醫院綜合檔案精細化管理的困境與對策

摘 要：精細化管理理念已經廣泛應用于醫院管理領域，對醫院檔案管理來說，精細化管理是醫院開展競爭的客觀要求，也是推動醫院檔案事業高質量發展的必然要求。目前，醫院綜合檔案精細化管理存在著管理模式粗放化、信息化水平不高、開發利用程度較低的問題，需要從檔案管理制度、檔案信息化建設、檔案開發利用、管理隊伍四個方面進行精細化全流程的再造，推動醫院檔案管理更好適應新時代的要求。

關鍵詞：醫院綜合檔案；精細化管理；路徑

引言

精細化管理理論肇始于泰勒的科學管理理論。經過第二次世界大戰后的發展，逐步成熟應用于社會管理。精細化管理倡導科學合理的管理理念，強調由以往粗放的管理方式轉變為精細化、流程化的治理方式，節約管理成本，提升管理效率。精細化理論引入醫院管理模式后，成為檔案管理科學化的發展方向。

1 醫院綜合檔案精細化管理的必要性

1.1 引入精細化管理模式是醫院開展競爭的客觀要求

近年來，隨著市場經濟的發展，各醫院面臨的市場競爭越來越激烈。競爭涉及醫院的就醫環境、服務能力、醫療水平，等等。如果繼續沿用傳統的檔案管理模式，會造成諸如檔案流通環節不通暢，患者調閱病例流程煩瑣，群眾的滿意率下降，勢必影響醫院的診療量，又易出現醫患紛爭。這就要求各醫院的檔案管理必須轉型升級，從以往的流程性管理向內涵式管理轉變，更加注重滿足人的需要，進行流程的細化分解，從粗放式的管理向集約高效方式轉變，在激烈的醫院競爭中掌握主動。

1.2 引入精細化管理模式是醫院檔案制度建設的內在要求

健全的制度體系是實現科學化管理的前提和基礎。無論是國家運行、社會發展、組織建設，還是個人、組織、集體的發展都需要健全的制度作為保證。醫院檔案管理是否規范有效，制度建設起著決定性作用。醫院檔案管理的特點決定了其組織體系的科學性和多樣性，在行政體系內部，有不同的管理和責任部門負責檔案運行；在平行系統中，醫院檔案又分為文書檔案、病歷檔案、會計檔案、設備檔案等，產生主體多樣，整理要求不一，需要規范的制度化建設予以保障。隨著科技的進步，醫院科室設置越來越細致化，專業化程度日益加深，檔案管理精細化管理也是由醫學發展趨勢決定的。

1.3 引入精細化管理模式是醫院檔案事業高質量發展的必然要求

醫院檔案的高質量發展要求收集整理時要全面細致、查詢利用時要高效快捷，相較于以往的模式，更加強調效率性、可利用性，更加充分發揮檔案資源的價值。一所高水平的醫院，不僅有高超的診療水平，也有細致入微的后勤保障服務，其中檔案管理就是其中關鍵一環，因此，在新的競爭形式下，需要加強對細節的管控，提升檔案管理服務力。

2 精細化管理理論下醫院檔案管理中存在的問題

2.1 醫院檔案管理模式粗放化

醫院檔案精細化管理是一個系統工程，需要各層級、各部門協調配合，也需要醫院層面給予足夠的重視和資金支持。同時，要樹立精細化的管理理念，把精細化管理的方式方法貫穿檔案管理的各流程。從目前來看，醫院檔案管理模式還處于粗放式階段，主要表現在：一是思想上重視程度不夠。在醫院內部的管理系統中，檔案管理部門始終處于弱勢部門，檔案管理工作在歷史相當長的時間內不被人重視，上至領導下至從事人員，都認為檔案管理不過是把一堆雜亂的文件擺放整齊罷了，同時做好保密、借閱等工作。產生這種思想的根源一方面是檔案管理人員的傳統思維模式，另一方面是醫院檔案管理不會直接產生經濟效益，醫院管理者的效益傾向限制了對檔案工作的重視程度。這種思想已經嚴重影響檔案工作的發展，要改變這種思想氛圍，就要從醫院的主要負責同志抓起，一級帶一級，從根本上破除檔案無用論，創造出一個良好的工作環境。二是檔案從業人員很多專業素質不高。在單位里，檔案從業人員的年紀較大、思想觀念守舊，持續學習能力以及吸收知識能力早已跟不上時代的步伐，造成專業素質偏低。另一方面，由于體制的原因，檔案人員接受專業化培訓的機會較少，思維水平、觀念技術都跟不上時代的發展，同時現代化的檔案技術應用不足，造成了檔案管理工作始終在低水平徘徊，客觀上也拖慢了醫院內其他工作的進度。三是制度化建設不到位。醫院管理受社會環境的影響，更多地側重于醫院經濟效益的考量，對檔案工作僅停留在收集活動記錄、便于查詢利用，應付上級檢查的層面上，沒有形成系統有效的制度化體制機制。

2.2 醫院檔案信息化水平不高

在醫療衛生改革步伐加快的背景下，醫療服務能力建設顯得越來越重要，為了提升檔案服務能力建設，醫療機構也加快了信息化建設的步伐，提升檔案管理效率。但是就目前來看，醫院信息化建設與大數據時代要求還有不小差距。

2.2.1從硬件上來看，設備無法滿足新形勢的需要。有的醫院開展檔案信息化較早，但一直還停留在傳統的載體檔案階段，現有檔案管理設備陳舊，檔案管理工作預算一再被壓縮。檔案信息化建設中的檔案收集、整理、電子化、優化、識別以及存儲都會涉及檔案設備的更新，檔案革新工作的必要支出需要得到醫院的支持。市場上檔案管理軟件品牌五花八門，軟件質量也良莠不齊。功能齊全的檔案管理軟件可以大大節約檔案信息化所需要的時間；相反質量不行、功能不健全的檔案管理軟件勢必會影響檔案信息化工作的開展[1]。

2.2.2從軟件上來看，資金和信息化專業人才缺口較大。檔案管理者的職業水平高低同樣制約著傳統檔案向信息化檔案工作的轉化，檔案信息化工作需要檔案管理從業人員既要具備良好的檔案收集、歸檔、編目等這些基本檔案技能，還要具備檔案信息化工作中涉及的檔案電子化、電子版檔案優化、智能識別等計算機網絡技能[2]。信息化檔案工作的開展離不開統一的制度標準約束和資金支持，有些醫院的檔案管理制度中不涉及檔案信息化工作的相關內容，沒有專門的信息化經費建設，這給檔案收集及后續信息化工作帶來極大的阻礙。有些單位檔案管理制度更新不及時，沒有按照國家法規和標準進行建設，整理標準、信息化要求遠遠落后于時代發展。

2.3 醫院檔案資源開發利用程度較低

檔案資源的開發利用是實現檔案價值、發揮檔案服務功能的最有效的手段[3]。醫院檔案管理精細化的目的，就是通過細致、完整的制度建設和資源建設，發揮好檔案記錄、憑證、輔證的功能?？傮w來看，醫院檔案資源還處于半沉睡狀態，檔案資源沒有真正活起來。

2.3.1檔案服務利用程度低。檔案管理者側重點還處于收集、整理、查詢的階段，主動參與意識比較低。圍繞重大醫院決策，檔案資源的服務支撐能力不足，沒有提供高質量的檔案智慧服務。重大的醫療處置事件中，在方案制定、救治程序、組織配合方面，檔案資源都能提供有力的參考范本，但是在實際操作中結果并不令人滿意。

2.3.2檔案開發利用手段單一。隨著信息化技術的廣泛應用，數字技術大幅度應用到開發利用的技術中，微視頻、微電影、紀錄片等形式已經成為檔案資源開發的主流，但是醫院檔案資源由于其特殊性，開發利用還處于固有模式中，如出版書籍、舉辦展覽等，影響力和吸引力較弱，限制了開發利用的效果。

2.3.3社會宣傳機制缺乏。醫院檔案結構中，珍貴的實物檔案、重要的口述檔案資料、名醫名方檔案等，都是人民群眾喜聞樂見的檔案文化，借助新聞媒介，可以有效地推廣醫院悠久的歷史、厚重的人文情懷，提升檔案的軟實力。但是從目前來看，多數醫院檔案宣傳意識還較弱。

3 綜合檔案精細化管理的路徑分析

3.1 檔案管理制度的精細化

3.1.1堅持檔案管理目標分類化，將管理目標按照一定規則進行分類和細化。醫院要成立檔案管理工作領導小組，將檔案管理工作納入議事日程，實施重點推動。醫院主要領導、有關領導有針對性聽取工作匯報，檔案管理中心要每周進行調度指導。結合實際，出臺醫院檔案建設整體規劃，每年均組織開展檔案立卷歸檔檢查、學習、評比和經驗交流活動。積極抓好文書、聲像、病歷、重大活動、會計等檔案的立卷歸檔，根據醫院實際做到檔案資源門類建設齊全完善。

3.1.2管理責任具體化，精細化管理將管理的過程程序化，工作內容規范化，有利于在管理的整個過程中形成標準化，便于管理效率的提高。醫院要認真編制各門類檔案的分類方案、保管期限表，對質量不過關的檔案給予業務指導。嚴格落實檔案管理制度，全面抓好檔案庫房安全建設，確?！熬欧馈贝胧┓弦?。要加強常態化管理，重點抓好細節建設，理順工作責任，對于文件資料制定歸檔時間，確保文件材料歸檔及時、完整。突出抓好檔案的規范化整理，確保檔案分類科學、卷宗合理、排列有序、裝幀規范，定期核對檔案序號擺放，卷宗文號醒目規范，便于查閱使用。真正建立起檔案分類科學、整理歸檔及時、查詢利用高效的體制，確保了檔案管理的規范化科學化水平。

3.2 檔案信息化建設的精細化

借助信息技術的優勢，可以做到各方利益的兼顧。

3.2.1資金保障上要到位。加大對檔案館數字化相關設施設備的經費投入，保證數字化進程的持續性。加強硬件設施投入，比如智能檔案柜、高速掃描儀、系統集成裝置、安全防護系統等信息化建設主要配置，要及時對內局域網服務器進行更新，添置備份服務器。這既保證了檔案利用者能夠高效地調閱數據資料，也能保障電子數據的有序流轉、安全運行。

3.2.2檔案人員信息化技能要到位。努力提高檔案工作者的素質，加大檔案從業人員的信息化培訓。要加強業務知識學習，特別是大數據、互聯網+、人工智能技術，不斷提高檔案人員的專業知識水平。強化網絡技術培訓，不斷改善檔案人員多元知識結構；要提供機會，安排專門時間讓檔案人員走出去，在觀察學習中長知識、提本領，以便推進檔案信息化工作更好地開展。

3.2.3檔案安全建設要到位。檔案信息化建設過程中，檔案數據的安全是信息化建設的底線。就現代技術發展來看，主要是采用防火墻、防水墻、身份識別、網絡隔離技術等[4]。這些防范措施有些針對性比較強，各有其特長和優勢，使用者要根據不同場景進行有效區分使用，確保數據絕對安全。

3.3 檔案開發利用的精細化

醫院檔案資源形式多種多樣，既有文書、處方、回憶錄、書信等靜態形式，也有音視頻、口述檔案等動態形式。隨著新媒體技術的發展，醫院檔案資源開發利用的方式也發生了變革，要創新思維、借助平臺，全方位、立體推進資源開發利用。

3.3.1傳統開發方式要新穎化。原有的圖書出版、展覽展陳以檔案開發利用為中心，以文本說教的方式，發揮檔案教育人引導人的作用，但是這種方式吸引力不足。原有的傳統開發方式，要轉變服務理念，從檔案為中心轉到以受眾為中心，以滿足受眾對優秀醫院檔案文化的需求為導向，以喜聞樂見的形式，增強傳統開發形式的吸引力。

3.3.2以數字人文助力檔案資源開發。數字人文技術為檔案資源開發提供新的模式，比如人工智能、3D掃描、虛擬/增強現實等技術，通過對原始檔案的轉譯進行視覺重建，讓參觀者身臨其境地感受檔案文化的魅力。同時一些醫院開始拓寬交互方式，如制作幻影成像、實物模擬以及設計觸屏操作等，使展品與受眾實現多元雙向的信息交互。

3.3.3拓寬醫院檔案宣傳路徑。通過制作宣傳專欄、發放宣傳資料、懸掛宣傳橫幅、推送微信短信、接受群眾咨詢等多種方式進行檔案宣傳工作。借助新媒體平臺，以抖音、微信直播、快手等方式，通過講述檔案背后的故事、普及健康知識等內容，實現與公眾的零距離接觸，提升檔案文化軟實力。

3.4 檔案管理隊伍的精細化

實施檔案精細化管理，需要檔案管理人員保持“安專迷”態度。檔案管理是間接服務人的工作，工作冷門、偏門、單調，做好檔案精細化管理，就需要坐得住“冷板凳”，保持“安專迷”態度?！鞍病毙脑跈n案，就是要做到“心無旁騖”。在醫院檔案里，有大量資料反映了醫院變遷、歷史文化、患者信息、科學研究等情況，涉及醫院工作的大局，出現任何紕漏都是難以彌補的，造成負面影響都將不可挽回。因此要牢固樹立“萬無一失，一失萬無”意識，切實提高檔案管理的責任感和使命感?！皩！弊⒂跇I務，就是要成為“行家里手”。

隨著醫療制度改革不斷推進，數字化應用場景的迭代升級，醫院檔案管理迎來了系統性變革，需要檔案管理人員練就過硬本領，提升“靠業務吃飯、憑專業立身”的專業能力，切實維護檔案管理的“嚴肅性”和“公信力”。沉“迷”于事業，就是要做到“十年磨一劍”。醫院檔案具有動態性、長期性等特點，一件檔案的形成是長期積累的結果，檔案保管要做到平靜安靜，對檔案干部而言，就需要堅持“文經我手無差錯，事經我辦請放心”的工作態度，發揚“苦干巧干樂干”的務實作風，耐得住“單調”，保持對檔案工作的熱愛，方能成就一番事業。

參考文獻

[1]吳晗;關于檔案信息化工作的思考[J].辦公室業務，2021（03）：05.

[2]吳晗;關于檔案信息化工作的思考[J].辦公室業務，2021（03）：05.

[3]閆晶;新形勢下提升企業檔案管理工作質量的策略[J].企業改革與管理，2021（01）：15.

[4]馬冬雪;淺析檔案信息化建設中全網安全的防范措施[J].黑龍江史志，2015（05）：08.

作者簡介：劉宸維，研究生學歷、碩士學位，青島市第六人民醫院館員，主要從事檔案管理和學術研究。