金投入，引進先進的智慧軟硬件設施，為智慧城市建設奠定硬件基礎。對于智慧城市建設中的數字化城建檔案管理工作，相關部門也要積極推進各項軟硬件建設工作的實施，推動不同地區之間城建檔案管理共存、共享，為智慧城市經濟建設與發展提供更好的保證和支持。同時，相關部門還要加大對感知設備的投入與應用。例如，智慧城市數字化檔案管理的實現主要依靠的是傳感器、二維碼、RFID、電腦、智能終端等感知設備，對檔案信息、紙質化信息、數字信息等進行多層次、多維度感知，并通過網絡傳輸到數據層，展開云計算分析、處理，最終歸納整理成有用的檔案數據。

因此，相關部門要積極加大對感知設備的資金投入，要及時升級設備，確保智慧城市檔案數字化建設順利進行。對于硬件方面，相關部門也要綜合考慮提升設備的智能化程度，以此強化檔案管理工作效率和質量，使其實現更高智能化、數字化發展，減少工作人員的工作量，提高工作效率，推動城建檔案數字化發展。例如，S市智慧政務支撐下的電子政務云平臺，搭載云環境，以大數據技術為基礎，提出信息化建設戰略目標，并建立了配套的數字化檔案管理系統。在智慧城市建設過程中，S市首先建立一個電子文件中心，并以此為基礎建立核心數據庫，為數字化檔案管理系統的建設奠定牢固的基礎。在此基礎上，S市根據電子政務云平臺發展需求，構建了一個能有效服務于數字化檔案管理體系建設與發展的平臺，推動城建檔案系統化、網絡化發展，確保檔案信息管理的安全性。之后，S市穩步加強檔案數字化建設，在智慧城市構建過程中不斷擴充、豐富數據庫，加大電子化文件建設力度，提高數字化管理實效性。另外，該市還開通了“網上辦事”功能，進一步推進檔案信息管理的公開化、透明化，提高檔案資源利用價值。在這個過程中，S市通過推進檔案數字化進程，逐步實現城建檔案數字化、信息化等級，并在智慧城市建設過程中不斷完善信息體系，為S市未來智慧城市建設與可持續發展提供強有力的數據和信息服務支持，加快其邁向智慧城市的步伐。

3.打造智慧型數字化檔案管理專業人才

智慧城市數字化檔案管理發展核心是人才，對此，相關部門必須要重視對人才隊伍的打造和建設，要結合自身發展特點、智慧城市建設需求等建立起專業化隊伍，并通過多樣化、實效性手段激發人才工作積極性和自主性，推動整個隊伍整體素質持續提升和良性發展，為智慧城市數字化檔案管理提供專業化人才支持和保障。首先，相關部門要認真落實本市人才引進政策，不拘一格大膽聘用外來優秀人才，讓外部人才激活內部隊伍，增強本部門員工的整體活性。同時，檔案管理部門還可以根據員工學歷、能力、專業等方面進行針對性培訓，要重視培訓與人才引進間的溝通，利用政策激勵、跨界合作等多種方式建立良好的人才聘用制度，吸引社會中優秀人才、創新人才加入本部門，為部門內部優秀人才培養以及數字化檔案管理建設提供保障。其次，相關部門要在部門內部建立起有效激勵機制，通過滿足優秀人才、創新人才物質和精神上的需求，激活其工作動力，為城建檔案數字化發展以及智慧城市建設提供更多人才支撐和保障。最后，相關部門還要不斷推進人才成長環境的網絡化，利用“互聯網+城建檔案人才”培訓計劃，借助大數據技術共享形式和傳播優勢，推進檔案管理人才隊伍自我成長，提高檔案數字化管理隊伍整體能力和水平。

四、結語

新知識經濟時代，在數字化環境和大數據技術影響下，城建檔案資源實現數字化管理與服務成為其發展的必然趨勢。相關部門在融合智慧城市建設過程中，要積極構建數字化檔案管理一站式服務體系，全面提升檔案管理的質量和效率，為智慧城市建設與發展提供強大數據支持和服務。同時，相關部門還要充分結合智慧城市發展規劃，利用大數據技術逐步完善智慧體系，發揮城建檔案最大價值和作用，促進城建檔案數字化管理優化與革新，提高智慧城市建設水平。

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（作者單位：煙臺市住房保障和房產交易中心）

作者簡介：于寧（1981—），女，漢族，山東煙臺人，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。