全面質量管理視角下的醫院檔案規范化建設研究

摘 要：檔案規范化建設是做好新時代檔案工作的必然要求。本文基于全面質量管理理論，探討了醫院檔案質量特性及內容，提出了全面質量管理視角下的醫院檔案規范化建設原則及措施，旨在進一步推動和提升醫院檔案規范化建設水平，全面提升醫院檔案管理質量，使檔案工作在整個醫療衛生事業發展中發揮出積極作用。

關鍵詞：規范化；醫院檔案；應用；實踐

概述

全面質量管理（Total Quality Management，簡稱TQM）是一個組織以質量為中心、以全員參與為基礎，通過讓服務對象滿意和本組織、社會受益而達到長期成功的管理途徑。規：尺規；范：模具。規范，即明文規定或約定俗成的標準，并按既定標準要求進行操作，使某一行為或活動達到或超越規定的標準?！耙幏痘眲t是在經濟、技術和科學管理社會實踐中，對重復性事物和概念，通過制定、發布和實施標準（規范、規程和制度等）達到統一，以獲得最佳秩序、最優社會效益。新修訂的《檔案法》第一條就明確提出要“規范檔案收集、整理工作”?？梢?，檔案規范化建設是做好新時代檔案工作的必然要求。

做好醫院檔案管理工作的目的在于為檔案利用者提供準確、全面信息和優質、高效的服務。醫院檔案工作參與人員多、周期長、涉及面廣，為更好滿足醫院檔案利用者多元、高效、多層次醫院檔案信息需求，保證醫院檔案原始性、憑證性、唯一性，就需要進一步推動醫院檔案規范化建設，不斷提升醫院檔案工作整體水平。

1 醫院檔案質量特性分析

物質產品質量，是產品滿足使用要求所具有的特性。醫院檔案質量特性，存在于檔案內容、載體、案卷及形式等多方面[1]。

1.1 醫院檔案的內容

醫院檔案內容記述并反映醫療活動面貌及其成果，包括文字、圖表、聲像、實物等形式。內容是醫院檔案質量的核心和關鍵。如臨沂市腫瘤醫院科教科檔案，包括醫院開展的醫學科研項目內容，這些內容包括醫學科研項目申報、立項、實驗、鑒定、成果及轉化應用等內容[2]。人事科保管的人事檔案資料，包括履歷材料、鑒定、考核、考察材料、學歷學位材料、黨團材料，獎懲材料、任免材料等。醫院業務龐雜，檔案類型多樣，內容豐富，其質量特性由“完整性”“準確性”“規范性”和“系統性”決定。

1.2 醫院檔案的載體

載體是醫院檔案容納和顯示其檔案內容的物質載體。醫院檔案載體質量直接影響著檔案壽命，也決定著醫院檔案作用的發揮[3]。例如，臨沂市腫瘤醫院文書檔案有紙質載體，電子文書檔案則存儲于計算機檔案系統，以及磁盤、光盤。影像科醫學影像檔案通常利用PACS系統（醫學影像計算機存檔與傳輸系統或醫學影像系統），并要求該系統符合DICOM標準。系統的穩定性、兼容性都會影響承載其間的影像檔案信息資料。載體要本著經濟、適用原則，而非越貴越好，也非越先進越好，具體來說應選擇符合規定要求的載體。因此，“規范性”是醫院檔案載體質量的顯著特性。

1.3 醫院檔案的案卷

案卷是醫院檔案的具體組織形式，案卷整理保管質量也與醫院檔案的質量密切相關。醫院檔案組成案卷的目的，在于便利后期的管理。為保證醫院檔案的案卷質量，應保持卷內檔案資料固有的系統性、案卷外表形式的規范性。醫院辦公室較多的文書檔案，對其案卷卷皮外形尺寸、封面項目及其填寫內容、卷脊項目及內容、卷盒規格、卷內文件目錄格式等等，都有明確的規定和要求?？梢?，“系統性”“規范性”是案卷質量的主要特性。

1.4 醫院檔案的形式

形式是醫院檔案的外表狀態，包括醫院檔案的內容、載體和案卷三個方面內容，形式雖屬于醫院檔案的表面狀態，但同樣與檔案質量密切相關[4]。例如，醫院文書檔案卷內文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準的A4型（即長×寬=297mm×210mm）。如果卷內目錄用紙張大小、格式不統一，勢必會影響醫院檔案整理的規范性、完整性和安全性。這就要求醫院檔案在收集、整理、著錄、利用，甚至銷毀等環節都應嚴格遵守標準、制度和規定，滿足醫院檔案管理質量要求。因此“規范性”是評價醫院檔案形式質量的重要特性。

2 醫院檔案質量標準內容

2.1 醫院檔案質量標準的完整

新修訂的《檔案法》明確規定，“檔案”是指機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人從事經濟、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種不同形式的歷史記錄。完整就是要求醫院檔案在某一個獨立的活動（如文書檔案、影像檔案、人事檔案等）自始至終全過程產生的相應檔案資料要“應收盡收”。一方面，成套檔案份數要完整；另一方面，每一份檔案內容要完整。無論哪一類完整性不足或殘缺，都會破壞醫院檔案完整性，進而影響它的系統功能。例如，醫院電子文書的歸檔，應包括電子文件的內容、結構、背景信息和元數據。

2.2 醫院檔案質量標準的準確

準確是指某一活動項目所具有的檔案材料的內容，與其反映的客觀實際相吻合，是該項活動的真實記錄和反映。例如臨沂市腫瘤醫院人事科收集的人事檔案資料，其人員信息、職稱評審結果、工資調整內容等均應與實際相一致，要確保內容信息的真實準確，反映醫院客觀實際。

2.3 醫院檔案質量標準的系統

系統是指檔案資料之間應保持其內在聯系性，并共同構成一個有機聯系的整體。系統性是建立在完整性、準確性基礎之上的，以檔案完整、準確為前提，如檔案資料收集不完整、載體中的信息不準確，與客觀實際不相符，就無法保證其內在有機聯系性和系統性，進而難以反映出醫院管理過程中客觀對象的本來面貌。醫院管理過程中會產生大量具有保存價值的數碼照片，其中一次會議、一項活動、一個項目等反映同一問題或事由的若干張數碼照片應歸為一個照片組，并全部存儲于同一層級文件夾內。如果其中缺少部分照片，或者未按照順序排列，就無法構成一個照片組，也就無法保持其內在系統性，不能反映某次會議、活動、項目的本來面貌。

2.4 醫院檔案質量標準的規范

醫院檔案質量標準就是檔案資料內容、載體、案卷的外表形式都應符合相關的標準、制度和要求[5]。醫院的數碼照片歸檔及管理應符合《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），錄音錄像檔案管理應符合《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T78-2019），紙質檔案裝訂應符合《紙質歸檔文件裝訂規范》（DA/T69-2018）。

綜上，醫院檔案質量標準內容包括完整、準確、系統和規范[6]。這四項標準互為制約、緊密相聯、不可分割，共同保障醫院檔案質量。割裂或缺少其中任何一項標準，都會直接影響醫院檔案質量，也就難以全面認識和真實評價醫院檔案的質量水平。

3 TQM視角下的醫院檔案規范化建設原則

3.1 全員、全流程、全方位質量控制原則

TQM視角下醫院檔案規范化建設需要堅持全員、全流程和全方位質量控制原則。醫院各科室、個體都要樹立規范意識，提高質量控制的重要性認識，將全面質量控制下的規范化要求落實到醫院檔案管理的每個環節、各個領域，全面遵守檔案管理規范和標準。一方面，要認真梳理醫院每一類檔案業務流程節點，確定每一個節點的標準規范、質量要求、工序內容等關鍵信息；另一方面，要抓好落實，將TQM視角下醫院檔案規范標準要求落實到部門、到個人，實行全員質量控制。建立醫院檔案管理工序環節為基礎的流程體系，質檢到各檔案業務點，最終實現全方位質量控制和規范管理。

3.2 問題導向原則

TQM視角下醫院檔案規范化建設要始終堅持問題導向，通過系統研判和分析，查找醫院檔案管理規范化風險點，明確影響醫院檔案規范化管理質量的各種影響因素，在落實過程中規避風險點。從醫院檔案質量特性及其內容看，影響醫院檔案規范化的因素主要有完整、準確、系統和規范，這些因素有可能表現在內容、載體、案卷和形式各個方面。在每一個因素影響下都會最終導致醫院檔案管理規范化受到影響。所以，要始終堅持問題導向原則，通過一個個影響檔案管理質量問題因素的解決，最終實現醫院檔案管理規范化整體提升。

3.3 持續改進原則

全面質量是一個相對的概念。本來符合質量標準的檔案管理需要及時調整管理內容和手段，進一步契合規范要求，適應這一變化。為此，應堅持持續改進原則，把持續改進作為實施醫院檔案全面質量管理的永恒目標，作為實現醫院檔案管理規范化的重要手段。利用PDCA質量管理法，結合醫院檔案管理質量特性及內容，從計劃、實施、檢查、處理四個階段，實施檔案規范化，檢查檔案規范化過程中存在的問題，針對存在的問題，提出處理措施，進而實現全面加強醫院檔案規范化建設的預期目的。

4 全面質量管理視角下的醫院檔案規范化建設措施

4.1 質量保障——健全醫院檔案管理規章制度

隨著醫療衛生體制改革的深入，以及檔案事業的快速發展，醫院檔案管理各項規章制度和標準要求也在不斷完善之中，其中一些標準和規范與新時代醫院檔案規范化管理不相適應，迫切需要進一步完善。因此，醫院檔案管理規范化建設首先要從規章制度制定入手，實現醫院檔案管理標準要求的規范化。從內容看，醫院檔案管理部門應制定“醫院影像檔案資料管理規范”“醫院建設項目檔案管理規范”等工作規范；從載體來看，醫院檔案管理部門應制定“醫院磁性載體檔案管理與保護規范”“醫院版式電子文件長期保存格式需求”等工作要求；從案卷來看，應重點制定“醫院電子檔案移交與接收若干規定》”；從形式來看，制定“醫院紙質歸檔文件裝訂規范”“醫院會計檔案案卷格式”等制度。此外，還要制定醫院檔案收集、整理、借閱、保密等規章制度。在堅持上位法的基礎上，立足醫院自身實際，建立健全醫院檔案管理規章制度，規范醫院檔案“接收、核查、借閱、轉出、遞送、移交”全流程。

4.2 質量根基——夯實醫院檔案管理內容質量

促進醫院檔案規范化建設的核心和根基是內容。要嚴格規范做好醫院檔案資料收集、信息審核、轉借資料工作流程，抓好全生命周期檔案內容質量。一是嚴把醫院檔案“形成”關。按照醫院各類檔案的分類法，做好醫院單位各類原始資料的精準歸檔，確保各類檔案資料全面規范、真實準確[7]。按照人事檔案十項分類法源頭把控檔案資料形成質量，及其規范性。二是嚴把醫院檔案“準入”關。采取一審、二審、交叉審的方式，嚴把醫院檔案內容質量。一審由檔案移交部門負責，二審由檔案管理部門負責，最后由檔案管理部門邀請其他部門聯合審查，嚴把檔案內容質量關。醫院人事檔案要重點做好“三齡兩歷一身份”的審核把控。三是嚴把歸檔資料的“鑒別”關。按照醫院出臺的各項規章制度，將歸檔資料從形式和內容進行全面鑒別[8]。既要確保歸檔資料內容形式的規范，也要把控內容的規范。

4.3 質量保證——改善醫院檔案管理基礎條件

醫院檔案管理要不斷改善醫院檔案管理基礎條件，為醫院檔案規范化管理提供必要保證。一是提升人員綜合素能。根據全面質量管理下的醫院檔案規范化管理建設需要，加強醫院檔案管理領域新技術、新知識的學習，通過人才培訓，崗位練兵等形式，不斷提升其綜合業務素能。二是加大經費保障力度。全面質量管理下的醫院檔案規范化建設離不開必要的資金支持和保障，醫院要設立專項經費，將醫院檔案管理經費納入年初預算，爭取政府支持。三是加大設備投入力度。醫院檔案管理需要一定的設備、儀器，如恒溫機、除濕機、空調、數碼相機、檔案管理軟件等，要按照檔案管理“十防”的標準和要求持續加大相關設備設施的投入力度，升級改造檔案管理軟硬件條件，提高檔案管理整體現代化水平。四是重視先進技術應用。醫院檔案管理的各個環節都有先進技術應用的影子。例如醫院檔案信息采集數字化技術，檔案檢索利用的網絡技術，檔案室管理的RFID技術，檔案安全的區塊鏈、數據備份技術等，要重視先進技術在醫院檔案規范化管理中的實際應用，提升醫院檔案管理的技術水平。

5 結語

醫院檔案工作規范化建設是一項負責的系統性工程，為更好滿足醫院檔案利用者多元、高效、多層次醫院檔案信息需求，保證醫院檔案原始性、憑證性、唯一性，要始終堅守質量這一生命線，立足醫院檔案質量特性及其內容，從制度、內容及條件等方面持續推動醫院檔案規范化建設，提升醫院檔案工作整體水平。

參考文獻

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作者簡介：張思思（1985— ），大學學歷，臨沂市腫瘤醫院館員，主要從事檔案管理研究。